隨著信息化的高速發(fā)展，許多企事業(yè)開(kāi)始購(gòu)入OA系統(tǒng)來(lái)完善公司管理制度，提升企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力，那么對(duì)我們企業(yè)來(lái)說(shuō)，怎樣選擇一款適合自已的OA軟件也成了我們的當(dāng)務(wù)之急，為了避免正在選型或者選型OA系統(tǒng)陷入迷茫的CIO走彎路,下面我們就以下幾個(gè)方面來(lái)談?wù)凮A軟件選型應(yīng)注意些什么?

        一、選型方法

        1、技術(shù)架構(gòu)

            一幢房子如果地基打得不穩(wěn)，那么這幢房子的安全性就會(huì)比較低。而OA技術(shù)架構(gòu)就是OA辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)，所以O(shè)A技術(shù)架構(gòu)對(duì)于OA辦公系統(tǒng)能否成功實(shí)施意義重大。隨著OA應(yīng)用內(nèi)容的不斷擴(kuò)展，OA技術(shù)也在不斷發(fā)展，從過(guò)去的BASIC+文件系統(tǒng)到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE，例如net.+關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、SUN的JAVA+RDB技術(shù)、IBM Lotus Domino技術(shù)等等。其中，JAVA結(jié)構(gòu)以其跨平臺(tái)、安全穩(wěn)定、擴(kuò)展性強(qiáng)、開(kāi)放性好為優(yōu)勢(shì)，尤其是開(kāi)放性這個(gè)特點(diǎn)，使得JAVA順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，成為OA軟件開(kāi)發(fā)商的寵兒，截至2014年，市場(chǎng)上主流的OA軟件中，90%以上采用JAVA技術(shù)，

            其中，華天動(dòng)力OA軟件是業(yè)內(nèi)第一個(gè)向用戶提出需要關(guān)注開(kāi)發(fā)技術(shù)的廠商，并且也是最早采用JAVA技術(shù)開(kāi)發(fā)OA產(chǎn)品的廠商之一。所以用戶選型OA辦公系統(tǒng)時(shí)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，選擇以JAVA平臺(tái)構(gòu)成的OA軟件。

        2、 技術(shù)先進(jìn)

               技術(shù)是OA辦公系統(tǒng)能否用好的基石，但很多人都看到了漂亮的界面，而忽略了底層的技術(shù)架構(gòu)，結(jié)果吃了大虧。只有良好的技術(shù)設(shè)計(jì)才能夠保證OA辦公系統(tǒng)具有良好的穩(wěn)定性、開(kāi)放性、拓展性、維護(hù)性和易用性，才能保證用戶應(yīng)用的成功。

        3、 功能適用

              首先，客戶要確定自己的核心需求，包括當(dāng)前要解決的主要問(wèn)題和未來(lái)幾年要解決的主要問(wèn)題，主要問(wèn)題不宜太多，5條即可。然后根據(jù)核心需求確定核心功能，這是最為重要的一步。在確定核心功能之后，用戶可以根據(jù)自身情況再選擇次要功能。

        4、使用范圍

              選型OA系統(tǒng)時(shí)，第一需考慮到OA軟件的使用者范圍，由于使用者不僅涉及到管理層，而且還包括普通員工，涉及到組織的各部門(mén)，而大家對(duì)系統(tǒng)的需求均不同。第二應(yīng)考慮到不同人的信息化基礎(chǔ)差別很大，因此大家對(duì)系統(tǒng)的接受能力可能會(huì)有所不同。所以O(shè)A辦公系統(tǒng)的易用性對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)很重要。在此，一線OA廠商華天動(dòng)力，其傻瓜式的簡(jiǎn)易操作在行業(yè)內(nèi)一直被津津樂(lè)道，適用于信息化基礎(chǔ)不等的用戶。

        5、服務(wù)軟件商

                服務(wù)能夠檢驗(yàn)OA廠商技術(shù)能力。所以在選型OA廠商時(shí)盡量選型專(zhuān)業(yè)的OA廠商，比如泛微OA、致遠(yuǎn)OA以及華天動(dòng)力OA均是研發(fā)OA軟件超過(guò)十年的廠商。除了產(chǎn)品技術(shù)優(yōu)勢(shì)，服務(wù)本地化也是其最大的優(yōu)勢(shì)特色，這樣有利于得到及時(shí)服務(wù)。三家廠商在全國(guó)各地均有多處銷(xiāo)售服務(wù)中心。此外，OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣，沒(méi)有一家企業(yè)的OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進(jìn)行功能添加和功能完善的，因此，在隨后OA實(shí)施的時(shí)間中，會(huì)越來(lái)越凸顯出廠商售后服務(wù)的重要性。

        6、 價(jià)格合理

                同樣的性能看價(jià)格，同樣的價(jià)格看性能，這就是性?xún)r(jià)比。在很多時(shí)候，OA辦公系統(tǒng)的價(jià)格并不跟其性能成正比，特別是對(duì)于中、大型項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，價(jià)格只是滿足人的虛榮心而已。反之，也不要以為越便宜越好，因?yàn)橘?gòu)買(mǎi)成本只是綜合成本的一小部分，還有實(shí)施成本、維護(hù)成本、拓展成本、升級(jí)成本、生命周期成本等等，這才是大頭。

        七、 適度超前

                因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)發(fā)展十分迅速，而用戶自身也在不斷發(fā)展，這需要在OA辦公系統(tǒng)選型時(shí)適度超前。事實(shí)上，由于缺乏對(duì)需求和OA辦公系統(tǒng)的洞察力，大部分用戶的需求都是片面和短視的。很多企業(yè)在選型的時(shí)候說(shuō)，我就是發(fā)發(fā)通知、傳傳文件，別的功能現(xiàn)在都用不上，但用了一年時(shí)間后經(jīng)常就會(huì)有工作流轉(zhuǎn)和表單統(tǒng)計(jì)的需求，這時(shí)候發(fā)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)的架構(gòu)和設(shè)計(jì)不能很好的實(shí)現(xiàn)這個(gè)應(yīng)用，開(kāi)發(fā)的話成本太高，換掉呢又會(huì)前功盡棄，十分痛苦。所以需求必須要有一定的前瞻性，至少要滿足未來(lái)3-5年企業(yè)的發(fā)展需要，避免悲劇的再次上演。

        二、實(shí)際選型 

                那么我們實(shí)際在選型中需要注意以下幾點(diǎn)： 

        1、 首先對(duì)OA的定位

                所謂就是你為什么要用OA軟件，你想用來(lái)做什么？比如你只是用來(lái)管理一下簡(jiǎn)單的審批，員工的日常工作匯報(bào)考勤等，這就是輕應(yīng)用，按OA軟件所需的功能選型就可以了，這部份企業(yè)建議直接用SaaS模式的OA軟件就可以了；又比如想打造一個(gè)企業(yè)管理平臺(tái)，整合公司的內(nèi)外部業(yè)務(wù)，這時(shí)就不是只看功能了，而要考慮OA軟件的廠商、OA軟件平臺(tái)的穩(wěn)定、實(shí)施能力等。

        2、 OA軟件能幫你做什么，切忌大而全

                對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，OA系統(tǒng)畢竟是提高企業(yè)內(nèi)部管理效率的一種"工具"，因此該哪些功能是企業(yè)選擇OA系統(tǒng)時(shí)所應(yīng)最為關(guān)注的因素，切忌大而全。OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)技術(shù)是一個(gè)參考的因素，不同的開(kāi)發(fā)技術(shù)對(duì)日后的維護(hù)、二次開(kāi)發(fā)以及系統(tǒng)整合等方面會(huì)有一定的影響。

        3、 系統(tǒng)成熟、穩(wěn)定，簡(jiǎn)單易用

                OA系統(tǒng)的使用一般涉及整個(gè)公司絕大多數(shù)人員，一個(gè)成熟、穩(wěn)定、簡(jiǎn)單易用的OA系統(tǒng)更有利于推廣使用，節(jié)省相關(guān)的培訓(xùn)、維護(hù)、服務(wù)等成本。

        4、 盡量利用已有的服務(wù)器硬件及系統(tǒng)軟件

                這是充分利用企業(yè)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的已有投資，降低信息系統(tǒng)總體成本(TCO)的重要原則。譬如：如果企業(yè)在信息化建設(shè)過(guò)程中已經(jīng)購(gòu)買(mǎi)了Windows 2000，SQL Server和Exchange，那無(wú)疑應(yīng)優(yōu)先選擇ASP(ASP.Net)+SQL Server+Exchange這一模式的OA系統(tǒng)。建議采用整體規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，為日后企業(yè)后續(xù)的信息化建設(shè)做好準(zhǔn)備。

        5、容易集成和擴(kuò)展，能夠與內(nèi)部其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合

            一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)的OA系統(tǒng)不會(huì)是一個(gè)完全獨(dú)立的系統(tǒng)，而往往需要與企業(yè)內(nèi)部已有的或準(zhǔn)備將來(lái)實(shí)施的業(yè)務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合，盡量避免形成信息化的孤島，多個(gè)系統(tǒng)間缺乏關(guān)聯(lián)。這時(shí)，在選擇OA產(chǎn)品時(shí)一定要重點(diǎn)考慮該產(chǎn)品的可拓展性、是否留有接口便于與其它系統(tǒng)快速整合。并且，軟件提供商能否承諾把其OA產(chǎn)品與企業(yè)的其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，也是企業(yè)選擇OA產(chǎn)品時(shí)的重要考慮因素。另外，以筆者的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，如果企業(yè)存在將OA系統(tǒng)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合的需求，Domino/Notes平臺(tái)往往不是最佳的選擇。因?yàn)槠髽I(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)一般都基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)是其主要應(yīng)用，而這恰恰是Domino /Notes弱項(xiàng)之一?；贘2ee技術(shù)架構(gòu)的OA系統(tǒng)在這方面具有一定的優(yōu)勢(shì)。

        6、要充分重視OA系統(tǒng)的后期維護(hù)與服務(wù)

                計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)的客觀規(guī)律是：維護(hù)期的成本約占整個(gè)軟件生命周期的30%。因此企業(yè)在實(shí)施OA系統(tǒng)時(shí)一定要注意后期維護(hù)，重點(diǎn)要把握以下幾個(gè)方面：

                (1)要有合適的內(nèi)部人員對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行后期維護(hù)，并且在最初的產(chǎn)品技術(shù)選型時(shí)就要考慮到這一點(diǎn)。

                (2)OA系統(tǒng)具有很好的技術(shù)架構(gòu)，系統(tǒng)管理功能是否強(qiáng)大(日常管理維護(hù)無(wú)需開(kāi)發(fā)廠商的支持)，是否擁有較好的自定義功能和二次開(kāi)發(fā)接口。

                (3)要求軟件提供商提供相應(yīng)的售后服務(wù)承諾，并將其寫(xiě)入合同，以便在必要情況下要求軟件提供商協(xié)助解決系統(tǒng)問(wèn)題。

                如果你選擇了項(xiàng)目型的OA（存在大量的二次開(kāi)發(fā)），需要看OA廠商項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和開(kāi)發(fā)實(shí)施的能力，沒(méi)有好的實(shí)施項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。

        7、在安全性與易用性之間找到平衡點(diǎn)

                如果企業(yè)對(duì)于OA安全性的要求是至高無(wú)上的，那毫無(wú)疑問(wèn)應(yīng)選擇基于Domino/Notes的OA系統(tǒng)。然而在實(shí)際應(yīng)用中，對(duì)于"安全性"的追求并不是越高越好。這就好比為了防止手機(jī)被盜，將其鎖在保險(xiǎn)柜里--固然在安全性方面達(dá)到了極高的境界，但同時(shí)喪失了手機(jī)本身應(yīng)有的實(shí)用價(jià)值?；?Domino/Notes的OA系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用沒(méi)有政府部門(mén)普及，政府部門(mén)中基于Domino/Notes的OA系統(tǒng)的利用率也一直不是太高，其重要原因是系統(tǒng)在"易用性"上有所欠缺。

        8、最后，結(jié)合企業(yè)的預(yù)算選擇性?xún)r(jià)比合適的OA軟件（目前市場(chǎng)上存在眾多不同價(jià)位的OA產(chǎn)品）, 最好是OA廠家能夠提供產(chǎn)品的試用。