如今，國內(nèi)企業(yè)信息化建設(shè)迅速發(fā)展，OA辦公系統(tǒng)不可否認(rèn)地成為中國管理軟件行業(yè)中一顆最耀眼的明星。但OA廠商的多樣化和0A辦公系統(tǒng)產(chǎn)品種類也琳瑯滿目，讓人眼花繚亂。對很多最終用戶來說，在紛繁復(fù)雜的OA系統(tǒng)選型過程中，如何排除干擾，博采眾長，找到“合體合身”的OA辦公系統(tǒng)成為一個難題。的確，當(dāng)前國內(nèi)企業(yè)對OA辦公系統(tǒng)的認(rèn)識普遍不夠準(zhǔn)確深入，所以在選型時會有很多疑惑，很容易走進(jìn)OA辦公系統(tǒng)選型的誤區(qū)。針對這一現(xiàn)象，名易軟件結(jié)合自己在OA行業(yè)多年來的經(jīng)驗提醒廣大用戶在OA選型過程中不可走近的誤區(qū)，現(xiàn)將下述的一些依據(jù)作為一種過濾器，通過多層次的比較，可以得出綜合效果比較滿意的結(jié)果。 

            一、OA軟件選型誤區(qū)：

            1、自己開發(fā)

            OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來越多的學(xué)科技術(shù)，是一個需要綜合各種人才的團(tuán)隊工程，一個或者幾個普通程序員已經(jīng)很難做好。單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢，不能夠真正實現(xiàn)提升管理水平的目的。

            2、功能越全越好

            這樣的OA系統(tǒng)容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞; 而且功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩。再者，功能多一點，價格也多一點，一次性投入太大。最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險增大。不少用戶從長遠(yuǎn)考慮，認(rèn)為OA辦公自動化系統(tǒng)功能越多越好。結(jié)果一方面增加了額外支出；另一方面系統(tǒng)功能太多，培訓(xùn)和推廣都是問題。事實上，可擴(kuò)展、可集成的OA產(chǎn)品就能滿足企業(yè)成長需求，第一階段，還是應(yīng)該以滿足關(guān)鍵需求的功能為主。

            事實上，有很多企業(yè)在選擇OA系統(tǒng)時是比較盲目的，在并不明確自己到底“需要什么”的情況下，更加傾向于選擇那些所謂的功能可以“面面俱到”的OA產(chǎn)品。但是物極必反，面面俱到往往代表著繁瑣冗雜，因為對于企業(yè)來說可用、常用的功能本就寥寥無幾，過多無用的功能被永遠(yuǎn)地丟棄在角落，甚至?xí)谄渌捎霉δ艿倪\(yùn)作使用中帶來阻礙。所以，企業(yè)在選型時最好不要關(guān)注功能，而應(yīng)調(diào)研自身，關(guān)注整體方案。

            建議企業(yè)在的選型OA系統(tǒng)時，首先要確定自己的核心需求，包括當(dāng)前要解決的主要問題和未來幾年要解決的主要問題，主要問題不宜太多，5條即可。然后根據(jù)核心需求確定核心功能，選擇合適的OA辦公系統(tǒng)，這是最為重要的一步。在確定核心功能之后，用戶可以根據(jù)自身情況再選擇次要功能，舍棄一些冗雜的功能，才能讓 OA變得真正適用。

            3、價格越貴越好 

            判斷一個OA辦公系統(tǒng)好壞的根本原則是看它是否適合企業(yè)自身情況。價格貴不是用戶選擇OA辦公系統(tǒng)的理由，而名易軟件將打造一個高性價比擴(kuò)展性強(qiáng)的OA辦公系統(tǒng)作為自己的發(fā)展目標(biāo)。如今名易軟件OA在擴(kuò)展性和可變性方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)領(lǐng)先與其它OA廠商。

            從用戶的角度看，往往OA的價格和企業(yè)的規(guī)模呈正相關(guān)。往往越大的企業(yè)在OA系統(tǒng)上線過程中的花費則越高，一方面因為用戶多，一方面因為功能需求高，開發(fā)要求多。所以一些OA廠商在定價上存在“因企而異”，即使是價值含量不高的產(chǎn)品也往往在投標(biāo)大客戶時定高價、以次充好。難道說大企業(yè)選擇價格低的OA產(chǎn)品層次就低?其實不然。OA軟件講究 “性價比”。OA市場上不乏價格低廉甚至號稱免費的OA辦公系統(tǒng)，但企業(yè)在引入這些OA系統(tǒng)之后才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品并不完善，以致造成更大的損失。因此OA選型，同樣的性能看價格，同樣的價格看性能，這就是性價比。在很多時候，OA辦公系統(tǒng)的價格并不跟其性能成正比，特別是對于中、大型項目來說，OA價格更是差好幾萬甚至十幾萬，所以O(shè)A成本是要仔細(xì)考察的。 

            5、價格越低越好 

            其實這樣的軟件讓人擔(dān)心質(zhì)量問題，還有可能隱性成本太高，這是因為有用戶數(shù)限制，用戶數(shù)量增加就需要增加費用。同時，價格太低的軟件一般無法提供可靠的服務(wù)，例如售后服務(wù)，即使提供服務(wù)也要付出高昂服務(wù)費。

            6、越透明、開放、自由越好 

            系統(tǒng)軟件的開放是相對的，如果所有員工都可以在網(wǎng)上隨意瀏覽單位的重要文件，就很容易造成泄密，給企業(yè)帶來不可估量的損失。為解決開放和保密的矛盾，好的OA辦公系統(tǒng)可以讓用戶很方便地進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。名易OA對權(quán)限不但做到精細(xì)管理，更是做到了權(quán)限便于設(shè)置，便于使用，讓企業(yè)輕松做好權(quán)限管理。

            7、認(rèn)為OA軟件就是行政辦公，就是收發(fā)文

            針對政府機(jī)關(guān)來說，這有一定的價值，但是對企業(yè)來說價值不是很大。

            在OA剛剛出現(xiàn)的時候，政府和事業(yè)單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進(jìn)入企業(yè)。所以人們認(rèn)為OA并不能解決企業(yè)管理層關(guān)心和控制企業(yè)運(yùn)營過程中關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA應(yīng)用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統(tǒng)的收發(fā)文系統(tǒng)或行政辦公系統(tǒng)，OA發(fā)生了質(zhì)的變化。所以某業(yè)內(nèi)人士認(rèn)為OA作為辦公系統(tǒng)，它需要結(jié)合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化的辦公系統(tǒng)才有生命力。

            對于管理層來說，辦公審批(不僅指公文，更多的管理流程和業(yè)務(wù)流程的審批)以及員工輸入的數(shù)據(jù)匯總為不同權(quán)限的報表就是他們的辦公系統(tǒng)。對于其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業(yè)務(wù)流程的審批(如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批)，這些資源與信息的協(xié)同運(yùn)作，才能構(gòu)建適合現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)作和應(yīng)用的協(xié)同辦公OA產(chǎn)品。

            8、忽視系統(tǒng)的關(guān)鍵性能 

            很多人只重視OA辦公系統(tǒng)的功能是否滿足需要，卻對系統(tǒng)的性能非常忽略，導(dǎo)致系統(tǒng)使用后才發(fā)現(xiàn)很多問題，但為時已晚。 

            什么是性能呢？主要包括安全性、易用性、開放性、智能性等。市場上有一些低端的OA辦公系統(tǒng)系統(tǒng)，看起來功能齊全，但實際上性能很差，根本不能長期使用。

            9、認(rèn)為OA只是文件的審批和管理

            市面上的很多的OA是采用非關(guān)系性型數(shù)據(jù)庫，主要是基于lotus平臺，該平臺是封閉式的平臺，是文檔型數(shù)據(jù)庫，在技術(shù)上存在很多先天性缺陷，一般應(yīng)用于早期政府的收發(fā)文，政府信息化招投標(biāo)也基本上是向j2ee平臺架構(gòu)過渡。在國外lotus主要是應(yīng)用于郵件服務(wù)器。某業(yè)內(nèi)人士認(rèn)為OA不僅僅是文件的審批和管理，關(guān)鍵是作為企業(yè)管理軟件進(jìn)行企業(yè)管理最終一定要跟財務(wù)發(fā)生關(guān)聯(lián)，才能最大化發(fā)生作用。比如：在OA的應(yīng)用企業(yè)中，很少企業(yè)拋棄報銷，借款，付款等審批流程。因為報銷與手工實現(xiàn)的方式有根本性的變革。手工審批各審批環(huán)節(jié)都需要手工簽字才能逐步走到下一個環(huán)節(jié)。

            而電子化報銷流程的好處是把管理和財務(wù)的職能進(jìn)行了區(qū)分，作為審批層主要是關(guān)心該事務(wù)允不允許發(fā)生，允許發(fā)生多少。而財務(wù)的職能是判斷該事務(wù)發(fā)生的憑證(發(fā)票)是真的還是假的，是不是超過財務(wù)報銷的標(biāo)準(zhǔn)。所以電子化流程是電子單據(jù)和憑證分別走，憑證只需要財務(wù)審核就可以，管理層通過電子單據(jù)填入的數(shù)據(jù)作為審批依據(jù)進(jìn)行快速審批，不用在憑證上審批，這樣可以支持領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程報銷審批，當(dāng)然電子化審批流程需要從技術(shù)上能提供方便的報銷依據(jù)供領(lǐng)導(dǎo)判斷和審批，這樣可以快速解決員工財務(wù)費用報銷流程處理復(fù)雜困難的問題，很多企業(yè)是通過首先應(yīng)用財務(wù)報銷流程推動公司整個流程的應(yīng)用。

            10、單純迷信行業(yè)方案

            企業(yè)在選購OA辦公系統(tǒng)時，會向廠商索取產(chǎn)品白皮書、解決方案或PPT之類的介紹資料，以便全面的了解產(chǎn)品。這件事本身沒有錯，但如果你完全相信這些方案，那么就可能犯下大錯。這是因為，方案書是廠商精心編輯、潤色出來的，它只是一種“廣告”，描述的是一種“完美”的系統(tǒng)和應(yīng)用，性能強(qiáng)大，無所不能。但實際上，這些方案書中的很多內(nèi)容都是理想化的，要么無法實現(xiàn)，要么需要極高的成本才能實現(xiàn)。

            因此，看方案需要理性，別被表面的漂亮所迷惑，而要認(rèn)清其中的浮夸、牽強(qiáng)和務(wù)虛。如果一個方案通篇大談什么管理理念或理論，卻對自己的產(chǎn)品簡要略過，那就更要小心。

            11、認(rèn)為OA是ERP的一部分，認(rèn)為OA很簡單，是從屬于其他系統(tǒng)

            OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結(jié)果為導(dǎo)向。OA與ERP的發(fā)展思路和管理思想完全不一樣，OA注重對人和過程的管理，通過管人來管理具體的事務(wù)，這些事務(wù)每天都可能在變化，所以O(shè)A強(qiáng)調(diào)靈活性和協(xié)同性。因為企業(yè)人與人之間的協(xié)同是需要流程來規(guī)范。所以O(shè)A的核心是以人力資源為核心(人力資源主要是進(jìn)行權(quán)限和安全體系的控制)，以工作流為血脈的核心平臺，在該平臺上再搭建其他的應(yīng)用功能模塊，同時OA的牽涉的范圍比ERP要廣得多，涉及到各個部門的應(yīng)用，所以O(shè)A需要門戶，不同用戶，不同權(quán)限的人進(jìn)入系統(tǒng)看到的都是與他們工作相關(guān)的信息，沒有權(quán)限的信息都看不到。

            作為管理層門戶是匯總員工平時工作信息生成統(tǒng)計報表為管理提供決策支持，以及所有審批的信息都匯總到管理層門戶。同時管理層也可以通過宏觀數(shù)據(jù)監(jiān)控和查詢到微觀數(shù)據(jù)。所以O(shè)A的發(fā)展趨勢是成為協(xié)同管理平臺，作為管控內(nèi)部資源和外部信息交流的平臺與ERP構(gòu)成了企業(yè)信息化的基石。

            12、認(rèn)為OA的終極目標(biāo)就是手工轉(zhuǎn)為電子化

            業(yè)內(nèi)認(rèn)為協(xié)同OA作為一個管理軟件，一定要把一些先進(jìn)的管理和設(shè)計理念通過軟件進(jìn)行固化來為企業(yè)管理提升價值，否則為了電子化而電子化對企業(yè)沒有太大的管理價值。手工轉(zhuǎn)為電子化只是OA的第一步，對管理層來說，企業(yè)實施OA是需要花費很大的人力，物力，財力去實現(xiàn)，關(guān)鍵是引入軟件這一工具來對管理進(jìn)行變革以適應(yīng)外部的競爭和企業(yè)發(fā)展。所以O(shè)A對企業(yè)管理核心有幾方面：

            第一：提升企業(yè)辦公效率同時，重在執(zhí)行力的提升

            手工的審批在速度和效率上跟不上時代的發(fā)展，更重要的是領(lǐng)導(dǎo)者無法有效監(jiān)控到員工日常的工作。對流程的審批不知道停滯在那個環(huán)節(jié)、那個部門、原因在那里。很多管理制度的確立，到底員工是否關(guān)心，執(zhí)行沒有，執(zhí)行花費多長時間并沒有得到有效反饋，也就沒有辦法改進(jìn)和提升，所以造成管理層的政令很難有效執(zhí)行。

            第二：OA的終極目的最終是為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務(wù)

            OA的整個管理思想是以人為核心，以管控企業(yè)運(yùn)營過程為目的，通過管人來實現(xiàn)整個企業(yè)規(guī)范運(yùn)營。所以它區(qū)別于以物料為核心的ERP，以資金為核心的財務(wù)，以物流為核心的進(jìn)銷存。這些業(yè)務(wù)軟件的核心特點都是以結(jié)果為導(dǎo)向，精細(xì)化管理為主，對過程的管控比較缺乏。而OA，更進(jìn)一步說協(xié)同OA，面對的是組織行為，強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)資源的整體運(yùn)作。所以O(shè)A與這些業(yè)務(wù)軟件是相得益彰的。那么OA的終極目標(biāo)是什么呢？最終把OA作為一個不同部門，不同崗位員工日常業(yè)務(wù)辦公的平臺，員工每天辦公的數(shù)據(jù)按照權(quán)限自動匯總給相關(guān)權(quán)限的管理層生成統(tǒng)計報表從而給公司的管理提供決策支持。如果員工辦公的數(shù)據(jù)不能沉淀為管理層需要的報表，我們認(rèn)為OA以人為核心的軟件是無法做到進(jìn)行有效對管理過程進(jìn)行控制的。

            第三：規(guī)范公司的管理，避免人為的因素：

            手工審批受人為因素影響較大，所以企業(yè)很多的管理制度和法規(guī)不能有效執(zhí)行，中國很多企業(yè)初具規(guī)模就提出法制。所以軟件是法制最好的執(zhí)行手段。對于剛剛進(jìn)行信息化的企業(yè)，前期需要一個過渡期進(jìn)行緩沖，但是最終公司的管理是需要規(guī)范的，當(dāng)然規(guī)范需要允許進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。所以企業(yè)的流程是需要沉淀以后最終會被固化下來。所以企業(yè)的流程關(guān)鍵是經(jīng)過梳理、沉淀進(jìn)行優(yōu)化最終找到管理的規(guī)律。

            當(dāng)然對于不斷規(guī)范的企業(yè)前期OA系統(tǒng)是需要支持一些人為因素，經(jīng)過不斷規(guī)范，最終找到適合企業(yè)的管理規(guī)律。所以強(qiáng)調(diào)OA流程既需要很強(qiáng)的自主判斷能力，又要非常靈活以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程和組織架構(gòu)的變更。因為企業(yè)員工每天的工作都很忙，不能指望通過員工記住很多的管理制度來進(jìn)行人為判斷，比較現(xiàn)實的是員工提交流程，系統(tǒng)自動根據(jù)員工填入的內(nèi)容進(jìn)行自動判斷進(jìn)行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，以此來規(guī)范整體的管理過程。

            第四：部門與部門，員工與員工之間信息的溝通和共享

            在手工時代，部門與部門之間無法進(jìn)行充分的信息共享與傳遞，所以導(dǎo)致很多重復(fù)性的工作。同時企業(yè)很多事務(wù)是需要跨部門運(yùn)作，員工與員工之間工作的協(xié)同迫切需要一個平臺來支撐。而OA是很高的工具，借助這一平臺，將跨地區(qū)、組織、部門的員工緊密地聯(lián)系在一起。

            第五：知識的沉淀和痕跡的保留

            對任何企業(yè)來說，都會有員工流失，都會有新的員工進(jìn)來。流失的員工對于企業(yè)來說，等同于資源的流失，特別是對于關(guān)鍵業(yè)務(wù)崗位的員工。企業(yè)需要有一個平臺來記錄員工日常的核心工作和他掌握的公司的核心資源，以方便后續(xù)員工快速交接和跟進(jìn)，避免企業(yè)造成損失。同時對于新員工培養(yǎng)成一個適崗的員工，企業(yè)需要花費很大的代價，如果通過OA系統(tǒng)把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經(jīng)驗共享給新員工，這會大大縮短新員工的培訓(xùn)時間，并節(jié)省公司的培訓(xùn)費用。

            第六：加強(qiáng)對員工日常行為的考核：

            很多企業(yè)對員工的考核都停留在印象打分上，這樣不利于留住優(yōu)秀的人才。通過OA系統(tǒng)，可以把員工日常工作情況所產(chǎn)生的成績作為考核的部分依據(jù)來對員工進(jìn)行動態(tài)的績效考核。來充分調(diào)動員工積極性，使企業(yè)在快速發(fā)展中快速積累所需要的人才。

            所以O(shè)A軟件不是一個無紙化的軟件，而是一個管理工具，通過它來貫徹企業(yè)管理制度的執(zhí)行，傳播企業(yè)文化，通過流程的規(guī)范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來促進(jìn)企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展。

            13、應(yīng)完全符合單位的辦公模式 

            軟件必須要體現(xiàn)出自身的思想和特點。OA辦公系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，而是融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式。優(yōu)秀OA辦公系統(tǒng)可以讓用戶自定義工作流(如華快OA平臺就可以隨意定制工作流)，化解軟件模式化與單位個性化之間的沖突，名易OA的高擴(kuò)展性與高可變性就是為了更好的滿足企業(yè)的個性化需求。

            14、OA軟件徹底改善管理 

            一個企業(yè)的管理混亂是因為沒有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程是需要人來制定出來的，然后借助OA辦公系統(tǒng)來讓流程得到更有效的執(zhí)行。然而過低或過高地看待OA的作用都是不正確的。

            15、認(rèn)為OA實施很簡單，是信息部門的事情

            OA作為管理軟件，最終應(yīng)用到企業(yè)，軟件只是一個工具，關(guān)鍵靠人去用，企業(yè)應(yīng)用深度與否取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層重視程度，以及配套的管理制度保證和供應(yīng)商的服務(wù)能力，兩者缺一不可。僅僅通過信息部門或者某一個部門去推動，最終只會導(dǎo)致在整個公司應(yīng)用的失敗。同時供應(yīng)商一定需要有豐富的實施應(yīng)用經(jīng)驗來幫助企業(yè)推進(jìn)項目實施進(jìn)度和規(guī)避實施風(fēng)險。所以對于供應(yīng)商的選擇不僅僅是產(chǎn)品。當(dāng)然光有快速反應(yīng)能力沒有解決問題的能力也是不可以的。所以在選擇供應(yīng)商時，建議選擇專業(yè)定位于OA的有過眾多成功案例的知名廠商。

            16、認(rèn)為OA馬上就可以見到效果，認(rèn)為OA可以一蹴而就

            OA是一個系統(tǒng)工程，需要整體規(guī)劃，分步來實施，關(guān)鍵是企業(yè)需要把目前最迫切，最關(guān)鍵，見效最快的需求先提煉出來，在此基礎(chǔ)上逐漸加深應(yīng)用，然后在擴(kuò)展新的需求。很多企業(yè)對OA的選型有很大的局限在于認(rèn)為滿足需求就可以，其實OA的深度和廣度可以很深很廣，很多企業(yè)因為對OA的規(guī)劃不了解，所以導(dǎo)致OA在應(yīng)用過一段時間以后遇到瓶頸。建議企業(yè)前期需要規(guī)劃好，然后按照企業(yè)實際需要在今后幾年在加深應(yīng)用深度的基礎(chǔ)上，分步實施需要的功能。

            企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，推廣和實施OA，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的信息化管理系統(tǒng)，更重要的是透過先進(jìn)的管理思想和方法實現(xiàn)管理的提升、業(yè)務(wù)的改善，促進(jìn)企業(yè)制度與文化、人與組織的和諧發(fā)展。這就決定了企業(yè)在OA或OA的選型過程中必須立足企業(yè)的實際需求，轉(zhuǎn)變以往的思維方式和觀點，從OA真正在企業(yè)信息化過程中發(fā)揮的重要作用出發(fā)，從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)，選擇企業(yè)所需要的OA系統(tǒng)。

            17、廣告效應(yīng)誤區(qū)

            記得某位名人說過一句醫(yī)藥廣告，大意是“……別看廣告，看療效”放在這里對OA選型用戶也有一些勸導(dǎo)意義。

            OA辦公自動化系統(tǒng)選型工作難免被各種因素影響，用戶必須時刻保持清醒的頭腦，將各項選型指標(biāo)一一羅列出來比較，綜合評分是個不錯的方法。

            18、大企業(yè)開發(fā)的產(chǎn)品一定好

            術(shù)業(yè)有專攻。大企業(yè)能做強(qiáng)某個軟件或者硬件，卻不一定能做好OA。大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價格驚人。而且，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用。

            19、開發(fā)技術(shù)方面誤區(qū)

            這一方面的誤區(qū)主要表現(xiàn)在一般用戶都停留在產(chǎn)品層面來做選型，很少從OA辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)層面來做比較。事實上，OA辦公系統(tǒng)性能是否穩(wěn)定、是否安全、是否具備靈活性和開放性、是否可擴(kuò)展、可集成、是否便于二次開發(fā)等等都需要先進(jìn)的開發(fā)技術(shù)來支持。

            20、一步到位，一勞永逸

            任何軟件都只能滿足當(dāng)前或未來一段時間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟件沒有最好，只有更好。所以，在選擇軟件時，應(yīng)選擇那些易于擴(kuò)充升級的。

            21、切莫急功近利

            不同的企業(yè)不同的發(fā)展階段，對OA系統(tǒng)的需求不盡相同。有的企業(yè)管理者希望借助上線OA系統(tǒng)提升辦公效率;有的企業(yè)管理者需要控制企業(yè)成本，解決企業(yè)紙張、耗材等問題;有的企業(yè)管理者則想監(jiān)控企業(yè)辦公中項目、任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度，無論出于哪種目的，切莫急功近利，因為短時間內(nèi)找出一家OA系統(tǒng)廠商迅速上線和需求相匹配的協(xié)同管理OA系統(tǒng)，馬上投入使用是不現(xiàn)實的。

            在協(xié)同管理OA系統(tǒng)選型過程中，在進(jìn)行選型初期，篩選出像華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)這樣品牌形象好、產(chǎn)品技術(shù)高、產(chǎn)品擴(kuò)展性好、性價比高的協(xié)同管理OA系統(tǒng)并非一朝一夕的事情。首先，企業(yè)內(nèi)部討論自身需求及需解決的問題后，篩選出幾家OA廠商進(jìn)行采樣、調(diào)研，形成應(yīng)用的概念性設(shè)計。約見OA系統(tǒng)廠商人員，提出產(chǎn)品構(gòu)架，討論，接收解決方案等……最終篩選出符合要求的OA系統(tǒng)廠商，技術(shù)人員駐場調(diào)研功能需求點，形成設(shè)計應(yīng)用，涉及到二開的進(jìn)行開發(fā)，實施、性能測試，最后交工。

            所有的一切需要一步步有序進(jìn)行，千萬不要指望快速找到一家廉價的、言聽計從的協(xié)同管理OA系統(tǒng)廠商迅速完成OA項目，因為企業(yè)內(nèi)部提出的功能點未必真的契合實際需求，需要協(xié)同管理OA系統(tǒng)廠商的專業(yè)人員進(jìn)行協(xié)助才能最終確認(rèn)。

            22、免費OA也能用，有無服務(wù)不重要

            免費模式的核心是“設(shè)計企業(yè)隱性的利潤空間”，即延長企業(yè)的利潤鏈條，通過設(shè)計免費的項目，最大限度的吸引客戶，而后在下一個階段實現(xiàn)企業(yè)的盈利。買軟件就是買服務(wù)，OA不是消耗品，是實實在在的時效產(chǎn)品。軟件產(chǎn)品注重客戶體驗，注重人機(jī)互動，OA成形并投入市場后，在客戶使用過程中由于環(huán)境的變化、需求的增加；其實買軟件只是第一步，真正的工作、真正的價值在于應(yīng)用，而且這是一個長期的過程，沒有可靠的服務(wù)是不可能做好的。從長遠(yuǎn)看，軟件商的服務(wù)更專業(yè)，并且風(fēng)險和成本會更低。

            23、不充分對比試用

            不要完全相信方案，那么相信什么呢？產(chǎn)品。只有認(rèn)真的研究、測試產(chǎn)品，才是了解一個產(chǎn)品最有效、最直接的辦法。

            俗話說：不怕不識貨，就怕貨比貨。即使你以前對OA辦公系統(tǒng)完全不了解，通過對幾個系統(tǒng)的對比試用，也會發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)上的差別，知道哪個更好用，哪個更適合自己。

            同時，選型者必須帶著目的和問題去試用，這樣才有針對性，才能和自己的需求相匹配。可能有的系統(tǒng)看起來不錯，卻并不適合自己。

            24、對后期成本估計不足

            OA辦公系統(tǒng)不是一次性投資，而是一個持續(xù)的投資過程，除非你采購系統(tǒng)后，對系統(tǒng)不做任何的改動，也不需要任何服務(wù)。對某些企業(yè)來說，系統(tǒng)使用的后期成本都可能會超過采購成本，這都是正?，F(xiàn)象。

            對選型者來說，必須清楚的了解這幾項成本的構(gòu)成，以及收費方式，提前做好預(yù)案和準(zhǔn)備，否則當(dāng)后期廠商提出收費的時候，就會非常被動。

            犯錯不怕，就怕不知道錯在哪里，不知道如何改正。任何人都會犯錯，只要做好計劃，做好預(yù)案，就會把錯誤控制在可控的范圍內(nèi)，不會給自己、給企業(yè)帶來不可挽回的損失。

            認(rèn)真了解各個廠商的優(yōu)缺點，針對自己的需求，選擇合適的廠商，建立良好的溝通問題，讓企業(yè)更好的選型，從而才能更好的讓OA辦公系統(tǒng)實施成功，提高企業(yè)信息化

            二、OA軟件選型六步曲 

            只要你按下面的六步曲來選擇就不會出現(xiàn)什么大的失誤。 

            1、調(diào)研

            在調(diào)研階段，比產(chǎn)品調(diào)研更重要的是對本企業(yè)各部門重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調(diào)研。在網(wǎng)絡(luò)高度普及的今天，企業(yè)職員往往通過注冊會員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等都多少對信息系統(tǒng)有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復(fù)的工作的想法。其實這就是對OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求，仔細(xì)了解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達(dá)到了前期功能調(diào)研的目的，并且對之后的產(chǎn)品選型及試用也大有裨益。

            在產(chǎn)品調(diào)研方面要"廣泛撒網(wǎng)，重點撈魚"。首先，要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品，其產(chǎn)品資料也是越多越好，最好有演示盤，甚至試用版。這樣，收集的產(chǎn)品資料才能更直觀，也更方便我們了解其功能。其次，應(yīng)帶有一定標(biāo)準(zhǔn)、問題去了解各產(chǎn)品，這個標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從前期對本企業(yè)的調(diào)研中總結(jié)出來，也就是你們想通過OA解決些什么問題，試用前心中要有一個標(biāo)準(zhǔn)，不一定要形成書面材料，但在產(chǎn)品調(diào)研過程中要心中有數(shù)。市面上的產(chǎn)品形形色色，數(shù)量不菲，只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業(yè)需求的重點產(chǎn)品，以備詳細(xì)了解和比較，為下面的選型工作打好基礎(chǔ)。 OA選型要看企業(yè)的需求。最能滿足你的需求、適合你的就是最好的。

            2、選型

            有了前面的工作，這一步只需在上面選定的幾個重點產(chǎn)品中選擇就可以了，但并不比之前的工作輕松，因為這些產(chǎn)品在主要功能實現(xiàn)上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試，取舍更難。以本人尚不算豐富的經(jīng)驗認(rèn)為，應(yīng)從以下幾方面多加考慮：

            ①從軟件結(jié)構(gòu)方面考慮，應(yīng)選擇與單位條件相適應(yīng)的，這樣對軟件進(jìn)行修改、擴(kuò)充和維護(hù)時將容易實現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)都是通用軟件，可以隨時根據(jù)用戶的需要對軟件模塊進(jìn)行增刪修改，但選擇不同的系統(tǒng)，對軟件進(jìn)行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點上說，要選擇產(chǎn)品系統(tǒng)組成與企業(yè)需要比較起來最接近的。如中小企業(yè)選擇偉峰OA這種中小型的、易擴(kuò)展、易維護(hù)、易用的OA系統(tǒng)就非常好。但大集團(tuán)可以去考查一下致遠(yuǎn)那種復(fù)雜流程的大型OA。

            ②從售后服務(wù)方面考慮，應(yīng)選擇能及時提供服務(wù)支持的開發(fā)代理商。要從根本上解決服務(wù)的保證問題，應(yīng)盡可能使服務(wù)本地化，這樣有利于得到及時服務(wù)，而且服務(wù)費相對來說也較低，否則越來越高的服務(wù)費將成為單位的一個沉重負(fù)擔(dān)。OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少，沒有一家企業(yè)的OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進(jìn)行功能添加和功能完善的；而且OA系統(tǒng)一旦上線，就會成為企業(yè)各部門的日常必需工具，因此，在隨后的時間里，只會越來越凸顯出售后服務(wù)的重要性。中小企業(yè)千萬不要選擇那種大型的OA系統(tǒng)，大型的OA價格貴不說，主要是你沒有專業(yè)的人員來維護(hù)。所以中小企業(yè)一定選擇像偉峰OA這樣易維護(hù)的OA系統(tǒng)。

            ③從價格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性價比。

            3、試用

            做出選擇后，就該進(jìn)入試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是關(guān)系到工作流的部分，這也是OA系統(tǒng)的核心應(yīng)用部分，由于信息部門的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少，光在調(diào)研中得到的那些資料對系統(tǒng)中的工作流部分進(jìn)行簡單的流轉(zhuǎn)測試，是很難發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)上的問題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會，則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。以本公司的實施過程為例，雖然我們在開始公司范圍內(nèi)的試運(yùn)行之前對系統(tǒng)進(jìn)行了全面細(xì)致的測試，但在隨后的一個月試運(yùn)行中還是出現(xiàn)了很多預(yù)料不到的問題。

            4、溝通和實施

            運(yùn)行中出現(xiàn)了問題要解決，就涉及到了與開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點：一是內(nèi)部問題，如果不是小型企業(yè)的話，一般實施項目的基層負(fù)責(zé)人員至少有兩個，這里所說的內(nèi)部問題，就是與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統(tǒng)存在問題達(dá)成一致意見，然后再去與對方進(jìn)行溝通。否則，就可能在一些關(guān)于對按鈕的使用習(xí)慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現(xiàn)分歧，有的主張改進(jìn)，有的說不改也行。這樣對方肯定不會主動改進(jìn)。這些問題改不改似乎無關(guān)緊要，但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動。二是對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應(yīng)提醒其在計劃時間內(nèi)實現(xiàn)，對軟件不能解決的問題，要拿出相關(guān)理由，以方便我們對照查找資料，共同找出其他解決方法。所以一定要選擇服務(wù)好，有實力的OA廠商，別因為便宜選擇那些沒有實力的廠商。

            5、培訓(xùn)

            培訓(xùn)有兩個方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)；二是普通用戶的培訓(xùn)。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要，因為系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。另外，培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運(yùn)行中出現(xiàn)的問題交替進(jìn)行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。

            6、后期維護(hù)

            日常運(yùn)行維護(hù)中只要做到一點：用戶有問題時系統(tǒng)管理員要及時解決，解決不了的及時與開發(fā)商的實施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統(tǒng)的實施效果。

            買軟件就是買服務(wù),在國外，賣軟件就是賣服務(wù)的觀點已經(jīng)獲得廣泛的認(rèn)同，國外的軟件廠商主要以收取服務(wù)費的方式獲取利潤。而在國內(nèi)，想讓協(xié)同軟件廠商依靠服務(wù)費來生存，顯然還不現(xiàn)實。但是，賣軟件就是賣服務(wù)這一核心是協(xié)同軟件的內(nèi)在本質(zhì)卻沒有變化。當(dāng)前，服務(wù)能力是協(xié)同軟件木桶中的“短板”。許多企業(yè)為了能在激烈的市場競爭中生存下來，往往忽視對自身團(tuán)隊服務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，忽略企業(yè)服務(wù)能力的建設(shè)。

            OA軟件選型一方面要綜合考慮自己的需求以及成本，另一方面也要考慮好OA廠商的實力、軟件的易擴(kuò)展性、易維護(hù)性、易用性等，能把自己和廠商綜合來考慮一定可以選擇到適合自己企業(yè)的OA?？勺杂膳渲?，功能強(qiáng)大，性價比高，適合中小企業(yè)。平臺型OA易擴(kuò)展，要想什么功能配什么功能，同時能輕松的與其它像HR、CRM的小系統(tǒng)集合在一起形成一個大的協(xié)同系統(tǒng)，如果你想快速構(gòu)建一體化管理體系推薦選用名易這款平臺型OA。 

            總之，簡而言之，企業(yè)選購OA有5大標(biāo)準(zhǔn)：理念先進(jìn)，功能適用，使用方便，服務(wù)到位，價格合理。其中最重要的一點就是“適用”，企業(yè)買軟件之前一定先問問自己，才決定購買——我為什么要用OA?我用OA主要解決哪方面的問題?我準(zhǔn)備用這套協(xié)同OA平臺解決幾年內(nèi)的問題?我需要的OA主要要有哪些功能?哪些人、多少人要用OA?我能承受什么價格的OA……