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律師事務(wù)所OA軟件信息化應(yīng)用背景
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一．律師事務(wù)所信息化應(yīng)用背景律師事業(yè)發(fā)展的規(guī)?；蛯I(yè)化，對律師的管理提出了現(xiàn)代化的要求。隨著IT產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，實行網(wǎng)絡(luò)化管理，已成為實現(xiàn)律師業(yè)現(xiàn)代化管理的重要途徑。相比其它行業(yè)，律師行業(yè)的專業(yè)性、獨立性很強，事務(wù)所中的各個律師除共同合作辦理的案件之外，彼此之間的工作很少有交叉的地方。實踐中總是根據(jù)不同案件的需要，幾名律師及助理進行組合，分工負責(zé)、共同承辦一個案件。律師事務(wù)所中，尤其是有一定規(guī)模的事務(wù)所，每名律師都根據(jù)自身的優(yōu)勢有其專攻的方向，例如負責(zé)知識產(chǎn)權(quán)的，不會涉及到刑事案件；負責(zé)訴訟案件的，不會干涉到非訴的部分；專門負責(zé)涉外部分的，很少涉及國內(nèi)的案件。律師不是萬金油，他們在紛繁復(fù)雜的案件中各司其職，共同合作以最優(yōu)的方式實現(xiàn)案件的辦理。因此，實踐中的情況常常是，每名律師的手中有多個不同的案件，每個案件互不相關(guān)，并且當(dāng)事人、合作對象也不一樣，然而每個案件卻又都同時進行著。在復(fù)雜的合作辦案過程中，某位律師分別牽扯到了與多個不同合作伙伴的關(guān)系，再加上他們很可能不在同一個地方辦案，因此他們之間共享聯(lián)系人、互換文件、數(shù)據(jù)、彼此之間的無障礙溝通協(xié)作十分重要。另外，律師行業(yè)十分注重證據(jù)的保持，因此，文檔、電子郵件在日常工作中占有很大比重，其往來證據(jù)與數(shù)據(jù)的安全保密性總是擺在首要位置。目前，在律師事務(wù)所中，局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)接入已經(jīng)得到較為廣泛的應(yīng)用。此類應(yīng)用主要表現(xiàn)在兩個方面：內(nèi)部主要應(yīng)用為網(wǎng)絡(luò)會議、案件討論、信息發(fā)布、資源共享、人員管理、財務(wù)管理、和事務(wù)所內(nèi)各機構(gòu)之間的溝通協(xié)作等；在對外方面主要體現(xiàn)為事務(wù)所之間的業(yè)務(wù)交流、事務(wù)所與主管部門之間的工作聯(lián)絡(luò)以及事務(wù)所與社會之間的公眾監(jiān)督等。應(yīng)用的特點 目前律師行業(yè)的信息化建設(shè)距離律師行業(yè)自身的特殊要求尚有較大距離。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：■集成化問題：使用多種通訊工具和不同的電子郵件客戶端工具造成信息分別存儲于各種不同的媒介和檔案中，無法進行快速查詢；大量電子郵件中的正文與附件都自成體系，查找某一文件時常出現(xiàn)混淆；眾多的常用文檔充斥，其導(dǎo)入、存儲、檢索、修改與維護的方式各不相同，應(yīng)用起來費時費力；■協(xié)作性問題：網(wǎng)絡(luò)會議由于各律師對于案件了解程度不一，準備不足，經(jīng)常流于形式；無法共享其他律師掌握的案件和聯(lián)系人資料，相互之間會出現(xiàn)重復(fù)工作的現(xiàn)象；無法及時知曉其他合作律師的日程安排，很難及時召集合作辦案人員開會、討論案情，以致協(xié)作辦案過程出現(xiàn)困難，工作被延誤；■動態(tài)化問題：一份文件常必須由多個律師經(jīng)手，但每人側(cè)重的點及權(quán)限各不相同，在文件的流轉(zhuǎn)過程中常會出現(xiàn)交叉與失誤；由于律師經(jīng)常外出辦案取證，信息快速變化，難以實現(xiàn)對于案件進程的動態(tài)化監(jiān)控；涉案人員，包括律師、助理、委托人和證人在案件進行中都有一定的動態(tài)變化，造成溝通困難；■移動性問題：外出辦案時常脫離局域網(wǎng)環(huán)境，無法與事務(wù)所及時進行資料、案情互動；長時間處于車輛、飛機上，大量時間碎片不能得到良好的應(yīng)用，工作效率低下；■保密性問題：由于律師事務(wù)所工作的特殊性，如果大量機密信息與文件只能通過外部電子郵件或者外部通訊工具進行傳遞，很容易被監(jiān)聽獲取，安全性缺乏保障；二．重慶OA軟件律師行業(yè)解決方案經(jīng)過對律師行業(yè)的深入研究，景尚科技總結(jié)過去的實戰(zhàn)經(jīng)驗，采用國際上先進的協(xié)同應(yīng)用管理思想作為主要理論依據(jù)，提出如下觀點：律師行業(yè)要想解決現(xiàn)階段所面臨的管理問題，滿足律師行業(yè)發(fā)展需求，就必須引入先進的協(xié)同應(yīng)用管理理念和律師事務(wù)所協(xié)同應(yīng)用系統(tǒng)。推行協(xié)同應(yīng)用系統(tǒng)后會給律師事務(wù)所帶來什么好處？針對律師行業(yè)的需求特點，通過重慶OA軟件律師事務(wù)所構(gòu)建的協(xié)同應(yīng)用平臺將給律師事務(wù)所帶來一個完美的詮釋并且協(xié)助律師事務(wù)所達到一切隨需而變的目標。在系統(tǒng)中建立律師業(yè)務(wù)協(xié)作區(qū)，既可以滿足律師機構(gòu)內(nèi)部協(xié)同工作的應(yīng)用，又能夠?qū)崿F(xiàn)律師機構(gòu)與客戶之間的交流、溝通。協(xié)作區(qū)能幫助律師事務(wù)所管理、追蹤及控制分散在各地的辦案人員和客戶、以及整個案件受理周期，從而對各類成本和業(yè)績均能了如指掌，同時也能讓委托人能更有效地進行案件受理進度了解，使律師事務(wù)所和委托人之間能完全打破信息孤島，全方位交流案件狀況。協(xié)作區(qū)還能夠向律師事務(wù)所提供決策所必須的來自各方面的準確、實時的信息。通過這個協(xié)作平臺，律師事務(wù)所可以改善與競爭對手之間的關(guān)系，可以共同交流辦案經(jīng)驗，提高客戶成長率，實現(xiàn)共贏；也可以進一步鞏固和已有客戶的關(guān)系，聆聽客戶心聲，拓展業(yè)務(wù)分類，完善服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)雙贏；也可以實現(xiàn)事務(wù)所內(nèi)部的信息共享和傳達，使律師行業(yè)用戶與不同時區(qū)、地區(qū)、不同系統(tǒng)的各業(yè)務(wù)伙伴組成動態(tài)的合作關(guān)系以適應(yīng)多變的市場需求，提高敏捷的市場響應(yīng)能力。而對于固定流程中的問題，律師機構(gòu)能夠通過系統(tǒng)工作流引擎針對行業(yè)的特點進行流程定制，使律師業(yè)務(wù)處理的流程更加自動化和更有效率，從而全面提高運作效率。以此提升律師機構(gòu)的市場反應(yīng)速度、應(yīng)變能力和市場競爭力。三、系統(tǒng)為客戶帶來的商業(yè)利益：■協(xié)助律師事務(wù)所創(chuàng)造新的價值，同時也為律師事務(wù)所與其各地員工和委托人及業(yè)務(wù)合作伙伴之間的協(xié)同合作創(chuàng)造了一個全新的環(huán)境；■基于先進擴展對等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用讓律師事務(wù)所能充分利用高可移動性的優(yōu)勢；是一套充分利用時間碎片，節(jié)約律師行業(yè)寶貴的時間和人力資源的行業(yè)解決方案；■高質(zhì)量技術(shù)服務(wù)支持；■為律師事務(wù)所決策層提供進行戰(zhàn)略決策的強有力的工具；■國內(nèi)領(lǐng)先的商業(yè)技術(shù)；■行業(yè)解決方案的咨詢。四、投資回報■通過使業(yè)務(wù)流程的自動化和移動化，進行協(xié)同移動辦案來減少時間和人力消耗；■分析律師事務(wù)所運營成本和趨勢；■實時發(fā)現(xiàn)成本超過預(yù)期和計劃的業(yè)務(wù)領(lǐng)域；■削減開支巨大的各個獨立應(yīng)用系統(tǒng)及相關(guān)的應(yīng)用接口的維護工作。
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