在任何企業(yè)中，做過團隊項目的人都會知道，文件管理是一場怎樣的噩夢。要么是電子郵件通過不同的路徑發(fā)送；要么是電子數(shù)據(jù)表格和Word文檔傳來傳去，結(jié)果沒人知道最新版本究竟在誰手中；要么是把會議記錄儲存在自己硬盤中的行政人員出去度假了；要么就是市場營銷的戰(zhàn)略在改變，卻沒有告知網(wǎng)絡(luò)管理員升級公司的內(nèi)部網(wǎng)。

Wiki這種協(xié)同工具，能解決上述所有問題。它與很多傳統(tǒng)的內(nèi)容管理系統(tǒng)不同，Wiki非常簡單，就連非技術(shù)背景的員工也能使用。盡管Wiki存在已經(jīng)有10年之久，但在企業(yè)應(yīng)用方面卻剛剛起步。就像Web剛剛進入商業(yè)領(lǐng)域時一樣，Wiki也將經(jīng)歷一個快速發(fā)展、激烈競爭，以及存在一些不合理應(yīng)用的過程。本文所提供的Wiki應(yīng)用指南，將要告訴你的是，如何最合理地運用這種頗有價值的協(xié)同工具。

Wiki.org網(wǎng)站把Wiki描述成“可能是能夠?qū)嶋H發(fā)揮作用的最簡單的在線數(shù)據(jù)庫。”它的名稱來源于夏威夷的單詞Wiki-Wiki，即“快、快”的意思。Wiki從根本上來說，是任何人（或至少是任何得到許可的人）都能夠創(chuàng)建或編輯的Web頁面。

Wiki最著名的應(yīng)用案例就是Wikipedia.org，這是一種由任何喜歡它的人編寫和維護的在線百科全書。聽起來似乎有點亂，但事實并非如此。它是經(jīng)過認真研究、認真編寫，并得到高度認可的信息源。如果有人對某一條目做了不正確或不適當(dāng)?shù)男薷?，其他人就能把頁面恢?fù)到以前的樣子，或者保留變化，但要進行進一步的編輯。目前，有數(shù)千人維護著這個網(wǎng)站（或至少在他們比較擅長的某些領(lǐng)域），進行事實核對并在必要時進行編輯。這樣，這個網(wǎng)站的內(nèi)容質(zhì)量一般都比較高。

因為Wiki最初被看作是非常意義上的開源項目，有人就爭論說，真正的Wiki不應(yīng)當(dāng)有作者身份限制。雖然在個別案例，比如Wikipedia.org中，這是行之有效的，但通常而言，這種做法不太可行。在商業(yè)環(huán)境中，Wiki最好的實施方式，就是在防火墻后面，完全供內(nèi)部用戶使用。

Wiki在公眾商業(yè)領(lǐng)域的應(yīng)用也并非都很成功。2005年6月，《洛杉磯時報》（LosAngelesTimes）創(chuàng)建了一個Wiki，希望能將主題定在伊拉克戰(zhàn)爭上。編輯寫了一個題為“戰(zhàn)爭及其后果”的評論文章，邀請任何關(guān)心此事的人對該文章進行改寫，以達到最佳效果。遺憾的是，網(wǎng)民們把Wiki編輯看做是發(fā)放垃圾宣傳的最佳所在，于是在上面隨便涂寫色情和粗俗的文字，經(jīng)過3天痛苦的維護后，該報社放棄了這個Wiki。

為此而指責(zé)《洛杉磯時報》，是否公平或正確呢？當(dāng)然不。也許報社期望過高了；也許它錯誤估計了在Web用戶中，幼稚用戶的比例。但“Wiki社論”真正的問題是：報社用Wiki做網(wǎng)絡(luò)日志（Blog）的工作。Wiki在結(jié)構(gòu)上能處理談話，但這并非它的長處。相反，Wiki所擅長的是協(xié)同。它能隨著內(nèi)容的變化保持一系列獨特的文檔，并為組織這些信息提供有機的方式。

由于Web以及廣泛意義上網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，信息出版和共享的成本大大降低，使得Wiki成為了吸引企業(yè)的殺手級應(yīng)用。在Wiki出現(xiàn)以前，要達到同等的信息管理水平，必須要采用昂貴的企業(yè)應(yīng)用軟件?，F(xiàn)在，因為大多數(shù)Wiki是基于開放源代碼的，對于選擇開源的企業(yè)來說它是免費的，對于想為實施和支持Wiki服務(wù)付費的企業(yè)來說，它也是相對便宜的操作方法。

Wiki的設(shè)計是用來在團隊內(nèi)部和團隊之間交流信息。它的威力來自于，沒有時間滯后、也不需要任何特別的管理措施或傳送的必要，用戶只需訪問和更新一個共同的Web站點。

首先，Wiki便宜，可擴展，容易安裝，而且不需要大規(guī)模的軟件部署。它還能與現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)很好地對接。比如Wiki軟件制造企業(yè)Socialtext公司（SocialtextInc.）專注于使Wiki平臺與現(xiàn)有的安裝在企業(yè)防火墻后面的全球身份認證和注冊系統(tǒng)共同工作。再者，Wiki是基于Web的，所以在采用的過程中幾乎無需學(xué)習(xí)，它還讓用戶自行決定內(nèi)容相關(guān)性，而不是依賴于中央傳輸中心或線性傳輸鏈。

Wiki的主要好處在于它能夠有機地組織自身。換句話說，用戶能創(chuàng)建他們自己的網(wǎng)站結(jié)構(gòu)，即本體（Ontology），而不是讓內(nèi)容管理軟件開發(fā)商強加給他們。也就是說，Wiki需要由文化語言相同的人來使用，這樣，他們創(chuàng)立的本體和導(dǎo)航就能被大家所理解。

最后，Wiki與生俱來的協(xié)同天性，使它有別于內(nèi)容管理軟件的工作流結(jié)構(gòu)而更具優(yōu)勢。傳統(tǒng)的項目管理工具根本無法重現(xiàn)Wiki所創(chuàng)立的協(xié)作和參與環(huán)境。初始設(shè)置完成后，Wiki就會由用戶來管理，而非管理員來控制，這使管理員和用戶均能受益。簡單地說，Wiki帶來了Web的傳輸功能，承擔(dān)起了繁重的信息管理任務(wù)。

那么，哪些公司在實際使用Wiki呢？Wiki在一些特定商業(yè)領(lǐng)域，比如項目管理和規(guī)格控制等需要大量的內(nèi)容管理的領(lǐng)域，獲得了最初的巨大成功。根據(jù)時事通訊出版者和咨詢企業(yè)GilbaneReport公司對73家公司所做的一次調(diào)查，正在試用Wiki技術(shù)的主要是一些小型企業(yè)（收入在2,500萬美元以下的企業(yè)）。鑒于軟件的廉價和易于實施，這并不令人奇怪。然而，一些大型企業(yè)實際上也部署了Wiki。

諾基亞公司（Nokia）使用Socialtext公司的Wiki軟件已接近兩年時間，用來推進“洞察力和遠見”團隊（Insight&Foresight）內(nèi)部的信息交流。雅虎公司（Yahoo）使用TWiki軟件幫助開發(fā)團隊克服因在不同地點工作造成的各種問題。

米其林中國公司（MichelinChina）也使用TWiki作為工具?！拔覀兊哪康氖枪蚕硭行畔?、程序，設(shè)置文件，這樣我們會減少對某個特定員工的知識依賴，團隊中也不會有人將文件留在個人目錄中?！泵灼淞种袊綢T部門的吉恩·N·西默耐特（Jean-NoelSimonnet）寫道。

Cingular公司、迪斯尼公司（Disney）、柯達公司（Kodak）、摩托羅拉公司（Motorola）和思愛普軟件系統(tǒng)公司（SAP）也都使用了Wiki。那么，這些企業(yè)在做哪些《洛杉磯時報》不能或沒有做到的事情呢？有兩件事情讓他們沒有重蹈《洛杉磯時報》的覆轍：將Wiki部署在企業(yè)防火墻后面，并且只作為正式用途。正如預(yù)期的那樣，這大大減少了濫用的可能性。而且，要使Wiki對企業(yè)社區(qū)有價值，Wiki就必須包含大量內(nèi)部文檔，成為一個由用戶通過瀏覽器維護的內(nèi)部Web。

對所有的公司來說，一個最基本的挑戰(zhàn)是要確保在組織內(nèi)部和部門之間流動的信息盡可能減少延誤。Wiki是處理這個任務(wù)最有效的方式。它將文檔管理轉(zhuǎn)變成用戶憑自身敏感就能調(diào)整的事情，而不是由內(nèi)容管理軟件商強加給的預(yù)想概念。

內(nèi)容管理套件現(xiàn)在還沒有發(fā)生多大的變化，但它會逐漸感受到來自Wiki的越來越大的壓力。正如企業(yè)級Wiki軟件在市場上的表現(xiàn)一樣，內(nèi)容管理軟件可能會與Wiki結(jié)合在一起，綜合兩種工具的優(yōu)勢，形成一種更新、更強大的應(yīng)用軟件?？粗?，Wiki或Wiki混合工具不久就將出現(xiàn)在你的工作中。

何時用Wiki，如何判斷使用Wiki是否有意義？

如果你有如下需要，就可以考慮部署Wiki：

你希望迅速以便宜的價格建立公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，而不想以犧牲功能或安全為代價。你希望在一個員工都可訪問到的地方發(fā)表一些商業(yè)文件，并讓員工不費力、沒有冗余風(fēng)險地管理這些文檔。你希望管理和組織會議記錄、團隊日程和公司行事日歷。你需要一個項目管理工具，它便宜、可擴展、可通過任何Web瀏覽器進入。你需要一個中央場所，讓團隊成員能夠瀏覽和修改共享文檔。

如果你有下列情況，Wiki可能不適合你：

你需要使用復(fù)雜的文件格式。一些Wiki平臺只能支持文本或HTML文件。你可以考慮使用基于PHPSQL的Wiki平臺，能處理更多的文件類型。你沒有可以對此負責(zé)的員工。你需要某位員工能建立網(wǎng)頁命名和連接維護的規(guī)范。如果連接沒有得到比較恰當(dāng)?shù)木S護，文件就會“丟失”掉。協(xié)同模式不適用于你的集團或工作場所。

你尋找的是意見交流的工具。盡管大多數(shù)Wiki確實包含一個評論區(qū)，但它不是傳播意見或進行交談的最佳工具。如果這是你的主要目標(biāo)，那么就請使用Blog好了。

誰在開發(fā)Wiki工具？

目前，Atlassian軟件公司（AtlassianSoftware）、JotSpot公司和Socialtext公司是企業(yè)級Wiki軟件的領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)。JotSpot公司是由Excite公司（ExciteInc.）的聯(lián)合創(chuàng)始人創(chuàng)立的。JotSpot公司的專有工具JotSpot并不是開源工具，但它在開源項目中能免費使用。通過提供表格和整合外部數(shù)據(jù)的功能，JotSpot能克服Wiki局限于處理文本文件的問題。

Socialtext公司基于開源的KWiki軟件，有預(yù)裝Wiki軟件的獨立設(shè)備。Atlassian軟件公司的Confluence代碼基礎(chǔ)幾乎全由開源庫構(gòu)成，開源社區(qū)和項目可以自由使用它的代碼。Atlassian軟件公司提供源代碼許可。

在完全的開源和非商業(yè)領(lǐng)域，有一些重要的Wiki公司。TikiWiki具有提交、編輯并批準文章的編輯引擎和工作流。TWiki能利用服務(wù)器端插件模塊進行大規(guī)模擴展，可用來處理日歷、電子表格、RSS和條形碼等特殊功能。Zwiki提供插入式WYSIWYGHTML編輯器，稱為Epoz，能支持所有主要瀏覽器。Perspective受到一些大型公司的歡迎，似乎是很多大企業(yè)用來初次嘗試的Wiki。

Wiki能集中所有類型的企業(yè)數(shù)據(jù)，如電子表格、Word文檔、PowerPoint幻燈片，即能在瀏覽器上顯示的任何東西。它還能嵌入各種標(biāo)準的通信媒介，如電子郵件和即時信息等?；赑HP、負載量大的Wiki，能直接與企業(yè)數(shù)據(jù)庫對接，導(dǎo)入視頻和圖像文件。Wiki的功能只受限于實施維護人員的編程技巧。

幾乎同等重要的，Wiki還有內(nèi)置版本控制。如果要做改動，必須要創(chuàng)建改動者記錄，轉(zhuǎn)換到以前的版本也只需要點擊幾下即可。注意到這一點很重要，即在Wiki中放置文件，并不一定要使所有訪問者都能編輯它。比如，市場部可以讓銷售團隊或整個公司都看到一份PowerPoint幻燈片，但不允許他們修改或重寫?？梢宰屛募痪庉?，也可以不讓所有者隨意處理，這種性能使Wiki成為特別靈活的信息管理方式。

現(xiàn)在項目管理和協(xié)同軟件已經(jīng)太多了，那為什么還要用Wiki呢？

你沒有可以對此負責(zé)的員工。你需要某位員工能建立網(wǎng)頁命名和連接維護的規(guī)范。如果連接沒有得到比較恰當(dāng)?shù)木S護，文件就會“丟失”掉。協(xié)同模式不適用于你的集團或工作場所。

你尋找的是意見交流的工具。盡管大多數(shù)Wiki確實包含一個評論區(qū)，但它不是傳播意見或進行交談的最佳工具。如果這是你的主要目標(biāo)，那么就請使用Blog好了。

誰在開發(fā)Wiki工具？

目前，Atlassian軟件公司（AtlassianSoftware）、JotSpot公司和Socialtext公司是企業(yè)級Wiki軟件的領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)。JotSpot公司是由Excite公司（ExciteInc.）的聯(lián)合創(chuàng)始人創(chuàng)立的。JotSpot公司的專有工具JotSpot并不是開源工具，但它在開源項目中能免費使用。通過提供表格和整合外部數(shù)據(jù)的功能，JotSpot能克服Wiki局限于處理文本文件的問題。

Socialtext公司基于開源的KWiki軟件，有預(yù)裝Wiki軟件的獨立設(shè)備。Atlassian軟件公司的Confluence代碼基礎(chǔ)幾乎全由開源庫構(gòu)成，開源社區(qū)和項目可以自由使用它的代碼。Atlassian軟件公司提供源代碼許可。

在完全的開源和非商業(yè)領(lǐng)域，有一些重要的Wiki公司。TikiWiki具有提交、編輯并批準文章的編輯引擎和工作流項目管理系統(tǒng)。TWiki能利用服務(wù)器端插件模塊進行大規(guī)模擴展，可用來處理日歷、電子表格、RSS和條形碼等特殊功能。Zwiki提供插入式WYSIWYGHTML編輯器，稱為Epoz，能支持所有主要瀏覽器。Perspective受到一些大型公司的歡迎，似乎是很多大企業(yè)用來初次嘗試的Wiki。（信息周刊）