名易軟件的電子文檔管理系統(tǒng)提供精細、準確、與企業(yè)貼切的知識分類管理。在文檔保存到知識庫里時，系統(tǒng)保留文檔的標題、描述、作者、創(chuàng)建時間、修改時間，分類等各種元數(shù)據(jù)。這些文檔的屬性信息是對文檔的補充說明，同時這些信息也可以用于文檔的搜索。

　　更重要的是，電子文檔管理系統(tǒng)為企業(yè)提供了可定制的知識分類管理模式，企業(yè)可根據(jù)業(yè)務設置文檔類型，例如：銷售合同、財務報表、研究報告、客服跟蹤表等。一個類別為合同的文檔可以包括業(yè)主、合同金額、項目代碼和項目日期等屬性，當最終用戶上傳文檔的時候，可以選擇合同索引卡模板并填入各個屬性的值。在完成索引之后，用戶可以基于這些屬性進行搜索，在精確查找的結(jié)果上力求精益求精。

　　知識目錄瀏覽

　　電子文檔管理系統(tǒng)協(xié)助企業(yè)科學的、規(guī)范的存儲知識，可按主題層級快速找到自己所需的知識。每個層次都針對更精細、更集中的內(nèi)容。知識樹支持無限層次的文件夾和子文件夾結(jié)構。

　　元數(shù)據(jù)管理

　　電子文檔管理系統(tǒng)具有強大的元數(shù)據(jù)管理的功能。在文檔保存到知識庫里時，系統(tǒng)將自動獲取文檔的標題、描述、作者、創(chuàng)建時間、修改時間，分類等各種元數(shù)據(jù)。這些文檔的屬性信息是對文檔的補充說明，同時這些信息也可以用于文檔的搜索。在這些常規(guī)元數(shù)據(jù)的基礎上，電子文檔管理系統(tǒng)還提供了可擴展、可重復利用的元數(shù)據(jù)管理功能。用戶根據(jù)實際需求自定義文檔屬性，在后臺設定元數(shù)據(jù)之后，再將元數(shù)據(jù)關聯(lián)到文檔上。電子文檔管理軟件可根據(jù)元數(shù)據(jù)設定搜索條件，更快、更準確地找到信息。

　　文檔索引卡–領先的元數(shù)據(jù)管理模型

　　企業(yè)可根據(jù)業(yè)務設置文檔類型，關聯(lián)多個元數(shù)據(jù)，例如銷售合同、財務報表、研究報告、客服跟蹤表。一個類別為合同的文檔可以包括業(yè)主、合同金額、項目代碼和項目日期等元數(shù)據(jù)(文檔屬性)，當最終用戶上傳文檔的時候，可以選擇合同索引卡模板并填入各個屬性的值。在完成索引之后，用戶可以基于這些屬性進行搜索。

　　知識定位-文檔自動編號

　　用戶在填寫文檔類型的屬性時，系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶需要對文檔進行自動編號，如合同文檔可以定義文檔編號為：合作單位+時間+合同序號，電子文檔管理軟件根據(jù)用戶的定義自動生成文檔編號，方便用戶在需要時精確查詢到需要的文檔。

　　關鍵字查詢、全文檢索

　　名易軟件電子文檔管理系統(tǒng)提供多種搜索手段，對文檔進行模糊查詢、精確查詢、索引卡查詢。

　　電子文檔管理系統(tǒng)的搜索結(jié)果可以根據(jù)企業(yè)需求定制多種顯示形式：

　　Google快照的方式顯示–便于根據(jù)內(nèi)容快速定位

　　基于訪問控制的文檔列表–安全查詢

　　檢索功能和權限設置嚴謹掛鉤，檢索結(jié)果和用戶權限匹配，對沒有閱讀權限的文檔即使文檔存在也搜索不出。

　　帶有部分訪問控制的檢索–便于知識借閱

　　檢索結(jié)果顯示所有相關的文檔，但是沒有相關閱讀權限，即使知道文檔的存在也打開不了文檔。

　　知識類型檢索

　　電子文檔管理系統(tǒng)還人性化地提供了自定義搜索功能，在用戶上傳文件時進行分門別類，諸如銷售合同、財務報表、研究報告、客服等多種屬性，在精確查找的結(jié)果上力求精益求精。

　　知識交叉引用

　　電子文檔管理系統(tǒng)能夠?qū)⑽臋n與相關文檔、圖紙及附件進行連接管理，比如研究報告和參考文獻之間建立連接，易于用戶找到相關信息。

　　知識資源的統(tǒng)計分析

　　通過創(chuàng)建人員、創(chuàng)建時間、文檔類型、位置、狀態(tài)等的分析，可獲得如下信息：

　　員工的知識貢獻度，可激勵知識貢獻

　　用戶訪問情況的分析

　　通過各個時間段、各用戶對知識庫各個部分的訪問情況的分析，獲得：

　　哪些文檔受歡迎

　　哪些人員經(jīng)常使用文檔等信息

　　系統(tǒng)的整體使用情況

　　各個月的訪問情況變化