在中工作人員所接觸大量信息來自于文檔，通常文檔信息的增加和訪問是以指數(shù)形式增長的。每天都有高價(jià)值的內(nèi)容通過企業(yè)網(wǎng)絡(luò)在有交叉聯(lián)系的小組間產(chǎn)生，對于工作中涉及的文檔資料信息進(jìn)行有效組織與管理變得越來越重要。所以說，建立一個實(shí)用、高效、方便的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，對于提高工作人員的文檔管理水平，提高工作效率具有重大的實(shí)際意義。

　　無疑，企業(yè)級文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)具有重大意義，但也是一項(xiàng)技術(shù)與工程實(shí)現(xiàn)上相對復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其中包含了多方面、多層次的工作，例如：作為企業(yè)關(guān)鍵的應(yīng)用系統(tǒng)如何與企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)設(shè)施相連接、文檔管理體系的規(guī)劃、文檔管理服務(wù)器設(shè)立、與其他應(yīng)用系統(tǒng)的集成、用戶界面的配置以及培訓(xùn)等等。我們認(rèn)為，選擇合適的文檔管理產(chǎn)品、以及預(yù)先進(jìn)行盡可能細(xì)致周到的系統(tǒng)規(guī)劃是整個系統(tǒng)得以成功建立和順利運(yùn)行的關(guān)鍵。

　　目前，用戶進(jìn)行文檔處理工作的主要特點(diǎn)是：

　　文檔數(shù)量與格式類型眾多，其中主要包括：各種公文與內(nèi)部請示報(bào)告等工作文檔、企業(yè)規(guī)章制度、受管、市場信息與分析、與上下級單位以及客戶之間的往來文電、合同與財(cái)務(wù)報(bào)表、檔案文件、業(yè)務(wù)知識等等，文檔形式主要有電子文件、電子郵件、紙質(zhì)文件、傳真或掃描文件等等;

　　個人文檔處理的主要手段是桌面文檔處理軟件MSOffice，特別是MSWord與MSExcel;

　　既有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格樣式的文檔，又有各種難以規(guī)定統(tǒng)一格式的文檔，而且后者數(shù)量更多;

　　電子文檔主要保存在個人PC工作站的硬盤或軟盤中，或者保存在網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器中;紙質(zhì)文檔主要保存在各種部門文件柜、檔案室中或由個人保管;

　　文檔的共享、傳遞范圍較為狹窄，特別是以能夠大大提高文檔處理效率的電子文檔的形式進(jìn)行的文檔共享與傳遞，仍然主要集中在本部門內(nèi)部或是在本地域。

　　文檔在企業(yè)內(nèi)部個人、部門之間的傳遞手段主要有：文件共享與拷貝、通過電子郵件傳遞，或通過打印成紙質(zhì)文件，通過投遞或傳真發(fā)送的傳統(tǒng)手段;

　　通過文件共享與拷貝、電子郵件進(jìn)行的電子文檔傳遞受制于網(wǎng)絡(luò)帶寬，不僅傳遞速度慢，而且重復(fù)傳送、不能有效利用帶寬;

　　文檔處理工作重復(fù)性勞動太多，不能有效利用文檔的內(nèi)容;

　　缺乏文檔一致性和版本控制的規(guī)范和技術(shù)手段，由于文檔沒有統(tǒng)一的管理，出現(xiàn)多種拷貝和版本的現(xiàn)象，不僅存儲效率較低，而且容易出現(xiàn)混淆;

　　缺乏有效的手段，實(shí)現(xiàn)文檔在部門和企業(yè)級的檢索，以發(fā)現(xiàn)要用的文檔;

　　文檔安全性控制主要是通過企業(yè)規(guī)章制度約束的手段。

　　建設(shè)企業(yè)級文檔管理系統(tǒng)，其主要功能目標(biāo)是：

　　借助各種桌面處理工具和手段，實(shí)現(xiàn)個人電子化處理各種文檔，主要是利用MSOffice或Lotus1-2-3Office進(jìn)行文字處理和報(bào)表制作;另外逐步實(shí)現(xiàn)對各種紙質(zhì)文件、傳真等的電子化掃描和管理;

　　除加強(qiáng)個人辦公工具的配備與培訓(xùn)、使用外，建立企業(yè)規(guī)模的文檔管理機(jī)制，將目前主要由個人維護(hù)管理的文檔，集中在部門、公司一級進(jìn)行管理，在這個基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)文檔在企業(yè)范圍內(nèi)的共享和傳遞;

　　層次化管理各種文檔，如參考的模型和思路，將各種文檔分門別類進(jìn)行層次化的目錄管理，以及進(jìn)行主題詞或全文索引，方便員工檢索和查閱文檔;

　　實(shí)現(xiàn)對文檔處理周期的全過程管理，包括文檔的創(chuàng)作、批閱、審核、發(fā)布、歸檔等各個環(huán)節(jié);

　　實(shí)現(xiàn)文檔處理過程的工作流自動化，如自動轉(zhuǎn)發(fā)、自動催辦、自動歸檔等;

　　對文檔進(jìn)行版本控制，保證員工所訪問的是最新或有效的文檔，定期刪除或歸檔已失效或舊版本文檔;

　　更有效地進(jìn)行安全性控制，在加強(qiáng)制定和實(shí)施企業(yè)文檔保密制度的同時，也同時以信息技術(shù)的手段對各種文檔實(shí)行分層次、分級別的權(quán)限管理，通過系統(tǒng)日志等手段對重要文檔的使用情況進(jìn)行監(jiān)督管理;

　　與企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)處理信息系統(tǒng)集成，如與郵件系統(tǒng)、辦公的集成，從業(yè)務(wù)處理信息系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)或信息形成各種文檔或報(bào)告等等。

　　從文檔管理升華到:

　　文檔是知識的容器，是已經(jīng)物化的顯性知識，其中蘊(yùn)涵了大量的和本企業(yè)特有的知識財(cái)產(chǎn)。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個主要目標(biāo)。文檔管理的職責(zé)就是有效地組織和規(guī)劃文檔，使文檔的獲得、歸類、查找和提取更容易。