5管理不健全。上述案例出現(xiàn)時(shí)，在本公司未能找到尚在生效的經(jīng)濟(jì)合同，而對(duì)方卻有本公司蓋章的合同原件作為呈堂證供，這對(duì)合同是一個(gè)多大的諷刺!雖然這樣的漏洞可以通過加強(qiáng)責(zé)任人追究制度予以解決，但是在實(shí)際的管理中，業(yè)務(wù)人員難免按照供應(yīng)商的重要性分類來(lái)分配自己的管理精力，所以由業(yè)務(wù)人員直接追索自己負(fù)責(zé)的供應(yīng)商的合同檔案明顯不合理。 6合同管理的法律意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)應(yīng)當(dāng)重視的訴訟證據(jù)重視程度不高。合同涉及訴訟的，并不是所有書面證據(jù)都具有法律效力。有效的證據(jù)，應(yīng)當(dāng)是原件的、與事實(shí)有關(guān)的、有蓋章或者簽名的、有明確內(nèi)容的、未超過期限的。不具備法律效力的書面證據(jù)只是廢紙一張。在合同履約過程中應(yīng)簽證確認(rèn)的沒有進(jìn)行簽證確認(rèn)，當(dāng)發(fā)生糾紛時(shí)可能因無(wú)法舉證而敗訴。被拖欠應(yīng)收款的情況出現(xiàn)后，由于不能及時(shí)訴諸法律，當(dāng)起訴時(shí)才發(fā)現(xiàn)已超過了2年的訴訟時(shí)效。這些法律意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致的直接后果就是企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失。 二、合同管理案例 有這樣一個(gè)關(guān)于合同管理的案例。在本公司眾多的供應(yīng)商中，某公司只是一個(gè)年供貨量不到百萬(wàn)的c類供應(yīng)商，且和本公司有2年以上的合作經(jīng)歷，賬面欠該供應(yīng)商的貨款一直維持在20萬(wàn)左右。因本公司重點(diǎn)供應(yīng)商的賬面欠款常常在1000萬(wàn)以上，主要原材料的欠款也都在100萬(wàn)以上，因此對(duì)公司的日常管理，公司相關(guān)人員并未作足夠的重視。 然而就是這樣的一家小供應(yīng)商，在2008年經(jīng)濟(jì)大蕭條形勢(shì)下，在本公司正遭遇市場(chǎng)淡季，資金周轉(zhuǎn)出現(xiàn)困難時(shí)，向其當(dāng)?shù)氐姆ㄔ禾峤涣艘蟊竟局Ц度控浛詈瓦`約金的請(qǐng)求，其所在地法院隨即凍結(jié)了本公司基本賬戶。本來(lái)欠債還錢，天經(jīng)地義，本公司本著此原則考慮盡快設(shè)法支付其全部貨款21萬(wàn)元，試圖說服其盡快撤訴，并解封被凍結(jié)的賬戶。然而律師在和對(duì)方的電話商談中發(fā)現(xiàn)，對(duì)方態(tài)度十分強(qiáng)硬，堅(jiān)持要求本公司在支付其全部貨款的基礎(chǔ)上，必須支付貨款違約金3.5萬(wàn)元及相關(guān)訴訟費(fèi)用等共計(jì)2.5萬(wàn)元，并稱只有貨款和相關(guān)費(fèi)用共27萬(wàn)元確認(rèn)收到該公司賬戶后，該公司辦理撤訴。 公司財(cái)務(wù)部門按照公司合同慣例計(jì)算應(yīng)付該公司賬面欠款的違約金不足1萬(wàn)元，因此對(duì)該公司的違約金主張?zhí)岢隽速|(zhì)疑，于是，公司決定打這場(chǎng)官司。然而，在經(jīng)過律師論證，調(diào)查了解，赴異地出庭，當(dāng)庭辯解，法官調(diào)解等諸多程序之后，這件官司最終的結(jié)果是，本公司除了支付賬面全部欠款21萬(wàn)元，還額外向?qū)Ψ街Ц读?萬(wàn)元的違約金及相關(guān)費(fèi)用，才換回賬戶的解封和結(jié)案，可以說是輸?shù)膿p失慘重!到底是什么原因?qū)е碌哪?

總的歸納起來(lái)，主要有以下幾個(gè)要點(diǎn)： 1在本公司合同檔案中未能找到2008年與對(duì)方例行續(xù)簽的經(jīng)濟(jì)合同。 2該公司在提供給其當(dāng)?shù)胤ㄔ旱馁Y料中，有一份本公司蓋章的2008年與之簽署的合同原件，其中在其他約定事項(xiàng)欄中有附加的手寫條款為：如果出現(xiàn)爭(zhēng)議，由雙方協(xié)商，協(xié)商不成的情況下，由原告方人民法院依法解決，貨款延期支付，按銀行貸款利率的3倍執(zhí)行(300元／萬(wàn)陰)違約責(zé)任賠償。 3該公司在開庭日向法官當(dāng)庭提供了一份其在當(dāng)?shù)匦庞煤献魃缃杩罱钃?jù)的原始憑證，標(biāo)明其年借款利率12％。(彼時(shí)銀行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍計(jì)算的違約利率為36％，與其合同約定的300元，萬(wàn)元／月相符。 至此，案情基本明朗，該公司顯然是有備而來(lái)，而且為自己的勝訴準(zhǔn)備了充足的法律證據(jù)，因此勝券在握。因?yàn)楦鶕?jù)本公司負(fù)責(zé)該公司的業(yè)務(wù)人員講，本公司之所以沒有找到2008年與該公司簽訂的合同，是因?yàn)樵谀瓿蹀k理合同續(xù)簽時(shí)，業(yè)務(wù)人員按照以往與該公司簽合同的慣例將合同版本擬定好經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，直接先辦理了本公司合同章的簽章，之后向?qū)Ψ郊某霾⒁髮?duì)方蓋章回寄，但此后卻忘記了主動(dòng)追回，導(dǎo)致未能拿到對(duì)方蓋章確認(rèn)的合同。業(yè)務(wù)人員確信，自己當(dāng)時(shí)寄出的合同原件的其他約定事項(xiàng)是空白的，并未添加上述手寫條款，該公司也從未向本公司商談過要添加如上所述的其他約定。很明顯，該公司按住了這份合同，表面上不傷和氣，繼續(xù)保持供應(yīng)業(yè)務(wù)不中斷，私下在合同上添加了所謂的其他約定事項(xiàng)，因?yàn)橛斜竟臼孪壬w好的公章，因此添加的苛刻的違約金條款和對(duì)自己有利的管轄地?zé)o需經(jīng)本公司確認(rèn)，便為自己的日后訴訟設(shè)好了伏筆。 這場(chǎng)官司本公司輸了，輸在了合同管理的細(xì)節(jié)上，輸?shù)米屓诵耐?

三、合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范 為了更好的防范企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)，減少潛在的合同管理可能引起的經(jīng)濟(jì)損失，結(jié)合上述合同管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，企業(yè)在合同管理中應(yīng)做好如下幾項(xiàng)工作： 1建立健全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。建立和健全企業(yè)的合同管理制度，必須根據(jù)我國(guó)的《合同法》和相關(guān)的法規(guī)，以及企業(yè)的實(shí)際情況。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。 2加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)教育，全面提升企業(yè)合同管理人員的素質(zhì)，包括他們的思想水平、法制水平、文字水平和業(yè)務(wù)能力。有了健全的合同管理制度，只是為合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防范創(chuàng)造了環(huán)境，合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低以及執(zhí)行力的強(qiáng)弱，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同管理人員掌握了合同法律知識(shí)和簽約技巧，堅(jiān)持持證上崗和年檢考核制度，不但增強(qiáng)了合同管理人員的責(zé)任感，也提高了合同法律意識(shí)。一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)通過公開考評(píng)和競(jìng)爭(zhēng)招聘方式選拔優(yōu)秀的人員上崗。在使用過程中堅(jiān)持優(yōu)勝劣汰的原則，堅(jiān)持把優(yōu)秀的人才放在這個(gè)崗位上。另一方面可根據(jù)企業(yè)與市場(chǎng)的實(shí)際，組織合同管理人員在職學(xué)習(xí)，加大智力投資。此外，建立起嚴(yán)格的崗位責(zé)任制。對(duì)合同管理人員明確責(zé)、權(quán)、利，建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)合同管理人員建立起良性激勵(lì)機(jī)制。 3從法律角度對(duì)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行嚴(yán)格審查和控制。企業(yè)可根據(jù)自身的規(guī)模和條件設(shè)立法律部門或者聘請(qǐng)法律顧問，此部門或者此崗位對(duì)企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。具體包括對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化合同文本的訂立，合同條款的檢查，違約責(zé)任的合理設(shè)定，其他合同法律風(fēng)險(xiǎn)的防范等。法律部門或者法律顧問從合同的項(xiàng)目論證開始，監(jiān)督、檢查并指導(dǎo)當(dāng)事人資信調(diào)查，合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理等合同管理活動(dòng)的全過程，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，減少合同糾紛中企業(yè)的損失，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。 4加強(qiáng)合同管理檔案和企業(yè)合同專用章管理。合同檔案管理是企業(yè)檔案管理的一部分，同時(shí)又是合同管理工作的一部分，有的企業(yè)將合同檔案交由企業(yè)經(jīng)辦合同的業(yè)務(wù)人員管理檔案，筆者認(rèn)為這種做法欠妥，首先是業(yè)務(wù)人員本身事務(wù)繁雜，對(duì)于檔案管理工作要求的嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致等可能無(wú)法兼具；其次是按照內(nèi)部控制中的牽制原則，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦者負(fù)責(zé)其經(jīng)辦合同的檔案管理并不能有效的控制漏洞。因此筆者建議合同檔案應(yīng)由公司設(shè)專人管理，或由合同章管理人員監(jiān)管，并建立起嚴(yán)格的審核、登記制度和相應(yīng)的管理制度，凡是經(jīng)公司加蓋了合同專用章的合同或其他文書都必須在公司有備案資料或登記，絕不能再出現(xiàn)上述本公司曾經(jīng)出現(xiàn)的漏洞。 5及時(shí)處理違約糾紛。合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果。企業(yè)法律部門或法律顧問審查合同時(shí)選擇合適的違約條款和糾紛處理?xiàng)l款顯得很重要。合同一旦發(fā)生違約情形，企業(yè)要區(qū)別情況，及時(shí)采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

四、免費(fèi)版合同、解決方案 免費(fèi)版針對(duì)企業(yè)的特點(diǎn)，綜合眾多公司項(xiàng)目管理實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，專門開發(fā)了一套合同管理系統(tǒng)，以提高企業(yè)的法務(wù)管理水平。 合同管理系統(tǒng) 免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)為企業(yè)提供一個(gè)全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。這使得企業(yè)中相關(guān)責(zé)任人員能夠即時(shí)查詢合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢合同所帶來(lái)的麻煩。 免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)能夠立即查詢到期合同庫(kù)中全部合同的信息與條款，并能夠?qū)⒑贤凑疹悇e和部門進(jìn)行歸類，進(jìn)而在全局視野下進(jìn)行分析，風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)趨勢(shì)并找出潛在風(fēng)險(xiǎn)。通過分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤(rùn)的新機(jī)遇。把企業(yè)法律部門從紙質(zhì)合同檢索等瑣碎的任務(wù)中解放出來(lái)，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當(dāng)中去。

免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)功能 記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息 合同創(chuàng)建：起草人選擇對(duì)應(yīng)的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式； 合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中； 合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動(dòng)性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰； 對(duì)合同相關(guān)支撐、附屬信息進(jìn)行管理和存檔 客戶供應(yīng)商：提供對(duì)客戶或供應(yīng)商的登記、分級(jí)、評(píng)價(jià)、信用記錄、審批等操作,并且可以對(duì)其資質(zhì)進(jìn)行管理； 業(yè)務(wù)相關(guān)：包括合同的分類、編碼、參數(shù)，關(guān)聯(lián)合同等； 提供系統(tǒng)化的法務(wù)訴訟管理業(yè)務(wù) 法律訴訟：律師信、訴訟申請(qǐng)及收款等律師業(yè)務(wù)的申請(qǐng)、審批和維護(hù) 法務(wù)報(bào)表：提供全面的法務(wù)處理業(yè)務(wù)報(bào)表，幫助企業(yè)法務(wù)人員進(jìn)行全局把控和讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)全面了解公司法務(wù)信息 創(chuàng)建與維護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn)合同、流程模版 合同模版：免費(fèi)版系統(tǒng)提供合同示范文本庫(kù)，支持多種業(yè)務(wù)類型（采購(gòu)、銷售、實(shí)施、服務(wù)、開發(fā)等），支持多種合同類型（標(biāo)準(zhǔn)、框架、總分包等） 流程模版：提供多種與合同相關(guān)的管理的業(yè)務(wù)流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用 提供合同報(bào)警機(jī)制 資金預(yù)警：根據(jù)合同應(yīng)收應(yīng)付計(jì)劃情況等方面進(jìn)行提前預(yù)警 進(jìn)度預(yù)警：明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對(duì)比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解合同動(dòng)態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作； 合同預(yù)警：系統(tǒng)自動(dòng)掃描并對(duì)所有快到期的結(jié)款、審批、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶提前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策； 資質(zhì)到期提醒：對(duì)客戶及供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行到期提醒 合同審批流程設(shè)置與流轉(zhuǎn)機(jī)制 流程設(shè)置：對(duì)合同對(duì)方、項(xiàng)目、合同、資發(fā)票等內(nèi)容進(jìn)行審批，支持靈活的流程定義，審批對(duì)象自動(dòng)匹配審批流程，規(guī)范審批流程； 合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評(píng)審人員參考，最后打印出合同審批單； 信息統(tǒng)計(jì)與分析 報(bào)表：從不同角度對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助經(jīng)營(yíng)決策，多樣化的統(tǒng)計(jì)方式，自定義統(tǒng)計(jì)條件，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果輸出圖形。 欠款報(bào)表：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)欠款信息；收款報(bào)表：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)收款信息；壞賬分析：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)壞賬信息 五、免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)作用 從法律顧問到戰(zhàn)略伙伴的轉(zhuǎn)變 使用先進(jìn)的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門能夠輕松地從合同庫(kù)中查詢合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報(bào)，直接促使法務(wù)部門能夠更好的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢(shì)，讓其從單純的法律顧問角色轉(zhuǎn)變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門。 降低風(fēng)險(xiǎn)并增強(qiáng)合同合規(guī) 從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠?yàn)槠髽I(yè)消除在合同執(zhí)行過程中財(cái)務(wù)和道德方面所面臨的潛在問題。利用合同管理系統(tǒng)中先進(jìn)的合同框架和模版，預(yù)先設(shè)立和通過審批的專業(yè)合同語(yǔ)言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。 提高企業(yè)法律部門效率 合同管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)合同審批流程按預(yù)先的設(shè)定進(jìn)行自動(dòng)化的管理，確保相關(guān)的法律人員彩玉的流程的決策和控制當(dāng)中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質(zhì)量大大提高。 合同周期的可見性和可控性 通過合同管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個(gè)環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關(guān)責(zé)任人、貨物與服務(wù)條款、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、合同金額等、并且可以對(duì)合同到期信息等進(jìn)行提醒設(shè)置，這對(duì)企業(yè)來(lái)說具有重大意義，實(shí)現(xiàn)合同的可見性和可控性。