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費(fèi)用預(yù)算管理與控制系統(tǒng)方案
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有每天都不賺錢的企業(yè)，但沒有每天不花錢的企業(yè)。競爭激烈的市場，企業(yè)的開源及節(jié)源都是同等重要的：開源，如何擴(kuò)大銷售額、擴(kuò)大收入；節(jié)流，如何降低經(jīng)營費(fèi)用、管理費(fèi)用。那如何做到開源又要作到節(jié)流呢?
那即是,要有效控制及降低成本及銷售費(fèi)用的現(xiàn)金流出，去創(chuàng)造最大的現(xiàn)金收益。
深圳友為軟件有限公司針對企業(yè)加強(qiáng)費(fèi)用內(nèi)控的需求推出了網(wǎng)絡(luò)自助費(fèi)用系統(tǒng)，是以企業(yè)成本費(fèi)用管理為核心，圍繞財務(wù)審批流程，從單據(jù)的填制、費(fèi)用的事前申請、網(wǎng)上報銷、費(fèi)用支付、項目管理、資金管理、預(yù)算管理及賬務(wù)管理等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)費(fèi)用核算管理過程電子化，在線完成網(wǎng)上報銷審批，預(yù)算管理控制、與、網(wǎng)上銀行數(shù)據(jù)對接。友為網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實現(xiàn)隨時隨地報銷，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時進(jìn)行單據(jù)審批，實現(xiàn)網(wǎng)上報銷e化管理，報銷和預(yù)算進(jìn)行緊密結(jié)合，時實進(jìn)行預(yù)算控制預(yù)警管理，審批流程結(jié)束自動生成財務(wù)憑證，實現(xiàn)與財務(wù)系統(tǒng)對接和網(wǎng)銀集中付款管理。幫助企業(yè)進(jìn)行費(fèi)用事前管理，事中控制，事后分析；資金管理；友為網(wǎng)上報銷系統(tǒng)解決方案幫助企業(yè)有效控制費(fèi)用，提高工作效率，全面提升全員財務(wù)管理。
友為網(wǎng)絡(luò)自助費(fèi)用報銷管理系統(tǒng),運(yùn)用靈活的工作流程支持企業(yè)資金管理，協(xié)助決策者控制每一筆預(yù)算資金的分配并了解其最終使用結(jié)果。利用流程進(jìn)行費(fèi)用審批的另一項優(yōu)勢是縮短費(fèi)用報銷周期，提高相關(guān)工作人員效率，加快企業(yè)資金流轉(zhuǎn)。
面臨的挑戰(zhàn)
與企業(yè)日常運(yùn)營密切相關(guān)的費(fèi)用管理包含報銷和預(yù)算兩個組成部分，大多數(shù)企業(yè)采用的手工流程一方面存在報銷周期過長的弊端，另一方面也不能很好地控制預(yù)算和實際發(fā)生的費(fèi)用。問題集中體現(xiàn)于以下兩方面：
預(yù)算失衡――資金流向不明，管理者不了解錢究竟花在何處
各地費(fèi)用花費(fèi)情況不盡相同，費(fèi)用組合形式復(fù)雜且變化多樣，變動費(fèi)用難以監(jiān)管固定辦公費(fèi)用中存在大量浪費(fèi)，節(jié)流成為企業(yè)在嚴(yán)峻經(jīng)濟(jì)環(huán)境下必須考慮的課題。
主管對單據(jù)進(jìn)行審批時對于和單據(jù)相關(guān)的費(fèi)用和其他業(yè)務(wù)沒有全局性認(rèn)識，進(jìn)行審批時無法及時得到有效數(shù)據(jù)支持審批決定。
手工操作效率低――預(yù)算和報銷的審批周期冗長，存在大量重復(fù)勞動
員工報銷需多個部門審批以及主管簽字核準(zhǔn)，并直接到財務(wù)部進(jìn)行報賬，大量占用有效工作時間。地域分布較廣的企業(yè)，手工單據(jù)的傳遞過程可能造成單據(jù)丟失和遺漏，進(jìn)一步降低了效率。一旦相關(guān)人員出差在外，簽字審批流程常常被迫中斷。
由于各公司采用各自不同的編列方式進(jìn)行預(yù)算分配，遇突發(fā)狀況需要緊急追加預(yù)算，手工操作不能及時響應(yīng)。員工需要先手工填寫單據(jù)交給主管及財務(wù)審核，流程結(jié)束后財務(wù)還要將單據(jù)逐一輸入財務(wù)系統(tǒng)，整個報銷過程充斥大量重復(fù)勞動。
受審批流程和財務(wù)處理速度雙重制約，資金支付嚴(yán)重滯后于業(yè)務(wù)發(fā)生。
1. 友為費(fèi)用預(yù)算管理與控制解決方案功能描述
1、費(fèi)用預(yù)算編列
2、線上費(fèi)用申報
3、自定義多層審批流程功能
4、靈活的費(fèi)用分類匯總功能
5、自動預(yù)警設(shè)置
6、風(fēng)險的管控
7、能與企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行對接整合
8、能根據(jù)客戶需求快速進(jìn)行
9、當(dāng)企業(yè)不僅只是滿足對費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算管控的時候，我們能為客戶提供更多成熟的預(yù)算管理方案
2.友為費(fèi)用預(yù)算管理與控制解決方案給企業(yè)帶來的效益
費(fèi)用預(yù)算管理與控制解決方案不僅實現(xiàn)了無紙化辦公的理想，更在以下三個方面為企業(yè)帶來收益：
提高工作效率審批過程不再需要員工拿著單據(jù)在各審批人辦公室、財務(wù)部門之間來回折返，系統(tǒng)通過郵件提醒審批者有亟待審批的費(fèi)用，并自動在審批結(jié)束后進(jìn)入下一個與物理單據(jù)的審核流程，最后報財務(wù)部門等待付現(xiàn)。即使審批者出差在外，也不影響報銷流程的運(yùn)轉(zhuǎn)。原先需要一個半月才能完成的報銷流程能縮短至兩周左右時間。
提升審批透明度系統(tǒng)通過權(quán)限設(shè)置提供不同級別的查詢功能。普通員工可以看到自己所有申報的費(fèi)用報銷紀(jì)錄，并可點(diǎn)擊查看單項費(fèi)用的審批紀(jì)錄。主管按部門、產(chǎn)品項目不同，可查詢自己權(quán)責(zé)范圍之內(nèi)的所有差旅辦公、產(chǎn)品專項開發(fā)費(fèi)用等紀(jì)錄，而更高層領(lǐng)導(dǎo)者則可查看公司全體員工的報銷情況，從而了解每一筆支出的用途。另外，系統(tǒng)還能統(tǒng)計員工審批被拒絕的概率，從而提醒審批者著重考察信用額度較差的員工。
降低運(yùn)營成本系統(tǒng)設(shè)有的費(fèi)用預(yù)算管理這一功能項，按年度、季度規(guī)劃個人、部門費(fèi)用預(yù)算，包括交際、、電話傳真、差旅費(fèi)用，并提供預(yù)算與實際成本的對比報表，有助于主管了解在哪些方面支出超過了預(yù)算，加強(qiáng)對費(fèi)用的監(jiān)控力度，改善企業(yè)內(nèi)部資金占用情況，從各方面降低企業(yè)總體運(yùn)營成本。
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(責(zé)任編輯：名易軟件)
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