1．目的：

        規(guī)范辦公室的工作秩序，營造良好的辦公環(huán)境，以提高辦公質(zhì)量與效率。2．職責(zé)/權(quán)限：

        行政人事部：負(fù)責(zé)辦公室的整體日常監(jiān)管與處理突發(fā)事件；辦公室人員及財產(chǎn)安全的監(jiān)管。

        其他部門負(fù)責(zé)人：所屬辦公室日常事務(wù)的管理，協(xié)助處理各種異常情況。3．工作要求：

        辦公室職員工作紀(jì)律：

        1.辦公室人員須保持儀容儀表整潔，一律按規(guī)定穿工衣（周六除外）。

        2.文明禮貌待人，嚴(yán)禁大聲喧嘩。

        3.室溫25℃以上方可以開啟空調(diào)，溫度調(diào)節(jié)不得低于18℃（含）以下。

        4.保持個人辦公臺面整潔。

        5.做好日常清潔維護(hù)，不可隨地吐痰，垃圾、紙屑丟入紙簍內(nèi)。

        6.原則上辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，需要吸煙請到吸煙區(qū)。

        7.非客戶接洽、會議召開、集體討論，任何人不得私自占用會議室與洽談室。

        8.在使用公共場所（會議室、洽淡室、閱覽室、培訓(xùn)室等）完畢后，使用人員應(yīng)當(dāng)恢復(fù)原狀并做好清潔整理工作。

        9.除工作需要外，辦公室人員不準(zhǔn)利用公司電腦上網(wǎng)。

        10.接打電話應(yīng)言簡意賅、長話短說，嚴(yán)禁在電話中刻意閑聊，更不允許在辦公室接打私人電話。

        11.上班時間嚴(yán)禁聚眾閑聊或影響、妨礙他人工作，有必要進(jìn)行集體討論時，在洽談室或會議室內(nèi)進(jìn)行。

        12.公司內(nèi)部集會與會議，除特殊情況（需提前向會議主持人請假）外，皆須準(zhǔn)時參加。

        13.前臺（前臺文員/前臺保安員）要負(fù)責(zé)整個前臺區(qū)、入門大廳的管理。前臺禁止無關(guān)人員閑坐。

        14.下午17：30—18：00，部門須將當(dāng)晚加班名單提交行政人事部，行政人事部核準(zhǔn)后交前臺保安。

        15.下班前，辦公室人員須各自整理好工作臺面。最后下班人員要關(guān)閉水、燈、空調(diào)、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、門窗等。

        16.上班時間，公司內(nèi)部通用性語言為普通話，除業(yè)務(wù)上來往之外，一律不講其他方言。

        辦公室職員著裝要求：

        1.為樹立和保持公司良好的社會形象，實現(xiàn)規(guī)范化管理，本公司職員應(yīng)按要求著裝（周一至五著工裝）。

        2.辦公室職員上班時間要保持儀容儀表整潔、大方、得體。

        3.頭發(fā)梳理須整齊。男職員頭發(fā)不過耳，不得留長胡須，保持面部清潔；女職員上班提倡化淡妝。

        4.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合，督促屬下職員共同遵照執(zhí)行。

        4．具體日常工作管理：

        復(fù)印管理――

        1.有復(fù)印機(jī)部門安排專人負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)，任何人必須聽從安排，不得有故意損壞機(jī)器的行為。

        2.復(fù)印機(jī)發(fā)生故障應(yīng)立即關(guān)機(jī)，行政人事部須做好標(biāo)識注明，并第一時間通知維修公司前來維修，待復(fù)印機(jī)完全修好后方可作業(yè)。

        3.行政人事部人員應(yīng)擔(dān)保復(fù)印紙張供應(yīng)及碳粉補(bǔ)充以使復(fù)印工作得以順利進(jìn)行。

        4.節(jié)約用紙，復(fù)印完后，注意保持復(fù)印區(qū)域整潔。

        5.各部門復(fù)印用紙由行政人事部統(tǒng)一申購，復(fù)印時行政人事部要監(jiān)督復(fù)印人員節(jié)約。

        6.非公司人員嚴(yán)禁私自使用本公司復(fù)印機(jī)，禁止幫非公司人員復(fù)印文件資料。

        7.行政人事部人員上下班時應(yīng)檢查復(fù)印機(jī)的開關(guān)情況。

        電話管理――

        1.公司電話是公司與外界、內(nèi)部部門之間交流信息、聯(lián)絡(luò)工作的重要工具。

        原則上不得打私人電話，特殊情況需用電話要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后方可

        使用。

        2.正常工作聯(lián)絡(luò)應(yīng)長話短說，提高效率。通話時間應(yīng)控制在3分鐘以內(nèi)，

        特殊情況不超過5分鐘。

        3.公司對長途電話進(jìn)行嚴(yán)格控管，一般分機(jī)電話只可拔打市話。

        4.電話鈴響3聲內(nèi)就要接聽電話，且使用文明禮貌語言。

        5.接聽電話須認(rèn)真仔細(xì)聽取對方講述的內(nèi)容，必要時可禮貌要求對方重復(fù)，重要事項要做出書面記錄，并及時知會相關(guān)人員。

        管理人員手機(jī)使用管理――

        1.對于公司已給予電話費補(bǔ)助的管理人員（包括特殊職位人員），其手機(jī)必須24小時開機(jī)。

        2.管理人員休假時，其手機(jī)也必須正常開機(jī)；跨區(qū)域無網(wǎng)絡(luò)的，須公布備用號碼。

        3.管理人員不應(yīng)頻繁更換手機(jī)號碼，如因特殊原因需更換號碼的，須將新號碼及時通知行政人事部更新后公布。

        4.管理人員手機(jī)必須保持有話費，不足時應(yīng)及時繳費或充值。

        5.行政人事部須不定時抽查開機(jī)情況，嚴(yán)禁出現(xiàn)停機(jī)或關(guān)機(jī)情況。

        6.一個月出現(xiàn)三次停機(jī)或關(guān)機(jī)現(xiàn)象，對工作造成影響的，酌情取消相關(guān)管理人員該月話費補(bǔ)助。

        7.參加會議或培訓(xùn)時，手機(jī)一律關(guān)機(jī)或調(diào)為振動，中途需要接打電話須向

        會議主持或培訓(xùn)講師舉手請假，同意后方可外出接打電話。

        8.手機(jī)補(bǔ)助話費按公司規(guī)定的職級標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，根據(jù)職級、工作性質(zhì)的變動而調(diào)整。

        辦公室職員接待訪客技能與禮儀――

        1.前臺負(fù)責(zé)回答訪客的詢問，了解來訪目的，協(xié)助作好訪客登記，通知相關(guān)部門人員到前臺接待。

        2.部門會議及訪客接待由部門文員跟進(jìn)，公司例會接待由行政人事部負(fù)責(zé)跟進(jìn)。

        3.訪客接待基本技能：既要機(jī)敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪客一走進(jìn)辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想，仔細(xì)傾聽這種沒預(yù)約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排當(dāng)時會見，就表示遺撼，并為他安排以后會見。按順序請訪客進(jìn)去，可按事先安排次序或以到達(dá)先后為次序。要做好訪客登記，記上時間、名字、職務(wù)、來訪目的和業(yè)務(wù)關(guān)系，以及通訊地址等。

        4.訪客接待基本禮儀：