中國(guó)的許多HR管理者在經(jīng)歷了先進(jìn)的人力資源管理理念洗禮的愉悅與興奮后，又陷入了另一種迷惘的境地:他們一方面希望不斷提升自身管理的層次，卻又不得不整天處理各種煩雜的行政事務(wù);他們制訂了詳盡的HR管理制度與各種各樣的表格，卻在執(zhí)行時(shí)發(fā)現(xiàn)流程不順，效率不高;他們希望為企業(yè)的中高層管理者及員工提供更好的服務(wù)，卻發(fā)現(xiàn)自己總是為理順各種關(guān)系而忙得焦頭爛額。

        這是許多HR管理者成長(zhǎng)的煩惱。其實(shí)，要想HR工作更有效，不僅要解放思想，更要解放生產(chǎn)力，即通過(guò)壓縮例行事務(wù)的處理時(shí)間，使HR管理者能考慮更多戰(zhàn)略層次的問題。信息技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用，將有力地幫助HR管理者在這多變的環(huán)境中應(yīng)付自如，順利完成角色的轉(zhuǎn)變。

        HRMS與eHR

        信息技術(shù)本身只是工具，是手段，只有當(dāng)信息技術(shù)與管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)了完美的結(jié)合，才能發(fā)揮其巨大的威力。 HRMS (Human ResourceManagement System，人力資源管理系統(tǒng))就是對(duì)信息技術(shù)與人力資源管理技術(shù)結(jié)合的最佳定義。好的人力資源管理系統(tǒng)，既是HR管理的信息處理工具，更應(yīng)是規(guī)范HR管理的方法論。如果只是簡(jiǎn)單的信息處理工具，其更適合的定義應(yīng)該是HRIS(Human Resource Information System，人力資源信息系統(tǒng))。

        在過(guò)去，HRMS是面向企業(yè)HR部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，用戶對(duì)象主要為企業(yè)HR管理者。隨著Internet/ Intranet技術(shù)的出現(xiàn)，企業(yè)內(nèi)外部的信息流變得更快捷通暢，信息流對(duì)企業(yè)管理體系的影響也變得越來(lái)越深遠(yuǎn)。對(duì)于HR管理而言， Internet/Intranet技術(shù)將使得HR管理體系隨著信息流的延伸或改變而突破封閉的模式，延伸到企業(yè)內(nèi)外的各個(gè)角落，使得企業(yè)各級(jí)管理者及普通員工也能參與到HR的管理活動(dòng)中來(lái)，并與企業(yè)外部建立起各種聯(lián)系(最典型的莫過(guò)于網(wǎng)絡(luò)招聘)。這就是所謂的網(wǎng)絡(luò)自助服務(wù)（Self-Service）概念。網(wǎng)絡(luò)自助服務(wù)是建立在HRMS基礎(chǔ)之上的，是對(duì)HRMS功能的擴(kuò)展。HRMS與網(wǎng)絡(luò)自助服務(wù)

        （Self-Service）一起，就形成了企業(yè)完整的eHR解決方案。

        HR管理信息化的三個(gè)層次

        就目前來(lái)看，企業(yè)引進(jìn)入力資源管理信息化解決方案的目的主要有三個(gè)層次:

        第一層次:提高HR部門的工作效率

        影響HR部門工作效率的因素主要包括:

        每月的工資計(jì)算與處理;員工的考勤休假處理;員工信息管理等業(yè)務(wù)內(nèi)容。這些事務(wù)往往要持續(xù)占據(jù)HR管理人員的大量時(shí)間。手工操作不僅效率低下，而且容易出錯(cuò)。因此，對(duì)HR 部門而言，人力資源管理系統(tǒng)首先要解決的是如何提高他們的工作效率，使管理人員從日常事務(wù)中解脫出來(lái)，考慮更具戰(zhàn)略意義的問題。這使得HRMS系統(tǒng)中的員工信息管理模塊、薪資福利管理模塊、考勤休假模塊等成為HR部門采購(gòu)軟件時(shí)的首選。

        第二層次:規(guī)范HR部門的業(yè)務(wù)流程

        當(dāng)HR管理者從繁雜的行政事務(wù)中抽身出來(lái)之后，他們往往希望規(guī)范人力資源運(yùn)作體系的業(yè)務(wù)流程。招聘流程、績(jī)效管理流程、員工培訓(xùn)與發(fā)展流程、員工職業(yè)計(jì)劃、離職流程等的設(shè)計(jì)都將進(jìn)入HR管理者們的考慮范圍。如果eHR系統(tǒng)不僅能將HR部門的工作職能完全覆蓋并劃分清楚，而且能將經(jīng)過(guò)優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中體現(xiàn)，無(wú)疑將獲得HR管理者的青睞。

        第三層次:為企業(yè)與員工提供增值服務(wù)

        從發(fā)展趨勢(shì)上看，企業(yè)人力資源運(yùn)作的重點(diǎn)將從行政事務(wù)管理向企業(yè)戰(zhàn)略伙伴方向發(fā)展。過(guò)去HR部門將大量的時(shí)間和精力用在重復(fù)的行政性事務(wù)上，習(xí)慣坐等業(yè)務(wù)部門提出服務(wù)需求，而在增值服務(wù)上花的心思不夠。事實(shí)上，對(duì)HR部門而言，企業(yè)管理者與員工就是他們的客戶，而如何為這些客戶提供增值服務(wù)、能否提供增值服務(wù)是事關(guān)HR部門未來(lái)的發(fā)展戰(zhàn)略問題。比如，如何根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略制定人力資源戰(zhàn)略;如何通過(guò)合理的招聘技術(shù)與測(cè)評(píng)技術(shù)為企業(yè)選擇合適的人才；如何通過(guò)工作分析技術(shù)以及相應(yīng)的績(jī)效管理體系來(lái)提升組織與個(gè)人績(jī)效;企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如何能方便地了解企業(yè)人力資源的各種狀況；直線經(jīng)理如何參與自己部門的人力資源管理;員工如何從規(guī)范的人力資源管理中受益等等問題，都是需要HR部門花心思去考慮的。因此，在這個(gè)層面上，eHR系統(tǒng)如果能提供人力資源規(guī)劃、總經(jīng)理自助服務(wù)、直線經(jīng)理自助服務(wù)、員工自助服務(wù)等功能，并能集成招聘技術(shù)、人才測(cè)評(píng)技術(shù)、職務(wù)分析技術(shù)以及績(jī)效管理體系等HR管理技術(shù)特征比較明顯的功能，勢(shì)必將幫助HR管理者更好地為企業(yè)與員工提供增值服務(wù)。

        當(dāng)然，這里需要指出的是，eHR系統(tǒng)中涉及到管理技術(shù)層面的問題，最好的解決辦法，應(yīng)該是由專業(yè)的HR咨詢機(jī)構(gòu)通過(guò)對(duì)企業(yè)的人力資源管理進(jìn)行分析與診斷(如果企業(yè)自身有能力，也可自行分析診斷)，開出對(duì)癥下藥的處方后，再將結(jié)果裝載到軟件供應(yīng)商的系統(tǒng)平臺(tái)中去。用戶應(yīng)避免簡(jiǎn)單地要求軟件供應(yīng)商去完成咨詢服務(wù)商擅長(zhǎng)的工作。

        如何選擇eHR系統(tǒng)

        用戶在選擇自己的eHR系統(tǒng)時(shí)，往往會(huì)綜合考慮以下因素:

        ?系統(tǒng)功能

        ?方案可行性

        ?供應(yīng)商實(shí)力

        ?服務(wù)水平

        ?產(chǎn)品價(jià)格

        在上述各因素中，后三項(xiàng)都是比較容易根據(jù)經(jīng)驗(yàn)判斷而得出結(jié)論的(當(dāng)然，要充分評(píng)估結(jié)論的準(zhǔn)確性也絕非易事)，而對(duì)于前兩項(xiàng)因素，如果沒有適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)作指導(dǎo)，相對(duì)來(lái)講就不太好把握了。用戶在選擇eHR系統(tǒng)時(shí)不妨從以下一些特征來(lái)評(píng)判其功能:

        1.完整性與集成性

        ?系統(tǒng)全面涵蓋了人力資源管理的所有業(yè)務(wù)功能，并且對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)功能都是基于完整而標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)，是用戶日常工作的信息化管理平臺(tái)

        ?對(duì)員工數(shù)據(jù)的輸入工作只需進(jìn)行一次，其它模塊即可共享，減少大量的重復(fù)錄入工作

        ?既可作為一個(gè)完整的系統(tǒng)使用，也可以將模塊拆分單獨(dú)使用，在必要時(shí)還能擴(kuò)展集成為一個(gè)完整系統(tǒng)

        2.易用性

        ?界面友好簡(jiǎn)潔，直觀地體現(xiàn)了HR管理的主要工作內(nèi)容

        ?采用導(dǎo)航器界面，引導(dǎo)用戶按照優(yōu)化的HR管理流程進(jìn)行每一步操作

        ?基本沒有彈出式對(duì)話框，在一個(gè)界面就能顯示所有相關(guān)信息，并操作所有功能，一方面信息集成度高，另一方面減少了大量對(duì)彈出式對(duì)話框的繁瑣操作

        3.網(wǎng)絡(luò)功能與自助服務(wù)

        ?對(duì)集團(tuán)型企業(yè)用戶而言，能提供異地、多級(jí)、分層的數(shù)據(jù)管理功能

        ?日常管理不受物理位置限制，可在任何聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上經(jīng)身份驗(yàn)證后進(jìn)行操作

        ?為非人力資源部門的員工于經(jīng)理提供的基于Web的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用

        ?允許員工在線查看企業(yè)規(guī)章制度、組織結(jié)構(gòu)、重要人員信息、內(nèi)部招聘信息、個(gè)人當(dāng)月薪資及薪資歷史情況、個(gè)人福利累計(jì)情況、個(gè)人考勤休假情況，注冊(cè)內(nèi)部培訓(xùn)課程、提交請(qǐng)假/休假申請(qǐng)，更改個(gè)人數(shù)據(jù)，與HR部門進(jìn)行電子方式的溝通

        ?允許直線經(jīng)理在授權(quán)范圍內(nèi)可在線查看所有下屬員工的人事信息，更改員工考勤信息，審批員工的培訓(xùn)、請(qǐng)假、休假等申請(qǐng)，并能在線對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效管理?總經(jīng)理可在線查看公司人力資源配置情況、人力資源成本變動(dòng)情況、組織績(jī)效/員工績(jī)效等各種與人力資源相關(guān)的重要信息

        4.開放性

        ?提供功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)接口，輕松實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的導(dǎo)人導(dǎo)出以及與外部系統(tǒng)的無(wú)縫連接?可方便引人各類Office文檔，并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，規(guī)范了人力資源文檔的管理，并增加了文檔的安全性

        ?同時(shí)支持所有主流關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)以及各種類型的文檔處理系統(tǒng)

        5.靈活性

        ?可方便地根據(jù)用戶需求進(jìn)行客戶化功能改造

        ?可方便地根據(jù)客戶需求更改界面數(shù)據(jù)項(xiàng)的顯示

        ?強(qiáng)大的查詢功能，可靈活設(shè)置任意多條件進(jìn)行組合查詢

        ?支持中英文(或其他語(yǔ)種)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)切換

        6.智能化

        ?系統(tǒng)的自動(dòng)郵件功能可直接批量通過(guò)Email發(fā)送信息給相關(guān)人員(如通知被錄用人員、給員工的加密工資單等)，極大地降低管理人員的行政事務(wù)工作強(qiáng)度

        ?系統(tǒng)設(shè)置了大量的提醒功能，以便用戶定時(shí)操作(如員工合同到期、員工生日等)，使得HR管理變被動(dòng)為主動(dòng)，能有效地提高員工對(duì)HR工作的滿意度

        7.強(qiáng)大的報(bào)表/圖形輸出功能

        ?提供強(qiáng)大的報(bào)表制作與管理工具，用戶可直接設(shè)計(jì)各種所需報(bào)表

        ?提供了靈活報(bào)表生成器，用戶可快速完成各種條件報(bào)表的設(shè)計(jì)，并能隨時(shí)進(jìn)行設(shè)計(jì)更改

        ?報(bào)表可輸出到打印機(jī)、Excel文件或TXT文本文件(如提交給銀行的文件)

        ?提供完善的圖形統(tǒng)計(jì)分析功能(如柱狀圖、餅圖、折線圖等)，輸出的統(tǒng)計(jì)圖形可直接導(dǎo)人MS Office文檔中，快速形成HR工作報(bào)告

        8.系統(tǒng)安全

        ?對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密

        ?嚴(yán)格的權(quán)限管理，設(shè)定用戶對(duì)系統(tǒng)不同模塊、子模塊乃至數(shù)據(jù)項(xiàng)的不同級(jí)別操作權(quán)限?建立日志文件，跟蹤記錄用戶對(duì)系統(tǒng)每一次操作的詳細(xì)情況

        ?建立數(shù)據(jù)定期備份機(jī)制并提供數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)功能

        如何實(shí)施eHR系統(tǒng)

        企業(yè)在實(shí)施eHR系統(tǒng)之前，首先要對(duì)自身作一個(gè)客觀而充分的評(píng)估，要了解企業(yè)HR管理當(dāng)前所處的階段、實(shí)施eHR系統(tǒng)的預(yù)算以及是否需要引入管理咨詢等等，然后才能確定將

        要實(shí)施的eHR系統(tǒng)的范圍與邊界。一方面，不能只是要求eHR系統(tǒng)簡(jiǎn)單地滿足企業(yè)當(dāng)前的HR管理需求，而要充分考慮eHR系統(tǒng)是否能為HR管理層次的提升帶來(lái)幫助，另一方面，要從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，不能盲目地貪大求全，追求時(shí)髦，要盡可能做到量體裁衣。只有將自己準(zhǔn)確定位，才能尋找到合適的解決方案。

        在了解自己的需求之后，就要選擇一家合適的eHR解決方案供應(yīng)商。如何選擇合適的供應(yīng)商，在前面已經(jīng)做過(guò)說(shuō)明，這里不再重復(fù)。需要特別指出的是，eHR解決方案的實(shí)施過(guò)程絕對(duì)不是簡(jiǎn)單的產(chǎn)品買賣，而應(yīng)該視為一個(gè)完整的項(xiàng)目。項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程將分為三個(gè)階段:實(shí)施前與供應(yīng)商配合進(jìn)行的需求分析與系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段、系統(tǒng)實(shí)施與客戶化改造階段以及系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)階段。項(xiàng)目實(shí)施完成后，用戶還應(yīng)該與供應(yīng)商進(jìn)行售后技術(shù)支持的合作，以確保系統(tǒng)能適應(yīng)企業(yè)HR管理不斷變化的需求。

        實(shí)施前與供應(yīng)商配合進(jìn)行的需求分析與流程設(shè)計(jì)階段往往會(huì)占據(jù)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施周期一半以上的時(shí)間，這個(gè)階段，對(duì)HR管理者來(lái)講，是一個(gè)難得的整理與完善HR管理運(yùn)作體系的過(guò)程，有利于將以往離散的工作規(guī)范化、系統(tǒng)化，對(duì)供應(yīng)商來(lái)講，事先將客戶的需求理順，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的順利實(shí)施也起著決定性作用。因此，用戶與供應(yīng)商都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待這一階段的工作，而不應(yīng)急于馬上就要看到系統(tǒng)運(yùn)行的效果。圖1是一個(gè)典型的培訓(xùn)管理流程，圖2則是體現(xiàn)了培訓(xùn)管理與其他HR管理職能的關(guān)聯(lián)。用戶可以按照這兩張圖所傳達(dá)的思路來(lái)進(jìn)行其他HR管理職能的需求分析與流程設(shè)計(jì)。

        對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定制化改造期間，用戶應(yīng)與供應(yīng)商之間保持頻繁的溝通，及時(shí)對(duì)需求進(jìn)行確認(rèn)，盡量避免不停地提出零散需求，否則容易導(dǎo)致項(xiàng)目管理地失控。

        供應(yīng)商在完成所有功能的開發(fā)之后，提交給用戶的，還只是一個(gè)系統(tǒng)框架，并不能馬上就運(yùn)行，用戶還需要在供應(yīng)商的幫助下進(jìn)行系統(tǒng)初始化與數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，使企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與員工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在盡可能短的時(shí)間內(nèi)遷移到系統(tǒng)中來(lái)。

        系統(tǒng)框架加上企業(yè)/員工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就構(gòu)成了完整的eHR系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)，相關(guān)的HR業(yè)務(wù)管理職能與流程就可以在這個(gè)平臺(tái)上執(zhí)行了。

        此外，由于一套完整的人力資源管理系統(tǒng)覆蓋的內(nèi)容十分豐富，為盡快使用戶熟悉系統(tǒng)的操作，用戶在正式運(yùn)行系統(tǒng)前應(yīng)接受供應(yīng)商關(guān)于系統(tǒng)使用的培訓(xùn)以及相關(guān)技能的培訓(xùn)。

        最后需要指出，eHR系統(tǒng)實(shí)施成敗的關(guān)鍵，在于管理者是否真正用它。只有在供應(yīng)商與用戶的共同努力下，才能為企業(yè)打造出適用、完善、專業(yè)的解決方案，才能為HR管理者所用。