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資料管理系統(tǒng)：怎么樣選擇外包公司
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公司規(guī)模。即考察公司的注冊(cè)資金、員工規(guī)模、經(jīng)營范圍等情況。一般情況下，要選擇注冊(cè)資金100萬元以上、員工人數(shù)50人以上、業(yè)務(wù)范圍里有數(shù)字加工服務(wù)項(xiàng)目的科技公司進(jìn)行外包。相對(duì)來說，這類公司有一定基礎(chǔ)與規(guī)模，公司從長遠(yuǎn)利益和可持續(xù)發(fā)展角度考慮，加工時(shí)一般不會(huì)粗制濫造，加工質(zhì)量和售后服務(wù)也相對(duì)有保障。但也有例外情況存在。比如一些基礎(chǔ)薄弱的合伙組織或個(gè)人掛靠大公司，以大公司的名義對(duì)外承接檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)，他們主觀上追求利潤最大化，客觀上工作敷衍了事，產(chǎn)品質(zhì)量很難符合要求。為防止這種情況出現(xiàn)，檔案部門可要求公司提供項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)組成情況和參與加工人員的基本情況，以確定該組織資質(zhì)，并最終決定是否給予委托外包。
- 業(yè)務(wù)能力。即考察公司是否具備數(shù)字化加工相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)能力。檔案數(shù)字化加工有別于機(jī)械五金、電子元配件的加工，特殊的加工對(duì)象決定了檔案加工有自己獨(dú)特的工作紀(jì)律與要求。因此，從檔案保護(hù)、信息保密、加工質(zhì)量等方面考慮，最好選擇一家有檔案意識(shí)、懂檔案業(yè)務(wù)的公司來外包。目前市場(chǎng)上有能力承攬檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)的大都是一些科技服務(wù)公司，他們的主營業(yè)務(wù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)服務(wù)，比如軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、網(wǎng)絡(luò)工程等，檔案數(shù)字化加工是近年來新開拓的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，因此好多外包公司對(duì)檔案的了解并不深入。檔案部門在選擇外包公司時(shí)，可通過交流、溝通，考察公司對(duì)檔案工作的熟悉程度，再?zèng)Q定是否外包。
- 技術(shù)狀況。即考察公司是否具備從事檔案數(shù)字化加工的技術(shù)條件。檔案數(shù)字化加工對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求并不高，一般的科技服務(wù)公司都有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)能力承攬這項(xiàng)加工業(yè)務(wù)。與此同時(shí)，他們也都具備加工必須的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)配置、軟件平臺(tái)。但是，光有技術(shù)和設(shè)施仍不能勝任檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化有一套工作流程、多個(gè)加工環(huán)節(jié)，從加工前處理、檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識(shí)別、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、光盤刻錄、數(shù)據(jù)掛接到實(shí)體還原，每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標(biāo)與規(guī)范要求。外包公司如果不懂?dāng)?shù)字化工作流程，或不知流程中各環(huán)節(jié)技術(shù)要求，數(shù)字化產(chǎn)品很難保證。因此，選擇外包公司時(shí)，檔案部門可要求外包公司提供相應(yīng)的技術(shù)文件，重點(diǎn)考察公司對(duì)數(shù)字化各加工環(huán)節(jié)的理解及具體實(shí)施方法。如有必要，可要求公司做模擬操作演示。
- 成功案例?？疾斐晒Π咐哪康脑谟诹私馔獍緳n案數(shù)字化加工經(jīng)驗(yàn)?？偟膩碚f，檔案數(shù)字化加工外包歷史并不長，外包公司進(jìn)入這個(gè)領(lǐng)域的時(shí)間則更短。2010年我校啟動(dòng)檔案數(shù)字化工作時(shí)，浙江省承攬數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的公司只有寥寥數(shù)家，如今兩年過去了，外包公司如雨后春筍般冒出來。因?yàn)榭吹綑n案數(shù)字化加工市場(chǎng)前景良好，許多科技服務(wù)公司兩年內(nèi)倉促披掛上陣。他們可以在短時(shí)間內(nèi)做到對(duì)檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范了如指掌，但如果沒有經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，終究是紙上談兵。因此，在選擇外包公司時(shí)，建議檔案部門要了解一下外包公司在檔案數(shù)字化加工方面有多少成功案例，以此來判斷外包公司是否真正有能力承攬這項(xiàng)業(yè)務(wù)?？紤]到不同行業(yè)檔案特點(diǎn)不同，因此條件允許的話，最好選擇有本行業(yè)相關(guān)加工經(jīng)驗(yàn)的公司來外包。
- 管理水平。了解外包公司的數(shù)字化加工管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有無對(duì)管理人員進(jìn)行規(guī)范培訓(xùn)外，還要看管理人員項(xiàng)目經(jīng)理的實(shí)際管理能力如何。一般情況下，檔案數(shù)字化加工采用的是本地化加工方式，即在檔案所在單位指定的場(chǎng)所進(jìn)行加工。加工過程中的管理工作由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)，因此，項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平高低對(duì)加工質(zhì)量的好壞起著決定性的作用。而外包公司的整體管理水平也充分體現(xiàn)在項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平上。考察項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平最好的辦法就是到加工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地走訪。檔案部門可以從現(xiàn)場(chǎng)員工紀(jì)律是否嚴(yán)肅、物品放置是否有序、環(huán)境是否整潔、操作是否規(guī)范、安全是否有保障等多方面來判斷項(xiàng)目經(jīng)理的管理能力，從而獲取對(duì)外包公司整體管理水平的印象。如果現(xiàn)場(chǎng)管理狀況良好，管理制度得到了有效落實(shí)，這樣的外包公司相對(duì)更讓人放心。
- 反饋信息。即通過用戶反饋的信息來判斷外包公司的數(shù)字化加工工作成效。眾所周知，外包公司為了獲取訂單，通常都會(huì)絞盡腦汁在宣傳方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現(xiàn)象看本質(zhì)，深入了解外包公司的真實(shí)加工狀況，還得傾聽來自用戶方的真實(shí)感受。因此，選擇外包前，最好能聯(lián)系一、兩家接受過該公司加工服務(wù)的檔案單位，聽聽他們的反饋的信息，比如，外包加工過程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、加工人員變動(dòng)是否頻繁、工期有無延誤、產(chǎn)品驗(yàn)收合格率是多少、實(shí)體檔案還原質(zhì)量是否理想、經(jīng)費(fèi)結(jié)算是否合理、售后服務(wù)是否到位等等。檔案部門根據(jù)用戶反饋的意見，結(jié)合其它考察內(nèi)容，綜合評(píng)價(jià)外包公司的數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量，最終決定是否委托外包。
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