鄧文彪薛彪潘正華

(深圳緯能管理系統(tǒng)發(fā)展有限公司)

現(xiàn)在，知識管理系統(tǒng)（KMS）已經(jīng)有很多方案，比較實際的是利用IT技術(shù)手段來實現(xiàn)的、比較全面地支持人員工作的系統(tǒng)。通過我們的很多系統(tǒng)建設(shè)實踐,認識到知識管理系統(tǒng)應(yīng)該達到以下功能或作用：

決策支持知識管理它確保決策環(huán)節(jié)的高層人員能在充分掌握信息和知識的基礎(chǔ)上去決策。通俗一點，就是首先要把事務(wù)辦“對”，不要犯方向性、路線性的錯誤。否則，事情辦得越多越糟糕；

經(jīng)驗技能知識管理它確保事處理環(huán)節(jié)的工作人員有崗位技能地、高質(zhì)量地去事務(wù)。通俗一點，就是要把決策下來的事務(wù)辦“好”；

規(guī)范協(xié)作知識管理一方面它確保事務(wù)工作處理環(huán)節(jié)之間的工作人員在事務(wù)中交流工作方法、工作經(jīng)驗、工作信息以及工作成果；另一方面，它確保事務(wù)工作各環(huán)節(jié)之間有規(guī)范的要求和流程。通俗一點，就是要讓員工一起把事務(wù)辦得“快”一些，以提高效率。

氛圍文化知識管理它確保參與工作的人員能相互欣賞、相互幫助、相互理解、相互支持，形成一個有好心情工作的氛圍，這種氛圍實質(zhì)上是員工之間如何相互對待的觀念和行為，即文化。通俗一點，就是要員工有熱情地去工作。

知識信息門戶管理它確保將分散在各處的信息與知識整合集成在一起展示給大家，或引導(dǎo)大家迅速地找到知識和信息。同時它通過權(quán)限登錄，確保信息與知識的訪問安全。

按上述知識管理系統(tǒng)的功能作用之配置看到，整個系統(tǒng)要有效的運行，必須解決以下主要問題：

問題1：系統(tǒng)能否被員工接受。首先是思想認識問題，沒有在認識上統(tǒng)一思想，沒有認識到KOS對管理的重要性和作用，就不能形成系統(tǒng)應(yīng)用的起碼條件。

問題2：系統(tǒng)中的知識內(nèi)容誰來貢獻或提供？如果沒有人提供實際內(nèi)容的知識，整個平臺就形同虛設(shè)。

問題3：系統(tǒng)中有大量知識或有許多知識專家，如何才能快速有效地找到它們（他們）？這成了系統(tǒng)能否有效提供工作支持的關(guān)鍵。

問題4：個人自己的經(jīng)驗、體會、收集資料、成果又如何沉淀進入系統(tǒng)，該放在哪里，才能讓大家能有效找到？

問題5：工作過程流程化時，流程節(jié)點該如何有效配置？節(jié)點上工作支撐的知識又該如何配備或要求？節(jié)點上工作完成后的經(jīng)驗、成果又該如何要求沉淀？這些問題直接決定了流程的自動化和知識化的程度。

問題6：事項、項目、會議和活動等協(xié)作時，特別是虛擬工作、遠程工作、不同時工作等情況下，如何把這些協(xié)作用IT協(xié)作空間管理起來？在協(xié)作空間中如何讓協(xié)作者進行有效率溝通與交流？

問題7：知識內(nèi)容積累得很多時，存在大量的低價值甚至無價值內(nèi)容，如何處理才能不影響知識內(nèi)容的正確應(yīng)用和高效應(yīng)用？

問題8：更重要的是如何把實際工作和系統(tǒng)功能結(jié)合在一起？使實際工作的重要部分在系統(tǒng)中進行，同時系統(tǒng)功能又支持著實際工作的開展。

……

問題還有很多，總結(jié)起來就是要求：系統(tǒng)應(yīng)用于工作管理的觀念建立；系統(tǒng)內(nèi)知識內(nèi)容要規(guī)范建設(shè)；工作過程和模式在系統(tǒng)上要有效地實現(xiàn)；系統(tǒng)的有效應(yīng)用要有持續(xù)的保障措施；系統(tǒng)內(nèi)的知識內(nèi)容或過程模式要有持續(xù)的推進完善措施。

顯然，以上問題和要求的解決是非常重要的，否則KMS只能作為擺設(shè)。而解決問題的辦法就是引進專業(yè)的KMS咨詢服務(wù)。因為，那些問題的解決是要基于方法論的、是要有大量實踐經(jīng)驗來參考的、更是要遵循一個系統(tǒng)過程的。因此，通過引進專業(yè)咨詢服務(wù)，一方面由專家隊伍來解決現(xiàn)實的KMS應(yīng)用問題；另一方面，由專家培養(yǎng)一支自己的隊伍，學(xué)習(xí)和掌握解決KMS實施、應(yīng)用與推動的方法論，以便在咨詢專家隊伍離開后，可以繼續(xù)推進KMS的應(yīng)用。這也是我們通過大量實踐，總結(jié)出來的、KMS成功實施的基本過程。(文章完)

（作者介紹：

鄧文彪博士，現(xiàn)任深圳緯能管理系統(tǒng)發(fā)展有限公司首席知識管理專家和

深圳管理咨詢支持系統(tǒng)有限公司知識管理專家顧問，

聯(lián)系郵箱[email protected]；

薛彪，現(xiàn)任深圳緯能管理系統(tǒng)發(fā)展有限公司高級KM咨詢師，

聯(lián)系郵箱[email protected]；

潘正華，現(xiàn)任深圳緯能管理系統(tǒng)發(fā)展有限公司高級KM咨詢師，

聯(lián)系郵箱[email protected])

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