1、OA概述

　　化建設(shè)經(jīng)過這么多年的發(fā)展，取得了比較大的成果與效益，但是，隨著應(yīng)用與需求的不斷增長和多樣性，信息系統(tǒng)也需要走專業(yè)化、多樣性的建設(shè)之路。這是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然結(jié)果。

　　2、定義

　　(OA-OfficeAutomation)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)路功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會的產(chǎn)物。通過網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時間、地點(diǎn)協(xié)同工作。通過OA系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了辦公手段，實(shí)現(xiàn)了辦公的高效率。

　　同時隨著技術(shù)的發(fā)展和使用人員的辦公方式和習(xí)慣、管理思想的變化，對于OA很明確的定義也不斷的變化著，在技術(shù)發(fā)展過程中的每一個階段，也賦予給OA不同的內(nèi)容和新的想象，而且，不同行業(yè)、不同層次的人員對OA的看法和理解也各有不同。

　　功能方面：廣義而言，OA應(yīng)該是一個企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。

　　它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現(xiàn);對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言，OA是決策支持系統(tǒng)(DSS)。OA運(yùn)用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部外部的信息為條件，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù);對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)(IMS)，OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營效率;對于普通員工而言：OA是事務(wù)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效，愉快地工作。

　　在以前傳統(tǒng)的認(rèn)知和了解中，認(rèn)為OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、、會議安排、文獻(xiàn)檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機(jī)關(guān)辦公室或企業(yè)的職能部門、文秘部門、其實(shí)，在今天看來，OA應(yīng)有更豐富的內(nèi)容和層面，更廣泛的用戶群。

　　3、OA系統(tǒng)特點(diǎn)

　　OA系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用和發(fā)展定位上主要以辦公自動化為核心，包括了公文審批、辦公管理功能。其特點(diǎn)是以企業(yè)在行政辦公上審批、批閱文件為線索，實(shí)現(xiàn)符合企業(yè)行政要求的審批結(jié)構(gòu)體系，達(dá)到審批自動化的目的，從而節(jié)省紙質(zhì)文件傳遞在時間和人力成本上的浪費(fèi)，提高審批的工作效率。包括以下特點(diǎn)：

　　第一，以強(qiáng)大的審批工作流為核心。

　　從OA系統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)平臺發(fā)展過程來看，主要是運(yùn)用了流轉(zhuǎn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對文件實(shí)體在網(wǎng)絡(luò)上的傳遞，并通過定義接收者的先后順序，實(shí)現(xiàn)審批流轉(zhuǎn)路徑的定制功能。結(jié)合企業(yè)在行政組織架構(gòu)上的要求，在流程定制中融入組織結(jié)構(gòu)、人員、組別、角色、崗位等特征，實(shí)現(xiàn)靈活強(qiáng)大的定制結(jié)構(gòu)體系，以滿足企業(yè)在公文審批方面的要求。

　　第二，專注于辦公事務(wù)處理，與業(yè)務(wù)結(jié)合性不強(qiáng)。

　　由于OA系統(tǒng)發(fā)展起步較早，因此在其定位上專注在企業(yè)辦公綜合事務(wù)處理，如文件管理、車輛管理、管理、會議管理、檔案管理等。ERP產(chǎn)品強(qiáng)調(diào)的是先進(jìn)的管理思想，為企業(yè)提供強(qiáng)大的業(yè)務(wù)解決方案的能力，與企業(yè)的結(jié)合性非常強(qiáng)，這也是ERP產(chǎn)品核心理念和價值所在。因此相比之下，OA產(chǎn)品所體現(xiàn)出來的價值表現(xiàn)就并不在于業(yè)務(wù)解決能力上，而是對企業(yè)辦公事務(wù)的處理，與業(yè)務(wù)的結(jié)合性不強(qiáng)。

　　第三，實(shí)施范圍較為廣泛，要控制得當(dāng)。

　　隨著企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展，信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理方面的能力要求越來越受到重視，不少企業(yè)在實(shí)施OA系統(tǒng)的同時提出了很多具有企業(yè)業(yè)務(wù)特色的功能要求。而這些功能要求往往已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)所能解決的范疇，造成了對OA系統(tǒng)在實(shí)施范圍控制上的一個模糊邊界。因此，如果不控制好這個范圍的界定，極大可能造成項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和失控。

　　在對這個范圍的控制上，總結(jié)出以下幾點(diǎn)考慮的因素供參考：

　　投入的成本效益比：只有那些對企業(yè)真正起到效益的功能我們才值得投入成本去實(shí)現(xiàn)，否則只會帶來時間和成本的浪費(fèi)，而獲益不大。

　　用戶使用范圍：在考慮到一個功能是否值得開發(fā)的時候，其中也要考慮到用戶群對象，如果只是個別用戶在使用的功能，而這些業(yè)務(wù)又非關(guān)鍵業(yè)務(wù)的話，我們可以考慮先不列在此范圍內(nèi)。使用的頻度：對于一個使用頻度很低的功能要求，盡管可以實(shí)現(xiàn)，但是考慮到最終的使用只是一年幾次或者一年一次的，我們也沒有必要納在實(shí)施范圍內(nèi)。

　　是否可以利用其他現(xiàn)有的軟件或者系統(tǒng)解決：部分用戶的功能其實(shí)可以利用一些現(xiàn)有的軟件和系統(tǒng)的功能就能解決的，這樣也沒必要重新開發(fā)一個新的功能。

　　通過上述幾個因素的統(tǒng)一考慮，確定出一個合適的度，圍繞著這個適度一步一步實(shí)現(xiàn)，才能合理控制成本和發(fā)揮OA系統(tǒng)的最大效益。

　　第四，量較大

　　由于上述第三點(diǎn)的特點(diǎn)，必然會出現(xiàn)對原有OA產(chǎn)品的二次開發(fā)要求，開發(fā)量需要根據(jù)提出的功能要求復(fù)雜程度而定。這個過程中也會牽涉到對所選擇的OA產(chǎn)品技術(shù)架構(gòu)上的問題，如果這個核心架構(gòu)不能滿足企業(yè)業(yè)務(wù)上的靈活要求，那么就意味著全新開發(fā)的可能性。