ERP采購(gòu)系統(tǒng)操作流程

　　供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)在使用過(guò)程中與財(cái)務(wù)鏈有顯著的差異，財(cái)務(wù)鏈更加注重財(cái)務(wù)核算的問(wèn)題，更加強(qiáng)調(diào)企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的運(yùn)用。而供應(yīng)鏈的操作則以業(yè)務(wù)流程為主，且各處模塊的關(guān)聯(lián)更緊密。在財(cái)務(wù)鏈的使用中一般可以?xún)蓚€(gè)兩個(gè)操作系統(tǒng)分開(kāi)學(xué)習(xí)理解，如固定資產(chǎn)與總賬或薪資管理系統(tǒng)與總賬分開(kāi)學(xué)習(xí)，又或單獨(dú)總賬進(jìn)行學(xué)習(xí)。而供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中如果學(xué)習(xí)，則必然分牽涉應(yīng)付款管理系統(tǒng)、庫(kù)存管理系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)和總賬管理系統(tǒng)。所以在學(xué)習(xí)供應(yīng)鏈時(shí)更多的強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)流程及各系統(tǒng)的業(yè)務(wù)關(guān)系。

　　一、普通采購(gòu)業(yè)務(wù)

　　從財(cái)務(wù)核算上看，普通采購(gòu)業(yè)務(wù)一般會(huì)涉及到9個(gè)流程，分別是：

　　(1)采購(gòu)需求部門(mén)提出采購(gòu)申請(qǐng)，并按審批權(quán)限進(jìn)行審核;

　　(2)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核的需求申請(qǐng)，與進(jìn)行磋商談判，簽訂合同;

　　(3)供應(yīng)商發(fā)出商品，并通知到貨;

　　(4)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)收到貨物，并進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù);

　　(5)收到采購(gòu)發(fā)票送財(cái)務(wù)部門(mén);

　　(6)財(cái)務(wù)部門(mén)收到發(fā)票后確認(rèn)應(yīng)付款;

　　(7)財(cái)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，經(jīng)過(guò)審核后進(jìn)行付款處理;

　　(8)將應(yīng)付款與已付款進(jìn)行核銷(xiāo)處理;

　　(9)對(duì)入庫(kù)貨物進(jìn)行成本核算

　　體現(xiàn)在ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中則有10個(gè)核算過(guò)程：請(qǐng)購(gòu)à訂單à到貨à入庫(kù)à發(fā)票à采購(gòu)結(jié)算à確認(rèn)應(yīng)付款à支付貨款à核銷(xiāo)à核算成本。核算過(guò)程中涉及以不同的子系統(tǒng)，如請(qǐng)購(gòu)à訂單à到貨à發(fā)票à采購(gòu)結(jié)算等五個(gè)環(huán)節(jié)在采購(gòu)系統(tǒng)中進(jìn)行處理，確認(rèn)應(yīng)付款à支付貨款à核銷(xiāo)等三個(gè)環(huán)節(jié)在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中進(jìn)行處理，驗(yàn)收入庫(kù)則在庫(kù)存管理系統(tǒng)中進(jìn)行，核算成本在存貨管理系統(tǒng)中完成。具體的關(guān)系可以用圖1表示。所以一筆普通采購(gòu)業(yè)務(wù)要在四個(gè)核算系統(tǒng)中穿插進(jìn)行，對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)有一定的困難，尤其是當(dāng)某一個(gè)環(huán)節(jié)填制單據(jù)出錯(cuò)時(shí)更是難以回退進(jìn)行修改，往往順流操作3-5分鐘可以處理完一筆業(yè)務(wù)，但逆流操作則需要花上10-20分鐘，甚至最后還是無(wú)法達(dá)到修正的目的。

　　下面以一例進(jìn)行說(shuō)明具體的操作過(guò)程：

　　1月1日，業(yè)務(wù)員白雪向建昌公司詢(xún)問(wèn)鍵盤(pán)的價(jià)格(95.00元只)，評(píng)估后確認(rèn)價(jià)格合理，隨即向公司上級(jí)主管提出請(qǐng)購(gòu)要求，請(qǐng)購(gòu)數(shù)量為300只。

　　1月2日，上級(jí)主管同意向建昌公司訂購(gòu)鍵盤(pán)300只，單價(jià)為95.00元，要求到貨日期為1月3日。

　　1月3日，收到所訂購(gòu)的鍵盤(pán)300只，并將所收到的貨物驗(yàn)收入原料庫(kù)。當(dāng)天收到該筆貨物的專(zhuān)用發(fā)票一張，發(fā)票號(hào)為8001。業(yè)務(wù)部門(mén)將采購(gòu)發(fā)票交財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)確定些業(yè)務(wù)所涉及的應(yīng)付款及采購(gòu)成本，材料會(huì)計(jì)記材料明細(xì)賬。財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)出轉(zhuǎn)賬支票一張，支票號(hào)為C1,付清采購(gòu)貨款。

　　[step1]采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)，填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單并進(jìn)行審核。(本步驟可以省略)

　　以業(yè)務(wù)員白雪身份登錄系統(tǒng)執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[采購(gòu)管理]-[請(qǐng)購(gòu)]-[請(qǐng)購(gòu)單]進(jìn)入采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單界面，單擊增加按鈕，按要求填入相關(guān)內(nèi)容，單擊保存后進(jìn)行審核，需要注意的是，一般請(qǐng)購(gòu)人與審核人為不同的操作員。

　　[step2]采購(gòu)訂貨，填寫(xiě)采購(gòu)訂單。(本步驟可以省略)

　　以業(yè)務(wù)員白雪身份登錄系統(tǒng)執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[采購(gòu)管理]-[采購(gòu)訂貨](méi)-[采購(gòu)訂單]進(jìn)入采購(gòu)訂單界面，單擊增加按鈕，訂單的生成可以依據(jù)上述填制的請(qǐng)購(gòu)單。點(diǎn)擊界面上的生單下拉請(qǐng)購(gòu)單按鈕點(diǎn)擊界面上保存及審核按鈕，完成訂單工作。

　　[step3]采購(gòu)到貨，填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單并進(jìn)行審核。(本步驟可以省略)

　　以業(yè)務(wù)員白雪身份登錄系統(tǒng)，執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[采購(gòu)管理]-[采購(gòu)到貨](méi)-[到貨單]進(jìn)入到貨單界面，單擊增加按鈕到貨單的生成可以依據(jù)采購(gòu)訂單生成，點(diǎn)擊界面上的生單下拉采購(gòu)訂單按鈕，如圖3所示，點(diǎn)擊過(guò)濾。選擇上一步驟經(jīng)過(guò)審核的訂單。從而形成有內(nèi)容的到貨單。具體如圖7所示，單擊界面保存、審核。

　　[step4]驗(yàn)收入庫(kù)，填寫(xiě)入庫(kù)并進(jìn)行審核。

　　以業(yè)務(wù)員白雪身份登錄系統(tǒng)，執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[庫(kù)存管理]-[入庫(kù)業(yè)務(wù)]-[采購(gòu)入庫(kù)單]進(jìn)入采購(gòu)入庫(kù)單界面，單擊生單按鈕選擇采購(gòu)到貨單(藍(lán)字)并過(guò)濾，選取上步驟生成的采購(gòu)到貨單，同時(shí)將倉(cāng)庫(kù)原料庫(kù)填寫(xiě)完整。保存并審核。

　　[step5]完成發(fā)票的登記。

　　以業(yè)務(wù)員白雪身份登錄系統(tǒng)，執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[采購(gòu)管理]-[采購(gòu)發(fā)票]-[專(zhuān)用采購(gòu)發(fā)票]進(jìn)入專(zhuān)用發(fā)票界面，單擊增加按鈕，單擊生單按鈕選擇入庫(kù)單并過(guò)濾，選取上步驟生成的采購(gòu)入庫(kù)單，同時(shí)將發(fā)票號(hào)修改為8001。保存.

　　[step6]采購(gòu)結(jié)算，將入庫(kù)單與發(fā)票進(jìn)行對(duì)應(yīng)結(jié)算。

　　采購(gòu)結(jié)算有兩種形式，手工結(jié)算和自動(dòng)結(jié)算形式，只有一一對(duì)應(yīng)時(shí)使用自動(dòng)結(jié)算，一般使用手工結(jié)算。如果采購(gòu)過(guò)程未進(jìn)行結(jié)算，意味著入庫(kù)單到月末將無(wú)法確認(rèn)采購(gòu)成本，而是確認(rèn)為暫估入庫(kù)業(yè)務(wù)。

　　以業(yè)務(wù)員白雪身份登錄系統(tǒng)，[供應(yīng)鏈]-[采購(gòu)管理]-[采購(gòu)結(jié)算]-[手工結(jié)算]進(jìn)入結(jié)算界面，單擊選單按鈕后。選單就是要選擇進(jìn)行結(jié)算的發(fā)票和入庫(kù)單。在結(jié)算選單界面上單擊過(guò)濾按鈕，選擇供應(yīng)商代碼為建昌公司后，點(diǎn)擊過(guò)濾按鈕，出現(xiàn)圖12所示界面，分別在入庫(kù)單和發(fā)票前進(jìn)行勾選，點(diǎn)擊界面上OK確定按鈕，將入庫(kù)單和發(fā)票選入結(jié)算界面。

　　[step7]確認(rèn)應(yīng)付款，并生成采購(gòu)憑證

　　以業(yè)務(wù)員馬方(會(huì)計(jì))身份登錄系統(tǒng)，執(zhí)行[財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)]-[應(yīng)付款管理]-[應(yīng)付單據(jù)處理]-[應(yīng)付單據(jù)審核]進(jìn)入應(yīng)付單據(jù)過(guò)濾界面，選擇供應(yīng)商為建昌公司，點(diǎn)擊確定按鈕。點(diǎn)擊確定后，過(guò)濾出第5步驟形成的發(fā)票，雙擊進(jìn)入發(fā)票界面，點(diǎn)擊審核按鈕，提示，是否立即制單，點(diǎn)擊是后同時(shí)生成會(huì)計(jì)憑證。

　　[step8]支付貨款，并生成采購(gòu)憑證

　　以業(yè)務(wù)員馬方(會(huì)計(jì))身份登錄系統(tǒng)，執(zhí)行[財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)]-[應(yīng)付款管理]-[付款單據(jù)處理]-[付款單據(jù)錄入]進(jìn)入付款單界面，單擊增加按鈕，按案例資料錄入相關(guān)內(nèi)容

　　填寫(xiě)好后點(diǎn)擊保存和審核生成付付款憑證

　　[step9]核銷(xiāo)

　　以業(yè)務(wù)員馬方(會(huì)計(jì))身份登錄系統(tǒng)，執(zhí)行[財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)]-[應(yīng)付款管理]-[核銷(xiāo)處理]-[手工核銷(xiāo)]進(jìn)入核銷(xiāo)條件窗口，選擇供應(yīng)商為建昌公司單擊確定進(jìn)入到核銷(xiāo)界面

　　在采購(gòu)專(zhuān)用發(fā)票上，本次結(jié)算金額欄填入結(jié)算金額為33345,單擊保存按鈕，完成核銷(xiāo)工作，由于不存在現(xiàn)金折扣，無(wú)須生成憑證。

　　[step10]確定存貨采購(gòu)成本并生成憑證

　　以業(yè)務(wù)員白雪身份登錄系統(tǒng)，執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[存貨管理]-[業(yè)務(wù)核算]-[正常單據(jù)記賬]進(jìn)入過(guò)濾條件選擇窗口，單擊過(guò)濾后進(jìn)入正常單據(jù)記賬列表，選擇入庫(kù)單后，點(diǎn)擊記賬按鈕，完成記賬

　　執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[存貨管理]-[財(cái)務(wù)核算]-[生成憑證]進(jìn)入生成憑證窗口，單擊選擇按鈕，選擇采購(gòu)入庫(kù)單(報(bào)銷(xiāo)記賬)單擊確定后，選擇入庫(kù)單后，點(diǎn)擊確定按鈕，回到生成憑證界面，選擇轉(zhuǎn)賬憑證類(lèi)型，點(diǎn)擊生成按鈕生成轉(zhuǎn)賬憑證

　　至此，完成一筆普通采購(gòu)業(yè)務(wù)。