一、前言

            行政作為公司職能部門之一，主要負(fù)責(zé)公司行政管理、人力資源管理及辦公事務(wù)管理。

            本手冊詳細(xì)描述行政部部門職能、組織結(jié)構(gòu)、崗位職責(zé)、管理規(guī)范、操作流程及通用工具表格，用于規(guī)范與指導(dǎo)行政部的業(yè)務(wù)工作，是行政部的基礎(chǔ)管理文件。

            二、部門職能

            1、行政管理：制度管理、文檔管理、考勤紀(jì)律、辦公支持和公關(guān)接待等。

            2、人力資源管理：績效考評(píng)、薪酬計(jì)核、職位管理、人事調(diào)整、員工檔案管理、員工招聘、培訓(xùn)和員工關(guān)懷等。

            3、辦公事務(wù)管理：辦公用品的管理、會(huì)議組織等。

            三、組織結(jié)構(gòu)

            行政總監(jiān)

            行政主管

            行政文員人事文員培訓(xùn)文員

            四、崗位職責(zé)

            1、行政總監(jiān)崗位職責(zé)

            1.行政隸屬

            直接上級(jí)：營銷副總經(jīng)理

            直接下屬：行政文員、人事文員、培訓(xùn)文員

            2、主要職責(zé)

            A．日常辦公管理：各類文件的影印、收發(fā)、處理和歸檔、人員考勤、辦公后勤管理。

            B．公關(guān)管理：來賓接待、招待、迎送。

            D．制度管理：組織公司各項(xiàng)制度的建立、調(diào)整和實(shí)施監(jiān)督工作。

            E．人事管理：人員招聘、崗位調(diào)動(dòng)和錄用、解聘、離職等職位管理。

            F．績效管理：依照員工績效、獎(jiǎng)懲辦法及升降職務(wù)辦法等進(jìn)行考評(píng)。根據(jù)考核結(jié)果計(jì)算員工的月度薪酬和年終獎(jiǎng)勵(lì)。

            H．檔案管理：員工人事檔案的建立、記錄、保管和維護(hù)。

            I．員工培訓(xùn)管理：組織并安排各類員工培訓(xùn)、會(huì)議會(huì)務(wù)工作。

            J．所屬員工管理：提高士氣、效率、信念、忠誠度，協(xié)助其他部門做好

            員工管理。

            K．副總經(jīng)理交辦的其他工作。

            2、行政文員崗位職責(zé)

            (1)、行政隸屬

            上級(jí)主管：行政總監(jiān)

            工作對(duì)象：各部門相關(guān)人員

            (2)、主要職責(zé)

            A．公司日常行政、公關(guān)、各類信息文件的收發(fā)、傳遞和歸檔。

            B．公司客戶及外來人員的接待、登記、迎送。

            C．各部門員工的考勤、記錄、統(tǒng)計(jì)。

            D．公司日常后勤工作和值日排班等。

            E．對(duì)公司規(guī)章制度進(jìn)行通知、發(fā)放、整理和歸檔管理。

            F．福利用品發(fā)放。

            G．部門總監(jiān)交代的其他工作

            3、人事文員崗位職責(zé)

            (1)、行政隸屬

            上級(jí)主管：行政總監(jiān)

            工作對(duì)象：各部門相關(guān)人員

            (2)、主要職責(zé)

            A．協(xié)助總監(jiān)完成月度和季度考評(píng)，及時(shí)完成統(tǒng)計(jì)、整理和發(fā)布。

            B．協(xié)助總監(jiān)計(jì)算與統(tǒng)計(jì)員工薪酬，將考評(píng)和薪酬調(diào)整結(jié)果記入檔案。

            C．員工人事檔案的日常維護(hù)。

            D．協(xié)助總監(jiān)解決員工考評(píng)和職位調(diào)整中發(fā)生的異議與糾紛。

            E．辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調(diào)、獎(jiǎng)懲和離職等具體手續(xù)。

            F．總監(jiān)交辦的其他事宜。

            4、培訓(xùn)文員崗位職責(zé)

            (1)、行政隸屬

            上級(jí)主管：行政部經(jīng)理

            工作對(duì)象：各部門相關(guān)人員

            (2)、主要職責(zé)

            A．協(xié)助完成員工招聘，聯(lián)系招聘事宜，組織面試、測評(píng)和錄用等工作。

            B．協(xié)助規(guī)劃員工培訓(xùn)及學(xué)習(xí)，開發(fā)并實(shí)施適用的培訓(xùn)課程和形式，做好培訓(xùn)效果的評(píng)估。

            D．協(xié)助準(zhǔn)備、安排、通知各類工作會(huì)議，作好會(huì)務(wù)工作。

            E．協(xié)助做好員工關(guān)懷和溝通工作。

            F．總監(jiān)交辦的其他事宜。

            五、管理規(guī)范與流程

            (一)、人力資源管理規(guī)范

            1、員工任職管理

            (1)、員工招聘錄用規(guī)定

            第一章總則

            第一條：為實(shí)現(xiàn)公司整體戰(zhàn)略和目標(biāo)，確保錄用適合公司發(fā)展的人才，特制定本規(guī)定。

            第二條：本規(guī)定適用于公司各類員工的招聘工作。

            第二章招聘計(jì)劃

            第三條：各部門如需招聘員工，應(yīng)事先向行政部提出招聘申請(qǐng)，填寫《招聘人員申請(qǐng)表》，提出招聘的職位、人數(shù)及要求。

            第四條：行政部根據(jù)各部門人員編制情況提出初步意見，報(bào)副總經(jīng)理審核，批準(zhǔn)后執(zhí)行招聘。

            第三章招聘

            第五條：招聘原則：公平競爭、擇優(yōu)錄用。

            第六條：招聘方式：內(nèi)部推薦、外部招聘、雙選會(huì)、勞務(wù)市場招聘等形式。

            第四章應(yīng)聘

            第七條：應(yīng)聘人員應(yīng)如實(shí)填寫《應(yīng)聘登記表》，并提交學(xué)歷、簡歷、身份證、各類職稱證書等應(yīng)聘材料的原件及復(fù)印件。

            第八條：行政部在收齊應(yīng)聘者材料后，會(huì)同用人部門管理者對(duì)應(yīng)聘者資格進(jìn)行書面材料初審；由各部門代為招聘的，由各部門總監(jiān)進(jìn)行初審。

            第九條：書面材料初審合格者通知面試或當(dāng)場面試。

            第五章面試

            第十條：招聘小組一般由行政部與用人部門領(lǐng)導(dǎo)等人員組成，面試時(shí)，小組成員應(yīng)不少于三人，至少有一名主管領(lǐng)導(dǎo)參加。

            第十一條：面試內(nèi)容及招聘小組職責(zé)：

            A．審核應(yīng)聘者是否具備專業(yè)素質(zhì)及資格。

            B．對(duì)應(yīng)聘者是否具備正式錄用資格以及綜合素質(zhì)進(jìn)行評(píng)審。C．對(duì)小組成員的意見進(jìn)行綜合分析后，做出初步?jīng)Q定。

            第十二條：面試評(píng)價(jià)：

            A．小組成員應(yīng)對(duì)面試結(jié)果做出書面評(píng)價(jià)并簽名。

            B．評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)見《面試評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)表》。（待修改）

            第十三條：面試結(jié)果審核：

            A．面試（加試）結(jié)束后，由行政部對(duì)面試結(jié)果進(jìn)行匯總，合格者將擬錄用者的材料，并報(bào)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

            B．所有小組成員評(píng)價(jià)為70分以上者為合格；70分以下者，原則上不予錄用。（待審核）

            第六章錄用

            第十四條：錄用名單確定后，對(duì)招聘未入選面試及面試不合格者，由行政部在5日內(nèi)對(duì)其本人做出電話/信函婉辭通知。

            第十五條：對(duì)于確定錄用人員由副總經(jīng)理進(jìn)行最終面試。

            第十六條：對(duì)合格人員，行政部會(huì)同用人部門協(xié)商其進(jìn)入公司日期，并確定其職級(jí)后報(bào)副總經(jīng)理審批。

            第十七條：被錄用者須辦理的進(jìn)入公司的相關(guān)手續(xù)：

            A．按要求提供個(gè)人材料，包括身份證、學(xué)歷證明、經(jīng)歷證明等。

            B．提供正式、有效的人事手續(xù)，如辭職證明或其他相關(guān)資料等。第十八條：對(duì)不能按要求提供有關(guān)材料或弄虛作假者，應(yīng)取消其錄用資格并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。

            第七章員工加入公司當(dāng)日手續(xù)

            第十九條：員工本人填寫詳細(xì)的《員工登記表》，并開始考勤。第二十條：簽訂勞動(dòng)合同或協(xié)議。

            第二十一條：申領(lǐng)相關(guān)辦公用品和設(shè)備等。

            第二十二條：行政部組織入職培訓(xùn)。

            第八章因錄用發(fā)生的經(jīng)濟(jì)問題

            第二十三條：因錄用發(fā)生的被錄用人與其原相關(guān)單位的一切經(jīng)濟(jì)問題由被錄用者自行處理。

            第二十四條：應(yīng)屆畢業(yè)生的學(xué)校培養(yǎng)費(fèi)問題，由被聘者自行解決。第九章不適用性

            第二十五條：本規(guī)定不適用于臨時(shí)工、鐘點(diǎn)工和實(shí)習(xí)生。

            第十章附則

            第二十六條：本規(guī)定最終解釋權(quán)歸行政部所有。

            第二十七條：本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。

            (2)、崗位職位管理規(guī)定

            第一章定義

            第一條：職位分析是指在各級(jí)組織中進(jìn)行收集、分析和整理職務(wù)信息的一系列管理活動(dòng)，目的是建立各職位的職務(wù)說明書。是現(xiàn)代人力資源管理和開發(fā)的基礎(chǔ)。

            第二章作用

            第二條：職位分析的作用范圍：

            A．職員選拔：明確各個(gè)崗位任職者的具體資格和要求，便于對(duì)應(yīng)聘者、被輪換者、被提升者是否適應(yīng)、勝任該職位的需要進(jìn)行測試和考核。

            B．員工培訓(xùn)：分析結(jié)果可用于員工培訓(xùn)內(nèi)容的選擇。

            C．績效考核：為績效考核提供標(biāo)準(zhǔn)。

            D．職務(wù)分類：有利于將任職資格相似的職位歸類，便于確定同一類職務(wù)的工資水平、升遷、培訓(xùn)。

            E．職務(wù)評(píng)價(jià)：分析的結(jié)果可用于評(píng)價(jià)某一職位的價(jià)值，以確定其工資水平。

            F．職務(wù)設(shè)計(jì)：職位分析可以更好的設(shè)計(jì)某一職務(wù)，可以對(duì)現(xiàn)有職務(wù)進(jìn)行反思，多余的不合理的取消或合并，因事設(shè)崗。

            G．職務(wù)描述：職務(wù)描述是職位分析的結(jié)果，職務(wù)描述給任職者提供原則，使任職者明確自己所處職位的要求。

            H．效標(biāo)體系：職位分析有助于建立效標(biāo)體系，這些效標(biāo)可用于員工的培訓(xùn)、心理測評(píng)的效度分析。

            第三章職位分析組織

            第三條：公司人力資源部負(fù)責(zé)職位分析的組織、培訓(xùn)。

            第四條：各職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)具體職位分析的操作，動(dòng)員本部門職員參與職位分析工作。

            第四章分析程序

            第五條：假設(shè)現(xiàn)有部門設(shè)置是合理的。

            第六條：描述本部門所有業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容（各個(gè)環(huán)節(jié)），工作量的大小，各環(huán)節(jié)間的牽制關(guān)系（是否屬不相容環(huán)節(jié)，需相互制約）。

            第七條：根據(jù)各環(huán)節(jié)工作性質(zhì)和管理幅度，把相類似、相連接、可相容的工作環(huán)節(jié)集合，組成一項(xiàng)職位。

            第八條：確定部門在目前情況下當(dāng)設(shè)哪幾種職位，各職位分別需要幾個(gè)職員。

            第九條：描述每一項(xiàng)職位的工作活動(dòng)內(nèi)容、權(quán)力、責(zé)任和流程。

            第十條：描述每一項(xiàng)崗位的社會(huì)環(huán)境：崗位層次（級(jí)別）、發(fā)展趨向（晉升方向）、上下級(jí)關(guān)系、關(guān)聯(lián)環(huán)節(jié)、部門和其他可參與的社會(huì)活動(dòng)等。

            第十一條：描述每一崗位的工作條件：工作地點(diǎn)、工作時(shí)間長度、是否加班，室內(nèi)外工作比例（出差時(shí)間長短、頻率）、接受培訓(xùn)和工作場所的舒適度等。

            第十二條：描述每一崗位的薪酬和福利條件：工資（含獎(jiǎng)勵(lì)）水平和工資計(jì)算方法、可享受假期、保險(xiǎn)、住房、交通、通訊條件和其他福利。

            第十三條：確定每一崗位的資格要求：年齡、學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)能力、生理?xiàng)l件、人格特征（性格、氣質(zhì)、興趣愛好、事業(yè)心、合作性、儀表）和領(lǐng)導(dǎo)能力。

            第十四條：編制每一崗位的職務(wù)說明書。

            (3)、崗位調(diào)動(dòng)管理流程

            第一條：一般工作人員和業(yè)務(wù)主管的崗位調(diào)動(dòng)，由需要調(diào)動(dòng)的部門經(jīng)理通報(bào)行政部，報(bào)批副總。

            第二條：部門總監(jiān)、區(qū)域經(jīng)理和各職能部門管理人員的崗位調(diào)動(dòng)，由各部門總監(jiān)向行政部提出申請(qǐng)，報(bào)批副總。

            第三條：部門總監(jiān)的崗位調(diào)動(dòng)，由副總向總經(jīng)理申請(qǐng)，批準(zhǔn)后生效。第四條：崗位調(diào)動(dòng)確認(rèn)之后，具體流程如下：

            (4)、員工離職管理流程

            第一條：員工申請(qǐng)離職必須提前一個(gè)月提出書面辭職申請(qǐng)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后報(bào)請(qǐng)副總，批準(zhǔn)后即確認(rèn)該員工離職。

            第二條：因違反公司制度或工作不勝任等原因給予解聘的，行政部正式通知該員工確認(rèn)離職。

            第三條：對(duì)于員工擅自離崗的，由其直接主管領(lǐng)導(dǎo)行政部報(bào)告，經(jīng)行政部查明原因后，確認(rèn)離職，并報(bào)知副總。

            第四條：具體流程如下：（待補(bǔ)充）

            3、員工培訓(xùn)管理規(guī)范

            第一章總則

            第一條：重視人才并培養(yǎng)和發(fā)展人才，是實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略和體系提升的關(guān)鍵，是做大、做強(qiáng)公司的重要保障之一。必須采取與公司理念文化、發(fā)展戰(zhàn)略、崗位技能和業(yè)務(wù)考核相結(jié)合的，獨(dú)具特色的培訓(xùn)方式，將員工培養(yǎng)成一流的職業(yè)營銷管理人才。

            第二條：各部門要建立學(xué)習(xí)型組織，為員工提供系統(tǒng)的入職、管理技能、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。通過行政部開設(shè)的管理技能培訓(xùn)課程，員工

            能及時(shí)了解基礎(chǔ)營銷管理知識(shí)、行業(yè)信息和實(shí)用性強(qiáng)的實(shí)際工作技巧，在短期內(nèi)勝任各項(xiàng)工作。

            第二章培訓(xùn)內(nèi)容

            第三條：入職培訓(xùn)：新員工必須接受三天的入職培訓(xùn)。了解公司的理念文化、發(fā)展歷程、相關(guān)政策、制度及公司各部門的職能和運(yùn)作方式。

            第四條：集中式的管理技能與商業(yè)知識(shí)培訓(xùn)：行政部定期開設(shè)關(guān)于管理技能和商業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)課程，提高員工基本素質(zhì)和溝通技巧，結(jié)合員工個(gè)人發(fā)展的需要，幫助新員工在短期內(nèi)成為稱職的職員。第五條：專業(yè)領(lǐng)域的在職培訓(xùn)：從新員工入職開始, 其直接領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門員工要對(duì)其日常工作加以指導(dǎo)、幫助和培訓(xùn)，如崗位的技能、、流程和管理記錄等一系列培訓(xùn)。

            第三章培訓(xùn)的形式

            第六條：內(nèi)部交流。

            第七條：經(jīng)驗(yàn)及案例分析教學(xué)。

            第八條：聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員、專家學(xué)者講課。

            第九條：參加外部的公開培訓(xùn)班等。

            第四章培訓(xùn)規(guī)劃組織實(shí)施

            第十條：行政部根據(jù)營銷戰(zhàn)略規(guī)劃、年度營銷計(jì)劃與業(yè)務(wù)部門的要求，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，并報(bào)批副總。

            第十一條：員工的培訓(xùn)工作日程安排、教材資料和教員的選擇，由行政部具體執(zhí)行，副總批準(zhǔn)后實(shí)施，并將培訓(xùn)評(píng)估結(jié)果反饋歸檔。

            第十二條：培訓(xùn)費(fèi)用采用預(yù)決算制度管理，由中心行政部做出詳細(xì)預(yù)算，經(jīng)副總批準(zhǔn)后執(zhí)行，納入成本核算。

            第十三條：必須參加相關(guān)培訓(xùn)科目的人員，不得以任何理由拒絕參加或不遵守培訓(xùn)紀(jì)律，否則行政部有權(quán)處罰。

            第五章附則

            第十四條：本規(guī)定解釋權(quán)由行政部所有。

            4、人事檔案管理規(guī)范

            (1)行政部必須為全體員工建立人事檔案，負(fù)責(zé)檔案的設(shè)計(jì)、填寫、更新和管理等。

            (2)、員工檔案作為公司人力資源開發(fā)和管理的基本數(shù)據(jù)庫，是開展員工關(guān)懷、職業(yè)生涯設(shè)計(jì)和個(gè)性化員工培訓(xùn)的基礎(chǔ)。

            (3)、人事檔案的內(nèi)容必須包括員工基本資料如簡歷、員工登記表、身份證、相關(guān)證件復(fù)印件等；員工考核動(dòng)態(tài)情況，如月度考核結(jié)果、季度考評(píng)結(jié)果和薪酬變動(dòng)情況；員工獎(jiǎng)勵(lì)情況，如年度獎(jiǎng)勵(lì)、其他獎(jiǎng)勵(lì)狀況；詳見《人事檔案用表》。

            (4)、員工檔案必須進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行記錄和變更，每月10日前檢查。

            (5)、人事檔案管理的具體規(guī)定詳見《檔案管理規(guī)范》。

            5、營銷部門薪酬體系

            (1)、績效考核內(nèi)容規(guī)范

            第一章考核目的與原則

            第一條：客觀公正的對(duì)各級(jí)管理者，員工的工作行為與結(jié)果，進(jìn)行

            實(shí)事求是的考核評(píng)價(jià)。

            第二條：各級(jí)直線管理者必須承擔(dān)起責(zé)任，運(yùn)用考核評(píng)價(jià)的方式，指導(dǎo)、幫助、約束與激勵(lì)下屬員工。

            第三條：考核的重點(diǎn)在于“業(yè)績”，強(qiáng)調(diào)在職務(wù)工作中做出的實(shí)際結(jié)果。通過業(yè)績考核來把握被考核者的工作能力與工作態(tài)度；任何工作能力與工作態(tài)度，都必須通過某種實(shí)際的業(yè)績表現(xiàn)出來。

            第四條：培養(yǎng)面向未來的人力資源。

            第二章考核指標(biāo)及說明

            第五條：業(yè)績指標(biāo)設(shè)定原則：各職務(wù)的業(yè)績指標(biāo)設(shè)定，必須從業(yè)務(wù)流程中把握。把握各職務(wù)間責(zé)任邊界與關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而設(shè)定關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)。各職務(wù)業(yè)績指標(biāo)必須具體、可度量、可達(dá)到。

            第六條：市場部考核指標(biāo)

            第七條：客服部考核指標(biāo)

            第八條：網(wǎng)絡(luò)部考核指標(biāo)

            第九條：行政部考核指標(biāo)

            第十條：課程部考核指標(biāo)

            (2)、薪酬構(gòu)成說明

            第一章各部門總監(jiān)

            第二章營銷中心部門工作人員

            第三章辦事處經(jīng)理

            第四章區(qū)域經(jīng)理

            第五章業(yè)務(wù)經(jīng)理

            (二)、行政管理規(guī)范

            第一章辦公制度

            一、工作時(shí)間

            1、每周休假一天，時(shí)間為周二

            9：00—12:00 上班

            午餐及午休 12：00—14：00 值班

            14：00—18:00上班

            市場部人員返回總部開會(huì)期間需遵守以上工作時(shí)間

            2、周例會(huì)

            時(shí)間：每周周一上午9點(diǎn)

            地點(diǎn)：公司總部

            人員：總公司在編員工（包括兼職）

            3、月例會(huì)

            時(shí)間：每月30日上午9點(diǎn)（2月份為28日上午9點(diǎn)）

            地點(diǎn)：公司總部

            人員：總公司在編員工、子公司代表（最少1名）

            二、工作紀(jì)律

            1、正常工作時(shí)間應(yīng)穿戴整齊，儀表端莊，不濃妝艷抹，嚴(yán)禁穿拖鞋、背心、短褲進(jìn)入辦公室。

            2、接電話聲音要輕，要注意電話禮貌。當(dāng)周邊的電話響起而當(dāng)事人不在時(shí)，幫對(duì)方關(guān)掉聲音并在事后提醒當(dāng)事人。

            3、注意辦公室工作環(huán)境，不要大聲喧嘩。不得翻閱與工作無關(guān)的書籍，不得利用職務(wù)之便撥打私人電話、上網(wǎng)聊天、打印私人文件等與工作無關(guān)的事項(xiàng)。

            4、保持自己辦公范圍的清潔，臺(tái)面物品擺放整齊，愛護(hù)辦公室內(nèi)公有財(cái)產(chǎn)，如有損壞造價(jià)賠償。

            5、對(duì)公司來訪客人要主動(dòng)問候，禮貌待人。

            6、不得隨意動(dòng)用他人辦公用品，如有需要須經(jīng)本人同意后方可，使用他人電腦或查閱文案時(shí)需有本人在場。

            7、如有事外出須經(jīng)直接上級(jí)許可。

            8、下班時(shí)關(guān)閉所有電源開關(guān)及門窗。下班后清理衛(wèi)生（地面、桌面、設(shè)備）、整理文件并歸類放好。

            四、值班

            1、由行政部排出每日值班表。

            2、值班時(shí)間內(nèi)的工作紀(jì)律與工作時(shí)間內(nèi)的紀(jì)律相同。

            3、值班人員負(fù)責(zé)作好值班記錄，如有無電話，電話時(shí)間、內(nèi)容等。

            4、緊急電話要設(shè)法找到相關(guān)人。

            第三章部門考勤管理工作流程

            注：1、各部門具體考勤制度詳盡《部門管理手冊》

            2、各職能部門工作人員的考勤由公司行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

            第四章會(huì)議制度

            第一條：會(huì)議主要包括周例會(huì)、月例會(huì)及各種臨時(shí)會(huì)議；市場部由于其特殊性，除參加周例會(huì)和月例會(huì)外，每周自行組織會(huì)議并將會(huì)議內(nèi)

            容通告行政部。

            1、行政部應(yīng)及時(shí)發(fā)出會(huì)議通知，明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、討論的議題等內(nèi)容。例會(huì)議題一般要提前一天、特別會(huì)議議題提前半天、重大會(huì)議議題提前三天由行政部通知與會(huì)人員，有關(guān)材料與通知一起印發(fā)。會(huì)前派專人做好會(huì)場安排。

            2、與會(huì)人員要在會(huì)前圍繞議題做好充分的準(zhǔn)備，有些重大問題盡可能會(huì)前交換意見，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，會(huì)中正式討論決定。

            3、不得無故缺席，特殊情況必須事先向行政部說明。參會(huì)人員要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開始時(shí)間。遲到人員記入會(huì)議記錄。

            4、會(huì)議主持人要在會(huì)議的起始就議題的要旨向與會(huì)人員做簡潔的說明，并將會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)人員。

            5、會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)發(fā)言者在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論。

            第二條：會(huì)議禁忌事項(xiàng)

            1、發(fā)言時(shí)不可長篇大論、不可一直緘默、不可取用不正確的資料；

            2、不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵，不可做人身攻擊；

            3、不可隨意打斷他人發(fā)言；

            4、會(huì)議期間嚴(yán)禁吸煙，不可隨意中途離席；

            5、會(huì)議期間將手機(jī)關(guān)掉或靜音。

            第三條：會(huì)議記錄

            1、會(huì)議由行政部制作會(huì)議記錄。會(huì)議記錄必須使用專用記錄本。會(huì)議記錄應(yīng)記載會(huì)議所議事項(xiàng)。會(huì)議記錄應(yīng)與參會(huì)人員的簽名冊一并保存。

            2、會(huì)后要及時(shí)撰寫會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要必須準(zhǔn)確、清楚，充分表達(dá)會(huì)議討論的情況。

            3、會(huì)議紀(jì)要的結(jié)論經(jīng)與會(huì)人員確認(rèn)無誤，經(jīng)行政部審核后，會(huì)議紀(jì)要送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。

            第四條：議定事項(xiàng)的催辦和反饋

            1、會(huì)議議定事項(xiàng)由行政部主持分解到相關(guān)部門落實(shí)辦理。

            2、行政部指定專人負(fù)責(zé)催辦并收集情況，可按照紀(jì)要，填寫有關(guān)事項(xiàng)催辦卡片。

            3、辦結(jié)事項(xiàng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋，并按月做出總結(jié)報(bào)告，綜合向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

            4、重要事件可分多次反饋，使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解辦理情況。

            第五條：會(huì)議文件的管理

            1、會(huì)議紀(jì)要及有關(guān)文件，都有一定的保密性，必須妥善保管，建立嚴(yán)格的管理及查閱制度。凡需查閱會(huì)議記錄的，必須由行政部批準(zhǔn)。

            2、年終由行政部將上述文件裝訂成正式案卷，經(jīng)檢查合格后保存，并按檔案管理規(guī)定查閱。

            第六條：周會(huì)

            時(shí)間：每周二上午9點(diǎn)，地點(diǎn)為公司總部。

            與會(huì)人員：

            1、總公司所有在編人員，主持：行政部

            2、會(huì)前各部門總監(jiān)填寫周報(bào)表，周報(bào)表的內(nèi)容包括：總結(jié)本周的工作完成情況及需要解決的重大問題，下周工作計(jì)劃；

            2、各部門就周報(bào)表的內(nèi)容做簡短闡述；

            3、集中解決各部門的協(xié)調(diào)問題、疑難問題；

            4、安排下周工作；

            第七條：月會(huì)

            時(shí)間：每月30號(hào)上午9點(diǎn)。2月為28號(hào)上午9點(diǎn)。

            與會(huì)人員：1、總公司所有在編人員

            2、各子公司代表（最少一名）

            程序：

            1、會(huì)前各部門總監(jiān)寫出月工作總結(jié)、下月工作計(jì)劃、對(duì)本部門工作人員的月度考核，副總經(jīng)理準(zhǔn)備對(duì)各部門的月度考核；

            2、各部門就月工作總結(jié)和下個(gè)月工作計(jì)劃做簡短闡述；

            3、集中解決各部門的協(xié)調(diào)問題、疑難問題；

            4、制定下個(gè)月的工作計(jì)劃并安排下月工作；

            5、辦事處的月會(huì)詳盡《辦事處管理手冊》

            第八條：季會(huì)

            時(shí)間：每季度最后一個(gè)月31號(hào)

            與會(huì)人員：公司所有在編人員

            程序：

            1、會(huì)前各部門總監(jiān)寫出該季度工作總結(jié)以及下季度工作計(jì)劃；各部門總監(jiān)對(duì)本部門工作人員的季度考核；副總經(jīng)理對(duì)各部門的季度考核；會(huì)前各部門總監(jiān)填寫；

            2、各部門就季度工作總結(jié)；

            3、集中討論、解決各部門的協(xié)調(diào)問題、疑難問題；

            4、制定下階段工作計(jì)劃并安排下階段工作；

            第九條：年會(huì)

            時(shí)間：（待定）

            與會(huì)人員：公司所有在編人員

            會(huì)議安排：待定

            第十條：臨時(shí)會(huì)議

            營銷副總根據(jù)實(shí)際情況，臨時(shí)組織召開，由副總擬定內(nèi)容，行政主任負(fù)責(zé)通知參會(huì)人員，對(duì)重大事宜須專題討論研究。

            第五章辦公用品及設(shè)備管理制度

            第一條：文具管理

            1、個(gè)人使用類：指個(gè)人自己使用保管的用品，如筆類、橡皮等。

            3、業(yè)務(wù)使用類：指各部門共同使用保管的用品，如膠水、文件夾、計(jì)算器、訂書機(jī)等。每部門領(lǐng)用時(shí)需進(jìn)行登記，登記冊統(tǒng)一由行政部保管。

            4、行政部每月需統(tǒng)計(jì)各部門文具用品使用數(shù)量。

            5、嚴(yán)禁員工將公司文具用品取回家私用。

            6、正常消耗性文具用品如中性筆、計(jì)算器、文件夾、剪刀等再領(lǐng)用時(shí)，需以舊換新。否則按市場價(jià)購買

            第二條：固定資產(chǎn)管理

            1、固定資產(chǎn)包括音響、空調(diào)、保險(xiǎn)柜、書柜、桌椅、公文柜、電話機(jī)、電腦、打印復(fù)印機(jī)等。

            2、行政部每年6月、12月對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行兩次全面盤點(diǎn)（由兩人人以上參加），核對(duì)財(cái)產(chǎn)數(shù)量。

            3、各項(xiàng)固定資產(chǎn)的質(zhì)量保證書等資料統(tǒng)一由行政部保管。

            4、公司配備的所有辦公設(shè)備由行政部統(tǒng)一管理，使用辦公設(shè)備的所有人員均須按相關(guān)要求操作。

            5、辦公用電話、打印機(jī)等辦公設(shè)備由專人負(fù)責(zé)使用，定期保養(yǎng)。財(cái)產(chǎn)發(fā)生損壞時(shí)，需負(fù)相應(yīng)的責(zé)任?？偙O(jiān)級(jí)以下人員未經(jīng)允許不能私自使用非本人負(fù)責(zé)的設(shè)備。否則一切后果及所造成的經(jīng)濟(jì)損失均由當(dāng)事人負(fù)責(zé)賠償。

            7、員工要愛護(hù)所有公司的公共設(shè)備，離開辦公室時(shí)，要檢查關(guān)閉所有設(shè)備電源及容易發(fā)生危險(xiǎn)的器具，保證安全。

            8、任何人未經(jīng)行政部批準(zhǔn)，不能將專用辦公設(shè)備帶出辦公地點(diǎn)，否則一切后果自負(fù)。

            第三條：申領(lǐng)

            1、各部門依需要提出申領(lǐng)計(jì)劃，行政部匯總后，填寫《申領(lǐng)單》，說明用品的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量等。經(jīng)副總經(jīng)理簽字后，報(bào)公司行政部。

            第四條：其它

            1、員工離職前，需把領(lǐng)用的辦公物品等悉數(shù)交還行政部，若有損壞或丟失，負(fù)責(zé)賠償。

            2、辦公事務(wù)用品如桌椅、公文柜、電話機(jī)、電腦、打印機(jī)、衣帽架等的遷移，需經(jīng)行政部辦理遷移手續(xù)后，方可執(zhí)行。

            3、辦公用固定資產(chǎn)的報(bào)廢，經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后核銷。

            第六章檔案管理制度

            第一條：檔案管理

            1、檔案由行政部統(tǒng)一管理。

            2、行政文員負(fù)責(zé)對(duì)檔案分類編號(hào)、立卷歸檔。案卷應(yīng)符合規(guī)范，分類目標(biāo)識(shí)和保存期限，科學(xué)地立卷和編目卷宗結(jié)實(shí)整齊。

            3、行政文員負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料借閱、使用、鑒定、銷毀、保管等進(jìn)行日常管理。

            4、所管理的檔案包括客戶檔案、基礎(chǔ)資料、人力資源檔案等。

            5、客戶檔案由客服部部每月月底提供一次最近更新的客戶檔案存檔；基礎(chǔ)資料包括各種產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、公司對(duì)外宣傳資料、辦公設(shè)備的質(zhì)量保證書等；人力資源檔案包括營公司所有人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、業(yè)績考評(píng)、獎(jiǎng)懲、晉升記錄和工資等。

            第二條：借閱利用

            1、各部門因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)按借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

            2、借出文件須經(jīng)該部門主管及行政主管批準(zhǔn)，重要文件須經(jīng)營銷副總批準(zhǔn)。借出的文件必須按時(shí)歸還；如需續(xù)借，須按規(guī)定辦理續(xù)借手續(xù)。否則，對(duì)借出文件人員進(jìn)行處罰，與工作業(yè)績考核掛鉤。

            3、查閱涉秘案卷，摘抄、復(fù)制密級(jí)材料，應(yīng)由部門出具申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)營銷副總批準(zhǔn)、檔案員查驗(yàn)、經(jīng)辦人簽字后，方可進(jìn)行。

            4、查閱檔案，嚴(yán)禁在案卷上涂改、劃圈、批注、折卷、撕頁、剪裁等。

            5、檔案員應(yīng)根據(jù)公司需要搜集、整理檔案資料，并做登錄統(tǒng)計(jì)。第三條：鑒定、銷毀

            1、行政部應(yīng)根據(jù)規(guī)定，組織有關(guān)人員定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。

            2、行政文員要定期開展檔案清查核對(duì)工作，做到目錄與案卷相符。

            3、銷毀檔案要造具清冊，提交銷毀報(bào)告，經(jīng)營銷副總審批后，指派專人監(jiān)銷，并簽字記錄備案。

            4、移交檔案應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)，造具清冊，并歸入卷宗。

            第四條：保密

            1、檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守《檔案法》、《保密法》，不得泄露檔案機(jī)密。

            2、接待查檔，不得超出調(diào)閱范圍。

            第七章保密制度

            第一條：必須遵守國家有關(guān)的保密法規(guī)和安全制度。

            第二條：不得向他人泄露公司的技術(shù)秘密。

            第三條：不得向他人泄露公司的市場策劃方案及秘密。

            第四條：不得向他人泄露公司的客戶秘密及客戶檔案。

            第五條：不得向他人泄露公司的營銷策略秘密。

            第八章出差管理制度

            為配合公司的對(duì)外往來及業(yè)務(wù)需要，規(guī)范公司差旅費(fèi)管理，本著節(jié)約的原則，根據(jù)公司的實(shí)際情況，特制訂本規(guī)定。

            第一條：員工因公出差需借差旅費(fèi)時(shí)，應(yīng)首先填寫“出差申請(qǐng)單”，審批程序如下：

            A．員工出差由部門經(jīng)理審核報(bào)營銷副總審批；

            B．部門經(jīng)理出差由營銷副總審批；

            C．副總經(jīng)理出差直接報(bào)總經(jīng)理審批。

            D．辦事處人員出差由辦事處經(jīng)理審批。

            由本人（特殊情況下可以委托他人代辦）填寫借款單，經(jīng)此次出差審批人批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部按差旅費(fèi)包干標(biāo)準(zhǔn)審核借款金額，辦理借款事宜。第二條：出差申請(qǐng)表一人一單，須填寫出差人姓名、出差原因、目的地、出差天數(shù)以及乘何種交通工具，預(yù)借差旅費(fèi)。

            第三條：學(xué)習(xí)及參加外部會(huì)議的人員按領(lǐng)導(dǎo)審批和會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第四條：差旅費(fèi)包干標(biāo)準(zhǔn)按后附規(guī)定執(zhí)行。

            第五條：出差人員應(yīng)開具住宿發(fā)票、交通費(fèi)票據(jù)，在限額內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷。

            第六條：不同級(jí)別的人員出差，差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按照較高級(jí)別的人員報(bào)銷。

            第七條：員工趁出差之便，事先經(jīng)批準(zhǔn)就近回家探親辦事的，其繞道車、船費(fèi)，多開支的部分由個(gè)人自理。不發(fā)繞道和在家期間的出差伙食補(bǔ)助費(fèi)、住宿費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)等。

            第八條：員工出差返回公司一星期內(nèi)，應(yīng)提交“出差結(jié)果評(píng)估”，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，交行政部存查。依照有關(guān)規(guī)定填寫“差旅費(fèi)報(bào)銷單”，連同出差單據(jù)按程序經(jīng)審核后，交財(cái)務(wù)部根據(jù)規(guī)定報(bào)銷，結(jié)清借款。

            第九條：因公學(xué)習(xí)、考察等出差取得的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)資料，須交存行

            政部存檔，沒有存檔的，營銷副總不在差旅費(fèi)報(bào)銷單上簽字。

            出差人員乘坐車、船、飛機(jī)及住宿、市內(nèi)交通費(fèi)伙食補(bǔ)標(biāo)準(zhǔn)：單位：元

            第九章通訊設(shè)備管理制度

            第一條：凡由公司發(fā)放通訊費(fèi)用補(bǔ)貼的手機(jī),在每日8:00---23:00必須保證開機(jī)，如發(fā)現(xiàn)手機(jī)關(guān)機(jī)，造成工作無法安排，每月累計(jì)3次以上，次月通訊費(fèi)將按50%發(fā)放；累計(jì)5次以上者，次月不發(fā)放通訊費(fèi)。由部門經(jīng)理審核。

            第二條：凡由公司發(fā)放通訊費(fèi)用補(bǔ)貼的手機(jī)，手機(jī)號(hào)碼盡量不變，且使用中國電信號(hào)碼。

            移動(dòng)電話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 

            第三條：對(duì)于確實(shí)電話業(yè)務(wù)繁忙的，經(jīng)營銷副總可以當(dāng)月特批稍高于上述標(biāo)準(zhǔn)。

            第十章行政管理用工具表格

            辦公用設(shè)備臺(tái)帳