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高校學(xué)生類檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

上海市松江區(qū)檔案局范田華撰文指出，檔案網(wǎng)站建設(shè)已成為近年來(lái)各級(jí)各類檔案部門重點(diǎn)工作之一，這是檔案事業(yè)為適應(yīng)社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)需要，面向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的必經(jīng)之路。隨著各級(jí)檔案部門網(wǎng)站建設(shè)的快速發(fā)展，檔案網(wǎng)站已成為檔案部門展示形象、宣傳檔案工作、服務(wù)社會(huì)大眾、提高社會(huì)檔案意識(shí)等公共服務(wù)職能的窗口。在高速發(fā)展的信息社會(huì)，檔案信息網(wǎng)站的社會(huì)影響力愈加突出。檔案信息化建設(shè)是“十二五”期間本市檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)，檔案網(wǎng)站建設(shè)是這項(xiàng)任務(wù)的重要內(nèi)容之一。隨著信息技術(shù)的發(fā)展、用戶需求的變化，檔案信息網(wǎng)站也要不斷進(jìn)行調(diào)整，這將有利于更加突出重點(diǎn)，突出檔案網(wǎng)站的專業(yè)性與服務(wù)性。為此，建議進(jìn)一步加強(qiáng)以下幾個(gè)方面的工作：一、進(jìn)一步加快網(wǎng)站信息量建設(shè) 一是拓寬網(wǎng)站信息的來(lái)源。沒(méi)有豐富信息資源的網(wǎng)站好比無(wú)米之炊、無(wú)源之水。作為檔案網(wǎng)站建設(shè)者應(yīng)大量充實(shí)網(wǎng)站內(nèi)容，讓檔案網(wǎng)站成為檔案專業(yè)人士的資料庫(kù)、社會(huì)公眾的網(wǎng)上檔案館。為此，要及時(shí)將記錄本地重大活動(dòng)、重大事件、重要會(huì)議的新聞信息，征集到的民間珍貴檔案信息編輯上網(wǎng)，滿足公眾需求。二是加快檔案數(shù)字化和檔案開(kāi)放的速度。應(yīng)加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程，充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，將已有的傳統(tǒng)介質(zhì)檔案和已歸檔的電子文件，系統(tǒng)地組織成具有有序結(jié)構(gòu)的、規(guī)范安全的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以滿足公眾對(duì)檔案網(wǎng)站的信息需求。同時(shí)在檔案開(kāi)放工作中，要正確處理好檔案保密和檔案利用兩者之間的關(guān)系，對(duì)于未鑒定檔案，尤其是百姓關(guān)注的檔案文件應(yīng)加緊其開(kāi)放鑒定工作，加快公布的速度，真正做到急人民所需、為社會(huì)所用。二、抓住重點(diǎn)，突出應(yīng)用，提高檔案網(wǎng)站的服務(wù)水平一是要堅(jiān)持檔案網(wǎng)站為檔案事業(yè)發(fā)展服務(wù)的指導(dǎo)方針，充分利用網(wǎng)絡(luò)時(shí)效性強(qiáng)這一優(yōu)勢(shì)，做到檔案網(wǎng)站不僅要有大量豐富的檔案信息，同時(shí)嚴(yán)把上網(wǎng)信息質(zhì)量關(guān)，樹立檔案部門的良好形象。二是要聯(lián)系檔案工作實(shí)際，跟蹤社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題。檔案是為社會(huì)服務(wù)的，因而社會(huì)的變化也在深刻影響著檔案工作。許多百姓之所以關(guān)注檔案網(wǎng)站，就是想要通過(guò)檔案網(wǎng)站查看社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題的權(quán)威記錄和相關(guān)信息。所以檔案網(wǎng)站要聯(lián)系檔案工作的實(shí)際，時(shí)時(shí)關(guān)注社會(huì)熱點(diǎn)，反映出本地區(qū)各方面重大變化和發(fā)展趨勢(shì)，讓受眾能更快、更詳盡了解其所關(guān)注的問(wèn)題。三是要以應(yīng)用為先導(dǎo)，注重開(kāi)放檔案的發(fā)布。檔案網(wǎng)站欄目功能的設(shè)置以及信息的發(fā)布一定要注重應(yīng)用性，要做到網(wǎng)站的每一個(gè)欄目和功能都要有其實(shí)用價(jià)值，避免虛設(shè)、空洞的欄目設(shè)置。同時(shí)要加快檔案開(kāi)放鑒定工作的步伐，充分利用網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)，使檔案充分發(fā)揮自身價(jià)值，以更快更便捷的方式向廣大受眾提供利用服務(wù)。三、豐富網(wǎng)站的欄目類型，增強(qiáng)網(wǎng)站的專業(yè)特色和地區(qū)風(fēng)格能采用多種形式實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享，更好地為利用者提供檔案信息服務(wù)是建立網(wǎng)站的宗旨。檔案網(wǎng)站是專業(yè)網(wǎng)站，大可不必像政府網(wǎng)站或者商業(yè)網(wǎng)站那樣涉及太多太雜的內(nèi)容，凡是和檔案工作關(guān)系不大的內(nèi)容一律可以不要。欄目的好壞是決定網(wǎng)站水平高低的重要因素，許多水平較高的檔案網(wǎng)站，設(shè)立的欄目都很有特色。四、注重檔案網(wǎng)站界面的人性化設(shè)計(jì) 要想提高檔案網(wǎng)站的點(diǎn)擊率，除了要有豐富的內(nèi)容之外，新穎的界面、人性化的設(shè)計(jì)也是必不可少的。目前網(wǎng)上的檔案信息絕大多數(shù)還是比較單純的文字、圖像信息，而這種靜止的信息已經(jīng)無(wú)法吸引網(wǎng)民的注意。多媒體技術(shù)可以幫助我們使這些靜態(tài)的信息動(dòng)起來(lái)，比如滾動(dòng)的新聞標(biāo)題、幻燈片式的照片展覽、帶背景音樂(lè)的檔案簡(jiǎn)介等等；還有音頻、視頻檔案信息也可以網(wǎng)上發(fā)布，增強(qiáng)網(wǎng)站的吸引力。五、建立電子信箱、網(wǎng)上論壇，加強(qiáng)與利用者之間的交流過(guò)去，檔案部門長(zhǎng)期處在一種被動(dòng)的工作狀態(tài)，檔案館不知道利用者需要什么，利用者也不知道檔案館有什么。在這種情況下，我們的網(wǎng)站怎么能為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)呢？就像商品要找市場(chǎng)，檔案信息也要找利用者，必須在網(wǎng)站與利用者之間架起溝通的橋梁。電子信箱和網(wǎng)上論壇是各類網(wǎng)站常用的與網(wǎng)民溝通與交流的手段，一些優(yōu)秀的檔案網(wǎng)站在這方面也做出了努力，例如設(shè)立留言信箱、檔案論壇等。

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