1、名易軟件OA全新的機(jī)遇

　　在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的時(shí)代，信息化的重要性和地位空前突出;大量的企業(yè)開(kāi)始注重利用信息化手段優(yōu)化企業(yè)的管理、增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)不僅要通過(guò)降低成本提高效率來(lái)保障企業(yè)的利潤(rùn)，更需要在信息化建設(shè)過(guò)程中結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展不斷創(chuàng)新;通過(guò)規(guī)范管理、知識(shí)整合及傳遞、從提高單一效率到通過(guò)協(xié)同提高企業(yè)整體效率等都是當(dāng)前企業(yè)家重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。而通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的協(xié)同信息化系統(tǒng)來(lái)改善管理運(yùn)作是其中之一必要的解決方案。

　　名易軟件協(xié)同辦公系統(tǒng)是基于名易軟件名易技術(shù)框架平臺(tái)研發(fā)的產(chǎn)品之一，是名易軟件公司積累多年的化實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，能滿足企業(yè)在不同發(fā)展階段不斷變化的企業(yè)信息化需求，能快速響應(yīng)及部署實(shí)施的企業(yè)信息化平臺(tái);它區(qū)別于傳統(tǒng)高投入、高實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的企業(yè)信息化系統(tǒng)，以合理的成本為不同規(guī)模的企業(yè)提供個(gè)性化的企業(yè)內(nèi)部管理手段。

　　2、企業(yè)信息化給企業(yè)帶來(lái)的價(jià)值

　　實(shí)現(xiàn)信息有效的流通：消除了企業(yè)內(nèi)部信息流通不暢的問(wèn)題，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部人員的有效溝通，提高了員工的合作意識(shí)，增強(qiáng)了企業(yè)的凝聚力。

　　實(shí)現(xiàn)資源和知識(shí)共享：將員工的經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)轉(zhuǎn)化成企業(yè)內(nèi)部資源，既提高了員工的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力，也避免了因人員的流動(dòng)而導(dǎo)致的工作延誤。

　　提高工作效率：通過(guò)公文流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化，避免了傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)時(shí)由于手工遞送而帶來(lái)的工作延誤以及人員、時(shí)間的浪費(fèi)，保證了工作能夠快捷、準(zhǔn)確的被處理。

　　實(shí)現(xiàn)有效管理：有效監(jiān)管工作人員的工作情況，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)工作任務(wù)的監(jiān)督與催辦。

　　職責(zé)分明：明確工作崗位與工作職責(zé)，增強(qiáng)人員的責(zé)任感，減少工作中的推托、扯皮等現(xiàn)象。

　　降低成本：大大減少辦公開(kāi)支，降低管理成本。節(jié)約時(shí)間、節(jié)約紙張、節(jié)約電話費(fèi)、傳真費(fèi)用等，減少了差錯(cuò)率，提高整體的工作效率。

　　瀏覽器使用方式，無(wú)須安裝專(zhuān)用程序，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和，使辦公不再受地域的影響，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)隨地辦公。

　　信息集中管理、支持企業(yè)內(nèi)部用戶(hù)信息共享。

　　支持流程表單自定義、工作流程自定義，迎合不同企業(yè)的內(nèi)部流程;

　　采取對(duì)敏感數(shù)據(jù)的加密手段，通過(guò)SSL的方式保障了數(shù)據(jù)傳送過(guò)程的安全。

　　3、OA系統(tǒng)軟件應(yīng)用之道

　　3.1協(xié)同工作

　　名易軟件名易OA系統(tǒng)協(xié)同辦公系統(tǒng)以解決互相配合為主要應(yīng)用目標(biāo)之一;協(xié)同概念從初現(xiàn)市場(chǎng)到目前逐漸風(fēng)行，證明了協(xié)同對(duì)工作所帶來(lái)的幫助確實(shí)很大，已經(jīng)成為現(xiàn)代化辦公工作中不可缺少的得力助手。除了提高員工之間的交互能力外，規(guī)范協(xié)作和監(jiān)控也是信息化建設(shè)重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。在我們的平臺(tái)中也提供了解決這些問(wèn)題的的功能模塊，詳細(xì)介紹如下：

　　：實(shí)現(xiàn)流程規(guī)范與協(xié)同寫(xiě)作;公文管理中的協(xié)同寫(xiě)作思想，能夠支持多人依據(jù)一定條件，共同編輯、修改、審核一篇文檔。協(xié)同寫(xiě)作實(shí)現(xiàn)了單人電子寫(xiě)作不好實(shí)現(xiàn)的一些功能，如：筆跡留痕、電子印章、手寫(xiě)簽名與手寫(xiě)批注，同時(shí)在文檔的修改意見(jiàn)、核稿等方面更加自動(dòng)化。

　　個(gè)人、團(tuán)隊(duì)日程管理：優(yōu)化，提高團(tuán)隊(duì)工作透明化;做好事前規(guī)劃，從容面對(duì)繁多的工作安排;工作提醒無(wú)須人為干預(yù)和記憶，就能自動(dòng)化動(dòng)提醒應(yīng)該處理的工作，使員工能夠大大降低工作安排的記憶量，使工作更加輕松;對(duì)工作安排做到心中有數(shù)，從容應(yīng)對(duì)。

　　信息共享與交流，因溝通而和諧：信息共享與交流在名易軟件信息化服務(wù)平臺(tái)中的對(duì)應(yīng)功能，主要是公共文件、檔案中心、項(xiàng)目管理、新聞、通知、公告、論壇，以及電子郵件、即時(shí)通訊等等。信息的充分共享與交流，能使企業(yè)內(nèi)部因信息透明、溝通及時(shí)，而營(yíng)造出和諧的人文環(huán)境，從而顯著提高工作效率。

　　：文件管理更高效;檔案管理是文秘人員日常工作比較繁重的工作內(nèi)容之一。企業(yè)因日常工作積累的文件、檔案大量存在。檔案歸檔、整理、出借、入庫(kù)等等工作相當(dāng)繁重。名易軟件信息化服務(wù)平臺(tái)的檔案管理功能，能夠用電腦自動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案在多人間的歸還、借閱、入庫(kù)等等工作，大大提高了工作效率，減少文檔管理工作負(fù)荷的同時(shí)也減小工作誤差并規(guī)范了文檔管理的制度。

　　3.2名易軟件=協(xié)同OA辦公系統(tǒng)平臺(tái)之

　　目前很多管理者也切身認(rèn)識(shí)到信息資源不能共享所帶來(lái)的弊病。知識(shí)管理是指為了提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力而對(duì)知識(shí)進(jìn)行識(shí)別、整理、傳遞和充分發(fā)揮其作用的過(guò)程。知識(shí)管理就是運(yùn)用集體智慧提高應(yīng)變和創(chuàng)新能力，是為企業(yè)實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)共享提供新的途徑。所以如何提升和引導(dǎo)員工學(xué)習(xí)熱情、綜合素質(zhì)是企業(yè)應(yīng)考慮的重要課題。企業(yè)除了在線下要整理和組織相關(guān)知識(shí)性材料外，OA對(duì)各種學(xué)習(xí)資源、資料信息的分類(lèi)、整理、發(fā)布、共享起著積極作用，為企業(yè)員工提供一個(gè)專(zhuān)門(mén)學(xué)習(xí)、知識(shí)掌握的場(chǎng)所。在我們的系統(tǒng)中規(guī)劃了公共文件、檔案中心、信息發(fā)布、論壇等模塊提供給企業(yè)靈活應(yīng)用。

　　3.3梳理流程、規(guī)范管理

　　傳統(tǒng)的管理方式造成整個(gè)單位辦公環(huán)境的混亂、無(wú)序、推諉、低效等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，管理成本、辦公費(fèi)用居高不下，不但給企業(yè)帶來(lái)了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，而且也不能營(yíng)造一個(gè)和諧的辦公環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)在日常繁忙的工作中，不能及時(shí)、有效的對(duì)各項(xiàng)工作按輕重緩急來(lái)處理，給許多領(lǐng)導(dǎo)帶來(lái)了繁重的工作壓力。因此企業(yè)需要一套規(guī)范化的管理模式，讓所有的工作不但能有條不紊，還能節(jié)省時(shí)間、成本并提高效率。在我們的平臺(tái)中也提供了輔助解決這些問(wèn)題的的功能模塊，詳細(xì)介紹如下：

　　公文管理：把傳統(tǒng)流程電子化，利用電子表單和工作流規(guī)范流程，實(shí)現(xiàn)可監(jiān)控、可追溯、及時(shí)提醒辦理;避免違規(guī)操作并可快速搜索和查看歷史信息。

　　耗費(fèi)物、物品管理：物品管理責(zé)任到人，遵循庫(kù)存管理原則，結(jié)合申請(qǐng)審批、領(lǐng)用確認(rèn)流程能有效規(guī)范管理;

　　交辦任務(wù)：工作安排明確，結(jié)合任務(wù)修改留痕、任務(wù)日志及即時(shí)消息提醒能及時(shí)掌握工作計(jì)劃;