從財(cái)務(wù)核算上看,普通采購(gòu)業(yè)務(wù)一般會(huì)涉及到9個(gè)流程,分別是:
(1)采購(gòu)需求部門(mén)提出采購(gòu)申請(qǐng),并按審批權(quán)限進(jìn)行審核;
(2)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核的需求申請(qǐng),與進(jìn)行磋商談判,簽訂合同;
(3)供應(yīng)商發(fā)出商品,并通知到貨;
(4)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)收到貨物,并進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù);
(5)收到采購(gòu)發(fā)票送財(cái)務(wù)部門(mén);
(6)財(cái)務(wù)部門(mén)收到發(fā)票后確認(rèn)應(yīng)付款;
(7)財(cái)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)付款申請(qǐng)單,經(jīng)過(guò)審核后進(jìn)行付款處理;
(8)將應(yīng)付款與已付款進(jìn)行核銷(xiāo)處理;
(9)對(duì)入庫(kù)貨物進(jìn)行成本核算
體現(xiàn)在ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中則有10個(gè)核算過(guò)程:請(qǐng)購(gòu)à訂單à到貨à入庫(kù)à發(fā)票à采購(gòu)結(jié)算à確認(rèn)應(yīng)付款à支付貨款à核銷(xiāo)à核算成本。核算過(guò)程中涉及以不同的子系統(tǒng),如請(qǐng)購(gòu)à訂單à到貨à發(fā)票à采購(gòu)結(jié)算等五個(gè)環(huán)節(jié)在采購(gòu)系統(tǒng)中進(jìn)行處理,確認(rèn)應(yīng)付款à支付貨款à核銷(xiāo)等三個(gè)環(huán)節(jié)在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中進(jìn)行處理,驗(yàn)收入庫(kù)則在庫(kù)存管理系統(tǒng)中進(jìn)行,核算成本在存貨管理系統(tǒng)中完成。具體的關(guān)系可以用圖1表示。所以一筆普通采購(gòu)業(yè)務(wù)要在四個(gè)核算系統(tǒng)中穿插進(jìn)行,對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)有一定的困難,尤其是當(dāng)某一個(gè)環(huán)節(jié)填制單據(jù)出錯(cuò)時(shí)更是難以回退進(jìn)行修改,往往順流操作3-5分鐘可以處理完一筆業(yè)務(wù),但逆流操作則需要花上10-20分鐘,甚至最后還是無(wú)法達(dá)到修正的目的。
下面以一例進(jìn)行說(shuō)明具體的操作過(guò)程:
1月1日,業(yè)務(wù)員白雪向建昌公司詢(xún)問(wèn)鍵盤(pán)的價(jià)格(95.00元只),評(píng)估后確認(rèn)價(jià)格合理,隨即向公司上級(jí)主管提出請(qǐng)購(gòu)要求,請(qǐng)購(gòu)數(shù)量為300只。
1月2日,上級(jí)主管同意向建昌公司訂購(gòu)鍵盤(pán)300只,單價(jià)為95.00元,要求到貨日期為1月3日。
1月3日,收到所訂購(gòu)的鍵盤(pán)300只,并將所收到的貨物驗(yàn)收入原料庫(kù)。當(dāng)天收到該筆貨物的專(zhuān)用發(fā)票一張,發(fā)票號(hào)為8001。業(yè)務(wù)部門(mén)將采購(gòu)發(fā)票交財(cái)務(wù)部門(mén),財(cái)務(wù)部門(mén)確定些業(yè)務(wù)所涉及的應(yīng)付款及采購(gòu)成本,材料會(huì)計(jì)記材料明細(xì)賬。財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)出轉(zhuǎn)賬支票一張,支票號(hào)為C1,付清采購(gòu)貨款。
[step1]采購(gòu)請(qǐng)購(gòu),填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單并進(jìn)行審核。(本步驟可以省略) 以業(yè)務(wù)員白雪身份登錄系統(tǒng)執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[采購(gòu)管理]-[請(qǐng)購(gòu)]-[請(qǐng)購(gòu)單]進(jìn)入采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單界面,單擊增加按鈕,按要求填入相關(guān)內(nèi)容,單擊保存后進(jìn)行審核,需要注意的是,一般請(qǐng)購(gòu)人與審核人為不同的操作員。
[step2]采購(gòu)訂貨,填寫(xiě)采購(gòu)訂單。(本步驟可以省略) 以業(yè)務(wù)員白雪身份登錄系統(tǒng)執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[采購(gòu)管理]-[采購(gòu)訂貨](méi)-[采購(gòu)訂單]進(jìn)入采購(gòu)訂單界面,單擊增加按鈕,訂單的生成可以依據(jù)上述填制的請(qǐng)購(gòu)單。點(diǎn)擊界面上的生單下拉請(qǐng)購(gòu)單按鈕點(diǎn)擊界面上保存及審核按鈕,完成訂單工作。
[step3]采購(gòu)到貨,填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單并進(jìn)行審核。(本步驟可以省略) 以業(yè)務(wù)員白雪身份登錄系統(tǒng),執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[采購(gòu)管理]-[采購(gòu)到貨](méi)-[到貨單]進(jìn)入到貨單界面,單擊增加按鈕到貨單的生成可以依據(jù)采購(gòu)訂單生成,點(diǎn)擊界面上的生單下拉采購(gòu)訂單按鈕,如圖3所示,點(diǎn)擊過(guò)濾。選擇上一步驟經(jīng)過(guò)審核的訂單。從而形成有內(nèi)容的到貨單。具體如圖7所示,單擊界面保存、審核。
[step4]驗(yàn)收入庫(kù),填寫(xiě)入庫(kù)并進(jìn)行審核。 以業(yè)務(wù)員白雪身份登錄系統(tǒng),執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[庫(kù)存管理]-[入庫(kù)業(yè)務(wù)]-[采購(gòu)入庫(kù)單]進(jìn)入采購(gòu)入庫(kù)單界面,單擊生單按鈕選擇采購(gòu)到貨單(藍(lán)字)并過(guò)濾,選取上步驟生成的采購(gòu)到貨單,同時(shí)將倉(cāng)庫(kù)原料庫(kù)填寫(xiě)完整。保存并審核。
[step5]完成發(fā)票的登記。 以業(yè)務(wù)員白雪身份登錄系統(tǒng),執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[采購(gòu)管理]-[采購(gòu)發(fā)票]-[專(zhuān)用采購(gòu)發(fā)票]進(jìn)入專(zhuān)用發(fā)票界面,單擊增加按鈕,單擊生單按鈕選擇入庫(kù)單并過(guò)濾,選取上步驟生成的采購(gòu)入庫(kù)單,同時(shí)將發(fā)票號(hào)修改為8001。保存.
[step6]采購(gòu)結(jié)算,將入庫(kù)單與發(fā)票進(jìn)行對(duì)應(yīng)結(jié)算。 采購(gòu)結(jié)算有兩種形式,手工結(jié)算和自動(dòng)結(jié)算形式,只有一一對(duì)應(yīng)時(shí)使用自動(dòng)結(jié)算,一般使用手工結(jié)算。如果采購(gòu)過(guò)程未進(jìn)行結(jié)算,意味著入庫(kù)單到月末將無(wú)法確認(rèn)采購(gòu)成本,而是確認(rèn)為暫估入庫(kù)業(yè)務(wù)。
以業(yè)務(wù)員白雪身份登錄系統(tǒng),[供應(yīng)鏈]-[采購(gòu)管理]-[采購(gòu)結(jié)算]-[手工結(jié)算]進(jìn)入結(jié)算界面,單擊選單按鈕后。選單就是要選擇進(jìn)行結(jié)算的發(fā)票和入庫(kù)單。在結(jié)算選單界面上單擊過(guò)濾按鈕,選擇供應(yīng)商代碼為建昌公司后,點(diǎn)擊過(guò)濾按鈕,出現(xiàn)圖12所示界面,分別在入庫(kù)單和發(fā)票前進(jìn)行勾選,點(diǎn)擊界面上OK確定按鈕,將入庫(kù)單和發(fā)票選入結(jié)算界面。
[step7]確認(rèn)應(yīng)付款,并生成采購(gòu)憑證 以業(yè)務(wù)員馬方(會(huì)計(jì))身份登錄系統(tǒng),執(zhí)行[財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)]-[應(yīng)付款管理]-[應(yīng)付單據(jù)處理]-[應(yīng)付單據(jù)審核]進(jìn)入應(yīng)付單據(jù)過(guò)濾界面,選擇供應(yīng)商為建昌公司,點(diǎn)擊確定按鈕。點(diǎn)擊確定后,過(guò)濾出第5步驟形成的發(fā)票,雙擊進(jìn)入發(fā)票界面,點(diǎn)擊審核按鈕,提示,是否立即制單,點(diǎn)擊是后同時(shí)生成會(huì)計(jì)憑證。
[step8]支付貨款,并生成采購(gòu)憑證 以業(yè)務(wù)員馬方(會(huì)計(jì))身份登錄系統(tǒng),執(zhí)行[財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)]-[應(yīng)付款管理]-[付款單據(jù)處理]-[付款單據(jù)錄入]進(jìn)入付款單界面,單擊增加按鈕,按案例資料錄入相關(guān)內(nèi)容
填寫(xiě)好后點(diǎn)擊保存和審核生成付付款憑證
[step9]核銷(xiāo) 以業(yè)務(wù)員馬方(會(huì)計(jì))身份登錄系統(tǒng),執(zhí)行[財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)]-[應(yīng)付款管理]-[核銷(xiāo)處理]-[手工核銷(xiāo)]進(jìn)入核銷(xiāo)條件窗口,選擇供應(yīng)商為建昌公司單擊確定進(jìn)入到核銷(xiāo)界面
在采購(gòu)專(zhuān)用發(fā)票上,本次結(jié)算金額欄填入結(jié)算金額為33345,單擊保存按鈕,完成核銷(xiāo)工作,由于不存在現(xiàn)金折扣,無(wú)須生成憑證。
[step10]確定存貨采購(gòu)成本并生成憑證 以業(yè)務(wù)員白雪身份登錄系統(tǒng),執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[存貨管理]-[業(yè)務(wù)核算]-[正常單據(jù)記賬]進(jìn)入過(guò)濾條件選擇窗口,單擊過(guò)濾后進(jìn)入正常單據(jù)記賬列表,選擇入庫(kù)單后,點(diǎn)擊記賬按鈕,完成記賬
執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[存貨管理]-[財(cái)務(wù)核算]-[生成憑證]進(jìn)入生成憑證窗口,單擊選擇按鈕,選擇采購(gòu)入庫(kù)單(報(bào)銷(xiāo)記賬)單擊確定后,選擇入庫(kù)單后,點(diǎn)擊確定按鈕,回到生成憑證界面,選擇轉(zhuǎn)賬憑證類(lèi)型,點(diǎn)擊生成按鈕生成轉(zhuǎn)賬憑證
至此,完成一筆普通采購(gòu)業(yè)務(wù)。
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