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財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心FSSC的“應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)循環(huán)”
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財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式具體運(yùn)作通常為：公司選址建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心向其眾多的子公司（跨國(guó)家、跨地區(qū)、跨事業(yè)部門(mén)）提供統(tǒng)一的服務(wù)，并按一定的方式計(jì)費(fèi)，收取服務(wù)費(fèi)用，各子公司因此不再設(shè)立和財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心相同功能的部門(mén)。最典型的服務(wù)是財(cái)務(wù)方面賬務(wù)處理、支付的服務(wù)，稱為共享會(huì)計(jì)服務(wù)（SharedAccountingService），是一種以事務(wù)性處理（TransactionProcessing）功能為主的服務(wù)。還有一類共享服務(wù)以提供高價(jià)值的專業(yè)建議為服務(wù)內(nèi)容，如稅務(wù)、法律事務(wù)、資金管理等。
正如之前我們?cè)峒熬?xì)化財(cái)資管理將戰(zhàn)略性地幫助企業(yè)構(gòu)建核心競(jìng)爭(zhēng)力，在這里我們亦認(rèn)為建立專業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心乃是建立集團(tuán)戰(zhàn)略型精細(xì)化財(cái)資管理的重要核心。
從原理上來(lái)看，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是通過(guò)在一個(gè)或多個(gè)地點(diǎn)對(duì)人員、技術(shù)和流程的有效整合，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)各流程標(biāo)準(zhǔn)化和精簡(jiǎn)化的一種創(chuàng)新手段。通常在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)按循環(huán)可以分為：總賬、應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款和其他四大類。
下面以財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)循環(huán)為例來(lái)介紹財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)作流程。
在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)，應(yīng)付賬款循環(huán)一般設(shè)有三種職位：出納，負(fù)責(zé)共享服務(wù)中心所有本外幣付款；員工報(bào)銷專員，審核負(fù)責(zé)所有員工日常費(fèi)用；付款會(huì)計(jì)。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)收賬款循環(huán)通常可以分為申報(bào)、審批及入賬和付款三大塊。
第一，申報(bào)。各分公司員工將實(shí)際業(yè)務(wù)中發(fā)生形成的業(yè)務(wù)票據(jù)進(jìn)行初步整理，并在分公司通過(guò)全公司財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)中填報(bào)并形成一份獨(dú)立的報(bào)銷申請(qǐng)單，在由該分公司的相關(guān)負(fù)責(zé)人批復(fù)后由專門(mén)管理部門(mén)收集并寄往財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。
第二，審批及入賬。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在收到分公司單據(jù)后，由專門(mén)管理部門(mén)進(jìn)行登記和分類并根據(jù)分類情況發(fā)送到相應(yīng)部門(mén)。應(yīng)付賬款小組（APTeam）在收到憑證后進(jìn)行逐一確認(rèn)并在公司的中進(jìn)行審核。審核通過(guò)后生成文檔導(dǎo)入財(cái)務(wù)模塊，自動(dòng)生成相關(guān)憑證；如果審核不通過(guò)，應(yīng)付賬款小組（APTeam）人員用電子郵件或電話形式通知分公司相應(yīng)人員進(jìn)行聯(lián)系溝通以確認(rèn)信息的準(zhǔn)確性和完整性。在確認(rèn)完信息后，如果在應(yīng)付賬款小組（APTeam）人員可直接修改情況下應(yīng)該要求分公司員工發(fā)送一份書(shū)面修改請(qǐng)求。對(duì)于不能夠由應(yīng)付賬款小組（APTeam）直接修改的情況，應(yīng)付賬款小組（APTeam）將會(huì)在公司財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中將報(bào)告駁回并要求相關(guān)人員對(duì)報(bào)銷進(jìn)行重新批復(fù)。
第三，付款。在生成憑證后應(yīng)付賬款小組（APTeam）進(jìn)行付款，并對(duì)相關(guān)憑證進(jìn)行歸檔。對(duì)于公司參股控股的獨(dú)立法人的憑證將寄回原法人單位。
而什么又是企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢(shì)所在呢？
與普通的企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式不同，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢(shì)在于其規(guī)模效應(yīng)下的成本降低、財(cái)務(wù)管理水平及效率提高和企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力上升。具體表現(xiàn)為:
1.運(yùn)作成本降低。這可進(jìn)行量化計(jì)算與比較，如分析一個(gè)共享服務(wù)中心人員每月平均處理憑證數(shù)、單位憑證的處理費(fèi)用等。這方面的效益主要通過(guò)減少人員數(shù)目和減少中間管理層級(jí)來(lái)實(shí)現(xiàn)。如果共享服務(wù)中心建立在一個(gè)新的地點(diǎn)，通常成本的降低效果更顯著，原因是：通常選擇的新地點(diǎn)，當(dāng)?shù)氐男劫Y水平會(huì)較低；通過(guò)在共享服務(wù)中心建立新型的組織結(jié)構(gòu)和制定合理的激勵(lì)制度，能顯著地提高員工的工作效率，并形成不斷進(jìn)取的文化。
2.財(cái)務(wù)管理水平與效率提高。比如，對(duì)所有子公司采用相同的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，廢除冗余的步驟和流程共享財(cái)務(wù)服務(wù)中心擁有相關(guān)子公司的所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)匯總、分析不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力，更容易做到跨地域、跨部門(mén)整合數(shù)據(jù)；某一方面的專業(yè)人員相對(duì)集中，公司較易提供相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)費(fèi)用也大為節(jié)省，招聘資深專業(yè)人員也變得可以承受共享服務(wù)中心人員的總體專業(yè)技能較高，提供的服務(wù)更專業(yè)。此外共享服務(wù)中心的模式也使得IT系統(tǒng)（硬件和軟件）的標(biāo)準(zhǔn)化和更新變得更迅速、更易用、更省錢(qián)。
3.企業(yè)整合能力與核心競(jìng)爭(zhēng)力提高。公司在新的地區(qū)建立子公司或收購(gòu)其它公司，共享服務(wù)中心能馬上為這些新建的子公司提供服務(wù)。同時(shí)，公司管理人員更集中精力在公司的核心業(yè)務(wù)，而將其它的輔助功能通過(guò)共享服務(wù)中心提供的服務(wù)完成。共享服務(wù)中心將人員從繁雜的非核心業(yè)務(wù)工作中解放出來(lái)。
4.向外界提供商業(yè)化服務(wù)。有些公司開(kāi)始利用共享服務(wù)中心（一般為獨(dú)立的子公司）向其它公司提供有償服務(wù)。
友為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)思路及內(nèi)容
友為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)思路為：將主要從事賬務(wù)處理的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作與為企業(yè)進(jìn)行投、融資管理、提供決策依據(jù)的財(cái)務(wù)管理職能分離；將那些可標(biāo)準(zhǔn)化、大批量、專業(yè)要求高、大量重復(fù)特點(diǎn)的業(yè)務(wù)納入友為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作范圍。對(duì)需要直接面對(duì)客戶、外部單位和部門(mén)的收款、融資、稅務(wù)事項(xiàng)、付款審核、預(yù)算控制、財(cái)務(wù)年檢、稽查、審計(jì)等地域要求比較高的業(yè)務(wù)處理保持不變。
友為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的核心工作：集中核算、集中資金管理。集中既指業(yè)務(wù)操作的集中，也指辦公地點(diǎn)的集中、人員的集中。因此，需要對(duì)組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、辦公地點(diǎn)等做出重新安排。
1、財(cái)務(wù)組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程升級(jí)
按照專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、集約化的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)調(diào)整財(cái)務(wù)內(nèi)部組織架構(gòu)，將從事標(biāo)準(zhǔn)化工作的會(huì)計(jì)核算人員從成員單位中分離出來(lái)，并歸屬到友為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，各地區(qū)(城市)公司、項(xiàng)目公司原則上不再設(shè)置會(huì)計(jì)核算人員，只應(yīng)設(shè)立相關(guān)對(duì)接崗位(如：財(cái)務(wù)票據(jù)管理員等)，負(fù)責(zé)原始票據(jù)的合法性、合規(guī)性審核，并掃描上傳轄內(nèi)有關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)到后臺(tái)，使得會(huì)計(jì)核算工作全部集中到后臺(tái)，后臺(tái)按專業(yè)崗位進(jìn)行分工作業(yè)，一個(gè)會(huì)計(jì)人員可以處理幾個(gè)單位或地區(qū)相同崗位的業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)由友為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心集中處理各地所有項(xiàng)目的基礎(chǔ)性核算服務(wù)，有效控制成本與風(fēng)險(xiǎn)。
2、財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)
在組織架構(gòu)調(diào)整之后，為了適應(yīng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式，一般須對(duì)公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行流程、功能、性能方面的升級(jí)改造。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)中，財(cái)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)的穩(wěn)定性及功能能夠滿足業(yè)務(wù)運(yùn)行要求是建設(shè)友為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的必要條件之一，如系統(tǒng)功能、流程、性能滿足不了業(yè)務(wù)運(yùn)行要求，財(cái)務(wù)共享服務(wù)將無(wú)法有效運(yùn)營(yíng)。
3、影像掃描系統(tǒng)建設(shè)
組織架構(gòu)和系統(tǒng)流程調(diào)整完成后，友為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心面臨的另外一個(gè)矛盾就是集中辦公的要求與原始憑證分散產(chǎn)生的矛盾，為此，影像掃描系統(tǒng)的建設(shè)是十分必要的。影像掃描系統(tǒng)建成后，各地區(qū)、各項(xiàng)目產(chǎn)生的原始憑證可以掃描形成電子化文件，并傳送至友為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，解決了實(shí)物文件傳遞的安全性、準(zhǔn)時(shí)性以及文件審閱的方便性問(wèn)題。通過(guò)此系統(tǒng)的應(yīng)用，審批人可以在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中直接點(diǎn)擊影像鏈接查看相關(guān)憑證影像附件。同時(shí)，節(jié)省了許多不必要的快遞費(fèi)及紙張的費(fèi)用。影像掃描系統(tǒng)的建設(shè)對(duì)友為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)處理規(guī)模效益形成了有力支撐，使房地產(chǎn)企業(yè)能在較低的成本和較小的風(fēng)險(xiǎn)下，擴(kuò)充了業(yè)務(wù)處理能力，提高了運(yùn)營(yíng)效率。
4、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)接口
房地產(chǎn)企業(yè)中，以住宅業(yè)態(tài)為例，所用到的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)包括：售樓管理系統(tǒng)、租賃管理系統(tǒng)、系統(tǒng)、停車場(chǎng)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、房地產(chǎn)等。這些系統(tǒng)中的收支業(yè)務(wù)都需要與友為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)做好對(duì)接工作，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)化。
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(責(zé)任編輯：名易軟件)
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