如果把化建設(shè)當(dāng)成一桌大餐的話，那么就是第一道精致的開(kāi)胃小菜。對(duì)美食家來(lái)說(shuō)，大餐不一定天天有，但小菜可以天天吃。那么才能做好這道小菜呢？筆者有幸經(jīng)歷過(guò)2個(gè)大型集團(tuán)企業(yè)的OA項(xiàng)目建設(shè)，現(xiàn)和大家一起探討企業(yè)的OA項(xiàng)目建設(shè)與系統(tǒng)應(yīng)用。 一、關(guān)于OA選型

OA選型對(duì)企業(yè)而言就像一個(gè)人談婚論嫁，是一件大事需要嚴(yán)肅對(duì)待，OA系統(tǒng)作為企業(yè)管理和協(xié)同辦公的平臺(tái)，她就像生活中的伴侶一樣一旦牽手，就要天天面對(duì)，長(zhǎng)相廝守下去。因此，關(guān)于OA選型話題的爭(zhēng)論從未停止過(guò)，而今面對(duì)令人臨眼花繚亂的OA廠商，更讓人難辨真?zhèn)?，難以抉擇。此時(shí)此景，就需要企業(yè)借一雙慧眼，把它看得真真切切。先從一下幾點(diǎn)入手：

1、認(rèn)清自己、明確需求

企業(yè)OA選型之前要做好準(zhǔn)備工作，首先要弄清企業(yè)管理現(xiàn)狀和未來(lái)管理目標(biāo)，做到頭腦清醒，目標(biāo)明確，同時(shí)能準(zhǔn)確的把這些管理需求傳達(dá)給。主要包括：未來(lái)5年企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)聯(lián)合重組、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)、行政人事級(jí)別、企業(yè)文化和審批流程等。其次，考察行業(yè)內(nèi)外OA應(yīng)用成功且有借鑒性的企業(yè)，同時(shí)外聘第三方獨(dú)立咨詢公司或資深顧問(wèn)給予指導(dǎo)，做到心中有數(shù)，有的放矢。最后，做好預(yù)算和立項(xiàng)。常言道：巧婦難為無(wú)米之炊，預(yù)算要合適，立項(xiàng)要完整。建議在咨詢顧問(wèn)的建議下，適當(dāng)?shù)呐cOA供應(yīng)商多接觸和交流，獲取必要的信息。

2、產(chǎn)品功能與企業(yè)管理相匹配

評(píng)審OA產(chǎn)品功能之前，首要任務(wù)是甄別OA產(chǎn)品的定位：行業(yè)產(chǎn)品還是通用產(chǎn)品，大型集團(tuán)級(jí)產(chǎn)品還是單個(gè)企業(yè)級(jí)產(chǎn)品。定位很關(guān)鍵，一定要弄清楚，不能含糊，因?yàn)楫a(chǎn)品的定位直接關(guān)系到產(chǎn)品設(shè)計(jì)理念，現(xiàn)代企業(yè)管理思想的融入、軟件設(shè)計(jì)架構(gòu)、支持企業(yè)管理層級(jí)等。例如，大型集團(tuán)級(jí)OA產(chǎn)品就需要考慮這些功能：支持復(fù)雜的集團(tuán)級(jí)組織機(jī)構(gòu)（3級(jí)及以上層級(jí)，多產(chǎn)業(yè)多層級(jí)），與組織機(jī)構(gòu)相匹配的多空間多維度辦公操作平臺(tái)，嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的權(quán)限管理，功能強(qiáng)大的系統(tǒng)管理員平臺(tái)等。這點(diǎn)就是上述要求企業(yè)要明確需求的原因。其次，抓住OA系統(tǒng)核心功能：以事件處理為核心的，以固化管理制度為目的表單應(yīng)用，以改變紙質(zhì)簽批為的，以打通內(nèi)部管理與外部交流為橋梁的電子郵件管理，以日常辦公事務(wù)管理的計(jì)劃會(huì)議日程管理，以提供常用辦公工具的常用工具模塊。

最后，就是要考慮到OA系統(tǒng)一些特性：集成性，主要考慮與企業(yè)其他管理系統(tǒng)的集成（ERP、HR、等）；支持多種設(shè)備（PDA，IPAD，手機(jī)等）；易用性，易學(xué)，界面友好，操作簡(jiǎn)單。穩(wěn)定性好，主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)安全，系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定；可維護(hù)性，除了自身具備強(qiáng)大的管理操作平臺(tái)，還要有專業(yè)的運(yùn)維體系。這里需要強(qiáng)調(diào)的是，OA產(chǎn)品功能評(píng)審中一定要認(rèn)識(shí)到輔助功能集成不需要太多，過(guò)多勢(shì)必影響其主要功能。有些OA廠家在介紹自身產(chǎn)品的時(shí)候一再?gòu)?qiáng)調(diào)功能強(qiáng)大包括一些HR管理、、智能報(bào)表等等，其實(shí)認(rèn)真分析這些模塊的功能，會(huì)發(fā)現(xiàn)大多是一些花拳繡腿，唱高調(diào)，炒作概念，而它提到的上述功能，哪些是只有獨(dú)立且專業(yè)的管理軟件才能完成的。所以請(qǐng)記住專業(yè)的事情交給專業(yè)的系統(tǒng)，小菜就是小菜，不能冒充大餐的價(jià)格，OA就是OA，不能讓它承擔(dān)太對(duì)，否則會(huì)讓你失望的。

3、商務(wù)談判要徹底

OA項(xiàng)目建設(shè)費(fèi)用主要包括：產(chǎn)品許可費(fèi)、軟件實(shí)施費(fèi)、硬件投入（服務(wù)器和存儲(chǔ)）、商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)（ORACLE、SQLSERVER、MYSQL等）、差旅費(fèi)和運(yùn)維費(fèi)等。其中產(chǎn)品許可費(fèi)、軟件實(shí)施費(fèi)和運(yùn)維費(fèi)是最容易產(chǎn)生糾紛，將重點(diǎn)分析。其他幾項(xiàng)費(fèi)用一般都是企業(yè)尋找第三方提供，且一次性投入。

1)產(chǎn)品許可費(fèi)

簡(jiǎn)單地講就是協(xié)同管理系統(tǒng)產(chǎn)品費(fèi)用。一般分為二種：一次性包干費(fèi)用和用戶并發(fā)數(shù)費(fèi)。一次性包干費(fèi)用是指產(chǎn)品許可費(fèi)一次支付，不受用戶數(shù)和并發(fā)用戶數(shù)限制的。用戶并發(fā)數(shù)是指OA用戶并發(fā)數(shù)限制的，用戶同時(shí)在線使用OA系統(tǒng)的數(shù)量是受限制的。例如：以O(shè)A并發(fā)數(shù)500個(gè)為例，即該OA系統(tǒng)支持同時(shí)在線用戶數(shù)為500個(gè),超500個(gè)，其他用戶將無(wú)法登陸。這樣在商務(wù)談判中一定要明確，如果是一次性包過(guò)費(fèi)用就要加以說(shuō)明，如果是用戶并發(fā)數(shù)，就要在談判中約定并發(fā)數(shù)，一般企業(yè)的管理者占總?cè)藬?shù)的30%。以此可作為參考值。另外，也要考慮到未來(lái)企業(yè)3年內(nèi)的發(fā)展，同時(shí)建議在合同中約定后續(xù)新增的并發(fā)數(shù)的單價(jià)或計(jì)算依據(jù)。

2)軟件實(shí)施費(fèi)

通俗的講就是OA系統(tǒng)從產(chǎn)品部署到系統(tǒng)正式應(yīng)用過(guò)程中投入OA顧問(wèn)的費(fèi)用。一般視OA項(xiàng)目和企業(yè)規(guī)模而論，作為OA實(shí)施方，它們都有自己一套標(biāo)準(zhǔn)的OA項(xiàng)目實(shí)施方法論，一般以項(xiàng)目管理的思想作為指導(dǎo)。實(shí)施費(fèi)建議按照實(shí)施方投入顧問(wèn)的工作量（人天數(shù)）和顧問(wèn)單價(jià)來(lái)計(jì)算，同時(shí)注意培訓(xùn)內(nèi)部實(shí)施顧問(wèn)。

3)運(yùn)維費(fèi)用

OA運(yùn)維費(fèi)用是指OA項(xiàng)目驗(yàn)收后，OA系統(tǒng)已交付甲方使用之后，甲方需乙方提供服務(wù)而支付的費(fèi)用。一般在OA系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)中出現(xiàn)了問(wèn)題，而甲方自身無(wú)法解決，則需OA廠家或OA實(shí)施方提供技術(shù)支持給予解決。建議通過(guò)談判做到，免費(fèi)提供遠(yuǎn)程支持和電話支持，需到現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題按人天費(fèi)用計(jì)算。

二、關(guān)于OA實(shí)施

OA實(shí)施就是知識(shí)轉(zhuǎn)移、管理理念更新和辦公習(xí)慣改變的過(guò)程。期間，最重要的工作和最有效的方法就是培訓(xùn)。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)踐，OA項(xiàng)目實(shí)施建議采取“速贏+提升”的策略，首先部署實(shí)施急需的，見(jiàn)效快，易實(shí)施的模塊，例如：協(xié)同管理和表單應(yīng)用模塊。從而達(dá)到速贏的效果。然后在企業(yè)OA應(yīng)用取得企業(yè)廣泛認(rèn)可的基礎(chǔ)上，完成公文管理模塊的實(shí)施，以實(shí)現(xiàn)應(yīng)用提升的目的。關(guān)于OA實(shí)施方法取決于OA項(xiàng)目本身，概括為兩方面內(nèi)容：企業(yè)情況和產(chǎn)品特征。在項(xiàng)目前面已經(jīng)討論過(guò)產(chǎn)品功能要和企業(yè)管理相匹配。分二種情況進(jìn)行分析：

1)單個(gè)企業(yè)和企業(yè)版OA產(chǎn)品。建議采取師傅帶徒弟方式傳授知識(shí)，培訓(xùn)分二個(gè)層級(jí)開(kāi)展：企業(yè)管理層和企業(yè)普通用戶。其中企業(yè)管理層培訓(xùn)由實(shí)施顧問(wèn)來(lái)主講，企業(yè)OA系統(tǒng)管理員協(xié)助，建議采取集中培訓(xùn)和答疑。在培訓(xùn)內(nèi)容上更多地是安排一下OA產(chǎn)品理念和OA系統(tǒng)操作的內(nèi)容。目的是讓企業(yè)管理者樹(shù)立OA系統(tǒng)辦公的信心，同時(shí)號(hào)召他們做好OA應(yīng)用的榜樣。普通用戶培訓(xùn)建議以企業(yè)OA系統(tǒng)管理員主講，實(shí)施顧問(wèn)指導(dǎo)?；蛘邔?shí)施顧問(wèn)和OA系統(tǒng)管理員交叉進(jìn)行。這樣不僅降低OA實(shí)施費(fèi)用，而且為企業(yè)培訓(xùn)了內(nèi)部OA講師，并為今后OA運(yùn)維提供了保障。另外除了培訓(xùn)外，OA產(chǎn)品安裝、服務(wù)器部署和OA系統(tǒng)初始化（企業(yè)組織機(jī)構(gòu)創(chuàng)建、崗位職務(wù)設(shè)置和OA用戶創(chuàng)建等）建議在實(shí)施顧問(wèn)的指導(dǎo)下，由企業(yè)信息化中心配合完成。按照這種實(shí)施方法，一個(gè)實(shí)施顧問(wèn)大概一周工作日就可以完成。

2)集團(tuán)型企業(yè)和集團(tuán)版OA產(chǎn)品：建議采取“自上而下、統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、集中培訓(xùn)”的策略。自上而下是指實(shí)施的指導(dǎo)思想。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要營(yíng)造和宣傳這樣一種氛圍，并堅(jiān)定這樣的信心：OA項(xiàng)目是公司“一把手”工程，得到公司領(lǐng)導(dǎo)大力支持，集團(tuán)總部親歷推行的系統(tǒng)。統(tǒng)一規(guī)劃是指系統(tǒng)初始化中的數(shù)據(jù)和OA實(shí)施主計(jì)劃。初始化過(guò)程中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要包括：企業(yè)組織機(jī)構(gòu)名稱和層級(jí)、職務(wù)和崗位的名稱和管理層級(jí)等。分步實(shí)施是指實(shí)施單位和實(shí)施模塊的順序要分步進(jìn)行。對(duì)應(yīng)集團(tuán)型企業(yè)，由于下屬產(chǎn)業(yè)或者企業(yè)比較多，企業(yè)之間的管理者態(tài)度、管理水平、員工素質(zhì)和IT應(yīng)用水平都存在差異，這些就決定著OA功能模塊實(shí)施的順序，一般來(lái)講，協(xié)同管理比較簡(jiǎn)單，表單應(yīng)用和公文管理都涉及到管理層參與和領(lǐng)導(dǎo)審批習(xí)慣改變，相對(duì)較難。另外，企業(yè)之間的距離和經(jīng)營(yíng)季節(jié)也要考慮，即不能讓實(shí)施團(tuán)隊(duì)的時(shí)間浪費(fèi)在路途上，也不能員工在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)旺季離崗脫產(chǎn)培訓(xùn)。集中培訓(xùn)是指以企業(yè)為單位進(jìn)行集中培訓(xùn)，缺席領(lǐng)導(dǎo)可以單獨(dú)補(bǔ)課。這樣做有2個(gè)好處：領(lǐng)導(dǎo)帶頭參訓(xùn)，營(yíng)造氛圍，鼓舞士氣，保證了培訓(xùn)質(zhì)量；提高培訓(xùn)效率，降低實(shí)施費(fèi)用。綜上所述，在實(shí)施過(guò)程中兩關(guān)鍵點(diǎn)需要把握：找合適的人和做正確的事。首先要找到合適的人，即從各成員企業(yè)選拔好合格的OA系統(tǒng)管理員，不僅為OA項(xiàng)目實(shí)施組建團(tuán)隊(duì)，而且為今后OA系統(tǒng)的運(yùn)維籌集支持體系。然后要做正確的事，主要是結(jié)合企業(yè)管理水平和當(dāng)前企業(yè)“政治”氛圍，領(lǐng)會(huì)管理層的思想，利用好現(xiàn)有的資源，同時(shí)項(xiàng)目組的工作計(jì)劃要得到管理層認(rèn)可和支持。最后就是組織有力，快速推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)速贏。

三、關(guān)于OA應(yīng)用

在這里引用一位信息化建設(shè)和企業(yè)管理專家王運(yùn)豐一句話，他是這樣形容OA應(yīng)用：“易學(xué)難精，易用難深”，究其原因：管理者觀念難以轉(zhuǎn)變，責(zé)任在于領(lǐng)導(dǎo)。

“易學(xué)難精”很容易理解，就是OA項(xiàng)目的特點(diǎn)，只要完成培訓(xùn)，大家立刻就會(huì)登錄操作，OA系統(tǒng)用戶馬上劇增。但是分析一下他們的OA應(yīng)用情況，會(huì)發(fā)現(xiàn)這些的現(xiàn)象：他們能應(yīng)用OA系統(tǒng)功能不到30%，一般用于：文件傳送，在線聊天和討論區(qū)灌水等。一般會(huì)應(yīng)用OA模塊做到的是協(xié)同工作，也只是其中的常規(guī)功能，其他協(xié)同工作模塊的高級(jí)應(yīng)用基本上不用，例如：協(xié)同工作模塊中高級(jí)處理功能，模板調(diào)用和督辦設(shè)置等等，至于其他OA功能模塊：表單應(yīng)用和公文管理，更是不知所云，無(wú)從下手了，因?yàn)樽鳛镺A系統(tǒng)精華的表單應(yīng)用和無(wú)紙化辦公標(biāo)志的公文管理都是與領(lǐng)導(dǎo)和管理者緊密相關(guān)的，只有他們是作為決策者在OA系統(tǒng)中審批，員工才能夠在OA系統(tǒng)中查閱，從而達(dá)到高效辦公，快速執(zhí)行的目的。

“易用難深”同樣可以理解，同樣以O(shè)A表單應(yīng)用和公文管理的應(yīng)用為例，OA表單應(yīng)用實(shí)質(zhì)是以O(shè)A為管理平臺(tái)，把企業(yè)現(xiàn)有管理制度流程化和管理模式（或成果）固定化的過(guò)程，也是企業(yè)管理水平和制度執(zhí)行力的體現(xiàn)。例如：容易實(shí)現(xiàn)OA表單應(yīng)用的主要包括：人力資源管理類：?jiǎn)T工月度計(jì)劃總結(jié)表單，員工月度工作考核表單和假期或差旅申請(qǐng)表單等等；財(cái)務(wù)類：?jiǎn)T工費(fèi)用報(bào)銷單、預(yù)備金借用單等。OA公文管理則是無(wú)紙化辦公，，高效辦公的直接表現(xiàn)。沒(méi)有使用OA公文管理時(shí)，舉個(gè)例子：下級(jí)單位呈上一份請(qǐng)示文件或者集團(tuán)總部需要下發(fā)一份公文，辦事員就需要收文、整理、打印、等待領(lǐng)導(dǎo)審批、回復(fù)或簽發(fā)。這個(gè)周期少則10天多則1個(gè)月，尤其對(duì)于大型集團(tuán)型企業(yè)。想必大家都知道知道：領(lǐng)導(dǎo)很忙，檔期很滿，實(shí)屬無(wú)奈。這樣的結(jié)果：下級(jí)單位抱怨效率太低，部門領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)辦事不力，辦事員委屈地說(shuō)公司領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有審批，公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)說(shuō)沒(méi)有看到要審批文件。究其原因：他們?nèi)鄙僖粋€(gè)統(tǒng)一的，不受時(shí)空限制，不受傳統(tǒng)思想束縛的辦公平臺(tái)OA系統(tǒng)。如果企業(yè)啟用了OA公文管理，就可以改變?cè)瓉?lái)受時(shí)空和制度限制的“人找人辦事”的被動(dòng)模式，改為現(xiàn)在地球村全天候“事找人辦事”的主動(dòng)模式。

最后，給大家講一個(gè)故事：某大型集團(tuán)企業(yè)，在集團(tuán)總部進(jìn)行OA系統(tǒng)上線培訓(xùn)，當(dāng)時(shí)總部有70多人，采取集中培訓(xùn)的方式，組織了2次，都是因?yàn)橐幌鹿绢I(lǐng)導(dǎo)缺席而未到預(yù)期的目標(biāo)，從而出現(xiàn)這樣一種現(xiàn)象：OA在線用戶大都是信息中心或者一些年輕人，同時(shí)在線人數(shù)不超過(guò)10人。這時(shí)，一個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)就這樣對(duì)OA項(xiàng)目組說(shuō)道：本周OA上線人數(shù)超過(guò)20人就算你們“成功”了。面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)疑，項(xiàng)目組顯得無(wú)奈和沮喪，但是信息化負(fù)責(zé)人卻信心十足，并找到了提高員工OA應(yīng)用熱情的方法。方法很簡(jiǎn)單：要求公司總裁每天上班第一件事：登陸OA系統(tǒng)。這招果然奏效，不到3天，OA在線人數(shù)已經(jīng)突破了50人，超過(guò)總部70%人數(shù)在使用OA了。這個(gè)事情讓大家明白了一個(gè)道理：OA項(xiàng)目是一把手工程，領(lǐng)導(dǎo)口頭說(shuō)100次支持，不如行動(dòng)支持1次。