為什么還要選擇文檔管理系統(tǒng)?

　　隨著世界工業(yè)化高度發(fā)展，在國外漸漸掀起了電子政務(wù)的熱潮，很多企業(yè)在日常辦公逐漸向電子化管理轉(zhuǎn)變，因此相應(yīng)出現(xiàn)了一系列的與電子政務(wù)相關(guān)的管理軟件。企業(yè)對管理軟件的需求不斷擴(kuò)張，這類產(chǎn)品的出現(xiàn)受到了企業(yè)廣泛熱捧。電子化管理熱潮的到來也為我國不少企業(yè)迎來了信息化管理的革命，但是我國的電子文件管理方面仍舊存在很大的漏洞。中國人民大學(xué)電子文件管理機(jī)制研究課題研究小組的調(diào)查報(bào)告結(jié)果顯示，在49家中央和國家機(jī)關(guān)及其直屬企事業(yè)單位中，18.4%的單位沒有留存任何電子文件，79.6%的機(jī)構(gòu)沒有采取任何措施留存數(shù)據(jù)庫、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)頁文件等。

　　目前很多企業(yè)已經(jīng)了解到了文檔管理對的重要性，但是對文檔管理系統(tǒng)卻沒有任何概念。文檔管理系統(tǒng)沒有引起企業(yè)的足夠重視將從兩方面闡述：選擇我們，為什么還要選擇文檔管理系統(tǒng)?

　　一、為什么要選擇文檔管理系統(tǒng)?

　　企業(yè)在運(yùn)營過程中經(jīng)常會出現(xiàn)硬盤破損、數(shù)據(jù)丟失、機(jī)密外泄、信息檢索困難、文件損壞、文檔版本多樣、編號混亂、信息共享滯后、流程繁冗、操作歷史不清等一系列情況，這些問題往往會造成時間浪費(fèi)，溝通困難、安全隱患，導(dǎo)致企業(yè)管理困難、利潤減少、紙張資源成本居高與工作進(jìn)度的拖延，影響企業(yè)的良性發(fā)展。企業(yè)要想解決這些棘手的問題，就必須要借助文檔管理軟件。

　　文檔管理軟件都有什么功能呢?筆者用較為常見的名易文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理軟件舉例，其功能就是主要針對于企業(yè)文檔的管理，有版本控制、權(quán)限管理、紙質(zhì)文檔電子化管理、全文搜索、存儲備份、文檔審計(jì)、多媒體支持、CAD工程圖預(yù)覽、遠(yuǎn)程協(xié)同辦公、審批流程等功能，能夠滿足企業(yè)對文檔管理的主要需求。對于企業(yè)管理而言占據(jù)著舉足輕重的地位。

　　二、選擇我們，為什么還要選擇文檔管理系統(tǒng)?

　　我國有很大一部分企業(yè)對電子文件管理沒有任何概念，在其他開展信息化管理并進(jìn)行高效運(yùn)營的先進(jìn)企業(yè)對比下，其競爭力不斷下降。一部分企業(yè)對OA有了一定認(rèn)知，了解了電子政務(wù)管理的重要性。但殊不知OA其實(shí)是電子政務(wù)管理軟件的一個小分支，還有很多領(lǐng)域沒有了解到。如與我們同等地位的文檔管理軟件，就經(jīng)常被當(dāng)做OA的一部分，而被企業(yè)忽視。

　　1、管理方向不同

　　據(jù)筆者調(diào)查，有60%以上的企業(yè)知道而在這些企業(yè)中認(rèn)識到文檔管理系統(tǒng)的僅占到30%。

　　主要以工作流為中心，表單管理，文檔管理等均為其輔助功能，固然對于企業(yè)的工作能夠有很好的管理效果，然而筆者了解到，企業(yè)還有高達(dá)有80%非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)缺乏有效的控制。日常工作過程中的文件、圖片、工程圖紙等等文件都是散落在員工各自的電腦中的，這些文件作為企業(yè)智慧資料的載體，往往把握著企業(yè)命脈。對于這些資料的管理就需要用到文檔管理系統(tǒng)了。

　　2、文檔管理的局限性

　　是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，為企業(yè)提供文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、表單管理、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實(shí)用的功能的一種軟件，文檔管理只是其中一小部分功能，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到企業(yè)對文檔管理的要求。

　　文檔管理軟件軟件也帶有的流程管理，但也只是軟件的其中一個方面。文檔管理軟件的主要管理內(nèi)容為文檔，是對大量散落的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理。作為電子管理工具，是企業(yè)資料管理不可或缺的助手。

　　3、文檔管理相輔相成

　　文檔管理軟件有著相輔相成的關(guān)系。很多企業(yè)對電子管理的需求絕不僅僅停留在單一的業(yè)務(wù)流管理或文檔管理上。企業(yè)要想提高自身效率，在日益激烈的競爭中脫穎而出，這兩款軟件是企業(yè)的左膀右臂，缺一不可。文檔管理軟件與共同服務(wù)于企業(yè)，則會構(gòu)成一個完美的管理機(jī)制，使企業(yè)在工作流程管理與文檔管理方面完美融合，企業(yè)辦公效率成倍增長。

　　小結(jié)：

　　未來五年，是中國從紙質(zhì)文件管理轉(zhuǎn)換到電子文件管理的重要時期，五年是這場歷史性轉(zhuǎn)變中的一瞬。企業(yè)作為轉(zhuǎn)變的主要載體，會越來越多的借助于管理軟件。企業(yè)應(yīng)該盡快掃盲，充分了解管理軟件對未來發(fā)展的重要作用，走出對管理軟件認(rèn)識上的誤區(qū)，讓文檔管理系統(tǒng)服務(wù)于更多的企業(yè)。