1、啟動你的

　　第一步是通過建立OA辦公系統(tǒng)來判別企業(yè)的需求。比如通過項目管理協(xié)會(PMI)所定義的PPM和OA辦公系統(tǒng)框架來檢驗項目中各方面的關(guān)鍵流程、定義組合和程序管理。

　　這類框架分為三個層級(項目、程序和群組)，每一個層級都可以被分割成12個流程群(比如項目啟動、項目計劃等)。流程群總共由92種流程組成，而這些流程牽涉到9個方面的(比如規(guī)模、成本、時間、資源等)。譬如，項目管理協(xié)會的流程或組件就包含了項目章程、項目計劃、工作細(xì)分結(jié)構(gòu)(WBS)和成本預(yù)算。

　　此外，你還須判別哪種類型的管理辦公室(項目、程序或組合)最適合你的需求。在某些情況下，你甚至需要三管齊下來決定企業(yè)的需要。以下就是三種管理辦公室的定義：

　　項目管理辦公室，通過一個明確定義的起始和結(jié)束點來管理臨時的工作。項目管理辦公室能幫助開發(fā)團隊通過已有的最佳實踐在限定的預(yù)算內(nèi)準(zhǔn)時完成項目，同時確保已完成的項目或產(chǎn)品符合參與者的要求。

　　組合管理辦公室，管理著一系列的項目，檢查它們是否達到了預(yù)定的商業(yè)目標(biāo)。譬如，一家零售商需要通過互聯(lián)網(wǎng)獲取500萬名新客戶。在這種情況下，項目組合可以由支持建立網(wǎng)絡(luò)知名度的共同戰(zhàn)略互動的電子商務(wù)活動組成。組合管理辦公室的關(guān)鍵目標(biāo)包括針對商業(yè)目標(biāo)來調(diào)整項目組合與服務(wù)，并管理風(fēng)險。

　　程序管理辦公室，管理著一些列的項目或組合。程序管理辦公室的任務(wù)通常是提供理想的資源組合，并達到經(jīng)濟規(guī)模。

　　為了判別哪種管理辦公室最適合你的需要，你應(yīng)當(dāng)去分析每個PMI流程對你企業(yè)的重要性。比方說，如果你的當(dāng)務(wù)之急是改善項目成功率，那么可以考慮從項目管理辦公室開始入手。如果你的當(dāng)務(wù)之急是需要了解你的資金都被用到了哪里，那么可以考慮從組合管理辦公室入手。

　　你的需求分析結(jié)果將會指引你判別哪一種辦公室最適合你的企業(yè)。此外，雖然人們常常從項目和程序管理辦公室入手，但這并不表示每家企業(yè)非得照搬不誤。

　　2、定義企業(yè)的成熟度

　　OA辦公系統(tǒng)需要在相對較短的時間內(nèi)展現(xiàn)清晰可見的價值，這一點非常重要。因此，你必須建立一套基準(zhǔn)來制定一個能夠快速測量OA辦公系統(tǒng)價值的流程。你可依照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)最佳實踐(比如那些由PMI所定義的PPM和OA辦公系統(tǒng)框架)來設(shè)定基準(zhǔn)，并評估你的企業(yè)。

　　你可以通過一套1到4級的能力標(biāo)度(積極、有效、快速響應(yīng)和業(yè)務(wù)驅(qū)動)來記錄每一個步驟的成熟度。一旦你依照PMI流程來測量成熟度，你就能制定出一套“目標(biāo)”成熟度(使用1到4級的能力標(biāo)度)，從而量化你的流程。

　　如果企業(yè)的成熟度較低，那么它或許會缺乏準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來建立基準(zhǔn)。在很多情況下，企業(yè)只是不了解完成一個項目所需花費多少成本。如果