當企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，為了優(yōu)化企業(yè)上下協(xié)同辦公效率，放權(quán)下屬公司、調(diào)動集體智慧的同時還要做好有效的集中管控。

　　一個統(tǒng)一的、智能的、擴展性強的一體化智能辦公平臺是大型企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要手段。目前，名易企業(yè)管控方案，可以讓數(shù)萬人的大型企業(yè)在一套系統(tǒng)上辦公。整個系統(tǒng)的搭建主要圍繞企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，通過權(quán)限設置、多維矩陣模型快速落實各分部、各部門獨立維護、分權(quán)管理需求，打造一個企業(yè)統(tǒng)一管控，分部獨立維護的一體化OA。

　　■　信息化特點：

　　1、大型企業(yè)及企業(yè)一般都為多元化、綜合性企業(yè)，其業(yè)務范圍涉及多個行業(yè)。

　　2、內(nèi)部下屬單位多且地理位置分布廣，跨地域辦公，且經(jīng)營方式多樣化。

　　3、企業(yè)組織架構(gòu)復雜，層級長，人員多且易變化。

　　4、內(nèi)部管理制度較為完善，需進一步完成落地。

　　5、信息化意識較強，且業(yè)務系統(tǒng)較多。

　　■　需求目標：

　　√信息發(fā)布與共享：建立有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子期刊等，使單位的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、通知通告等能夠在單位工作人員之間得以廣泛的傳播，使工作人員及時了解單位的發(fā)展動態(tài)。

　　√文檔管理與利用：隨著企業(yè)發(fā)展，各類型文檔也逐步增多，文檔的查詢、歸檔、利用都極為不便，需要進一步實現(xiàn)文檔管理的自動化，可以利用數(shù)字化文檔管理系統(tǒng)集中存儲和安全管理各類文檔。

　　√流程制度規(guī)范：改變傳統(tǒng)紙化公文辦公模式，實現(xiàn)內(nèi)外部收發(fā)文、呈批件、報表傳遞、工作報告、會議通知等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實現(xiàn)無紙化辦公，規(guī)范化各項工作流程，推動制度落地，提高單位協(xié)同工作的效率。

　　√門戶應用與系統(tǒng)集成：企業(yè)多種業(yè)務系統(tǒng)各自為政的局面已漸漸暴露出各種管理弊端，不利于領(lǐng)導及相關(guān)工作員及時獲知處理信息，影響工作效率，需要統(tǒng)一的門戶進行系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)工作任務的統(tǒng)一管理。

　　√統(tǒng)一平臺，逐步建立企業(yè)應用：為滿足企業(yè)未來的信息化管理需求，通過建立統(tǒng)一平臺，自定義模型，不斷擴展各種企業(yè)應用，實現(xiàn)全面的信息化建設，以技術(shù)推動管理進步。

　　√管理業(yè)務一體化：大型企業(yè)的管理和業(yè)務的關(guān)聯(lián)性很大，需要IT系統(tǒng)能支撐管理和業(yè)務的無縫對接，實現(xiàn)從管理過程到業(yè)務過程的一體化價值鏈管理，業(yè)務實現(xiàn)的管控閉環(huán)。

　　√企業(yè)財務費用管控：大型企業(yè)戰(zhàn)略目標的指導下，對未來的經(jīng)營活動和相應財務結(jié)果進行充分、全面的預測和籌劃，并通過對執(zhí)行過程的監(jiān)控，將實際完成情況與預算目標不斷對照和分析，從而及時指導經(jīng)營活動的改善和調(diào)整，以幫助管理者更加有效地管理企業(yè)和最大程度地實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。

　　首先一點是忠實的建議：對于任何一款，能不能對企業(yè)真正發(fā)揮重大作用，并不是取決于軟件本身，關(guān)鍵是取決于公司是如何使用這個軟件的，同樣的軟件在一個公司可能可以提高效率幾倍以上，而有的公司可能還存在效率低下的情況。

　　一般來說，實施協(xié)同軟件的作用為：

　　1、建立內(nèi)部的通信平臺。建立單位內(nèi)部的溝通平臺，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

　　2、建立信息發(fā)布的平臺。在單位內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如公告、論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動態(tài)。

　　3、實現(xiàn)工作流程的自動化。變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網(wǎng)絡傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復雜環(huán)節(jié)。

　　4、實現(xiàn)文檔管理的自動化?？墒垢黝愇臋n(包括各種文件、知識、信息)能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。

　　5、輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞招缘霓k公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。

　　6、實現(xiàn)分布式辦公。變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

　　7、建立信息集成平臺?，F(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、、等存儲著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態(tài)的，具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應速度。

　　8、節(jié)省企業(yè)的辦公費用支出。將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標志。

　　9、搭建平臺。系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。

　　10、增強領(lǐng)導監(jiān)控能力強化領(lǐng)導的監(jiān)控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公