名易OA協(xié)同XX街道辦事處OA協(xié)同需求調(diào)研報告

目錄 一、企業(yè)簡介3 二、信息化狀況4 2.1信息化現(xiàn)狀4 2.2辦公現(xiàn)狀4 三、組織結(jié)構5 3.1組織機構圖5 3.2人員及權限設置說明5 3.4泛組織管理6 四、業(yè)務審批7 4.1XX部門業(yè)務流程7 五、10 5.1發(fā)文管理10 5.2收文管理：11 5.3公文13 六、14 6.1文檔權限描述14 6.2文檔應用結(jié)構14 七、公共信息15 7.1應用描述15 7.2應用欄目15 八、其它應用16 九、總結(jié)與實施建議16

一、企業(yè)簡介 企業(yè)簡介要求文字簡短，文字控制在500漢字以內(nèi)，重點介紹企業(yè)的特色業(yè)務和知名度。

二、信息化狀況 2.1信息化現(xiàn)狀 A、已購買了名易，名易OA系統(tǒng)財務軟件獨立布署在專業(yè)服務器； B、名易協(xié)創(chuàng)軟件需要在全國范圍內(nèi)使用，需采購獨立專業(yè)服務器部署OA系統(tǒng)； C、硬件情況，____公司主服務器，如下圖（推薦）： 硬件情況 設備型號 CPUIntelXeon(3.0GHz) 硬盤5*146GBHSSASHDD 內(nèi)存8GB 網(wǎng)卡2*GigaEtherne 軟件情況 已安裝的軟件版本 操作系統(tǒng)WindowsServer2003企業(yè)版 Windowsoffice2003SP1企業(yè)版 瑞星殺毒軟件網(wǎng)絡版 數(shù)據(jù)庫Oracle10g、MySQL5.0、Oralce9i 網(wǎng)絡環(huán)境 設備網(wǎng)絡結(jié)構型號備注 星型網(wǎng)絡普通工作組方式，無域管理方式 高級網(wǎng)絡設備高性能設備 固定IP，高速光纖接入優(yōu)質(zhì)網(wǎng)絡帶寬 2.2辦公現(xiàn)狀 A、日常溝通：日常工作中，主要使用電子郵件、會議、口頭傳達、手工、電話、QQ等方式。 B、業(yè)務審批：以紙質(zhì)人工找領導審批的方式。 C、公文流轉(zhuǎn)：以紙質(zhì)文件審批方式為主，收、發(fā)文人工派送、快遞收發(fā)。 D、知識管理：紙質(zhì)文件存檔在檔案柜，電子文件存儲在部門各自電腦中，缺少知識共享。 E、信息發(fā)布：通過傳真、郵件、電話、張貼公告欄、網(wǎng)站等方式發(fā)布。 三、組織結(jié)構 3.1組織機構圖 3.2人員及權限設置說明 經(jīng)調(diào)研，協(xié)同辦公系統(tǒng)注冊用戶數(shù)___個，崗位信息共___個，職務級別共___級，詳細請見《調(diào)研信息人員表》

角色說明列表 角色定義設置入口點使用點備注 單位文檔庫管理員單位文檔的管理人員，對單位文檔進行授權管理系統(tǒng)管理－應用功能設置－文檔中心設置知識管理－文檔中心-單位文檔庫的初始建立和分配； 所有文檔、公共信息的管理和察看單位信息管理的最高權限者。 單位知識文檔推送到首頁的人 單位公文收發(fā)員完成單位公文的發(fā)送和簽收系統(tǒng)管理－組織信息管理－角色管理簽收單位文檔， 轉(zhuǎn)入登記 表單 管理員設置XX系統(tǒng)的表單和流程模版的人員，辦公室或職能部門管理人員居多系統(tǒng)管理－組織信息管理－角色管理定義的表單流程、模版流程；定義表單的統(tǒng)計、查詢內(nèi)容并授權他人使用使用表單功能必須配置表單管理員。

部門主管指部門領導，一個部門可以有多個主管系統(tǒng)管理－組織信息管理-部門管理 系統(tǒng)中一個虛擬角色概念，不直接涉及權限 部門公文收發(fā)員部門公文的簽收和發(fā)送外單位的人員系統(tǒng)管理－組織信息管理-部門管理 公文管理－公文交換；完成工作：發(fā)送公文、簽收公文部門公文封發(fā)后，可交公文收發(fā)員發(fā)送給其它部門和單位 項目 發(fā)起人完成對項目信息的管理系統(tǒng)管理－組織信息管理－角色管理；在建立項目時指定人員作為項目主管完成對項目成員的管理；對項目信息具有全部控制權是項目的信息管理者和人員分配者 綜合辦公管理員定義綜合辦公各子模塊管理員，管理員可定義綜合辦公后臺基礎數(shù)據(jù)（車輛信息、庫存等）系統(tǒng)管理綜合辦公綜合辦公設置綜合辦公包括車輛、辦公用品、辦公設置、圖書資料4個子模塊

3.4泛組織管理 外聯(lián)單位、上下游業(yè)務合作伙伴的調(diào)研信息，詳細情況見如下表格: 外部機構 單位名稱部門名稱人員名稱使用權限 XX公司XX部門XXX協(xié)同、公文、公共信息

四、業(yè)務審批 經(jīng)調(diào)研，目前存在并計劃轉(zhuǎn)為電子流程的共有___個（不含公文流程）;經(jīng)分析，對其中的部份流程進行了優(yōu)化，詳細見總公司各部門工作流程。（由于__個表單均缺乏嚴謹?shù)臉邮?，部分審批流程需確認，表單樣式和流程需由名易顧問和系統(tǒng)管理員、行政部共同優(yōu)化后，經(jīng)相關領導確認后，再設計到OA系統(tǒng)里。） 注：可根據(jù)項目實際情況，做相應調(diào)整。 4.1_____部門業(yè)務流程 部門名稱公司辦公室部門主管李金忠 填表人（被調(diào)研人）龐思穎辦公電話0310-6651907 調(diào)研記錄人孫廣軍 說明：對跨部門審批、協(xié)作流程進行描述。如有協(xié)作格式要求請分別以電子文檔方式提交。 流程列表： 【1】采購申請流程 【2】用印申請流程 【3】合同審批流程

說明：【3】包含各類合同審批單

4.2_____部門業(yè)務流程

部門名稱公司辦公室部門主管李金忠 填表人（被調(diào)研人）龐思穎辦公電話0310-6651907 調(diào)研記錄人孫廣軍 說明：對跨部門審批、協(xié)作流程進行描述。如有協(xié)作格式要求請分別以電子文檔方式提交。 流程列表： 【4】采購申請流程 【5】用印申請流程 【6】合同審批流程

說明：【3】包含各類合同審批單

五、公文管理 5.1發(fā)文管理 發(fā)文稿紙： [粘貼公文單] [公文單描述] 套紅模板： [粘貼或描述套紅模板]

公文印章（領導簽章）： [粘貼或描述公文印章]

公文文號： 文號類型文號描述起始值權限分配備注 發(fā)文文號發(fā)文[2010]第1號1行政部小流水

發(fā)文流程： 對發(fā)文流程變化較多，集團、部門發(fā)文流程各不相同，解決方式為： A、集團收、發(fā)文可以按照公文發(fā)文模板格式進行收發(fā)； B、辦公室收、發(fā)文可以按照公文發(fā)文模板格式進行收發(fā)； C、除辦公室以外的部門，如果以部門名義發(fā)文則可自行選擇自定義發(fā)文流程進行收發(fā)； D、在公文審批過程中，某審批節(jié)點需要領導會簽時，由當前節(jié)點的人使用高級處理功能，選擇會簽加入相關領導參與此公文的審批流程。 E、公文發(fā)文流程： 擬稿（各部門文員）－審核（部門領導、或相關部門領導會簽）－核稿（辦公室秘書）復核（辦公室領導）復核（集團分管領導會簽）簽發(fā)（集團公司領導）－套紅（辦公室文員）－蓋章（辦公室綜合事務員）－分發(fā)相關人員（辦公室綜合事務員、歸檔） 流程圖角色人員節(jié)點操作備注（條件規(guī)則等）

部門人員、部門領導擬稿 擬稿人部門主管審批 劉樹立、李志新、潘成祥、李光智、龐思穎、張雅斌、遠洋核稿 王志敏審批 相關處室處長會簽 張寶榮：行政、黨務類 曹立國：安全生產(chǎn)類 高瑞明：工會、人事類 韓志進：技術、工藝、節(jié)能、降耗類 王智遠：設備類 杜秀英：財務類 聞保國：供銷類審批 總經(jīng)理級別：張會周簽發(fā) 秘書：龐思穎、張雅斌封發(fā)套紅、排版、蓋章，秘書完成公文交換

5.2收文管理 收文稿紙： [粘貼公文單] [公文單描述]

收文文號： 文號類型文號描述起始值權限分配備注 收文文號收文[2010]011行政部

收文流程： 流程圖角色人員節(jié)點操作備注（條件規(guī)則等）

秘書：張雅斌、龐思穎登記 王志敏：行業(yè)協(xié)會、上級文件、公司內(nèi)部文件 李金忠：辦公室內(nèi)部文件審批 相關處室處長審批 1.張寶榮：行政黨務類 2.曹立國：安全生產(chǎn)類 3.高瑞明：工會、人事 4.韓志進：技術工藝 5.王智遠：設備類 6.杜秀英：財務類審批 總經(jīng)理:張會周審批 秘書：張雅斌、龐思穎分發(fā) OA用戶傳閱 秘書：張雅斌、龐思穎存檔

5.3公文檔案管理 根據(jù)調(diào)研情況，劃分如下公文檔案分類

六、知識管理 6.1文檔權限描述 A、集團文檔管理專人負責、專人管理維護； B、各單位文檔由單位文檔管理員負責管理、維護； C、各部門機構的文檔資料由單位文檔管理員來負責將文檔授權相關人員管理、修改、刪除、增加等，單位文檔管理員有各部門文檔資料的所有控制權； 6.2文檔應用結(jié)構 七、公共信息 7.1應用描述 建立日常公告通知發(fā)布區(qū)，實現(xiàn)公司日常事務性公告通知的及時送達; 建立公司制度公示區(qū)，公布公司各項制度，并通過公告查看統(tǒng)計功能保留查看記錄，確保每一個人都知曉公司的規(guī)章制度; 建立合理化建議討論專區(qū)，職工園地專區(qū)，實現(xiàn)下情上達，豐富職工生活。

7.2應用欄目 序號欄目名稱說明欄目類型授權范圍 1公司行政公告欄公司日常性、重大事項通知、行政公告單位公告楊德華（行政部） 2人事公告欄新員工入職，新人事制度公告單位公告 3財務公告欄財務相關公告單位公告 4財險公告欄財險部相關公告單位公告 5供應商發(fā)展中心公告欄供應商發(fā)展中心相關事務公告單位公告 6IT公告欄信息建設相關事務公告單位公告 7審計法務部公告欄審計法務部相關事務公告集團公告 8市場品牌部公告欄市場品牌部相關事務公告集團公告 9壽險部公告欄壽險部相關事務公告集團公告 10公司要聞公司重要新聞單位新聞 11業(yè)務戰(zhàn)報業(yè)務信息公布平臺單位新聞 12機構快訊下屬機構的信息公開集團新聞 13人物報道公司領導、員工先進事跡報道集團新聞 14心得感悟單位討論 15經(jīng)驗交流單位討論 16市場動態(tài)行業(yè)信息發(fā)布，為銷售業(yè)績提高支持集團討論 17媒體關注媒體報道信息記錄集團討論 18財務知識相關意見征集欄財務知識學習、意見收集專欄單位調(diào)查 19市場品牌交流欄市場品牌信息討論專欄單位調(diào)查 20信息系統(tǒng)疑難咨詢?nèi)A康公司各業(yè)務信息系統(tǒng)答疑集團調(diào)查

八、其它應用 序號應用內(nèi)容應用情況備注 1蓋章應用電子印章共XX個 2關聯(lián)系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)站、業(yè)務系統(tǒng)XX個 3

九、總結(jié)與實施建議 建議一、基礎應用階段：事務過程控制、監(jiān)督管理（日常信息發(fā)布，日程計劃事務的管理，重點核心流程審批，日常工作溝通協(xié)作，知識的管理，建立《OA管理制度》，實行《OA績效考核機制》，應用時間周期在6個月左右） 建議二、深化應用階段：（公司流程全面推廣，OA功能全面深入應用） 建議三、以深圳總部為實施地點； 建議四、建立各部門的關鍵成員。