1、項目背景

大連飛創(chuàng)信息技術(shù)有限公司是大連商品交易所（簡稱大商所）的全資子公司，注冊資本3000萬元，主營業(yè)務(wù)為大商所及中國期貨交易市場提供信息技術(shù)服務(wù)。公司的技術(shù)團隊匯集了知名院校的博士、碩士，公司技術(shù)研發(fā)人員比例達(dá)到88.2％。

通過近10年的發(fā)展，飛創(chuàng)公司已經(jīng)從簡單的服務(wù)于大連商品交易所轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)國內(nèi)證券期貨合約研究、軟件開發(fā)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子商務(wù)、行情經(jīng)營服務(wù)、托管業(yè)務(wù)、多樣化驗收測試服務(wù)為一體的全面的金融信息服務(wù)平臺。

飛創(chuàng)公司屬于典型的中小企業(yè)，目前有130多名員工，因為服務(wù)于對安全性要求極高的期貨交易市場，所以公司內(nèi)部有嚴(yán)格的門禁管理，而每個人所能到達(dá)的門禁級別不同，所以即便是公司內(nèi)部的報批都是一個很繁瑣的過程。

而且，飛創(chuàng)公司在北京設(shè)有研發(fā)分公司，分公司和總公司之間的審批就更為麻煩，溝通、數(shù)據(jù)、審核往往不能同步，經(jīng)常要耗費大量的時間和精力去協(xié)調(diào)和追蹤。

因此，飛創(chuàng)公司對協(xié)同OA系統(tǒng)最核心的需求就是，徹底解決內(nèi)部審核的過程管理和報表統(tǒng)計問題。通過協(xié)同OA系統(tǒng)，飛創(chuàng)公司可以將與自身業(yè)務(wù)關(guān)系緊密的表單做成標(biāo)準(zhǔn)化的模版，并設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)化的流程，徹底打破層級、地域、時間的限制，大大提升工作效率和質(zhì)量。

另外，因為本身屬于金融類相關(guān)企業(yè)，所以飛創(chuàng)公司對協(xié)同OA系統(tǒng)的安全性比一般客戶的要求要高很多。

2、實施過程

經(jīng)過仔細(xì)的選型，飛創(chuàng)公司選擇了以技術(shù)領(lǐng)先著稱的動力協(xié)同OA系統(tǒng)。華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)擁有業(yè)內(nèi)最完善、最靈活、最易用的工作流管理系統(tǒng)，在滿足企業(yè)各種復(fù)雜的流程管理需求上表現(xiàn)優(yōu)秀。而且采用J2EE平臺開發(fā)，具有嚴(yán)密的安全設(shè)計機制，在安全性、穩(wěn)定性、拓展性上具有良好的保障。

飛創(chuàng)公司的實施策略是：先完全按照標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品進行實施，待對系統(tǒng)的基本應(yīng)用熟練掌握，并根據(jù)應(yīng)用情況進一步整理需求后再進行。因此前期的實施工作就比較簡單，可分為兩個階段。

第一階段：系統(tǒng)安裝，人員導(dǎo)入。

即安裝協(xié)同OA系統(tǒng)，并導(dǎo)入客戶的組織機構(gòu)、用戶名，設(shè)定崗位級別及各人員對應(yīng)的崗位名稱。系統(tǒng)安裝完畢后，華天動力的實施人員對飛創(chuàng)的系統(tǒng)管理員進行專門培訓(xùn)，讓他們對協(xié)同OA系統(tǒng)的使用和維護有一定程度的理解。這些工作完成后，實施人員和飛創(chuàng)的項目負(fù)責(zé)人溝通，確認(rèn)需要制作的表單和流程，以及新增需求，根據(jù)這些內(nèi)容安排下一步實施和定制開發(fā)的計劃，當(dāng)然定制開發(fā)不會馬上就做。

第二階段：表單、流程設(shè)置，啟動系統(tǒng)。

飛創(chuàng)公司沒有貪多求全，在第一階段只確定了40余張最常用的表單，包括加班申請單、錄用審批單、資產(chǎn)驗收單、合同付款審批表、采購計劃表、請購申請表、申請單、固定資產(chǎn)審批表等等，涵蓋人事部門、財務(wù)部門和綜合部。這些表單都由華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的實施人員協(xié)助飛創(chuàng)公司的系統(tǒng)管理員來制作。

這些表單各有特點，綜合部的表單最多，大概20張以上；財務(wù)部的表單較少但流程很復(fù)雜，包含大量的條件跳轉(zhuǎn)設(shè)計，判斷條件非常多；人事部的表單不多，但是表單制作起來比較麻煩，涉及到的控件和內(nèi)容非常多，往往一個表單添加幾十個控件都是少的。

飛創(chuàng)公司最初的想法是將分公司和總公司的財務(wù)審批統(tǒng)一為一個流程和表單，但在實施時發(fā)現(xiàn)北京分公司的審核流程遠(yuǎn)遠(yuǎn)比總公司的要復(fù)雜，且審核人員的崗位級別也差別很大。另外，因為審批金額的權(quán)限不同，表單上進行條件判斷的差別也很大，所以就將分公司和總公司的審批模版做了拆離。考慮到后期做報表統(tǒng)計及關(guān)聯(lián)項設(shè)定的方便，也放棄了一表單多流程的設(shè)置方法。

這再次說明，過分的追求統(tǒng)一化和自動化會將操作復(fù)雜化，反而不利于協(xié)同OA系統(tǒng)的使用，而應(yīng)該綜合考慮規(guī)范和易用之間的平衡，這也是華天動力在實施中經(jīng)常遇到的情況。

由于系統(tǒng)剛剛啟用，日后表單的格式可能會有調(diào)整，而且一些和財務(wù)、人事數(shù)據(jù)結(jié)合的地方需要二次開發(fā)，因此報表的格式暫時無法確定，需要放到后期處理。

經(jīng)過對系統(tǒng)的內(nèi)部測試后，系統(tǒng)就可以正式運行了。

3、表單實例

如下圖示，為飛創(chuàng)公司北京分公司“報銷單”的設(shè)計：

這個“報銷單”內(nèi)涉及到兩處數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，一是可以和“預(yù)算表”關(guān)聯(lián)預(yù)算額度，二是可以和“借款單”關(guān)聯(lián)預(yù)借金額。事實上，飛創(chuàng)公司的表單中有大量的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)設(shè)計，人事、財務(wù)等不同的表單間都可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和共享，這也是華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的特色。

該“報銷單”的審批流程為如下圖示：

在這個流程圖里面涉及多處條件跳轉(zhuǎn)，系統(tǒng)會根據(jù)申請人崗位和報銷金額的不同自動判斷下一步流轉(zhuǎn)步驟。比如步驟2“財務(wù)審核”后可能會流轉(zhuǎn)到步驟3、步驟4、步驟5或步驟6，流程跳轉(zhuǎn)的條件由管理員進行設(shè)置和維護。

后記

作為一個IT企業(yè)，飛創(chuàng)公司對信息化的接受程度和理解程度都很高，這使其在協(xié)同OA系統(tǒng)的項目中，對需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、實施開發(fā)的一系列工作都表現(xiàn)得非常務(wù)實和理性，這種正確的思維無疑就是成功的一半。