系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性，企業(yè)在進(jìn)行文檔管理時(shí)，通常會(huì)被三個(gè)問(wèn)題困擾：第一企業(yè)里的知識(shí)內(nèi)容龐雜、體系繁多，而這些知識(shí)存在于不同的地方，如何通過(guò)一個(gè)統(tǒng)一的體系把這些知識(shí)分類(lèi)就成為問(wèn)題。第二，當(dāng)所有的知識(shí)已經(jīng)放在系統(tǒng)上統(tǒng)一管理起來(lái)后，該如何確保這些知識(shí)的安全性，即如何保證企業(yè)核心的知識(shí)和文化不流失的同時(shí)能在企業(yè)里得到充分的共享。第三，面對(duì)海量的知識(shí)文檔，用戶(hù)如何才能快速地定位、檢索到這些內(nèi)容呢?

　　設(shè)計(jì)知識(shí)庫(kù)目錄有效分類(lèi)海量文檔

　　企業(yè)中每個(gè)員工、每個(gè)部門(mén)、每個(gè)業(yè)務(wù)單元都積累了大量的文檔。面對(duì)這么多分散在不同地方的文檔，如何通過(guò)一個(gè)完整的架構(gòu)把這些文檔框起來(lái)?這就需要運(yùn)用知識(shí)庫(kù)目錄的設(shè)置。企業(yè)可以按照部門(mén)、企業(yè)架構(gòu)來(lái)設(shè)置文檔的目錄。如把集團(tuán)的文檔單獨(dú)放在一個(gè)目錄下，把不同的業(yè)務(wù)公司發(fā)生的文檔放在不同的業(yè)務(wù)公司文檔下，既用組織結(jié)構(gòu)這個(gè)維度設(shè)置知識(shí)文檔目錄。但是這種分類(lèi)方法可能會(huì)存在一些問(wèn)題：當(dāng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時(shí)，文檔的分類(lèi)就需要調(diào)整，而這種調(diào)整是比較困難復(fù)雜的。因此在分類(lèi)時(shí)，要將組織結(jié)構(gòu)與職能部門(mén)的特點(diǎn)相結(jié)合。

　　知識(shí)庫(kù)目錄一般是分層級(jí)的，第一層可以按照企業(yè)大的組織結(jié)構(gòu)來(lái)設(shè)置，比如集團(tuán)、子公司A、子公司B這樣一個(gè)體系推進(jìn)。第二層可根據(jù)職能部門(mén)的特點(diǎn)劃分。企業(yè)中的財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等部門(mén)的職能具有一定的穩(wěn)定性，如財(cái)務(wù)管理包含的成本管理、固定、財(cái)務(wù)報(bào)表管理等內(nèi)容，這對(duì)任何一家企業(yè)來(lái)說(shuō)都是相的。因此可按照這個(gè)維度設(shè)置知識(shí)庫(kù)的二級(jí)目錄。再比如營(yíng)銷(xiāo)領(lǐng)域在管理學(xué)上有非常清晰的界定，包括4p理論、5p理論。按照4p、5p的方式來(lái)設(shè)置營(yíng)銷(xiāo)領(lǐng)域的知識(shí)庫(kù)文檔也是一個(gè)比較好的方法，就無(wú)須探討營(yíng)銷(xiāo)領(lǐng)域的職能到底是在部門(mén)A還是部門(mén)B。

　　設(shè)置知識(shí)庫(kù)目錄需要遵循兩大原則。第一是相互獨(dú)立、完全窮盡。一篇文檔在一個(gè)目錄下存在了，就不在其他目錄下存在，目錄和目錄之間是相互獨(dú)立的，沒(méi)有重疊的部分，沒(méi)有交叉覆蓋的地方。完全窮盡是指知識(shí)庫(kù)目錄里面的文檔應(yīng)該把企業(yè)的文檔一網(wǎng)打盡，避免出現(xiàn)有文檔找不到合適的目錄放的情況。

　　第二個(gè)原則是層級(jí)不宜過(guò)多。一般來(lái)講企業(yè)知識(shí)庫(kù)目錄設(shè)置不超過(guò)四層，如果超過(guò)四層，就會(huì)讓用戶(hù)在使用時(shí)感到不方便。如果創(chuàng)建、上傳一篇文檔的時(shí)候需要非常復(fù)雜地找到對(duì)應(yīng)的目錄，是不便捷的。還要注意的是，在設(shè)置知識(shí)庫(kù)目錄的時(shí)候要以滿(mǎn)足用戶(hù)的需求為準(zhǔn)則。不需要對(duì)設(shè)置知識(shí)庫(kù)目錄做非常深入、詳細(xì)的探討，只要滿(mǎn)足用戶(hù)需求即可。

　　設(shè)置權(quán)限體系保證文檔的安全性

　　文檔的安全性問(wèn)題，可以通過(guò)橫向和縱向的權(quán)限體系來(lái)解決。如前述每一個(gè)知識(shí)庫(kù)目錄都對(duì)應(yīng)著相應(yīng)的部門(mén)，找到知識(shí)庫(kù)目錄和公司部門(mén)對(duì)應(yīng)的映射關(guān)系，就可以通過(guò)橫向的權(quán)限設(shè)置來(lái)控制文檔。如財(cái)務(wù)相關(guān)的目錄主要是在財(cái)務(wù)部門(mén)來(lái)應(yīng)用;營(yíng)銷(xiāo)相關(guān)的目錄下文檔由營(yíng)銷(xiāo)和市場(chǎng)部門(mén)來(lái)應(yīng)用;業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)生的文檔主要在業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)用。這樣可以避免部門(mén)之間交叉泄露的可能性。

　　其次縱向文檔權(quán)限的設(shè)置。知識(shí)管理系統(tǒng)可針對(duì)每一篇文檔設(shè)置相應(yīng)的安全級(jí)別。有些普通的文檔如企業(yè)文化、常用的規(guī)章制度等的安全級(jí)別是比較低的，是可以在企業(yè)內(nèi)部最充分共享的。而有些文檔如合同、財(cái)務(wù)相關(guān)的機(jī)密報(bào)表信息等只能在小范圍內(nèi)容共享，這樣就將其的安全級(jí)別設(shè)置得比較高。同樣還可以對(duì)系統(tǒng)中的每個(gè)用戶(hù)設(shè)置安全級(jí)別，將用戶(hù)的安全級(jí)別與文檔的安全級(jí)別對(duì)應(yīng)起來(lái)，這樣就把縱向的安全體系定義清楚了。

　　橫向的安全體系與縱向的安全體系結(jié)合起來(lái)就構(gòu)成了一個(gè)比較嚴(yán)密、規(guī)范、完善的文檔權(quán)限體系框架。在這個(gè)框架下，能夠保證企業(yè)里應(yīng)該看到某些文檔的員工都能看到這些文檔;不能看到某些文檔的員工也不會(huì)有將文檔泄露出去的機(jī)會(huì)。

　　知識(shí)管理文檔安全體系落實(shí)到每一篇文檔還有一些技巧，比如企業(yè)可以通過(guò)系統(tǒng)把一篇文檔的標(biāo)題、目錄、摘要和關(guān)鍵詞共享，讓所有的員工都能看到，但是這篇文檔的正文或全文是可以通過(guò)系統(tǒng)控制，而不是共享給所有員工的。這樣可以保證看到文檔信息的員工在必要的情況下能夠通過(guò)文檔的授權(quán)獲取到文檔的全文。

　　定位檢索快速查找文檔

　　企業(yè)文檔在幾百篇、上千篇的時(shí)候，員工還是能夠清楚定位他想要的文章的。當(dāng)文章的數(shù)量積累到幾十萬(wàn)篇，甚至更多的時(shí)候，用戶(hù)在檢索這些文檔的時(shí)候就會(huì)遇到困難，無(wú)法找到想要的東西，或者輸入主題詞后的文檔遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出需求，猶如大海撈針。要解決這個(gè)問(wèn)題可以從以下幾個(gè)方法入手：

　　第一，增加檢索的便利性，可通過(guò)建立一套比較完備的命名規(guī)則來(lái)實(shí)現(xiàn)。電子文檔的命名是有講究的，如一篇文檔叫《通知》，光看這個(gè)標(biāo)題無(wú)法知道通知是什么關(guān)于什么內(nèi)容的，用戶(hù)無(wú)法知道文檔的核心內(nèi)容。因此用戶(hù)在創(chuàng)建文檔時(shí)應(yīng)按照統(tǒng)一規(guī)范的命名規(guī)則來(lái)創(chuàng)建文檔，使得用戶(hù)能夠通過(guò)文檔的標(biāo)題來(lái)快速檢索。如：公司名+部門(mén)名+內(nèi)容+版本號(hào)等一連串的字符把這篇文檔的核心內(nèi)容展示出來(lái)。

　　需要考慮的因素是如何界定某篇文檔的命名是否規(guī)范?有三個(gè)原則：一是考慮沒(méi)看過(guò)文檔的人看了標(biāo)題后是否能夠了解文檔的內(nèi)容;二是這個(gè)命名規(guī)則是否把這篇文檔的核心內(nèi)容清晰地通過(guò)標(biāo)題展示出來(lái);三是文檔命名包含的字符是否把文檔主要意思包含起來(lái)。如果每個(gè)員工都能夠按照知識(shí)管理里面的文檔命名規(guī)則來(lái)命名文檔，每個(gè)人就能夠快速地檢索定位。

　　第二，通過(guò)設(shè)定關(guān)鍵詞、摘要、正文中的目錄或一些核心信息，讓用戶(hù)通過(guò)關(guān)鍵詞、摘要等檢索到相應(yīng)的文檔。這對(duì)不少企業(yè)來(lái)講是個(gè)非常耗費(fèi)精力的一項(xiàng)工作。尤其是有些企業(yè)已經(jīng)運(yùn)作了十年乃至二十年，企業(yè)內(nèi)部積累的文檔數(shù)量非常龐大，要對(duì)每一篇文檔的關(guān)鍵詞等從文中摘出來(lái)是非常有難度的。建議挑選一些非常重點(diǎn)的，對(duì)企業(yè)非常關(guān)鍵的文檔挑選出來(lái)做關(guān)鍵詞、摘要等內(nèi)容的補(bǔ)充。對(duì)于大量的普通文檔就不需要做這樣的工作。

　　第三，通過(guò)多維分類(lèi)檢索定位文檔。企業(yè)可以通過(guò)更多不同緯度的分類(lèi)方式把文檔按照多個(gè)緯度來(lái)進(jìn)行分類(lèi)。在設(shè)置多維分類(lèi)屬性時(shí)有很多分類(lèi)方法，有一些對(duì)于任何企業(yè)都是適用的。比如所有企業(yè)都包含這樣的文檔：公司新聞、企業(yè)規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。可以通過(guò)分類(lèi)屬性的設(shè)置給這些文檔加一個(gè)標(biāo)簽。比如通過(guò)任命這個(gè)標(biāo)簽把系統(tǒng)中所有帶任命標(biāo)簽的文檔提取出來(lái)。還有些維度與企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)有關(guān)，如房地產(chǎn)企業(yè)從開(kāi)始的土地獲取到最后整個(gè)樓盤(pán)出售過(guò)程的文檔都可以配制成多維的分類(lèi)屬性。房地產(chǎn)企業(yè)也可以按照樓盤(pán)的屬性把所有樓盤(pán)的信息相關(guān)文檔搜索出來(lái)。在一些制藥型企業(yè)還可以按照疾病的維度按各種病癥分類(lèi);也可按照醫(yī)院的科室進(jìn)行分類(lèi)。因此，企業(yè)在設(shè)置多維分類(lèi)的時(shí)候一方面可以參考普遍企業(yè)包含文檔的內(nèi)容設(shè)置分類(lèi)維度，也可根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)模式、業(yè)務(wù)特點(diǎn)來(lái)設(shè)置多維分類(lèi)屬性的內(nèi)容。

　　設(shè)置多維屬性分類(lèi)時(shí)會(huì)遇到一個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題：如果企業(yè)的文檔的多維分類(lèi)屬性特別多的話，會(huì)對(duì)用戶(hù)會(huì)造成一些麻煩。比如用戶(hù)在創(chuàng)建、上傳一篇文檔的時(shí)候不但要選擇目錄，還要選擇與文檔相關(guān)聯(lián)的屬性，這個(gè)關(guān)聯(lián)性需要用戶(hù)自己來(lái)判斷，如果多維分類(lèi)屬性設(shè)置得非常多的話，對(duì)用戶(hù)來(lái)講判斷這篇文檔是歸為哪一類(lèi)屬性是很難的。因此企業(yè)設(shè)置多維分類(lèi)屬性的時(shí)候要把握平衡，維度不能太少也不能太多，既能滿(mǎn)足企業(yè)通過(guò)多維度快速檢索文檔的需求，又不會(huì)給用戶(hù)造成麻煩。

　　此外還有別的工具和方法可以幫助用戶(hù)快速檢索和定位文檔。如高級(jí)查詢(xún)、高級(jí)搜索等。還有一個(gè)很重要的內(nèi)容就是知識(shí)地圖的管理，通過(guò)設(shè)置多門(mén)類(lèi)知識(shí)地圖也可以幫助用戶(hù)快速定位文檔。比如可以就財(cái)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容設(shè)置知識(shí)地圖，還可以根據(jù)人力資源等不同的管理領(lǐng)域設(shè)置知識(shí)地圖，還可以有崗位設(shè)置知識(shí)地圖。如把銷(xiāo)售人員要具備的素質(zhì)、工作特點(diǎn)、崗位特征等文檔全部歸到銷(xiāo)售人員的知識(shí)地圖上，就便于用戶(hù)在檢索與銷(xiāo)售相關(guān)的文檔時(shí)，通過(guò)知識(shí)地圖快速檢索到。