針對分公司近年來的逐步發(fā)展和物價的逐漸提高，分公司行政費用也相應地增加，造成了直接和間接成本的增加，目前分公司對行政費用的監(jiān)控和管理還存在一些不足之處，必須通過完善流程和優(yōu)化管理模式，提高成本控制意識，做好節(jié)能減排工作，節(jié)約分公司的運作成本，提高分公司運作效率。

        現(xiàn)提出分公司行政管理過程中存在的主要問題和具體提升方案：

        一、車輛管理：

        1、無完整的車輛信息檔案；

        2、油費、過路費、維修費等費用支出無控制程序（原來的控制辦法執(zhí)行不到位和不夠合理），費用產(chǎn)生的登記不及時，難形成詳細的費用和支出記錄；

        3、駕駛員管理規(guī)范不夠（個人形象、行車過程要求）；

        4、提前預約管理不足；

        5、無派車標準。

        針對上述問題，建議采用以下具體管理措施：

        6、對公司現(xiàn)有車輛信息進行詳細登記歸檔（登記內(nèi)容為：車輛購買日期、購買價格、購買廠家、購車發(fā)票復印件、購置稅發(fā)票、保險單原件、行車證復印件、車輛備用鑰匙壹把等車輛相關(guān)證件）

        7、根據(jù)各車輛價位，技術(shù)參數(shù)、油耗等特點綜合情況分析，車輛使用頻率和使用范圍應適當調(diào)整：（例如：外出辦事路程、事情的重要性、客戶的重要性等給以考慮），分公司員工樹立正確用車意識，避免發(fā)生無車不出門，無車不辦事，因借調(diào)不到車輛，寧愿等一等，或是想辦法借調(diào)車輛才外出辦事，從而導致的工作效率降低。

        8、車輛費用的產(chǎn)生（油費、停車費、過路費、維修保養(yǎng)費由專人負責嚴格登記，登記方式為：當日產(chǎn)生費用，一個工作日內(nèi)必須登記，同步要登記車輛行駛里程數(shù)），費用產(chǎn)生要結(jié)合出車登記記錄綜合分析。

        9、對公務用車按時進行日常保養(yǎng)，注意車輛性能維護，嚴格篩選保養(yǎng)項目，控制維修保養(yǎng)成本；

        10、公務用車出行嚴格按照車輛外出審核流程辦理，用車須審核，出車須登記，登記內(nèi)容為：始發(fā)地、目的地、出行人員、辦事事宜、時間周期等相關(guān)內(nèi)容。

        二、行政管理：

        1、新增職能部門，行政管理職責劃分未明確；

        2、行政費用預算不足，各部門年度計劃和目標未細化明細并未上報；

        3、無人均行政辦公費用管理概念。

        具體解決建議：

        4、對以往部門成立的費用進行統(tǒng)計，作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對下一步新部門成立做預算依據(jù)。

        5、行政費用的劃分和監(jiān)控，明確費用監(jiān)控責任人，費用控制范圍的確定，提高全員成本控制意識，統(tǒng)計往年行政費用總數(shù)，分析人均行政費用基數(shù)，為成本預算管理提供數(shù)據(jù)支持。

        6、以財務費用劃分為標準，明確行政費用劃分標準和具體明細，請分公司各部門根據(jù)具體情況，對部門內(nèi)部行政費用作出預算，經(jīng)部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批后，分公司全員實行預算管理辦法，特殊要求經(jīng)總經(jīng)理審批以后方可實施。

        7、預算結(jié)合新增人員費用進行分析，估算出各部門人員增減情況可能產(chǎn)生的人均成本（包含日常辦公用品、固定資產(chǎn)、通訊費用、車輛使用可能產(chǎn)生的費用），根據(jù)各部門人員變動情況作出費用預算。

        8、每個部門申購前做好計劃和預算，上報綜合部統(tǒng)一審核批準后執(zhí)行，按照部門預算費用進行管理，超出預算費用則由部門自行承擔，或從下月預算中進行扣除。

        9、對通訊費用的監(jiān)控（固定電話和辦公寬帶費用的統(tǒng)計匯總登記造冊）；須有詳細使用部門、產(chǎn)生費用的明細。

        三、辦公用品費用控制和固定資產(chǎn)管理：

        1、明確日常辦公用品的范圍和申購流程和審批流程，制定完善的入庫和領(lǐng)用記錄，分析日常需求的常用項目和基本開支，定期進行盤點和統(tǒng)計；

        2、制定完善的資產(chǎn)管理制度，嚴格按照資產(chǎn)管理制度進行實施和管理，對分公司資產(chǎn)進行盤點，造冊，按個人和部門進行區(qū)分和統(tǒng)計，并強化個人使用資產(chǎn)的規(guī)范化、責任感，除分公司資產(chǎn)管理專員以外，禁止分公司員工私自調(diào)換個人使用資產(chǎn)，每人擁有自己的個人資產(chǎn)表格，須負責個人資產(chǎn)的保管和使用維護；

        3、各部門、各項目的行政管理人員需進行培訓，在申報流程嚴格把關(guān)，堅持節(jié)約使用、循環(huán)使用的原則，盡量精簡上報審批的物品，控制在制度允許范圍內(nèi)，特殊需求須經(jīng)總經(jīng)理審批。

        4、固定資產(chǎn)的申購須嚴格按照總公司資產(chǎn)申購流程進行審批，審批通過后由總公司統(tǒng)一采購（特殊物品，須經(jīng)審核通過后，由實際使用部門自行購買，明細、發(fā)票提供給行政部登記造冊統(tǒng)計）；

        5、固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障需要維修時，應統(tǒng)一上報分公司資產(chǎn)管理員并詳細說明基本情況，由資產(chǎn)管理員按維修申請流程進行審批后，統(tǒng)一聯(lián)系維修廠家進行維修；并且對資產(chǎn)維修的費用、項目做詳細登記，結(jié)合考慮資產(chǎn)折舊、維修成本和購買新資產(chǎn)之間的權(quán)重；

        6、固定資產(chǎn)的報廢須嚴格按照資產(chǎn)報廢處理流程，進行逐級審批，方可進行資產(chǎn)報廢；

        7、定期對分公司資產(chǎn)進行盤點，如發(fā)生資產(chǎn)轉(zhuǎn)移，資產(chǎn)管理員須及時做出資產(chǎn)信息更新。大件、高價值部門共用固定資產(chǎn)，須指定相關(guān)責任人。

        四、檔案管理：

        分公司檔案管理的劃分（人事檔案、合同檔案、紅頭文件檔案）。

        1、細化檔案管理類別，所有檔案分公司都必須存原件一份，檔案信息按照《檔案管理制度》嚴格區(qū)分，查詢快捷、準確。

        2、檔案編號和檔案目錄要能反映檔案基本內(nèi)容，便于檔案查詢；

        3、分公司檔案管理員要進行相應培訓，如分公司檔案管理人員出現(xiàn)變更，要及時通知總公司檔案管理員，分公司的檔案管理方法應和總公司的管理模式一致；

        4、分公司綜合部管理人員要對分公司檔案管理工作不定期（建議以月度為周期）進行抽查和指導，根據(jù)檔案管理的情況，給以檔案管理人員相關(guān)獎懲（可在績效考核過程中體現(xiàn)）。

        5、檔案的保存和銷毀嚴格按照公司檔案管理制度相關(guān)規(guī)定實施。

        五、印章和證照管理：

        1、所有分公司的證照原件由分公司檔案管理員統(tǒng)一保管，并制作目錄，對于時效性證照，必須于時效期限兩個月前告之證照變更辦理人員，及時辦理變更；

        2、分公司其他部門如需要使用證照原件時，遞交使用申請表格。經(jīng)分公司總經(jīng)理審核通過以后方可從分公司借出使用。

        3、分公司印章管理（包含分公司公章和負責人印鑒）統(tǒng)一由分公司綜合部經(jīng)理保管；

        4、分公司印鑒的使用須嚴格經(jīng)過分公司的審核程序，審核通過后方可使用分公司印鑒。

        5、分公司印鑒的借出，須經(jīng)過總經(jīng)理審批方能借出，且保證有分公司兩名以上成員在場，分公司印鑒借出不能超過半個工作日，必須當日歸還，如遇特殊情況，須經(jīng)總經(jīng)理審批。

        六、OA系統(tǒng)實施：

        1、分公司OA系統(tǒng)的實施目的是為了實現(xiàn)企業(yè)的信息化管理和無紙化辦公，能更好地實現(xiàn)綠色、經(jīng)濟辦公，節(jié)約公司運作成本，所以在OA系統(tǒng)調(diào)研過程中需要各個部門積極配合，并深入思考本崗位、本部門崗位操作過程中的管理重點工作和流程，這樣才能在系統(tǒng)中得到有效實施，提高工作效率。

        2、OA系統(tǒng)中需要的硬件支持須保證系統(tǒng)運作的穩(wěn)定、安全，保證信息保存的安全性。

        3、OA系統(tǒng)正式實施以后，應及時（一周內(nèi)）培訓，使全員能夠及時、熟練操作，改變以往工作方式，逐步實現(xiàn)信息化管理；

        4、OA系統(tǒng)實施以后分公司信息化管理專員須綜合分析分公司基本軟件的版本信息，應統(tǒng)一分公司內(nèi)部軟件使用版本，以避免因電腦配置、系統(tǒng)不同而出現(xiàn)的兼容性問題；

        5、規(guī)范分公司成員網(wǎng)絡使用環(huán)境，避免個人電腦出現(xiàn)病毒攻擊系統(tǒng)而出現(xiàn)影響后臺運作。

        6、為維護數(shù)據(jù)安全，分公司要購買防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)監(jiān)控等相關(guān)安全軟硬件設施。

        以上針對行政管理工作的管理方法的提升主要還是從工作流程的合理化和高效化入手，目的是有效節(jié)約公司管理成本，提高公司辦事效率，從而達到節(jié)能減排、降低行政費用的效果。