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在上一篇文章中,我們介紹了OA實施風險的前兩項:選型盲目和技術風險,今天繼續(xù)和動力OA的實施部經(jīng)理劉鵬一起介紹剩下的五項。 風險三、沒有考慮服務成本和便利性 因為的服務和無以為繼,而被迫放棄使用的用戶并不在少數(shù)。這些用戶往往已經(jīng)習慣了這套系統(tǒng),但服務得不到及時響應,系統(tǒng)升級成本太高,只能使用最簡單的幾項功能,最后導致系統(tǒng)越來越萎縮。 這種問題是OA辦公系統(tǒng)的先天問題,是很難解決的。出現(xiàn)這種問題的用戶大多使用了一些項目化的產(chǎn)品,需要進行大量的二次開發(fā)才能符合本企業(yè)的需求。 或者使用了一些服務成本很高的開發(fā)技術,如LOTUS、SharePoint等。這種架構(gòu)的OA辦公系統(tǒng)技術復雜,又無法遠程服務,服務成本往往是JAVA等技術的好幾倍。這就導致系統(tǒng)的技術支持、功能升級、license拓展等費用不堪重負。 據(jù)了解,在5年前采用LOTUS平臺的OA用戶,現(xiàn)在絕大部分都已經(jīng)停用了。 風險四、沒有考慮和其他系統(tǒng)的整合問題 這種情況在近幾年內(nèi)越來越多,因為OA辦公系統(tǒng)涉及面廣,包容性強,所以用戶需要將OA辦公系統(tǒng)作為企業(yè)的中心平臺,發(fā)揮統(tǒng)一入口和整合數(shù)據(jù)的作用。這時候就需要具有很開放的架構(gòu)和很強的整合能力。 劉鵬說,在OA系統(tǒng)和ERP、財務等第三方業(yè)務系統(tǒng)之間進行數(shù)據(jù)整合,是當前非常重要的一項應用,華天動力的“工作流2.0”概念就是在這種背景下提出的。但一些OA辦公系統(tǒng)因為技術架構(gòu)不合理或者設計水平欠缺,導致這種需求無法實現(xiàn),或者實現(xiàn)起來非常麻煩,這就大大削弱了OA系統(tǒng)的使用價值,也加重了孤島的問題,這樣用戶得到的只是一個功能單一的OA辦公系統(tǒng),早換是要換掉的。 風險五、功能不細致 現(xiàn)在OA辦公系統(tǒng)的功能普遍存在一個誤區(qū),就是求全不求細,看起來林林總總功能齊全,但深入的使用后才發(fā)現(xiàn)有很多欠缺。比如缺乏即時通訊工具、接收文件時不能直接歸檔、內(nèi)外部郵件不能互相轉(zhuǎn)發(fā)、工作流不支持多種類型的跳轉(zhuǎn)、不能直接生成統(tǒng)計報表等等細節(jié)問題。 尤其是工作流技術,這是OA辦公系統(tǒng)的核心,不深入體驗是看不出來差別的。以“工作流管理專家”著稱的華天動力OA系統(tǒng)為了讓用戶有一個最詳盡的體驗,在自己的網(wǎng)站(www.oa8000.com)上提供了免費、免注冊的在線試用和下載試用,這種完全開放的作法非常值得業(yè)內(nèi)企業(yè)借鑒。 風險六、功能不易用 這個問題一直被廠家和用戶所忽略,但卻在很大程度上影響了OA辦公系統(tǒng)的實施成功率。 在所有軟件中,OA辦公系統(tǒng)的涉及面最廣,各類型人員電腦水平千差萬別,如何在功能不斷增加的同時,盡量提升系統(tǒng)的易用性,減少實施障礙,讓各種人員能夠快速接受,樂于使用,是一項非常重要的工作。 劉鵬說,OA系統(tǒng)的實施是一鼓作氣,再而衰,三而竭,如果不能夠快速的讓使用者產(chǎn)生興趣,他們的熱情就會很快冷卻,再好的功能和技術都是空談。劉鵬稱華天動力是業(yè)內(nèi)最早提倡OA易用性的廠商,事實證明,這種做法是正確的。 風險七、功能不適用 OA辦公系統(tǒng)里面的很多功能模塊只提供一些最基本、最通用的管理職能,如果客戶的要求很高,或則很個性化,那么這些功能往往就不能真正滿足需要了,典型如、人力資源、客戶關系、項目管理等。 一個很簡單的道理是:你不能指望OA系統(tǒng)中集成的這些功能模塊,能夠達到獨立的資產(chǎn)或等系統(tǒng)吧。 而且,沒有一種標準化的產(chǎn)品會滿足所有人的需求,如果用戶發(fā)現(xiàn)不適用后不愿意投資做二次開發(fā),或則系統(tǒng)本身也不便于做二次開發(fā),那么就會慢慢的導致這些功能的閑置。 部分功能的欠缺可能不會導致用戶完全廢棄OA辦公系統(tǒng),但只能勉強的使用一些最簡單的功能,如信息發(fā)布、文件傳遞等,遠遠沒有發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)應有的價值,這無疑也是一種失敗。 據(jù)筆者觀察,這種處于半死亡狀態(tài)的“僵尸”客戶占據(jù)了失敗案例的大多數(shù)。 最后,筆者建議,OA辦公系統(tǒng)的選型要關注未來發(fā)展,而不是眼前問題;關注綜合成本,而不是購買價格;關注親身試用,而不是廠家介紹。這樣,系統(tǒng)的失敗幾率就會大大降低。 |