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如何開展免費(fèi)公司管理軟件（一）
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經(jīng)常聽到同事批評(píng)公司知識(shí)管理做的不好，我一問為什么這么說，大家通常都會(huì)說公司在報(bào)告分享和項(xiàng)目支持方面做的太差。在這里，我想先簡單介紹一下什么是免費(fèi)公司管理軟件。 免費(fèi)公司管理軟件目前還沒有一個(gè)被大家廣泛接受的定義，因此，我理解免費(fèi)公司管理軟件其實(shí)就是要建立一種集成的管道，通過這個(gè)管道可以有效的產(chǎn)生、識(shí)別、評(píng)估、獲取、促進(jìn)、共享和使用企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)。請(qǐng)大家注意幾個(gè)關(guān)鍵詞，“產(chǎn)生、評(píng)估、共享”，我想首先從公司的角度來看，我們公司已經(jīng)在努力嘗試深化免費(fèi)公司管理軟件，努力在倡導(dǎo)形成一種良性的免費(fèi)公司管理軟件的文化。因?yàn)榇蠹叶加性谏a(chǎn)知識(shí)，公司也組建了專門的組織對(duì)這些知識(shí)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，然后通過某種共享機(jī)制使得這些知識(shí)在工作中得到廣泛應(yīng)用，比如咨詢工具的研發(fā)等等。 免費(fèi)公司管理軟件的提升必須能夠支撐企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。同時(shí)免費(fèi)公司管理軟件應(yīng)該同時(shí)關(guān)注人、流程、技術(shù)三個(gè)要點(diǎn)，只有將這三點(diǎn)緊密結(jié)合起來，才能獲得真正的成功。關(guān)注人，是因?yàn)槊赓M(fèi)公司管理軟件不僅僅是一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目，它還涉及到文化的創(chuàng)新和變革；關(guān)注流程，是因?yàn)闃I(yè)務(wù)流和知識(shí)流應(yīng)該高度集成，否則無法對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的支撐；關(guān)注技術(shù)，是因?yàn)槟壳暗拿赓M(fèi)公司管理軟件技術(shù)雖然百花齊放，但不一定都適合企業(yè)，稍有不甚，就會(huì)有誤入歧途的風(fēng)險(xiǎn)。 因?yàn)椴⒉皇撬械闹R(shí)都有價(jià)值，知識(shí)一般可以分成隱性知識(shí)(Tacit Knowledge)與顯性知識(shí)(ExplicitKnowledge)。所謂隱性知識(shí)，即是指隱藏于腦內(nèi)，對(duì)事情的方法、經(jīng)驗(yàn)、判斷、決策、創(chuàng)意等，因?yàn)檫@些特質(zhì)平時(shí)并無外放出來，因此屬于隱性式的知識(shí)。但若將這些知識(shí)行諸于文字、聲音、影像等媒介，呈現(xiàn)為文件、技術(shù)論文、報(bào)告、操作手冊(cè)等等，分享給大家，以供他人觀察、學(xué)習(xí)，就稱為顯性式知識(shí)。 免費(fèi)公司管理軟件的重點(diǎn)之一，就是要將企業(yè)或個(gè)人的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)換為顯性知識(shí)，因?yàn)橹挥袑⒅R(shí)顯性化，才能通過信息科技儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫中，并經(jīng)過適當(dāng)?shù)胤诸悺?chǔ)存后，有助于知識(shí)的分享與再利用。 企業(yè)要開展免費(fèi)公司管理軟件，首先需要對(duì)知識(shí)進(jìn)行梳理。所謂知識(shí)梳理，是指經(jīng)過有計(jì)劃的業(yè)務(wù)/管理流程檢視，針對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各專業(yè)領(lǐng)域，對(duì)流程的各環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)式的知識(shí)調(diào)查與分析，以了解企業(yè)本身擁有什么知識(shí)？誰需要這些知識(shí)？如何應(yīng)用這些知識(shí)？ 知識(shí)梳理的目的，是希望通過知識(shí)梳理的結(jié)果，有系統(tǒng)地清點(diǎn)企業(yè)知識(shí)狀況，提供企業(yè)在免費(fèi)公司管理軟件建設(shè)時(shí)的引導(dǎo)與方向，實(shí)現(xiàn)知識(shí)對(duì)業(yè)務(wù)的有效支撐。 其次需要確定免費(fèi)公司管理軟件的策略。大多數(shù)的卓越知識(shí)企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)表明，企業(yè)需要采用系統(tǒng)化免費(fèi)公司管理軟件策略，因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的高速發(fā)展，使得大規(guī)模的知識(shí)分享成為可能，否則信息汗牛充棟，難以快速定位。知識(shí)的儲(chǔ)存以計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫為中心，將知識(shí)工作者的經(jīng)驗(yàn)和智能轉(zhuǎn)為電子化文件，分類儲(chǔ)存在文件管理系統(tǒng)或知識(shí)數(shù)據(jù)庫中；同時(shí)我們還要注意到，企業(yè)免費(fèi)公司管理軟件要以人為主，因此以人為核心的個(gè)性化策略是企業(yè)免費(fèi)公司管理軟件的又一個(gè)重要的策略，知識(shí)儲(chǔ)存重心在創(chuàng)造知識(shí)者的身上，因此如何留住優(yōu)秀的知識(shí)工作者，確保其繼續(xù)發(fā)揮核心專長與競爭優(yōu)勢(shì)是重點(diǎn)；基于上述分析，企業(yè)的免費(fèi)公司管理軟件應(yīng)結(jié)合信息技術(shù)和以人為主的策略，以網(wǎng)絡(luò)知識(shí)社區(qū)互動(dòng)平臺(tái)+文檔庫為核心，兼顧人與科技。 免費(fèi)公司管理軟件和員工日常工作有什么關(guān)系？我們需要思考一個(gè)問題：日常工作為什么有些工作做得好，而有些卻難如人意？事實(shí)上，其中有無免費(fèi)公司管理軟件，差別還是很大的。比如：某個(gè)問題公司里有人能解決，但卻不知道是誰，那怎么辦？我們現(xiàn)在常用的做法是問，但問著問著可能就斷了，因?yàn)楹茈y有人對(duì)所有的細(xì)節(jié)都了解。這時(shí)有個(gè)專家黃頁將能有效解決問題；那通過專家黃頁可以知道張三能解決這個(gè)問題，但他在外地出差，又該怎么辦？這就涉及到知識(shí)傳遞的問題；即使聯(lián)系上了張工，張三也可能會(huì)說——“我是解決過這個(gè)問題，但忘了上次是怎么解決的”，這是如何在日常工作中有效積淀知識(shí)的問題；但也有可能張三會(huì)有這樣的態(tài)度——“我是解決過這個(gè)問題，也記得上次是怎么解決的，但為什么要告訴你”，這是知識(shí)共享的問題。我想，如果一個(gè)企業(yè)能夠在知識(shí)分享和應(yīng)用中既有好的平臺(tái)的支持，又有好的知識(shí)分享文化，將上述的每個(gè)環(huán)節(jié)都能做好，它給每個(gè)人工作所帶來的改進(jìn)是顯而易見的。 在這里介紹一個(gè)全球卓越的知識(shí)企業(yè)英國石油公司(BP)如何利用免費(fèi)公司管理軟件，增加溝通效率、降低成本的例子，通過這個(gè)例子，大家能夠?qū)γ赓M(fèi)公司管理軟件有一個(gè)好的愿景。1995年，BP的鉆井船出現(xiàn)故障。過去要解決類似的問題需要專家乘坐直升機(jī)飛到現(xiàn)場進(jìn)行障礙排除，費(fèi)用平均是每天150,000美元。在虛擬工作小組計(jì)劃實(shí)施后，鉆井船的工程師在一臺(tái)小型攝影機(jī)前檢修有故障的設(shè)備，而這臺(tái)攝影機(jī)藉由衛(wèi)星通訊系統(tǒng)與BP虛擬工作小組的基地相連。他們與千里之外的專家順利而迅速地取得聯(lián)系后，透過實(shí)時(shí)的視訊系統(tǒng)，這些專家與船上的工程師共同診斷故障的設(shè)備，在很短的時(shí)間便將問題解決了。
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