四、建設(shè)原則

OA的核心即為ezOFFICE（easyoffice），強調(diào)的就是辦公的便捷方便，提高效率，所以，作為，就應(yīng)具備以下特性與原則。實用性：以目前需求為基礎(chǔ)，充分考慮發(fā)展的需要來確定系統(tǒng)規(guī)模；軟件功能必須與管理實務(wù)緊密結(jié)合，并必須能適應(yīng)發(fā)展的要求。安全性：本系統(tǒng)對安全級別要求較高，系統(tǒng)應(yīng)能提供網(wǎng)絡(luò)層的安全手段，具有有效防止系統(tǒng)外部成員的非法侵入以及操作人員的越級操作的安全機制，從而保護網(wǎng)絡(luò)建設(shè)者的合法利益。可支持身份認證鎖、可以與WINDOWSAD、CA集成使用等；　易用性:管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。擴展性：遵循通用的國際或行業(yè)標準，開放的系統(tǒng)平臺設(shè)計需具有良好的擴展性，允許擴充新的功能模塊，能夠方便集成不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)至本系統(tǒng)中，以適應(yīng)未來發(fā)展；成熟和先進性：系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計、系統(tǒng)配置、系統(tǒng)管理方式等方面采用國際上技術(shù)先進、結(jié)構(gòu)先進同時又是成熟、實用的技術(shù)；健壯性必須具備超大用戶、高并發(fā)應(yīng)用的穩(wěn)定性?！」芾砺涞乇仨毭嫦蛉珕T，所以支撐落地的軟件也必須能保證全員應(yīng)用的穩(wěn)定性，尤其是針對集團型企業(yè)，軟件必須具備超大用戶、高并發(fā)應(yīng)用的穩(wěn)定性?！?strong>開放性能夠與其它軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用?！」芾砺涞卦诂F(xiàn)實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度落地的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動獲取相關(guān)信息，并完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。嚴密性必須同時實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一。企業(yè)，尤其是集團型企業(yè)，從制度落地的現(xiàn)實需求來看，一方面必須有統(tǒng)一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實現(xiàn)用戶、角色和權(quán)限上的三維管控，還必須同時實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一，也就是必須實現(xiàn)用戶、角色、權(quán)限+數(shù)據(jù)的四維管控，具備全面的門戶功能。

五、目前主流OA功能

門戶：按照集團、子公司、各部門、個人、業(yè)務(wù)類型等形成多維門戶:根據(jù)單位內(nèi)部不同崗位、不同部門、不同下屬公司的員工本身的工作范疇，建立內(nèi)部的統(tǒng)一的不同級別的信息門戶，信息門戶的展現(xiàn)形式、內(nèi)容都可以根據(jù)用戶的不同個性化的展現(xiàn)，加強工作信息的利用價值。
1. 流程管理：建立全公司統(tǒng)一的工作流程管理平臺，采用電子化的流程，突破各種邊界，進行跨部門、跨企業(yè)的即時溝通，構(gòu)造協(xié)作的環(huán)境。系統(tǒng)支持自定義各種簡單到復(fù)雜的流程，如公文流轉(zhuǎn)、行政審批、費用管控、合同審批、采購申請、任務(wù)安排等，從信息表單、流轉(zhuǎn)步驟，到流轉(zhuǎn)條件、操作人員等，可在平臺中快速設(shè)置符合企業(yè)規(guī)范的流程。包括日常工作類、行政管理、人力資源類、財務(wù)管理等：
2. 協(xié)作溝通:自建或與通用溝通平臺的融合應(yīng)用
3. 綜合管理：
4. 電子郵件：支持內(nèi)部郵件發(fā)送，支持群發(fā)功能，能查看郵件的查閱情況，支持通過賬號綁定的方式實現(xiàn)與現(xiàn)有郵箱之間的無縫集成；內(nèi)部短信：用內(nèi)部短信實現(xiàn)重要信息的提醒，用戶能查看、管理短信；手機短信：支持用手機短信實現(xiàn)重要信息的提醒，支持手機回復(fù)至OA；日程計劃安排：支持個人日程安排或他人任務(wù)指派，實現(xiàn)日程提醒，領(lǐng)導(dǎo)可以查看員工的日程安排,計劃的制定、執(zhí)行、監(jiān)管、考核；：員工可以撰寫個人工作日志，并將日志共享給指定人員；會議管理：實現(xiàn)內(nèi)部會議申請發(fā)起和審核以及決議的執(zhí)行管理，同時可滿足避免時間沖突和會議提醒；以及對會議形成的決議一個追蹤，包括對會議決議的任務(wù)下達、在執(zhí)行過程中的監(jiān)督、反饋處理。；車輛管理：實現(xiàn)車輛的申請、審批與用車登記，私用租用報銷記錄的申請登記，可以進行車輛維護登記；：實現(xiàn)辦公用品的申請、采購、領(lǐng)用登記和列表查看，可查詢統(tǒng)計生成報表；：對公司內(nèi)部的辦公用品的采購，領(lǐng)用以及領(lǐng)用記錄查詢和統(tǒng)計、分析。公司固定資產(chǎn)清單、進出和檔案建立等，辦公用品、固定資產(chǎn)；人事檔案：單位人事檔案資料、人員持證的管理、查詢、統(tǒng)計和分析；：實現(xiàn)單位人事考勤、請假、出差等日常事務(wù)的查詢、統(tǒng)計和管理；5、個人辦公:為用戶提供一個個人辦公平臺，提供日常管理辦公所需的電子工具和文檔信息服務(wù)
   :按照目前的規(guī)定或制定的公文格式，形成標準化的滿足日常公文處理要求。公文自動流轉(zhuǎn)，節(jié)省時間、提高效率、減少人為失誤；方便地查詢流程執(zhí)行情況，以及流程的責任人、相關(guān)文檔等信息；根據(jù)執(zhí)行狀態(tài)，自動進行下一步操作及決定工作的執(zhí)行者。實現(xiàn)無紙化辦公，企業(yè)中的所有文檔進行集中的電子化管理，包括檔案、財務(wù)文檔、工程文件、技術(shù)文檔、報告、合同等；
   1. 移動辦公：移動OA，即移動辦公自動化，是利用無線網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)辦公自動化的技術(shù)。它將原有OA系統(tǒng)上的公文、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等功能遷移到手機，可以隨時隨地進行掌上辦公，對于突發(fā)性事件和緊急性事件有極其高效和出色的支持，極大方便是管理者實時、高效地進行流程等的處理。
   2. 知識管理：通過建立企業(yè)規(guī)模的文檔管理機制，將目前主要由員工個人維護管理的文檔，集中在部門、公司一級進行管理，在這個基礎(chǔ)上實現(xiàn)文檔在企業(yè)范圍內(nèi)的共享和傳遞。將各種文檔分門別類進行層次化的目錄及處理周期的管理，包括文檔的撰寫、審閱、批準、發(fā)布、存檔等各個環(huán)節(jié)。實現(xiàn)文檔處理過程的工作流自動化。
   3. 系統(tǒng)集成:與其他信息系統(tǒng)信息集成，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高員工工作效率，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。同時其他信息系統(tǒng)作為底層數(shù)據(jù)平臺，相關(guān)數(shù)據(jù)報表可通過平臺報表門戶以圖形化方式展現(xiàn)。

   4. 六、項目建設(shè)方式

      目前OA系統(tǒng)的主流技術(shù)，已逐步向.NET、Java遷移，主流的軟件公司已經(jīng)將JAVA作為根本技術(shù)路線，而原有Domino、php、.NET路線的產(chǎn)品，在高端用戶需求面前，逐步成為明日黃花，此類公司也在悄然轉(zhuǎn)型，沿著JAVA路線開辟新產(chǎn)品。隨著業(yè)務(wù)逐步規(guī)范與成熟，技術(shù)的不斷進步，作為OA系統(tǒng)，所涉及的面及深度較廣，OA的通用功能也逐漸相對成熟，但隨著業(yè)務(wù)管理應(yīng)用的深入，更多的OA和ERP的邊緣需求，開始旺盛出來。如何與ERP系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)集成、信息集成、門戶集成，與即時消息進行消息集成，甚至如何進行數(shù)據(jù)拆分和重建等成為項目的核心因素之一。針對當前OA系統(tǒng)實際的使用現(xiàn)狀，就如何選擇合適的OA系統(tǒng)建設(shè)方案，來提升目前的業(yè)務(wù)及管理效率，信息部對以下三種建設(shè)方式進行了初步的探討，建設(shè)方式主要包括：一、自建OA系統(tǒng)（現(xiàn)有方式）優(yōu)點：信息高度集中，自主可控。缺點：需要專門團隊組織調(diào)研、學習、開發(fā)、維護，從頭開始，工作量極大。穩(wěn)定性與實現(xiàn)性比較難保證，存在一定風險。二、與第三方合作開發(fā)優(yōu)點：信息高度集中，自主可控?？梢杂械谌教峁┘夹g(shù)支持和服務(wù)。缺點：需要專門團隊組織調(diào)研、學習、開發(fā)、維護，從頭開始，工作量極大。對尋找有經(jīng)驗的合作伙伴也是件艱難的工作。費用較高，有較大風險。三、利用第三方成熟OA系統(tǒng)，做系統(tǒng)集成與開發(fā)優(yōu)點：在較為成熟的基礎(chǔ)上能較快實施，風險小。企業(yè)級的響應(yīng)支持和服務(wù)，對日常應(yīng)用能較快啟用；日常維護等有成熟支持。對可積極參與。缺點：需要OA系統(tǒng)開放接口，做好與現(xiàn)有業(yè)務(wù)功能的集成。結(jié)合集團公司當前使用情況及現(xiàn)狀，從技術(shù)層面及系統(tǒng)穩(wěn)定性來考慮，我們更加傾向于使用第三種方法，來建立集團OA管理平臺。目前由于信息部及集團其他部門對OA系統(tǒng)的研究較少，同時社會對OA使用的日常功能也較為成熟。針對前兩種方式，都需要信息部門依靠自己的技術(shù)力量加以實現(xiàn)，從零開始，工作量較為繁重,最終成果也很難確定；同時后期對OA系統(tǒng)新的功能等更新、維護也更要持續(xù)投入人力和財力，且很難達到現(xiàn)有OA系統(tǒng)運行所需的穩(wěn)定與豐富性。充分利用外力，讓專業(yè)的機構(gòu)做專業(yè)的事情，達到效益的最大化。在現(xiàn)有時間要求及項目能穩(wěn)定推進的情況下，建議充分利用專業(yè)OA公司，快速高效實現(xiàn)集團OA系統(tǒng)的上線。

      七、項目分期實施建議

      1.建設(shè)第一期建議

      1）第一期目標：實現(xiàn)省店及全省門店主要日常工作流程的自動化和無紙化，實現(xiàn)內(nèi)部協(xié)同應(yīng)用解決。讓總部或各店的通知、公告、新聞、任務(wù)、安排、文檔共享等協(xié)同任務(wù)靈活高效地運行起來。2）第一期目標重點：常規(guī)功能實施先做常規(guī)實施，功能模塊包括：公告、新聞和圖片新聞的發(fā)布、報銷審批等流程的設(shè)計和應(yīng)用；文檔的共享和管理網(wǎng)絡(luò)化、權(quán)限化；固定資產(chǎn)的管理應(yīng)用；檔案中心的應(yīng)用等綜合管理功能等。3）實施時間：常規(guī)功能實施速度是很快的，雙方配合得力，2-3個月左右可開始應(yīng)用。培訓和部署可以針對內(nèi)部和分支機構(gòu)分批分功能逐步鋪開培訓和使用范圍。

      2．OA建設(shè)第二期建議

      1）第二期目標：針對目前業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對業(yè)務(wù)關(guān)心的關(guān)鍵常用點的作二次開發(fā)，以方便整合業(yè)務(wù)系統(tǒng)。發(fā)揮OA流程管理及平臺的優(yōu)勢。另一方面，可以針對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心數(shù)據(jù)定制開發(fā)個性化報表，部署到OA上讓公司領(lǐng)導(dǎo)層能通過報表實時掌握公司各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵指標。為決策和管理提供便利高效的參考。2）實施時間：具體看需求的復(fù)雜程度。

      3．OA建設(shè)第三期建議

      1）第三期目標：針對一些比較集中的模塊需求，或業(yè)務(wù)的具體需求，通過OA平臺提供的系統(tǒng)接口，與現(xiàn)有系統(tǒng)進行深度二次開發(fā)，充分發(fā)揮OA的流程管理、一體化顯現(xiàn)、Internet的優(yōu)勢，結(jié)合原有業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部強大的流程管理，形成集團業(yè)務(wù)信息溝通與整合平臺。即通過OA平臺來集成其他目前成熟的第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，真正讓OA成為企業(yè)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的支撐平臺。2）實施時間：具體看需求的復(fù)雜程度。

      八、項目費用預(yù)算

      九、合作方式

      通過與以上公司的溝通，在常規(guī)功能的實現(xiàn)上，各公司應(yīng)都能實現(xiàn)，不同在于各公司產(chǎn)品在操作習慣、操作方式、界面展示、功能關(guān)聯(lián)性上存在差異，這些與產(chǎn)品開發(fā)時間、后續(xù)市場用戶關(guān)注及持續(xù)開發(fā)投入有關(guān)。與現(xiàn)有系統(tǒng)的整合或與第三方系統(tǒng)的對接上，各產(chǎn)品都提供對接方案，實現(xiàn)方式上有所不同。同時對于系統(tǒng)間的對接功能，也是建設(shè)OA系統(tǒng)的較為重要的部分。還需進一步深入了解。對以上公司(不限于)的初步溝通，各方對此項目均較為重視，

      十、項目實施計劃