據(jù)媒體報道，去年某知名生產(chǎn)企業(yè)在生產(chǎn)產(chǎn)品時，誤用了舊版生產(chǎn)設計稿件，發(fā)現(xiàn)后生產(chǎn)成品已經(jīng)過全國各地的經(jīng)銷商流入市場，之后在產(chǎn)品使用中出現(xiàn)了嚴重的質量問題，此次賠損的經(jīng)濟補償與浪費的生產(chǎn)原料金額高達數(shù)十億，不僅如此，公司信譽還蒙受損失，嚴重影響到了今后的經(jīng)濟效益，其間接損失不可估量。

            追根溯源，造成這樣嚴重經(jīng)濟損失的根本原因，是文檔管理工作沒有做好。文檔往往在更新內容后沒有及時通知其它使用人員新版本文件的發(fā)布，而導致仍有大多數(shù)人在使用舊版本。一些重要的企業(yè)文檔如：合同、報價單、方案等，經(jīng)常出現(xiàn)版本混亂的情況：合作時簽了舊版合同、生產(chǎn)時使用了舊版的設計資料、銷售時提供錯誤的報價單等情況……不僅使企業(yè)信譽蒙受損失，還會給企業(yè)帶來幾十萬甚至上百億的巨大經(jīng)濟損失！

            文檔管理對于每個企業(yè)來講都有著舉足輕重的地位，版本控制和文檔修訂留痕是在文檔管理中很重要的組成部分。然而企業(yè)該如何優(yōu)化現(xiàn)有的版本管理手段呢？

            現(xiàn)有的文檔版本管理手段與其弊端

            在中，通常會產(chǎn)生很多包含技術、財務、銷售、客戶等不同載體的大量文件，版本不一的現(xiàn)象極為常見：

            1）、由于沒有統(tǒng)一平臺存儲文檔，文檔分散在員工各自的電腦中，在原始文檔修改后仍有人在使用舊版文檔，出現(xiàn)流通中文檔版本的混亂。

            2）、依靠文件名來區(qū)分各個版本，難以查找最新版本，造成文檔的冗余，存在眾多重復現(xiàn)象。

            3）、對文件沒有完整的操作記錄，修改版本后不知道操作人及操作時間，出現(xiàn)問題后造成員工責任的推諉。

            4）、不知道新版文檔的創(chuàng)建用戶、更新時間、版本更新次數(shù)等信息。

            5）、修改文件版本時，不能對文檔鎖定，可能會多人重復修改同一問題，或經(jīng)多人操作造成文件重要內容丟失。

            現(xiàn)代化文檔管理方法有哪些

            對于企業(yè)中常見的版本管理問題，名易文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理專家給予了以下解決方案：

            1）、搭建文檔集中存儲平臺

            為企業(yè)搭建文檔集中存儲平臺，讓企業(yè)所有的資料集中在統(tǒng)一服務器中，便于日常檢索，查找某篇文件時不用再動員全體員工在不同電腦中查找。

            2）、實現(xiàn)對文檔的修訂管理

            對于每次修改后的文檔，都能自動保留之前修改過的版本，若有需要，可以退回到之前版本，保障企業(yè)資料內重要信息不會丟失。

            3）、記錄對文檔操作的每個操作

            記錄每篇文檔的整個生命周期中的每個操作，包括操作人、操作時間等信息，便于審計工作的開展，并且避免了出現(xiàn)問題后責任的推諉。

            4）、記錄版本的修改歷史

            可以為文檔建立版本號管理機制，可以自定義版本號，每次修改版本號后，都有詳細記錄，使文檔版本更加清晰化。

            5）、實現(xiàn)文檔鎖定

            對于修改后的文檔，可以建立鎖定機制，防止其他人員重復修改，或破壞已修改好的定稿，充分保障流通中文檔版本的一致性。

            常見軟件具備的功能

            對文檔版本的合理管理離不開好的文檔管理系統(tǒng)，目前，名易文件管理系統(tǒng)文檔管理系統(tǒng)是文檔管理系統(tǒng)的領航者，收到廣大企業(yè)的熱捧，系統(tǒng)可以建立統(tǒng)一存儲平臺，將企業(yè)文檔統(tǒng)一存儲在服務器中；系統(tǒng)具備修訂版管理功能，可以保留修改的每一版本與原始版本，必要時可以進行查看、下載與回退；完善的文檔審計功能可以記錄每篇文檔的整個生命周期的所有操作；提供版本號管理功能，系統(tǒng)自動生成版本號，也可手動修改，并且保留版本號的修改歷史；系統(tǒng)可以給文檔進行鎖定，鎖定后其他用戶可以閱讀不可以編輯，充分保證版本一致。

            由此可見，企業(yè)管理中文檔版本控制有著舉足輕重的地位，名易文件管理系統(tǒng)文檔管理系統(tǒng)可以杜絕您的企業(yè)版本管理混亂的局面，為您的企業(yè)高效發(fā)展添磚加瓦！