為什么要選擇文檔管理軟件呢？近年來隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的普及與持續(xù)深化，方式正在逐漸向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型。據(jù)調(diào)查，企業(yè)資料中的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)高達(dá)80%！資料查找困難、存儲(chǔ)分散、協(xié)同困難、安全威脅等原因成為了企業(yè)在管理方面的難題。然而企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的有效管理，必然離不開文檔管理軟件。            

            緊隨企業(yè)的需求，市場(chǎng)上陸續(xù)出現(xiàn)幾十家文檔管理軟件廠商，產(chǎn)品市場(chǎng)炙手可熱。優(yōu)秀的文檔管理軟件能夠?yàn)楦髌髽I(yè)的決策、運(yùn)營(yíng)提供高效的信息支撐。是企業(yè)發(fā)展離不開的管理利器。            

            對(duì)于現(xiàn)有的文檔管理市場(chǎng)，筆者選擇了六個(gè)較為常見的成熟的產(chǎn)品作為對(duì)象，分別在其產(chǎn)品功能、檢索速度、易用性、安全保障、價(jià)格、服務(wù)、兼容性、數(shù)據(jù)承載量八個(gè)方面進(jìn)行對(duì)比，用圖形的方式呈現(xiàn)出來，展現(xiàn)各個(gè)品牌的特長(zhǎng)，幫助企業(yè)省時(shí)、高效的選擇文檔管理產(chǎn)品。            

            圖片中綠色條形從左至右分別為：0、原點(diǎn)；1、非常低；2、低；3、適中；4、高；5、非常高。模型為縱向表示各自所占比例，僅供參考。

            一、產(chǎn)品性能：

            產(chǎn)品性能是響應(yīng)時(shí)間、吞吐量、資源使用率、并發(fā)用戶數(shù)、點(diǎn)擊數(shù)（衡量Web Server處理能力）等屬性的綜合體。產(chǎn)品性能是產(chǎn)品質(zhì)量的首要因素，性能指標(biāo)越高系統(tǒng)的穩(wěn)定性越強(qiáng)。從圖中得知，各大廠商的產(chǎn)品性能差距不大，名易的排名領(lǐng)先。            

            二、檢索速度： 

            檢索速度，顧名思義就是檢索文件所需要的時(shí)間長(zhǎng)短。速度越快，時(shí)間越短。然而檢索速度并不能單純的從數(shù)據(jù)量上衡量，也要看系統(tǒng)所含的目錄（包含不同權(quán)限）的數(shù)量綜合考察。這組數(shù)據(jù)就是在百萬文件，幾十萬目錄（含權(quán)限）結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上測(cè)試的對(duì)比結(jié)果。從圖中得知，名易、易度的檢索速度較快。            

            三、易用性：      

        易用性主要包含易理解性、易學(xué)習(xí)性、易操作性三方面因素。用戶無需參考過多的使用說明書與培訓(xùn)就可輕松上手。易用性強(qiáng)的軟件往往具有直觀明了、操作靈活方便、舒適友好、符合用戶日常習(xí)慣等優(yōu)點(diǎn)。圖中可得知，名易、一正啟源的易用性相對(duì)較高。

            四、安全保障：            

        文檔管理軟件的安全性是非常重要的。安全性功能主要體現(xiàn)在存儲(chǔ)加密、防拷貝、防截屏、權(quán)限管理、文件備份、登陸限制、審計(jì)等功能上。軟件的安全性功能越多越精細(xì)，企業(yè)資料受到威脅的風(fēng)險(xiǎn)就越低。據(jù)筆者調(diào)研總結(jié)，名易、開始的安全性排名較高。            

            五、價(jià)格： 

        文檔管理軟件基本是按軟件版本與用戶數(shù)來收費(fèi)的。以上價(jià)格是平均每用戶的最低單價(jià)來統(tǒng)計(jì)。從圖中得知，一正啟源的價(jià)格較高，名易、多可、易度的價(jià)格較為適中，開始的價(jià)格較低。            

            六、服務(wù)： 

            文檔管理軟件的服務(wù)主要包括售前咨詢；售中實(shí)施、培訓(xùn)；售后維護(hù)三個(gè)方面。軟件的服務(wù)非常重要，可以說文檔管理產(chǎn)品由軟件與其廠商的服務(wù)體系構(gòu)成。好的服務(wù)體系應(yīng)為客戶建立檔案系統(tǒng)并為每個(gè)客戶規(guī)劃日后的維護(hù)方案。

            七、兼容性：

        軟件的兼容性通俗來講就是硬件或軟件能夠和平共處。兼容性高的軟件實(shí)用性則更強(qiáng)，使用中所出現(xiàn)的問題就越少。經(jīng)過對(duì)六款軟件的兼容性測(cè)試，得出名易、德雅的兼容性較好。            

            八、數(shù)據(jù)承載量： 

            數(shù)據(jù)承載量是軟件性能的一個(gè)重要的體現(xiàn)，一般來說，數(shù)據(jù)量越大，處理運(yùn)算所需的時(shí)間就越長(zhǎng)。筆者對(duì)可以正常運(yùn)行軟件的數(shù)據(jù)量上限值做了一下比較和分析，總結(jié)名易、德雅的數(shù)據(jù)承載量相對(duì)較高。

            市面上除此之外還有很多文檔管理軟件，其品質(zhì)也是良莠不齊。企業(yè)在選擇最適合自己的文檔管理軟件，就要做多方的調(diào)研。以上的結(jié)果并不能說明那個(gè)文檔管理軟件最好。每款軟件都具有自身的優(yōu)勢(shì)和不足，這就要求企業(yè)需要結(jié)合實(shí)情確定了重點(diǎn)需求，在此基礎(chǔ)上尋找優(yōu)秀的管理軟件。筆者為企業(yè)選擇了部分文檔管理軟件作為例子，以上結(jié)果僅供參考。