系統(tǒng)的基本職能有四：外化、內(nèi)化、中介和認知過程。

1.外化

外化重在發(fā)展知識的相似之處，外化是以外部貯藏庫的形式捕獲知識，并根據(jù)分類框架或標準來組織它們。只提供某種方式用以捕獲知識并在線存儲它們的技術(shù)位于最底層，例如鏡像系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫；而工作流技術(shù)則提供了稍高一層次的功能。外化過程的下一層次包含了更為強大的搜索工具和文件管理系統(tǒng)，它們對貯存的知識進行分類，并能識別出各信息源之間的相似之處?；诖耍捎镁垲惖姆椒ㄕ页龉局R庫中各知識結(jié)構(gòu)間隱含的關(guān)系或聯(lián)系。外化的最終作用是通過內(nèi)化或中介使知識尋求者能夠得到你所捕獲搜集到的知識。

2.內(nèi)化

內(nèi)化指的是明確、固定的知識的傳送過程。內(nèi)化是設(shè)法發(fā)現(xiàn)與特定消費者的需求相關(guān)的知識結(jié)構(gòu)。在內(nèi)化過程中，你從外部貯藏庫里提取知識，并通過過濾來發(fā)現(xiàn)與知識尋求者相關(guān)的東西。內(nèi)化能幫助研究者就某一問題或感興趣的觀點進行溝通，并澄清那些與以往通過外化得來的知識相抵觸的問題。

3.中介

中介主要針對的是無聲的知識，中介將知識尋求者和最佳知識源相匹配，通過追溯個體的經(jīng)歷和興趣，中介能把需要研究某一課題的人和在這一領(lǐng)域中有經(jīng)驗的人聯(lián)系起來。

4.認知過程

認知主要是講知識的運用過程。認知是經(jīng)由前三個功能交換得出的知識管理終極目標?，F(xiàn)有技術(shù)很少能實現(xiàn)認知過程的自動化，通常都是采用專家系統(tǒng)或使用人工智能技術(shù)，并據(jù)此做出決策。