現(xiàn)在資料管理系統(tǒng)實在是太多了，對于廣大的用戶確實是好消息，可選擇的余地大多了，但如何選擇，避免誤入歧途，甚至掉入陷阱，這是一個難題。

難道購買軟件還有陷阱？當(dāng)然存在，不光存在，里面的門道還比較多。

首先軟件公司的選擇就是一個難題，這里面人們會有些誤區(qū)：

1.選擇推薦軟件，這里有兩種可能性，有可能這個軟件非常好，非常適合您的使用。但另一方面，可能不適合您的要求，甚至無法使用。在當(dāng)前情況下，遇到推薦的軟件時需要仔細(xì)研究，購買時需要首先試用，試用滿意后再購買。

2.強迫使用某種軟件，否則不讓你達標(biāo)或扣你的分。這是我國現(xiàn)階段的國情，這種情況在資料管理系統(tǒng)市場中是存在的，但現(xiàn)在逐步減少。這時用戶失去了選擇權(quán)，軟件的好壞只能聽天由命了。

3.有些用戶盲目迷信某某著名學(xué)校開發(fā)的軟件，認(rèn)為人家是著名學(xué)府，一定錯不了。其實這是一個最大錯誤。我們可以看一下，比我們先進的國外著名商業(yè)軟件，那一個是大學(xué)開發(fā)出來，沒有！只有按照市場規(guī)律開發(fā)軟件才能產(chǎn)生優(yōu)秀的軟件。

學(xué)校是一個培養(yǎng)人才的地方，畢業(yè)生一撥接一撥，我們大多數(shù)學(xué)校辦的公司為了節(jié)約開發(fā)經(jīng)費，也可以說是靠山吃山，都是找畢業(yè)生或沒有畢業(yè)的學(xué)生開發(fā)，這些畢業(yè)生只不過拿這個開發(fā)項目練練手，開發(fā)完，該出國的出國，該找工作的找工作。后期的完善提高再找一撥人繼續(xù)開發(fā)，新的人不愿修改舊的程序，或者無法理解前任開發(fā)的思路，只能敷衍了事，甚至是不了了之。

為了避免用戶由此產(chǎn)生的麻煩和費用，銷售人員就公開對用戶說："買我們的軟件可以，但服務(wù)或修改無法保證。我們是xx大學(xué)，我們的軟件根本不用修改！"，為什么銷售人員敢這樣說呢，盲目迷信的用戶實在太多了！用戶最后花費高額費用，卻得不到應(yīng)有的服務(wù)，這種情況的比例高的驚人。

學(xué)校辦的公司開發(fā)的軟件還有一個弊端是不符合檔案用戶的實際需要。學(xué)生剛畢業(yè)，開發(fā)商品軟件是第一次，計算機的開發(fā)經(jīng)驗并不豐富，我們又怎么能指望他們開發(fā)出高質(zhì)量的資料管理系統(tǒng)呢。

學(xué)校辦的公司就是非常了解用戶的這種迷信心理，采取各種手段拼命宣傳，利用用戶的這種心理，擴大自己的銷售。

其實學(xué)校公司與其它公司的運行機制是完全一樣的，用戶對他們的要求應(yīng)該是一視同仁，不要被著名學(xué)府的招牌嚇倒而放棄要求，否則最后吃虧的是自己。

下一步就是選購的過程，這里面容易犯的錯誤是這樣的：

1．跟著公司步調(diào)走。有些公司軟件不行，招待上找齊。用戶只要到了公司，就受到全方位的招待，吃不用說了，其它方面樣樣不缺?？删褪亲詈筚I回的軟件無法使用，所以只能硬著頭皮使用，還不能對外說，因為這事不好張揚。

對于這種情況我們給用戶的建議是，招待可以，但軟件你要給我保證，不能給我掉鏈子。

2．相信眼見為實，我去最終用戶單位看一看應(yīng)該可靠了吧，其實這是最隱蔽的陷阱。首先最終用戶絕對不會說自己使用的軟件不好，并且還會大大夸獎自己使用的軟件。另外演示過程都是經(jīng)過精心準(zhǔn)備的，絕對使你看不出來破綻，最后皆大歡喜，只有參觀者被蒙在鼓里。

但有一個例外，如果你身邊有計算機專業(yè)人士陪伴，或者您本身有超常的洞察力，這個陷阱恐怕會失效。但還是有一定的風(fēng)險，因為計算機專業(yè)人士不一定懂檔案，同時資料管理系統(tǒng)的特點一般人不一定了解。

最后就是技術(shù)陷阱，這種陷阱人們會百分百中招。

1.宣稱公司的軟件符合檔案標(biāo)準(zhǔn)。符合檔案標(biāo)準(zhǔn)其實是最低的一個要求，主要因為檔案的計算機標(biāo)準(zhǔn)比較籠統(tǒng)簡單，計算機實現(xiàn)起來太容易。所以用戶對于資料管理系統(tǒng)的要求不應(yīng)停留在符合檔案標(biāo)準(zhǔn)上，而應(yīng)該更進一步。是否可以在標(biāo)準(zhǔn)之上，靈活定制某些功能，否則標(biāo)準(zhǔn)是具備了，但卻無法使用，因為每個單位基本上都是具有自己的特點的。

2.軟件模塊"虛胖"，本來一個模塊就可以解決，非得搞上七八個。如文件管理、全宗管理、案卷級管理、卷內(nèi)管理等等。這樣可以對用戶說："我們的軟件多大，多標(biāo)準(zhǔn)，所以賣您10萬不多!"。

2 資料管理系統(tǒng)選購陷阱揭密

其實這些模塊的本質(zhì)都是對檔案庫的增、刪、改、查操作，如稍有不同也可以特殊處理一下即可，完全可以在一個窗口解決。這種多模塊方式的起因主要是為了市場經(jīng)濟利益，另外就是對檔案管理方式?jīng)]有經(jīng)過透徹的理解，停留在表面，不能站在更高的層次上理解檔案管理的本質(zhì)。

它所帶來的后果是，軟件維護非常吃力，系統(tǒng)運行占用大量資源，同時用戶使用起來邏輯混亂，打開的窗口非常多，最后不知當(dāng)前的窗口是哪一個。這種"虛胖"軟件的開發(fā)開發(fā)公司竟然占大多數(shù)！

3.打印編目功能普遍太差，檔案管理中的打印編目需要的功能非常復(fù)雜，據(jù)我統(tǒng)計需要幾十種功能：包括打印的對齊方式，上下左右對齊、超長處理、水平位移、垂直位移、多表關(guān)聯(lián)打印、求和、求剩余、豎排、頁號、順序號、排序、分組等等。

這些功能在有些軟件根本就沒有，有的系統(tǒng)連用戶自己修改的功能都沒有。一般情況是給用戶演示一下表格生成，打印出一張"演示頁"，用戶不了解情況就盲目說好，回到家里發(fā)現(xiàn)功能不全，無法使用，找公司修改又遙遙無期。

4.有的公司剛剛涉足檔案軟件的開發(fā)，一切從頭開始，圖像數(shù)據(jù)還是以原始狀態(tài)的文件形式存放，當(dāng)檔案量增加后管理發(fā)生嚴(yán)重困難，系統(tǒng)近于崩潰。

5.數(shù)據(jù)沒有壓縮。多媒體數(shù)據(jù)占用空間巨大，如果不壓縮的話是不能想象的，如一個A4幅面的彩色圖像，占用幾兆空間是比較常見的，不壓縮的后果是系統(tǒng)實際存不了多少檔案就會停工，然后公司就會要求用戶買更多的設(shè)備，花更多的錢。

6.檔案的結(jié)構(gòu)與您單位的實際不一樣，但就是無法修改。有的軟件不具有定制功能，如借閱登記，有的單位需要具有"借閱目的"一項，但系統(tǒng)就是無法增加這個項目，同樣增加其它項目也是不可能的。這種情況在選購軟件時，確實來不及研究查看。

7.刪除數(shù)據(jù)失誤，數(shù)據(jù)丟失。人總是會犯錯誤的，如果一時疏忽數(shù)據(jù)丟失，系統(tǒng)沒有自動恢復(fù)手段，就會造成巨大的損失。

另外恢復(fù)的種類是否齊全，刪除數(shù)據(jù)可以恢復(fù)，修改數(shù)據(jù)是否也可以恢復(fù)，增加數(shù)據(jù)是否同樣可以恢復(fù)等等。這是用戶零風(fēng)險使用系統(tǒng)的一個必要保證。

另一個方面是自動恢復(fù)的代價如何，不要出現(xiàn)這種情況，恢復(fù)一個字段的內(nèi)容，事先要保存一個記錄甚至是一個檔案庫的數(shù)據(jù)。這樣用戶的硬盤會吃不消的。

8.粗線條權(quán)限設(shè)置，無法精確到單個文件，檔案安全無法保障。檔案要求的就是安全性，現(xiàn)在大部分軟件設(shè)置權(quán)限只能達到檔案庫的程度，根本無法達到記錄級別，更別說字段級別了。這樣檔案的安全無法保證，系統(tǒng)只能作為演示使用。

9.查詢方式單一，只能對幾個固定項目進行檢索，并且查詢起來太慢，沒有全文檢索，這種問題只能是在數(shù)據(jù)輸入到一定的時候才能顯現(xiàn)出來，所以用戶在買軟件時無法察覺。

10.最后一種方式是概念炒作，利用最新的名詞把用戶搞的熱血沸騰，利索地掏出大把鈔票。這種方式對于有一點計算機知識的用戶非常奏效。最后用戶使用后才發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)其實就那么幾個模塊，花了上百萬，最后服務(wù)還沒有保障，只能大呼上當(dāng)。