在各種企業(yè)管理軟件中，OA系統(tǒng)涉及的人員崗位最廣、辦公事務(wù)最多、使用跨度最大，所以，它雖然看起來(lái)沒(méi)有ERP軟件那么復(fù)雜，但要想選擇并用好一款OA系統(tǒng)卻也并非易事。

為此，筆者采訪了動(dòng)力OA系統(tǒng)的實(shí)施部經(jīng)理張步宇先生，請(qǐng)他介紹一下OA系統(tǒng)選型和實(shí)施中需要注意的事項(xiàng)。近年來(lái)，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)立足中端市場(chǎng)，以領(lǐng)先業(yè)界的工作流、報(bào)表和開(kāi)放平臺(tái)三大技術(shù)為依托，已成為實(shí)用性、易用性和高性價(jià)比OA系統(tǒng)的代表，因此相信這些建議會(huì)給CIO們提供有用的幫助。

1、抓住自己當(dāng)前最主要的需求

筆者發(fā)現(xiàn)，如今很多企業(yè)的CIO們對(duì)于企業(yè)真正所需要的OA并不能深刻了解，他們不知道自己的真實(shí)需求到底是什么，從而也就不能夠很好的選擇適合自己企業(yè)的OA產(chǎn)品。

對(duì)于這一點(diǎn)，張先生認(rèn)為：“在選擇OA系統(tǒng)時(shí)，一定要緊緊抓住自己當(dāng)前的主要需求，這個(gè)需求一定要明確，不要面面俱到，不要試圖去滿足每個(gè)部門(mén)、每個(gè)人，在此基礎(chǔ)上兼顧未來(lái)幾年的發(fā)展，留有拓展的空間。CIO在各部門(mén)以及主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行需求調(diào)研后，千萬(wàn)不要拿著一個(gè)大雜燴的需求報(bào)告去選型，而應(yīng)該對(duì)這些需求進(jìn)行評(píng)估、篩選、排序，確定主要問(wèn)題是什么，確定這些問(wèn)題是否可以通過(guò)OA來(lái)解決，最后按照一份有針對(duì)性的、可執(zhí)行的方案去選型。這就有效避免了盲目的選項(xiàng)，盲目的選型會(huì)讓你看著各個(gè)OA都差不多，造成被動(dòng)和無(wú)所適從。”

顯然，OA的選型一定要選擇自己當(dāng)前最重要的一些需求，例如日常工作流程匯報(bào)與處理等，這樣才能讓OA充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，從而減少系統(tǒng)資源的浪費(fèi)。

2、OA選型要輕概念，重產(chǎn)品

現(xiàn)在很多的OA廠商將自己的產(chǎn)品描述的天花亂墜，吸引著CIO們的眼球。張先生在此請(qǐng)CIO們注意：“不要被廠商各種漂亮的概念和承諾所誤導(dǎo)，要輕概念、重產(chǎn)品，務(wù)實(shí)、理性，尋找業(yè)內(nèi)主流的產(chǎn)品?！?p style="line-height: 3em;">

在眾多OA產(chǎn)品中進(jìn)行選型時(shí)，一定要要分別從橫向與縱向，從不同的維度分別去綜合比較各個(gè)產(chǎn)品，張先生給大家從以下幾個(gè)方面進(jìn)行了舉例，從而最后選出最適合自己的產(chǎn)品：

• 技術(shù)——包括健壯性、開(kāi)放性以及穩(wěn)定性等。
• 功能——包括適用性、易用性等。
• 服務(wù)——包括OA使用的便利性、的方式是否合理等。
• 價(jià)格——價(jià)格是否符合公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，后期的服務(wù)價(jià)格等。

• 張先生說(shuō)：“OA系統(tǒng)作為一種管理軟件，所蘊(yùn)含的管理理念很重要，但管理理念不能和軟件功能相脫節(jié)，這是很多客戶所忽略的，結(jié)果造成理念很完美，軟件很悲催?！?p style="line-height: 3em;">

  張先生還提出了一個(gè)很好的建議：“在選擇某個(gè)廠商的OA產(chǎn)品之前，用戶可以向廠商索取系統(tǒng)的試用版，結(jié)合自己的實(shí)際需求模擬運(yùn)行幾周，以便有個(gè)更直觀和準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的測(cè)試版就公開(kāi)在網(wǎng)站上，而且完全免費(fèi)、免注冊(cè)、免認(rèn)證，是完全開(kāi)放的，就是希望能夠?yàn)橛脩舻捏w驗(yàn)提供最大的便利。”

  3、制定規(guī)范促進(jìn)OA落實(shí)與實(shí)施

  當(dāng)一個(gè)企業(yè)成功的為自己進(jìn)行了OA選型之后，如何才能夠讓OA的實(shí)施與落實(shí)更快與更好呢？張先生認(rèn)為：“OA系統(tǒng)的成功落地首先需要制度上的保障，重點(diǎn)在于培養(yǎng)全員的使用習(xí)慣，待使用形成習(xí)慣以后，OA系統(tǒng)就會(huì)順暢的運(yùn)行?！?p style="line-height: 3em;">

  張先生認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)該制定正確使用OA系統(tǒng)的相關(guān)規(guī)范，包括明確而具體的相關(guān)規(guī)則和方法等，如賬號(hào)密碼規(guī)范、文件命名規(guī)范、信息發(fā)布規(guī)范、流程審批規(guī)范、各功能的管理員劃分等等，這些規(guī)范必須要同時(shí)兼顧執(zhí)行的便利性和持續(xù)性，通過(guò)規(guī)范將企業(yè)的辦公重心由線下轉(zhuǎn)移到線上。

  成功的企業(yè)都采用了一系列舉措來(lái)保證OA系統(tǒng)應(yīng)用的落實(shí)，比如要求所有的通知、公告必須通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布，所有的文檔都在OA系統(tǒng)上保存和共享，所有的申請(qǐng)都必須在OA系統(tǒng)上進(jìn)行審批，并對(duì)審批時(shí)限進(jìn)行設(shè)置和提醒，甚至加入考核等。

  4、避免走進(jìn)系統(tǒng)維護(hù)誤區(qū)

  在系統(tǒng)維護(hù)上，很多企業(yè)存在一個(gè)誤區(qū)，覺(jué)得當(dāng)?shù)匾欢ㄒ蟹?wù)機(jī)構(gòu)，有問(wèn)題了能夠有人隨時(shí)上門(mén)服務(wù)。張先生講到，其實(shí)OA系統(tǒng)是可以遠(yuǎn)程維護(hù)的，而且比上門(mén)服務(wù)更靈活、更及時(shí)、成本更低。另外服務(wù)機(jī)構(gòu)要么是辦事處要么是代理商，他們對(duì)產(chǎn)品的熟悉程度以及修改權(quán)限都遠(yuǎn)不如廠家的專業(yè)技術(shù)人員。

  需要注意的是，基于Lotus平臺(tái)開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)維護(hù)極為復(fù)雜，成本極高，無(wú)法遠(yuǎn)程維護(hù)，需要慎重考慮。

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