校園綜合管理系統(tǒng)之協(xié)同　　發(fā)布時間：2014-8-19 11:46:12

　　協(xié)同辦公管理系統(tǒng)是圍繞高校管理中的人進(jìn)行構(gòu)建，以人為中心進(jìn)行信息和資源的整合，是幫助人與人之間進(jìn)行協(xié)同和交流的工具組成的集合，通過人員互動、溝通、協(xié)作、交流，以表單或文檔流轉(zhuǎn)的方式進(jìn)行相關(guān)工作流程的執(zhí)行，完成業(yè)務(wù)知識的積累和存儲，主要的建設(shè)目標(biāo)有：

　　1、建設(shè)全校適用的協(xié)同辦公平臺，同時實現(xiàn)對個人、院系部(處室)和學(xué)校提供辦公服務(wù)。

　　2、支持可定制工作流的應(yīng)用，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)流程的不斷規(guī)范，提高人員、部門之間的協(xié)同能力，減少重復(fù)性工作。

　　3、支持非結(jié)構(gòu)化文檔的管理，實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)電子化管理，能夠進(jìn)行文檔的整理、分發(fā)、利用等，提高非結(jié)構(gòu)化文檔的共享和綜合應(yīng)用。

　　4、支持，用戶可通過智能手-機(jī)、PDA設(shè)備訪問協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的相關(guān)信息，并進(jìn)行相應(yīng)的辦公操作。

　　協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的功能主要由溝通協(xié)作類功能、資源管理類功能和辦公室業(yè)務(wù)類功能組成。溝通協(xié)作類功能主要有：信息管理、通信管理、公文流轉(zhuǎn);資源管理類功能主要有：管理、;辦公室業(yè)務(wù)類功能主要有：行政事務(wù)、日程管理、人員管理等。詳細(xì)介紹如下：

　　1、信息管理

　　(1)欄目管理：欄目可自定交，如新聞動態(tài)、通知公告、規(guī)章制度、大事記等。

　　(2)欄目權(quán)限管理：可對每個欄目單獨(dú)設(shè)立權(quán)限。

　　(3)信息發(fā)布管理：用戶可根據(jù)不同的權(quán)限或不同的范圍發(fā)布與欄目相應(yīng)信息，并進(jìn)行增刪改查等相關(guān)操作。

　　(4)全文檢索：在被授予的權(quán)限范圍內(nèi)，對已發(fā)布的信息進(jìn)行標(biāo)題、作者、發(fā)布部門、發(fā)布日期、發(fā)布內(nèi)容等的信息檢索。

　　2、通信管理

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要功能就是為各類用戶提供通用、高效的信息溝通手段，本系統(tǒng)能夠集成郵件、短信、在線消息等在內(nèi)的多種通信手段，為用戶提供統(tǒng)一的通信平臺。主要功能如下：

　　(1)通訊錄管理：教職工可以查閱本單位用戶的通訊錄，還可以建立自己的通訊錄，可以對自己建立的通訊錄進(jìn)行管理和查看。

　　(2)群組管理：用戶可根據(jù)需要建立教學(xué)、科研、學(xué)工、人事等個性化的聯(lián)系群組，以便進(jìn)行業(yè)務(wù)交流和聯(lián)系。

　　(3)在線消息管理：在線消息管理分為發(fā)布在線消息、消息提醒、傳送附件等功能。可以實現(xiàn)一對一交流、群發(fā)消息等功能。

　　(4)郵件管理：包括收件箱、發(fā)件箱、發(fā)郵件、收郵件等操作。

　　(5)短信通知：通過第三方的短信開發(fā)方，可實現(xiàn)相應(yīng)的短信通知功能，增加移動辦公的功能。

　　3、公文流轉(zhuǎn)

　　是高校行政管理的重要手段之一，重要的管理通知、管理條件、規(guī)章制度等，都需要以正式公文的形式進(jìn)行審批和傳閱。公文流轉(zhuǎn)可實現(xiàn)對學(xué)校公文管理提供全程的信息化支持，包括收文管理、發(fā)文管理、流程定制、公文歸檔等功能。同時配合電子簽章，能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化的公文管理，從而大大提高學(xué)校公文流轉(zhuǎn)的效率。尤其對于擁有多個校區(qū)的高校，電子公文將很大程度的提高公文流轉(zhuǎn)的速度，提高工作效率。

　　本系統(tǒng)可根據(jù)學(xué)校實際情況進(jìn)行流程定制、模板定制，并實現(xiàn)發(fā)文的電子化管理(如草擬、審核、會簽、批示、蓋章申請、發(fā)文處理等)、實現(xiàn)收文的電子化管理(如閱文、擬辦、批辦、承辦、催辦、辦復(fù)、注辦、暫存等);支持未閱公文查詢，支持公文流轉(zhuǎn)詳細(xì)信息查看?？蓪σ寻l(fā)公文進(jìn)行歸檔處理。凡進(jìn)入預(yù)歸檔列表的公文，自動進(jìn)入檔案管理未歸檔文件列表，等待檔案管理員對這些公文進(jìn)行歸檔處理。主要功能如下：

　　(1)工作：主要對公文流程進(jìn)行定義和維護(hù)(工作流程定義、流程環(huán)節(jié)定義、流程指向定義)。支持領(lǐng)導(dǎo)個性化及審批記錄查詢功能。

　　(2)發(fā)文管理：主要包括草擬公文、處理待辦公文(包括：公文核稿、公文會簽、公文批示、蓋章申請與蓋章處理)、實行發(fā)文操作、查看已辦和已發(fā)公文的功能。在公文流轉(zhuǎn)的過程中，擁有權(quán)限的用戶可修改文件、填寫意見、執(zhí)行否決等操作，還可以對文件選擇退文的操作，將文件退給需要重新修改或者重新起草的人，真實地支持現(xiàn)實工作中文件的流轉(zhuǎn)過程。

　　(3)收文管理：主要對已發(fā)并與自己相關(guān)的公文進(jìn)行閱辦處理和查詢。支持閱文、擬辦、批辦、承辦、催辦、辦復(fù)、注辦、暫存等閱辦類型;支持未閱公文查詢，支持公文流轉(zhuǎn)詳細(xì)信息查看。

　　(4)模板管理：對各類常見公文進(jìn)行模板設(shè)置，包括決議、通知、請示、公告等。

　　(5)公文查詢：根據(jù)公文類型處理狀態(tài)進(jìn)行分類查詢。公文狀態(tài)包含草稿、審核中、審核通過、已發(fā)送、已簽收等。

　　4、辦公用品管理

　　對于日常辦公的一些基本的辦公資源，如低值設(shè)備、耗材、圖書資料、日常用品等，進(jìn)行基本情況登記、借用或領(lǐng)用情況的登記和查詢。主要功能如下：

　　(1)辦公用品類型管理：登記辦公用品的類型。

　　(2)辦公用品登記：如辦公用品名稱、類型、價格、庫存數(shù)量等信息的登記。

　　(3)借用登記：登記辦公用品借用時間、借用人、歸還時間等相關(guān)信息。

　　(4)領(lǐng)用登記：登記辦公用品領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間等相關(guān)信息。

　　(5)辦公用品統(tǒng)計匯總表：分庫存、借用、領(lǐng)用等情況按月份或年份進(jìn)行統(tǒng)計匯總，形成相應(yīng)的報表。

　　5、檔案管理

　　通過檔案管理系統(tǒng)可以對學(xué)校的文件檔案實現(xiàn)數(shù)字管理，實現(xiàn)對文件的管理，對文件的歸檔管理，對文件的借閱歸還管理，對借閱情況方便快捷的查詢，以及對文件的清退與銷毀處理。主要功能如下：

　　(1)案卷管理：對案卷信息進(jìn)行分類，設(shè)置卷宗號、分類號等。

　　(2)檔案登記：對檔案文件進(jìn)行登記歸檔及信息維護(hù)。

　　(3)檔案檢索：可根據(jù)檔案文件的標(biāo)題、分類、卷宗或密級等進(jìn)行綜合查詢。

　　(4)檔案借閱：實現(xiàn)文件檔案借閱登記、借閱處理、檔案歸還的記錄功能，并進(jìn)行狀態(tài)查看。

　　(5)檔案移交：根據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)需要，對移交的檔案進(jìn)行記錄和查詢。

　　(6)檔案銷毀：根據(jù)檔案保管年限進(jìn)行檔案銷毀及相關(guān)信息的查詢。

　　6、行政事務(wù)管理

　　依據(jù)學(xué)校各級管理部門的職能劃分與工作流程為廣大教職工(特別是管理人員)提供先進(jìn)實用、高效安全的無紙化辦公平臺。使學(xué)校辦公逐步向電子化、流程化、規(guī)范化、無紙化、網(wǎng)絡(luò)化方向邁進(jìn)，保證信息、數(shù)據(jù)的上傳和下達(dá)，內(nèi)部無紙化辦公和事務(wù)處理完善，信息化交流和管理流暢，實現(xiàn)提高管理效率，消除信息孤島，整合校內(nèi)信息資源，提升學(xué)校品牌。主要功能菜單如下：

　　(1)日程管理：領(lǐng)導(dǎo)日程安排、日程提醒;個人日程安排、個人日程提醒。

　　(2)報刊訂閱：錄入訂閱信息、報刊領(lǐng)取、報刊查詢。

　　(3)來訪管理：登記來訪信息、查閱來訪信息。

　　(4)用車管理：車輛登記、用車申請、用車登記、用車查詢。

　　(5)用餐管理：用餐登記、用餐查詢。

　　(6)會議管理：包括新建、修改、通知、會議紀(jì)要、會議記錄和會議回執(zhí)。能及時的通知與會人員，能夠方便的查詢以前的會議記錄與紀(jì)要。凡是應(yīng)參會人員可通過會議回執(zhí)功能確認(rèn)是否參會。

　　7、日程管理

　　日程管理是針對個人的事務(wù)提供信息化管理的支持，幫助個人提高日常事務(wù)管理的效率，讓部門的管理人員和院系部的老師能夠高效的投入到日常的工作中。日程管理主要包括個人日程管理、領(lǐng)導(dǎo)日程管理、、工作周報等功能，側(cè)重于日程的同步、日程的共享和查詢等方面的功能。

　　(1)設(shè)置個人日程：可按周或按月設(shè)置個人工作日程，并進(jìn)行查詢檢索。

　　(2)設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)日程：領(lǐng)導(dǎo)可授權(quán)給秘書等人設(shè)置自己的日程，有日程提醒功能，可按周或月設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)的日程，日程事件發(fā)生之前可發(fā)送提醒。

　　(3)工作日志管理：工作日志可以設(shè)成私有、限制、公開三個級別，分別供自己 、部門領(lǐng)導(dǎo)和全部人員進(jìn)行查看。工作日志非常便于個人總結(jié)，便于上級領(lǐng)導(dǎo)檢查并與同事分享工作經(jīng)驗，是的一種手段。用戶可以方便的添加、刪除、修改多個日志。

　　(4)工作周報：根據(jù)個人工作日志，可自動匯總形成周報，支持查詢修改等功能。

　　8、人員管理

　　人員管理主要是對人員信息、組織機(jī)構(gòu)、人員權(quán)限進(jìn)行分配等功能。

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