一、行政工作演化史

        返回企業(yè)組織架構(gòu)中，較為完善的，都少不了一個(gè)行政部門，然而在民營企業(yè)的現(xiàn)實(shí)管理中，這個(gè)部門又倍受其他部門和人員的非議，其原因是行政工作多是服務(wù)性的，而且工作成績又沒有明顯的結(jié)果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽視，在有的公司甚至被老板認(rèn)為是可有可無的，所以該部門的主管人員在目前來說，流失量比一般其他部門主管人員流失量要大得多。

        其實(shí)，行政部作為公司的一個(gè)幕僚部門，肩負(fù)整個(gè)公司的管理重任，不僅為公司正常的運(yùn)轉(zhuǎn)提供了服務(wù)平臺(tái)，而且為公司的所有活動(dòng)提供各種支持和服務(wù)。同時(shí)也是一個(gè)結(jié)交三教九流、兩道兼吃、磨練口才、修煉身心、通向社會(huì)的大熔爐。

        一般說來，企業(yè)設(shè)立行政管理部門的初衷往往是將主營業(yè)務(wù)（研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等）之外的事務(wù)性工作剝離開來，使得企業(yè)的管理者能夠集中精力做主營業(yè)務(wù)。隨著企業(yè)的逐步發(fā)展和壯大，我們又從行政中分離出市場(chǎng)、財(cái)務(wù)、人力資源、客戶服務(wù)等等專門機(jī)構(gòu)。

        不斷派生的專門機(jī)構(gòu)因?yàn)槠渎毮艿膯我恍远@得愈發(fā)重要，在企業(yè)中的作用也更加明顯，相形之下，作為“母體”的行政工作就日益顯得沒落，分出去的全部是相對(duì)重要的工作，留下來的純粹是事務(wù)性工作。因此對(duì)于許多企業(yè)來說，行政工作似乎越來越?jīng)]有重要性可言，在管理者眼中，行政平日里的工作就是東修西補(bǔ)、保潔保安、收發(fā)傳真、前臺(tái)接待等，工作雖不可或缺但也無關(guān)大局。

        這是對(duì)企業(yè)行政工作的偏見，真正意義上的企業(yè)行政全然不是這個(gè)樣子。專門的行政管理部門，諸如辦公室、總經(jīng)理辦公室、總務(wù)部、行政部等等雖擔(dān)負(fù)著企業(yè)行政管理的組織實(shí)施、具體操作，但只是行政管理工作中的一個(gè)部分、一個(gè)環(huán)節(jié)，是整個(gè)行政管理系統(tǒng)中的一個(gè)小系統(tǒng)。

        二、對(duì)企業(yè)行政工作的認(rèn)知

        行政在企業(yè)中是什么？行政是接待小姐，PA阿姨，辦公文具，名片，飛機(jī)票，屏風(fēng)，廁紙，咖啡，司機(jī)，快遞的臟手，桌子底下小姐們的臭鞋還有……，行政到底是什么？目前，人們對(duì)企業(yè)行政的理解仍然比較模糊。大體上，人們對(duì)“行政”的認(rèn)知有兩種解釋。

        第一種解釋，也是最為中規(guī)中矩的解釋就是“政令的執(zhí)行”。對(duì)于“行政”最原始的理解是“權(quán)力”的概念，這在我國政府部門中得到很好的表現(xiàn)，例如我國關(guān)于政府公務(wù)員行政序列、行政職能、行政權(quán)力的交割等。又例如我們國家還專門成立了國家行政學(xué)院。其實(shí)“管理”這個(gè)詞中把“理”字去掉，所有“管”的環(huán)節(jié)都有行政的概念在。因此，可以說行政無處不在。

        但是就目前企業(yè)的行政來講，我們存在著認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，理解比較含混不清。那么，對(duì)一個(gè)企業(yè)來講行政是不是就是權(quán)力的概念呢？其實(shí)，對(duì)于企業(yè)來講“行政”是事務(wù)而非權(quán)力，它指的是事務(wù)性的工作。在企業(yè)做行政管理的人是一個(gè)直接參與事務(wù)性管理的人，主要的職能是管事，或者有一定的管理職務(wù)，透過人去管事。

        例如，鳳凰衛(wèi)視的老板劉長樂先生的名片上就印了“行政總裁劉長樂”，你認(rèn)為這里的“行政”指的是權(quán)力還是事務(wù)呢？很顯然是權(quán)力的代表。從組織結(jié)構(gòu)上來看，在企業(yè)里事務(wù)性工作的最高職位是什么呢？可能誰也無法脫口而出，因?yàn)檫@個(gè)叫法極其混亂，也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)其他職能部門的叫法都比較統(tǒng)一，如“財(cái)務(wù)部”、“人力資源部”、“銷售部”、“市場(chǎng)部”等都是特定職能部門的固定叫法，但只有行政這一塊的叫法是五花八門的，有的企業(yè)叫“總裁辦”，有的企業(yè)叫“辦公室”，有的企業(yè)叫“行政人事部”，還有的企業(yè)叫“人事行政部”等。為什么有的是“人事”在前面，有的是“行政”在前面，這里面有什么區(qū)別嗎？其實(shí)，說到底就是誰比誰厲害的問題。還有更有趣的叫“綜合管理中心”、“不管部”等。

        【案例】有位老師，有一次在北京講課，有個(gè)同學(xué)與他交換了一張名片，他發(fā)現(xiàn)這個(gè)同學(xué)的名片上面寫著“不管部”，當(dāng)時(shí)嚇了一跳，就問那位同學(xué)：“為什么有這個(gè)部門呢？”那位同學(xué)笑了笑說：“我們這個(gè)叫法比較特殊，意思就是其他部門都不管的事歸我們管，所以叫‘不管部’。”由此可見，在企業(yè)中人們對(duì)行政的理解很混亂，而且組織結(jié)構(gòu)可大可小，有的企業(yè)小到在人事部下面的兩個(gè)人負(fù)責(zé)行政事務(wù)，大到集團(tuán)下設(shè)四大中心，其中一個(gè)中心就叫“行政管理中心”，這已經(jīng)是很大的“行政”概念了，基本上已經(jīng)跳躍出了事務(wù)性的工作，參與了權(quán)力性的工作。

        三、行政管理的內(nèi)涵及特點(diǎn)

        廣義的行政管理就是企業(yè)中除去基本的“研發(fā)”“生產(chǎn)”“銷售”這些直接創(chuàng)造企業(yè)效益的業(yè)務(wù)性工作之外的全部事務(wù)；狹義的行政管理往往又將其中比較專業(yè)的“人事管理”與“財(cái)務(wù)管理”工作獨(dú)立出來所剩下的工作事務(wù)。這些剩下的事務(wù)又可以劃分為兩個(gè)方面：行政辦公管理和后勤服務(wù)管理，我們將其統(tǒng)稱為“行政后勤管理”。

        行政工作的最終目標(biāo)是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間形成密切配合的關(guān)系，使整個(gè)公司在運(yùn)作過程中成為一個(gè)高速并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體；用合理的成本換來員工最高的積極性，以提高工作效率，完成公司目標(biāo)發(fā)展任務(wù)。

        在企業(yè)發(fā)展、強(qiáng)大的過程中，行政管理工作發(fā)揮著不可替代的作用。它好比一支精良軍隊(duì)的后勤部門，確保前線工作者可以無后顧之憂的往前沖刺。行政管理主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能。管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本?？偠灾?，行政管理的實(shí)質(zhì)是服務(wù)。

        因此，行政部門應(yīng)以服務(wù)為本，甘當(dāng)幕后英雄的角色。行政以服務(wù)于企業(yè)為最終目的，行政部門應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真細(xì)致地做好種種行政事務(wù)工作，把領(lǐng)導(dǎo)和員工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來。行政部門的工作永遠(yuǎn)不會(huì)成為企業(yè)關(guān)注的中心。不但不可能，而且不應(yīng)該。因?yàn)?，如果一個(gè)企業(yè)的關(guān)注點(diǎn)不幸竟在于行政部門，那只能說明行政工作做得實(shí)在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了企業(yè)最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以致于引起了大家的關(guān)注。

        行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的和不起眼的事務(wù)。但這些事務(wù)只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。行政工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他方面的業(yè)務(wù)。行政工作涉及到企業(yè)內(nèi)部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協(xié)調(diào)。行政管理的廣度涉及到整個(gè)公司或集團(tuán)的全部運(yùn)作過程；行政管理的深度又涉及到許多局外人難以想象的細(xì)微末節(jié)；行政管理的重要是因?yàn)樗穷I(lǐng)導(dǎo)和各部門、眾員工之間的橋梁；行政管理的敏感是因?yàn)樗婕暗矫總€(gè)成員的切身利益。

        眾所周知，行政管理是不涉及公司具體產(chǎn)品(含活動(dòng)、服務(wù))的生產(chǎn)(或提供)的，它是為生產(chǎn)(或提供)產(chǎn)品(或活動(dòng)、服務(wù))過程提供相應(yīng)的資源和服務(wù)，以及對(duì)過程中的人和事進(jìn)行規(guī)范組織、監(jiān)控?？傮w來講，行政工作有以下十二字概述：搞好服務(wù)、管好事務(wù)、參與業(yè)務(wù)。這是行政工作的特點(diǎn)，行政工作人員了解工作特點(diǎn)后可以有針對(duì)性、有重點(diǎn)、有目的地開展工作。

        四、行政管理體系

        （一）行政管理體系概述

        企業(yè)的行政管理體系可以說是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它是以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo)、由行政副總分工負(fù)責(zé)、由專門行政部門組織實(shí)施、操作，其觸角深入到企業(yè)的各個(gè)部門和分支機(jī)構(gòu)的方方面面的一個(gè)完整的系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)。它的作用就是承擔(dān)著企業(yè)的全部行政管理工作，推動(dòng)和保證著企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、市場(chǎng)、銷售等幾大塊業(yè)務(wù)順利、有效地進(jìn)行并確保相互之間的協(xié)調(diào)。

        企業(yè)行政管理體系如此重要，然而卻幾乎沒有人去研究它，這是現(xiàn)今企業(yè)普遍感到最頭痛而改進(jìn)它又不知如何下手的主要原因之一。行政管理體系的理想境界應(yīng)該是潤物細(xì)無聲的，它就像一部自動(dòng)化程度很高的機(jī)器，這頭原料（任務(wù)）進(jìn)去，那頭成品（結(jié)果）出來，其中的許許多多曲曲折折，都消化在行政體系之內(nèi)。

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        （二）行政管理體系組成 專門的企業(yè)行政管理部門（通常稱為辦公室、總經(jīng)理辦公室、行政總務(wù)部、綜合管理部之類）擔(dān)負(fù)著企業(yè)行政管理的組織實(shí)施、具體操作。

        1、行政辦公管理

        行政辦公管理體現(xiàn)的是對(duì)行政事務(wù)的綜合性管理，具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)性、中樞性和業(yè)務(wù)性。主要包含有：①行政制度建設(shè)及紀(jì)律監(jiān)督；②文書檔案管理（文書撰寫與發(fā)文管理、文件收發(fā)、報(bào)刊信函收發(fā)、文書歸檔管理、圖書管理）；③印章及資質(zhì)、證件管理；④會(huì)務(wù)工作管理；⑤公共關(guān)系管理；⑥接待預(yù)訂服務(wù)；⑦辦公自動(dòng)化建設(shè)；⑧值班管理；⑨員工文體活動(dòng)、旅游等。

        注：文體活動(dòng)就是文娛和體育活動(dòng)這兩方面。組織企業(yè)員工開展文體活動(dòng)可以強(qiáng)身健體、愉悅身心，也能改進(jìn)企業(yè)氣氛、增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。

        2、后勤服務(wù)管理

        后勤管理體現(xiàn)的是行政組織的物質(zhì)性資源供給與配置管理，具有較強(qiáng)的保障性、服務(wù)性和社會(huì)性。主要包含有：①食堂管理；②宿舍管理；③車輛（含司機(jī)）管理；④安全與消防管理；⑤治安管理；⑥環(huán)境管理；⑦物資管理（如辦公用品等）；⑧名片、表單及印刷品管理；⑨固定資產(chǎn)管理等。

        五、怎樣全面提升行政工作

        首先，就是加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，服務(wù)意識(shí)強(qiáng)是做好行政后勤工作的基礎(chǔ)。和其他工作比較起來，行政后勤工作更需要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，努力提高服務(wù)水平。因?yàn)?，行政后勤工作的價(jià)值和意義就在于為全公司政務(wù)提供保障，為全公司服務(wù)。這是行政后勤部門的使命，更是行政后勤部門之所以存在的價(jià)值。切不可高高在上，擺出一副管理者的姿態(tài)。記住，我們是服務(wù)部門！

        其次，就是要實(shí)施規(guī)范化管理。通過制度、流程和表單來實(shí)現(xiàn)行政后勤工作的有序開展。

        1）加強(qiáng)企業(yè)行政管理的制度建設(shè)?！皼]有規(guī)矩不成方圓”，制度的功能在于規(guī)范和約束行為，為此加強(qiáng)制度建設(shè)將有利于規(guī)范和約束后勤工作，使后勤保障工作有章可循、有法可依，也使今后的后勤保障工作更加程序化、規(guī)范化。

        2）要全面實(shí)行流程化管理。行政工作總是千頭萬緒，制度只是基礎(chǔ)，行政上的許多環(huán)節(jié)需要靠流程圖來實(shí)現(xiàn)，流程圖的好處就在于它能夠簡單明了地說明工作的關(guān)鍵點(diǎn)，做到“分工清晰、責(zé)權(quán)明確”，使行政的各項(xiàng)工作條理清楚，有利于工作效率和工作質(zhì)量的提升。

        3）要加強(qiáng)表格化管理。工作流程有了、責(zé)任權(quán)利明確了，具體的實(shí)施就可以靠表格來實(shí)現(xiàn)。表格是行政工作中的一個(gè)非常好的工具，許多復(fù)雜的工作只要用表格完全能說清楚，特別是一些需要有追溯性的工作，通過簡單的表格就可以實(shí)現(xiàn)。

        最后是提倡“辦公自動(dòng)化”。辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，它以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

        六、行政工作的職業(yè)發(fā)展通路

        （中華英才/智聯(lián)/前程無憂）招聘網(wǎng)——職位分類——行政/后勤類：

        行政總監(jiān)；行政經(jīng)理?行政主管?辦公室主任；行政專員?助理；經(jīng)理助理?秘書?文員；圖書情報(bào)?資料?文檔管理；后勤；

        大公司行政職業(yè)通道：部門專員→部門主管→部門經(jīng)理→總監(jiān)

        【案例一：劉邦的后勤總管】

        作為“漢初三杰”之一的蕭何，就是劉邦的后勤總管。漢高祖劉邦曾問群臣：“吾何以得天下？”群臣回答皆不得要領(lǐng)。劉邦遂說：“我之所以有今天，得力于三個(gè)人－－－運(yùn)籌帷幄之中，決勝千里之外，吾不如張良；鎮(zhèn)守國家，安撫百姓，不斷供給軍糧，吾不如蕭何；率百萬之眾，戰(zhàn)必勝，攻必取，吾不如韓信。三位皆人杰，吾能用之，此吾所以取天下者也?！?/p>

        【案例二：張曉彤的華麗轉(zhuǎn)身】

        HR界，張曉彤已是大家熟知的人力資源專家。其實(shí)，她跟我們每一個(gè)人一樣，都是起步于微塵。1990年，張曉彤畢業(yè)于首都師范大學(xué)（原北京師范學(xué)院）英美文學(xué)系，在做了兩年的中學(xué)英語老師后，耐不住待在那里論資排輩評(píng)職稱，1992年，張曉彤憑借英語優(yōu)勢(shì)跳槽到英美煙草公司，從一名普通文員做到辦公室經(jīng)理，全盤負(fù)責(zé)公司的行政事務(wù)。1994年，她又跳槽到諾基亞中國投資有限公司從人事秘書干起，然后到招聘專員、人事主管，再到到北方區(qū)人力資源經(jīng)理、諾基亞學(xué)院非技術(shù)課程經(jīng)理。從1995年開始，她在做好本職工作的同時(shí)，就開始利用周末時(shí)間應(yīng)邀出去講課，直至后來成為著名的人力資源職業(yè)培訓(xùn)師。