行政辦公管理是現(xiàn)在成功企業(yè)有效運(yùn)作的有力保障，其內(nèi)容就是對(duì)辦公室所構(gòu)成的如車輛、、機(jī)器設(shè)備、會(huì)議室和各種流程審批等日常辦公事務(wù)進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮和控制的活動(dòng)，其目的在于實(shí)現(xiàn)包括制定計(jì)劃、合理分配、組織實(shí)施、指揮協(xié)調(diào)、監(jiān)督控制諸環(huán)節(jié)在內(nèi)的整個(gè)過程的總體目標(biāo)優(yōu)化。做好行政辦公管理工作，能夠有效地提高辦公室運(yùn)作效率，最大限度地發(fā)揮行政辦公的作用實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化的工作目的。

　　我們名易行政辦公OA解決方案主要從行政行為的角度出發(fā)，對(duì)行政權(quán)力進(jìn)行綜合的管理，通過工作機(jī)制規(guī)范行政行為，通過車輛管理、物品管理、設(shè)備管理、會(huì)議管理等來統(tǒng)一管理和合理分配辦公室所管理的各種事務(wù)，實(shí)現(xiàn)客戶價(jià)值的最大化。

　　1、流程審批

　　流程審批是制度化剛性流程的具體應(yīng)用。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和成長(zhǎng)過程中，逐步會(huì)沉淀下很多規(guī)章制度，其中包括各種紙質(zhì)表單、流程規(guī)范、數(shù)據(jù)規(guī)范、崗位說明、權(quán)限等，制度的形成、推廣和優(yōu)化過程，也是規(guī)范員工行為的過程，是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部協(xié)作分工的過程、是規(guī)范崗位操作、從人治向法制逐步進(jìn)步的過程。

　　但是逐步累積起來的制度和規(guī)范汗牛充棟，員工根本沒有辦法完全學(xué)習(xí)和掌握;規(guī)章制度的優(yōu)化和調(diào)整后，很難實(shí)時(shí)的將最新版本傳達(dá)到每位員工，因此制度的形成、推廣和優(yōu)化過程難度很高，使得制度不能有效落地，大部分員工對(duì)制度的掌握僅限于考勤、例會(huì)等頻繁使用的制度。

　　通過工作流軟件的實(shí)施和應(yīng)用，可以幫助企業(yè)規(guī)章制度和管理規(guī)范有效落地。

　　行政管理中涉及到的流程審批應(yīng)用，如考勤異常流程、費(fèi)用報(bào)銷流程、出差申請(qǐng)流程、合同審批流程、會(huì)議的發(fā)起及會(huì)議室的預(yù)定、信息發(fā)布審批流程、車輛申請(qǐng)流程、帖子發(fā)布審批流程等，通過電子化的工作流程簡(jiǎn)化了之前流程人工復(fù)雜的審批過程，只需要發(fā)起相應(yīng)的流程、根據(jù)表單填寫好內(nèi)容就可以按照設(shè)計(jì)好的流程圖進(jìn)行一步步向下流轉(zhuǎn)直到流程審批結(jié)束，大大的提高了行政辦公的效率。

　　流程審批在易用性方面，通過個(gè)性化授權(quán)，可以將常用的流程推送的個(gè)人門戶，方便調(diào)用;通過制度、表單和流程的集成，可以使得員工通過流程免除學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，輕松掌握和運(yùn)用企業(yè)的制度;

　　在用戶體驗(yàn)方面，提供了從設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)到門戶展現(xiàn)全程的圖形化自定義，通過自定義規(guī)范、自定義表單、自定義流程、實(shí)現(xiàn)企業(yè)流程地圖的輕松設(shè)計(jì);

　　在工作流的適用性上，不但可以做到表單樣式的靈活設(shè)計(jì)，還可以在表單中實(shí)現(xiàn)字段計(jì)算、合計(jì)、二維表等特殊應(yīng)用;不但支持流程的剛性規(guī)范，還可以支持流程根據(jù)職務(wù)、天數(shù)、金額、字段等各種條件進(jìn)行流程走向判斷;不但支持表單流程的集成，還支持同一流程在不同節(jié)點(diǎn)展現(xiàn)不同的表單，支持子流程觸發(fā)技術(shù)。

　　在關(guān)聯(lián)技術(shù)方面，打通了門戶、項(xiàng)目、知識(shí)、子流程、綜合辦公、郵件、短信、消息等，實(shí)現(xiàn)了信息聯(lián)動(dòng)和全面提醒。

　　在流程管理方面，該模塊對(duì)企業(yè)的流程管理遵循PDCA管理法則，從發(fā)起流程到待辦流程、在辦監(jiān)控、流程記錄、辦結(jié)查閱、和效率分析進(jìn)行閉環(huán)管理。并對(duì)所有的流程可以進(jìn)行信息追蹤。

　　在數(shù)據(jù)安全方面，該系統(tǒng)工作流技術(shù)采用了數(shù)據(jù)權(quán)限技術(shù)，不但可以對(duì)流程的查看和使用權(quán)限進(jìn)行控制，而且可以對(duì)表單、甚至字段級(jí)的數(shù)據(jù)權(quán)限進(jìn)行增刪改查的授權(quán)控制。并且可以本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)或者其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)抓取，實(shí)現(xiàn)和其他系統(tǒng)的信息互通。

　　2、車輛管理

　　辦公室及下屬擁有一定數(shù)量的車輛，車輛的管理成為日常事物中的一項(xiàng)重要工作。本系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)集中管理車輛的基本信息、運(yùn)營(yíng)、維修、事故、違章等一系列信息，有效跟蹤管理每臺(tái)汽車的使用狀況，提高工作效率，使企業(yè)車輛管理更加科學(xué)、更加規(guī)范。

　　3、物品管理

　　物品管理主要對(duì)各企業(yè)內(nèi)部的辦公用品進(jìn)行采購(gòu)、領(lǐng)用管理，對(duì)分支機(jī)構(gòu)及部門內(nèi)部辦公用品的費(fèi)用分?jǐn)傄约胺种C(jī)構(gòu)、部門內(nèi)部領(lǐng)用的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。方便辦公對(duì)各種物品的采購(gòu)入庫(kù)、領(lǐng)用登記，歸還登記的統(tǒng)一管理，提高管理的效率。

　　4、設(shè)備管理

　　辦公設(shè)備管理是對(duì)企業(yè)的辦公設(shè)備信息進(jìn)行登記、申請(qǐng)和審核。辦公設(shè)備管理功能模塊包括：設(shè)備登記、設(shè)備申請(qǐng)、設(shè)備審批、借出歸還及設(shè)備統(tǒng)計(jì)。

　　5、會(huì)議管理

　　辦公室基礎(chǔ)管理工作中，最常用的管理手段就是會(huì)議，通過會(huì)議完成政策的上傳下達(dá)、工作布置、統(tǒng)一思想、群策群力等任務(wù)，但是會(huì)議組織、會(huì)議過程、會(huì)議執(zhí)行等不同的階段往往存在種種原因，導(dǎo)致會(huì)議沖突、會(huì)而不議、議而不決、決而不行，從而嚴(yán)重影響了會(huì)議的效率和效能。因此通過會(huì)議管理子系統(tǒng)的應(yīng)用，可以有效的提高會(huì)議室管理、會(huì)議服務(wù)管理、會(huì)議組織管理、會(huì)議議程管理、會(huì)議決議管理的效率。