XX集團

無紙化項目實施管理辦法

2010年5月28日 第一章總則

第一條為了保證項目實施的質(zhì)量和進度，達到無紙化辦公平臺的上線要求，依據(jù)有關(guān)文件制訂本實施管理指南，用以指導(dǎo)XXXX集團（以下簡稱：XX方）、名易軟件技術(shù)有限公司（以下簡稱：名易方）的具體實施工作，明確職責(zé)，理清流程。 第二條本指南對項目實施過程中的項目會議管理、項目匯報流程、項目變更管理、項目爭議管理、項目過程管理、項目文檔管、項目紀(jì)律管理等做出指導(dǎo)性要求，以保證項目實施過程受控。

第二章組織與職責(zé)

第三條XX方團隊組織、角色及職責(zé)

姓名部門與職務(wù)聯(lián)系方式項目組角色 項目總監(jiān) 項目經(jīng)理 系統(tǒng)管理員 系統(tǒng)管理員

項目經(jīng)理職責(zé) 保證在整個項目實施期間能夠?qū)Ｂ毜卦陧椖拷M中工作。 與名易軟件公司項目經(jīng)理及相關(guān)人員一起檢查工作說明書及附件。 根據(jù)要求，定期向領(lǐng)導(dǎo)通報項目的進展，并在必要時尋求支持和干預(yù)。 指派和管理參加XX項目組的成員。 組織安排適當(dāng)?shù)母呒壒芾砣藛T、內(nèi)部用戶、信息技術(shù)人員接受訪談，參加研討會、工作會議。 及時解答名易軟件公司的實施咨詢并提供所索取的信息，文檔資料。 與名易軟件公司項目經(jīng)理協(xié)調(diào)處理任何由XX項目組成員提出的對項目計劃、進度或程序的更改。 與名易軟件公司項目經(jīng)理一起采取必要的行動去糾正項目計劃或工作范圍的可能偏差。 根據(jù)變更程序協(xié)助處理變更申請。 進行授權(quán)范圍內(nèi)的決策。 與名易軟件項目經(jīng)理及相關(guān)人員一起決定項目實施策略和方案。

實施成員職責(zé) 由名易軟件公司項目實施顧問輔助，進行系統(tǒng)安裝、調(diào)試。 負責(zé)系統(tǒng)組織機構(gòu)初始化及變更調(diào)整。 負責(zé)系統(tǒng)人員信息及權(quán)限初始化及變更調(diào)整。 配合名易軟件公司實施顧問對內(nèi)部用戶做系統(tǒng)操作輔導(dǎo)。 負責(zé)系統(tǒng)備份。 負責(zé)初始文檔導(dǎo)入。 負責(zé)實施日志文檔簽署。 負責(zé)協(xié)調(diào)組織各類相關(guān)會議。

第四條名易方團隊組織、角色及職責(zé)

實施部顧問實施顧問 實施部顧問實施顧問

項目經(jīng)理職責(zé) 項目經(jīng)理作為項目第一現(xiàn)場責(zé)任人，確保項目實施工作順利完成。負責(zé)協(xié)調(diào)實施工作，把握實施項目進度，安排實施顧問任務(wù)，向項目領(lǐng)導(dǎo)委員會匯報實施進度與狀態(tài)。 指導(dǎo)需求調(diào)研工作，整理分析需求，確立解決方案，做好詳細設(shè)計，保證系統(tǒng)正常上線。 負責(zé)安排實施成員各項工作，有培養(yǎng)實施成員義務(wù)。指導(dǎo)實施成員進行需求調(diào)研，安排實施成員工作，解決實施成員遇到的問題，提供技術(shù)支持。 負責(zé)定期組織實施成員召開會議，討論實施工作遇到問題。 負責(zé)定期向項目總監(jiān)匯報工作。每周一次向項目總監(jiān)匯報項目實施進度，以及提交遇到的問題。 負責(zé)安排專人進行文件、數(shù)據(jù)更新、備份工作。要求對接收到的更新文件有記錄，并及時發(fā)送給其他實施成員進行更新，保證小組內(nèi)版本一致。必需經(jīng)過測試確保沒有問題的情況下才能更新項目系統(tǒng)，更新系統(tǒng)要求有更新記錄。 負責(zé)保存項目相關(guān)文檔。要求在實施工作中，保證各項工作都有記錄，需要形成的文檔有：實施方案、實施任務(wù)書、實施主計劃、項目啟動會PPT、系統(tǒng)交付環(huán)境確認單、系統(tǒng)安裝確認單、需求調(diào)研計劃、需求調(diào)研報告、需求變更確認單、用戶培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)大綱、系統(tǒng)管理員維護手冊、用戶使用手冊、系統(tǒng)試運行報告、驗收總結(jié)、會議紀(jì)要、實施日志、實施周計劃、實施周總結(jié)，項目結(jié)束后提交上述文檔給項目總監(jiān)。

實施成員職責(zé) 協(xié)助項目經(jīng)理共同制定項目實施方案、項目實施目標(biāo)、項目實施總體計劃和實施的詳細計劃。 負責(zé)指導(dǎo)和輔助XX方項目組成員完成協(xié)同辦公系統(tǒng)的安裝與調(diào)試。 負責(zé)按項目實施總體計劃確定的時間進度開展實施工作。 做好與XX方項目經(jīng)理協(xié)調(diào)與溝通，保證項目實施工作的正常開展。 負責(zé)實施過程中各種實施文檔的提供、整理與確認。 負責(zé)提供經(jīng)雙方確認的協(xié)同各模塊初始化及日常操作流程指導(dǎo)性文檔及操作注意事項說明書。 按照培訓(xùn)計劃組織完成用戶培訓(xùn)。 項目經(jīng)理安排的其它工作。

第三章會議管理 第五條XX方、名易方雙方項目組實行例會和專題會制度。原則上要求每兩周召開一次例會，根據(jù)項目的緊迫程度，有重要事項可以不定期組織專題會。 第六條例會原則上在每月的第二周和第四周，具體時間可約定為周二下午14：00召開，特殊情況例會時間雙方臨時商定。參會人員包括XX方、名易方雙方成員，必要時還需要雙方領(lǐng)導(dǎo)參加。 第七條例會主要內(nèi)容包括上期例會確定事項的完成情況、上期例會到本期例會期間出現(xiàn)的問題陳述及解決措施、遺留問題的研究、后期項目計劃的推進預(yù)測和部署等。 第八條除例會外，雙根據(jù)情況不定期組織專題會。專題會若需對方參加，應(yīng)提前一天通知對方，包括對方參加人員，主要議題等。 第九條無論例會還是專題會，會議成果均以會議紀(jì)要的形式形成文檔。會議紀(jì)要模板見『附件會議紀(jì)要』

第四章項目匯報管理 第十條項目匯報項目匯報采用周匯報和月匯報制度。 (1)周匯報每周五由名易方分區(qū)實施小組整理《項目周報》并提交XX方實施單位確認簽字。報送方式為電子郵件，報送文件為電子表格，周報內(nèi)容包括本周項目進度情況、下周項目工作計劃、需要協(xié)調(diào)確認的問題、項目風(fēng)險提示等信息。 （3）月匯報時每月月初的前三個工作日內(nèi)上報。月狀態(tài)報告格式根據(jù)周狀態(tài)報告匯總得出。 （4）待項目進入上線推廣期后，雙方可根據(jù)實施階段的需要，商定停用周匯報的時間，并下發(fā)停用通知。

第五章項目變更管理 第十一條在項目實施過程中，所有項目實施雙方提出的實施范圍、系統(tǒng)需求等涉及到整體項目進度，費用成本調(diào)整較大的變動行為均列入項目實施變更管理范圍。無論XX方還是名易方均應(yīng)按照項目變更流程進行變更處理。 第十二條項目變更的審核由雙方最高管理層授權(quán)，可對項目變更進行確認的指定人員組成變更控制委員會，負責(zé)項目變更事項的最終審核確認或拒絕。當(dāng)項目規(guī)模較小時，可由雙方最高管理層授權(quán)指定人員共同協(xié)商討論變更事項而不設(shè)立變更控制委員會。 第十三條任何對項目實施前提、項目范疇、進程安排、階段性完成標(biāo)志、交付件或付款條件等合同條款的更改，或由于人員的指派和時間的安排等原因而造成的進度的延遲，都通過項目變更管理及項目爭議管理進行評估和操作。 第十四條 第十五條項目變更的流程 1）提出變更 在項目實施進行時，雙方皆可以口頭或書面形式提出項目實施變更要求。除緊急情況外，任何變動請求都在形成書面申請（REQUESTFORCHANGE，以下簡稱RFC）后才能受理。 2）審核確認 在收到變更申請表的10天內(nèi)，乙方名易方將發(fā)給用戶一張收到函，同時給甲方用來分析變更申請表和準(zhǔn)備變更方案建議書報告所需要的時間及工作強度估計?；谧兏姆秶皬?fù)雜度，乙方名易方可能會對分析變更申請表及準(zhǔn)備變更方案建議書所作的工作收取費用。如需收取費用，乙方名易方將書面通知甲方XX方費用估算情況，甲方XX方在收到費用估計后十個工作日內(nèi)予以乙方名易方正式答復(fù)，否則可視為甲方XX方對此默認同意。在此期間，用戶也可收回變更申請表。否則，在接到用戶對所需費用的認可及付款協(xié)議后，乙方名易方將在30天以內(nèi)，或在費用估計中寫明的天數(shù)內(nèi)，進行分析及準(zhǔn)備變更方案建議書。 變更方案建議書將就變更申請表中所提出的變更對整個項目的影響做出以下幾方面說明： 基本變更－－文件的增改和刪除 軟件設(shè)計－－程序編碼的增加、變更和刪除 測試項目－－測試計劃、測試和重新測試的變更 系統(tǒng)性能－－確認變更項目對系統(tǒng)性能的影響以及增加或改裝其它機器是否必要 培訓(xùn)－－培訓(xùn)計劃、課程準(zhǔn)備及教材 其他材料－－列出所有其它材料 人員需求－－確認增加其他人員的必要性 進度－－項目進展情況、交付項目的進展速度和協(xié)議的終止日期 費用－－根據(jù)變更項目所需的費用調(diào)整 項目變更可能會造成整體實施進度、成本等各方面較大程度的改變，因此，雙方的項目經(jīng)理有共同責(zé)任仔細審核任何更改請求。如經(jīng)分析后，可確認影響范圍，并經(jīng)過雙方項目經(jīng)理審查通過者，則可進行變更的工作。否則，應(yīng)報請變更控制委員會或相關(guān)被授權(quán)人員開會討論批準(zhǔn)。 3）實施變更 經(jīng)雙方對變更項目協(xié)商一致后，可開始進行變更作業(yè)。調(diào)整項目計劃，并及時將變更信息、方案等向項目組成員公布。 4）約紙束條件 在整個項目實施工作過程中，雙方須嚴(yán)格遵守該變更控制程序并且必須堅持執(zhí)行。由于項目實施時間緊迫，建議審核時間應(yīng)在提交后的三個工作日之內(nèi)。如果五個工作日沒有回應(yīng)即作為確認處理。批準(zhǔn)后的變更方案建議書將以書面的形式列入本協(xié)議。 表格樣式見附件『附件項目實施變更申請表』 第六章項目爭議管理 第十六條在項目實施過程中，如果項目雙方就項目實施可能出現(xiàn)的一切問題解決方案產(chǎn)生爭議，應(yīng)遵循以下原則進行處理。 1）當(dāng)雙方之間產(chǎn)生異議時，項目團隊成員應(yīng)首先努力內(nèi)部解決該問題。 如果項目團隊無法在3個工作日內(nèi)解決爭議時，則XX方項目經(jīng)理、名易方項目經(jīng)理應(yīng)通過會議的方式討論解決。 如果上述方法后2個工作日內(nèi)該爭議仍未解決，XX方主管負責(zé)人、名易方項目主管負責(zé)人應(yīng)通過會議的方式討論解決。 2）如爭議已得到解決時，則該爭議將按照『附件變更控制程序』處理。 3）如果通過上述方法該爭議仍未解決，則任何一方都可以終止本實施方案。如異議以終止形式解決時怎么辦？ 4）任何異議解決期間，名易方同意提供與不在爭議項目范圍內(nèi)、并完全不受爭議影響的服務(wù)。

第七章項目過程管理

第十七條項目過程包括：現(xiàn)場調(diào)研、調(diào)研分析、方案設(shè)計、方案測試、安裝調(diào)試、初始化指導(dǎo)、上線支持以及客戶化開發(fā)、軟件升級等。 （1）現(xiàn)場調(diào)研由XX方根據(jù)名易方提供的詳細調(diào)研計劃提前通知各單位，依據(jù)調(diào)研內(nèi)容作好準(zhǔn)備工作。調(diào)研準(zhǔn)備工作包括：系統(tǒng)設(shè)計思路、系統(tǒng)功能項目組培訓(xùn)，確定項目實施主計劃、確定項目實施范圍、確定雙方人員分工、人員協(xié)調(diào)、調(diào)研方案的展開和調(diào)研結(jié)果的整理、。 （2）調(diào)研分析由名易項目組整理匯總實際調(diào)研業(yè)務(wù)需求，并進行流程梳理，結(jié)合部門設(shè)置對業(yè)務(wù)開展提出意見和建議，并提出詳實的需求調(diào)研分析報告。名易方實施人員對調(diào)研結(jié)果進行分析，在分析過程中若還需要進一步核實或者了解信息，XX方實施單位應(yīng)提供配合。 （3）方案設(shè)計主要指名易方根據(jù)調(diào)研結(jié)果進行分析并對XX方軟件實施給出實施方案建議。方案設(shè)計不是名易方實施人員單方面的工作，在設(shè)計方案過程中，XX方相關(guān)人員應(yīng)該積極參與，提出意見及建議，同名易方實施人員一起完成方案的設(shè)計。方案設(shè)計完成后應(yīng)該由雙方實施單位或機構(gòu)共同確認。 （4）方案測試是指根據(jù)方案設(shè)計要求，在測試服務(wù)器上進行需求搭建，并依流程對系統(tǒng)進行嚴(yán)格的測試，名易方測試完成后由XX方項目組組織業(yè)務(wù)人員進行測試。測試無誤后整理出測試結(jié)果。 （5）安裝調(diào)試是指系統(tǒng)軟件安裝調(diào)試工作，為了保證無紙化辦公系統(tǒng)服務(wù)器性能達到最優(yōu)化，名易方不但需要對無紙化系統(tǒng)軟件提供足夠的安裝指導(dǎo)，并且需要對服務(wù)器設(shè)置、性能調(diào)優(yōu)、ORACLE數(shù)據(jù)庫設(shè)置、性能調(diào)優(yōu)提供全面的技術(shù)支持與保證。為保證系統(tǒng)安裝等技術(shù)工作能實現(xiàn)有效的知識傳遞，原則上系統(tǒng)安裝工作由XX方實施單位的技術(shù)管理員動手操作，名易方實施顧問現(xiàn)場指導(dǎo)。 （6）初始化指導(dǎo)指系統(tǒng)安裝完畢后的系統(tǒng)初始化工作。在此階段，實施單位主要是在集團公司統(tǒng)一制訂的規(guī)則基礎(chǔ)上由雙方項目組成員進行的系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入。名易方實施顧問根據(jù)實施單位的實際情況提供必要的初始化和期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備建議，同時指導(dǎo)實施單位進行期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、參數(shù)設(shè)置等操作。 （7）上線支持主要指實施單位完成系統(tǒng)初始化后，開始業(yè)務(wù)處理階段的支持工作。此階段支持工作主要以電話指導(dǎo)、郵件指導(dǎo)、現(xiàn)場指導(dǎo)三種方式完成。在上線指導(dǎo)過程中若發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品問題，先由各單位的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員給與指導(dǎo)與解答，如果該關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員解答不了，那么可以提交至項目組進行解決，（需要確定各單位和各部門的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員）。如果項目組審核覺得問題該關(guān)鍵人員有能力解決，那么對該關(guān)鍵人員進行考核。如果他不能解決，那么實施顧問盡可能給出解決辦法，若無法給出解決辦法則由實施顧問和客戶方項目組成員共同填寫附件六『附件問題記錄單』，該問題記錄單要及時報名易方項目組，名易方項目組及時提供解決方案。若出現(xiàn)需求變更問題，請按照項目變更管理要求執(zhí)行。 （8）項目實施人員按照雙方制定的計劃開展工作，XX項目組成員負責(zé)協(xié)助名易項目組成員開展工作，以推動項目為目的并能夠在實施過程中提出相應(yīng)的見解，每天下午6點前形成當(dāng)天的及第二天工作計劃并與XX項目組進行簽字確認。簽字確認后，執(zhí)行第二天工作計劃，如有其它問題，可以延遲簽字，但需說明理由。工作周計劃和周總結(jié)要求每周六下午六點前發(fā)到項目組成員郵箱中。若條件不允許則交予項目經(jīng)理，再由雙方項目經(jīng)理統(tǒng)一溝通和確認。 第十八條項目實施進度按照項目實施總體計劃執(zhí)行。 第十九條項目培訓(xùn)管理 （1）培訓(xùn)分為集中培訓(xùn)和現(xiàn)場培訓(xùn)。集中培訓(xùn)分為集團集中培訓(xùn)和分片集中培訓(xùn)。集團集中培訓(xùn)原則上由XX方項目組組織，分片集中培訓(xùn)在實施單位現(xiàn)場進行。培訓(xùn)前要求各單位各部門（包括集團）指定關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員（集團每個部門1-2個人），大區(qū)或分公司3個人。 （2）針對不同培訓(xùn)對象名易方需靈活調(diào)整課程內(nèi)容和授課方式，以取得最佳培訓(xùn)效果。 （3）培訓(xùn)結(jié)束時要根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容對學(xué)員進行考核，只有通過考核以后才可以繼續(xù)參加工作。培訓(xùn)結(jié)束后由大區(qū)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員完成各大區(qū)內(nèi)部培訓(xùn)與考核，并將培訓(xùn)名單及考核結(jié)果上報集團?？己私Y(jié)果將記錄所有人年終考核，對于大區(qū)的培訓(xùn)及考核由項目組負責(zé)監(jiān)督及指導(dǎo)。

第八章項目文檔管理 第二十條文檔及項目記錄簽署 本項目中產(chǎn)生的正式文檔及記錄應(yīng)該經(jīng)過雙方項目經(jīng)理簽字。其他責(zé)任人的簽署應(yīng)遵循各單位的內(nèi)部管理程序。 第二十一條實施項目過程中需保存項目相關(guān)文檔，包括：實施方案、實施任務(wù)書、實施主計劃、項目啟動會PPT、系統(tǒng)交付環(huán)境確認單、系統(tǒng)安裝確認單、需求調(diào)研計劃、需求調(diào)研報告、需求變更確認單、用戶培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)大綱、系統(tǒng)管理員維護手冊、用戶使用手冊、系統(tǒng)試運行報告、驗收總結(jié)、會議紀(jì)要、實施日志、實施周計劃、實施周總結(jié)等。需項目組成員中的文檔管理員進行統(tǒng)一管理，每周六雙方文檔管理員檢查文檔的統(tǒng)一性，或名易方將文檔提交給客戶。并由客戶統(tǒng)一更新文檔。每階段的項目文檔需要雙方項目經(jīng)理確認后才能進行下一步工作。

第九章項目紀(jì)律管理

第二十二條項目實施工作執(zhí)行每周六天工作制，名易項目組按照XXXX的作息時間進行工作，在必要的時候會加班工作。項目期間遇到法定節(jié)假日，則實施人員可申請按照國家規(guī)定假期休假，假期不記錄在實施周期中。項目組成員如果有特殊事情提前1天向雙方項目組經(jīng)理提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后才能休息。有特殊情況的可以通過電話與雙方項目經(jīng)理進行溝通，同意后才能休息，并在事后補發(fā)郵件作為記錄。 第二十三條實施人員應(yīng)嚴(yán)格遵守上下班制度，無故不按時上班者一次扣20元，無故曠工者一次扣50元并扣除當(dāng)日工資及當(dāng)日實施補貼。如有特殊情況者，需向項目經(jīng)理匯報，并由項目經(jīng)理報項目總監(jiān)。 第二十四條實施工作期間，公司或者客戶單位與項目實施小組聯(lián)系不上而耽誤工作，發(fā)生一次，項目經(jīng)理和值班人員各扣50元。 第二十五條實施成員應(yīng)以公司形象、利益為原則，工作時間不得玩游戲、看網(wǎng)頁小說、看電影以及瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)扣罰50元。 第二十六條實施成員無任何原因，不按時按要求提交工作日志，取消當(dāng)日實施補貼。

第十章項目保密管理 第二十七條在項目調(diào)研、實施過程中，雙方了解的對方各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，產(chǎn)生的各類文檔文件等所有相關(guān)內(nèi)容，項目雙方應(yīng)嚴(yán)格保密，并依據(jù)雙方公司安全保密的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十一章附則 第二十八條其他說明 （1）編號說明 各附件中表單編號規(guī)則為項目－年度－附件－序號，分四節(jié)標(biāo)識。例如：XXOA-2010-01-xxx 第一節(jié)XXOA表示XX無紙化辦公項目； 第二節(jié)2010表示項目階段為2010年，按自然年度填寫； 第三節(jié)01表示附件一表單； 第四節(jié)XXX表示該類表單流水號，按照三位流水序號填寫。 （2）簽字說明 每類附件表單應(yīng)該按照表單上表示的項目角色（即實施團隊中的項目職務(wù)）進行簽字。標(biāo)識有簽字的表單，雙方簽字有效。 第二十九條本辦法由XX方、名易方雙方項目組共同制定并負責(zé)解釋，自公布之日起共同執(zhí)行。

XX集團公司項目實施日志格式

填報人填報日期 客戶名稱XX集團公司 系統(tǒng)名稱名易OA協(xié)同辦公軟件名易集團版并發(fā)數(shù)1000 計劃開始日期計劃結(jié)束日期 預(yù)計工期已用工作日 當(dāng)日完成工作內(nèi)容

下一個工作日內(nèi)容 項目風(fēng)險及協(xié)助說明

XX項目組確認名易項目組確認 簽字：簽字： 日期：日期：

項目實施變更申請表 編號： 項目名稱申請日期 申請方項目經(jīng)理確認日期 變更類型：　　　　　　　　 Ａ．人員變更　√　　?。拢M度變更　　　　　Ｃ．范圍內(nèi)容變更　　　　　　 變更內(nèi)容 變更內(nèi)容變更前說明變更后說明 變更原因

變更產(chǎn)生的影響評估 1、對進度的影響

2、對成本的影響

3、對資源的影響

4、其它影響 客戶確認意見 XX集團簽字：名易軟件公司簽字：

日期：日期：

問題記錄單 編號： 提交日期提交人

出現(xiàn)問題單位問題類型 □程序BUG□需求□系統(tǒng)環(huán)境 □其他________________________ 問題描述：

問題解決方案 XX集團：名易軟件公司：

日期：日期：

享受協(xié)同快樂工作 　 項目實施周計劃表 項目名稱：XXXX集團股份有限公司　　時間： 日期工作任務(wù)名易執(zhí)行角色名易工作任務(wù)XX執(zhí)行角色XX工作任務(wù)交付成果 本周工作總結(jié) 下周計劃安排 需要協(xié)調(diào)的問題 問題描述解決方案需要的響應(yīng)支持提交日期完成時間 存在問題 問題描述解決方案需要的響應(yīng)支持提交日期完成時間 　　　　 名易項目經(jīng)理　XX項目經(jīng)理　 簽字：簽字： 日期：日期：

會議紀(jì)要

會議名稱會議編號 主持人會議時間 會議地點 參會人員 會議紀(jì)要整理審核 會議內(nèi)容

會議結(jié)論

備注