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免費公司管理軟件為什么這么難？（1）
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A集團是國內(nèi)一家大型的以研發(fā)為主的項目型公司，總部設(shè)在北京，在上海、廣州、武漢有三家分公司，下轄G、H、J、K四個事業(yè)部，這兩年公司正處在規(guī)?；瘮U張時期，2006年年底公司的員工還不到1600人，但是到2007年7月員工總數(shù)將近2500人，年營業(yè)收入接近10億。作為一家知識密集型企業(yè)，規(guī)模的擴張帶來業(yè)務(wù)量的飛速增加，每天都有大量的知識誕生，但是這些寶貴的知識還沒有來得及進行分類整理就淹沒在浩如煙海的資料中了，以至于出現(xiàn)了很多員工花大量的時間重復(fù)地去研究同樣的問題。同時，人員的流動又導(dǎo)致了知識的流失，這一系列問題引起了公司高層的重視，便決定提拔上海分公司具有技術(shù)和管理雙重背景的CIO陸霄為集團總部的CIO，讓他來負責(zé)開展集團公司的免費公司管理軟件工作，于2007年9月3日正式任職。2007年9月3日 星期一 下午13：30桌上已堆了厚厚的一摞文件，可陸霄卻碰都沒有碰過，從早上進入辦公室打開電腦后，陸霄一直都在熟悉總部系統(tǒng)盤上的文件目錄，令他感到費解的是北京的文件目錄和自己當(dāng)初在上海分公司的目錄結(jié)構(gòu)完全不一致，其實上半年在上海做項目經(jīng)理時陸霄已經(jīng)覺察到公司在文件的存放上的混亂，但是當(dāng)時他一直忙著做項目，并沒有意識到這個問題的嚴重性。但是這一次不一樣了，讓他來負責(zé)集團的免費公司管理軟件工作，他必須對這個問題加以重視，以便找到一個可作為突破口的點，從而激起大家開展免費公司管理軟件工作的興趣。陸霄泡了杯咖啡，把鼠標(biāo)點到了H事業(yè)部，打開了其中一個“基地考察”的文件，文件夾的命名是“1”、“2”、“3”……，打開“1”后是“11”、“12”、“13” ……，打開“11”后是“A”、“B”、“C” ……，打開“A”后是“AA”、“AB”、“AC” ……，一直到把“AA”打開才看到三張散亂的現(xiàn)場考察時拍的相片。陸霄無奈地苦笑了一下，呷了一口咖啡，喃喃道：“這目錄，鬼才知道里面放的是什么，就是知道也沒耐心去找呀。”這時他突然產(chǎn)生了靈感，就從統(tǒng)一全公司目錄體系入手，這樣公司員工查閱資料時就會便利不少，特別是和工程有關(guān)的目錄，如果能讓各地分公司的員工都能共享其中海量的資料，那豈不能激發(fā)他們對免費公司管理軟件工作開展的積極性。事不宜遲，應(yīng)該先和各事業(yè)部溝通一下，以便明確這項工作具體該如何開展。2007年9月10日 星期一 上午9：55會議預(yù)定在9：30召開，對這次會議陸霄進行了充分的時間準(zhǔn)備，為了避免以往開會時由于人員太多導(dǎo)致會議開到最后形成一鍋粥的尷尬局面，陸霄特意把四個事業(yè)部的人分成兩撥，上午是G和K兩個事業(yè)部，下午是H和J兩個事業(yè)部。這樣每次會議的人數(shù)控制在6個之內(nèi)，便于決策。globrand.com陸霄看了看表，打開了投影儀，墻上顯示的正是那天他看到的“基地照片”文件夾目錄的截圖，看著大家的注意力被吸引過來了。他就清了清嗓子：“這是我進入信息中心第一天看到的目錄，相信大家也應(yīng)該清楚在這樣的目錄下尋找資料的效率，當(dāng)然今天我把大家召集到這里開這個會不是追究誰的責(zé)任，我只是想聽聽大家的意見，在資料的分類歸檔上我們能不能提出一些改進的措施，尤其是我們每個事業(yè)部的項目越來越多，肯定會有更多的資料產(chǎn)生，如果大家能方便地查找使用這些資料，那會給我們的工作帶來極大的便利，那就是寶。如果隨意地往哪個文件夾一扔，不分類也不命名，那就是一堆垃圾。我們今天要做的就是大家集思廣益，想想如何能讓現(xiàn)有的垃圾變成寶，更重要的是在將來讓我們每個員工都去產(chǎn)出寶而不是垃圾?！瘪T曉璐看了一眼肖豐毅，說道：“其實公司在文件存放上的混亂問題我們早就意識到了，像我們做工程的每天都會碰到很多重復(fù)性的工作，當(dāng)項目數(shù)量比較少的時候這個問題并不受人關(guān)注，但是隨著項目數(shù)量的增多，這個問題就逐漸突顯出來了。因此，我和肖工已經(jīng)在年初的時候，與我們事業(yè)部幾個負責(zé)人一起搭建了一個G事業(yè)部的目錄，因為我們首要考慮的是操作習(xí)慣，所以目錄的設(shè)計比較簡單，經(jīng)過這半年多來的嘗試，已經(jīng)被大部分的員工所認同，是適用于我們事業(yè)部的，但是我不清楚它是否適用于整個公司?！甭狇T曉璐講完了，肖豐毅又補充到：“我們現(xiàn)在做的這個目錄只是一個收集資料的平臺，讓大家可以進入到其中的各個平臺去查尋所需的資料，從而保證項目的質(zhì)量。但這只是第一階段，因為我們還希望把它與我們的流程聯(lián)系起來，最好能在集團公司統(tǒng)一的平臺上操作，這樣我們北京公司和廣州公司及上海公司的產(chǎn)品事業(yè)部都能進行資料的共享和交互，如果能這樣對我們的工作幫助就太大了。但是……”陸霄看肖工似乎欲言又止，便說道：“請講下去，我們這個會議就是要集思廣益，希望找到解決問題的辦法嘛?！薄拔沂窍胝f，要做到整個集團公司的資料共享和交互，是一件非常困難的事情，因為我們的員工都非常忙，就是現(xiàn)在的成果還是犧牲他們自己的休息時間做出來的，已經(jīng)很不容易了。我們也希望能用最少的時間把這個目錄做得更完善些，也一直希望總部的支持，能有專門的小組來協(xié)助我們開展這項工作，可是一直沒有回音啊?！毙へS毅繼續(xù)往下說著。聽到這里，陸霄特別振奮，真的想不到G事業(yè)部那么配合，而且已經(jīng)有了那么多的成績，他向肖豐毅和馮曉璐投去贊許的一瞥，笑道：“真是不謀而合呀，看來我要推行免費公司管理軟件還是有群眾基礎(chǔ)的，你們G事業(yè)部應(yīng)該說在全公司已經(jīng)走在了最前沿，這已經(jīng)不是一個從0到1的工作了，幾乎可以起到領(lǐng)頭羊的作用了，我一定向老總給你們申請獎金。”文昱婷笑了笑：“發(fā)獎金可別忘了我們K事業(yè)部啊，雖然我們做的工作沒肖工他們多，但也是踩著他們的腳印走的，這里還多虧了肖工的支持，讓我們盡得真?zhèn)?。趙斐，把我們K事業(yè)部建的目錄投上去，讓陸總也見識一下我們的成果?！壁w斐把投影儀接到了自己的電腦上，切換了一下境頭，把K事業(yè)部的目錄投到了墻上說道：“我們事業(yè)部的目錄是以G事業(yè)部為模板進行的定制，所以G事業(yè)部的痕跡比較濃，但所幸我們事業(yè)部剛建立不久，資料不是很多，所以得到了及時的整理和分類，應(yīng)該說是麻雀雖小，五臟俱全。”接下來，她又把K事業(yè)部的目錄結(jié)構(gòu)詳細地向大家做了介紹。聽完趙斐的介紹，陸霄心情一片晴朗，心里尋思著：“只要下午的兩個事業(yè)部能有G事業(yè)部和K事業(yè)部的一半配合，我就完全有信心把免費公司管理軟件工作做好?！?/SPAN>
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