大型集團(tuán)公司OA平臺(tái)建設(shè)實(shí)施計(jì)劃

5.3.2.項(xiàng)目第一期：平臺(tái)建設(shè)階段

第一期工作時(shí)間：2013年10月-2014年1月第一期工作內(nèi)容：（1）實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、個(gè)人辦公、資源管理（包括但不限于會(huì)議室管理、車輛管理、管理、印章管理及外部資源管理）、集體生活等行政辦公方面的功能。（2）實(shí)現(xiàn)文檔管理的基礎(chǔ)功能，包括但不限于文檔分類管理、文檔的上傳、更新、瀏覽等功能。（3）實(shí)現(xiàn)，包括但不限于人力資源類、行政辦公類、財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷類和項(xiàng)目協(xié)作類等流程。（4）實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目協(xié)作管理。（5）實(shí)現(xiàn)功能。（6）實(shí)現(xiàn)與郵件系統(tǒng)、系統(tǒng)等集成。（7）實(shí)現(xiàn)有限總部門戶、國(guó)際公司門戶和高層個(gè)人門戶建設(shè)。第一期系統(tǒng)覆蓋范圍：

有限總部、國(guó)際公司完全使用新的OA平臺(tái)

深圳、上海、天津、湛江分公司和研究總院利用新OA平臺(tái)進(jìn)行收文管理

考慮到新的平臺(tái)采用一個(gè)平臺(tái)的集中式部署方式，那么必須由上至下進(jìn)行推進(jìn)，首先要考慮的是有限總部，而對(duì)于總部目前在LotusDomino實(shí)現(xiàn)的OA功能要進(jìn)行分析，使用良好的部分遷移到新的平臺(tái)，使用不足的部分重新進(jìn)行流程梳理然后在新平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)。在第一期的建設(shè)中，至少有一個(gè)分子公司作為試點(diǎn)，考慮到各個(gè)分子公司的信息化現(xiàn)狀，由于國(guó)際公司目前的信息化建設(shè)未包含OA，所以建議試點(diǎn)單位為國(guó)際公司。另外對(duì)于有限總部和分子公司的收發(fā)文體系，建議也在第一期遷移到新的OA平臺(tái)，對(duì)于其他五個(gè)分子公司的核心人員開(kāi)放工作接口。具體部署策略如下：（1）有限總部建設(shè)OA平臺(tái)時(shí)，覆蓋范圍為有限總部，優(yōu)先滿足有限總部的業(yè)務(wù)需求。（2）有限總部所有人員有使用OA的權(quán)限。（3）有限總部OA開(kāi)放權(quán)限給予分子公司核心人員，主要包括高管、中層、與總部職能部門的工作接口人等。有限總部OA平臺(tái)的信息或公文需要下達(dá)給分子公司時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送短信給信息或公文接收人（即分子公司的擁有總部OA賬號(hào)的核心人員），接收人在收到短信后去有限總部OA平臺(tái)查閱信息或下載相關(guān)文件至所在分子公司的OA上，完成處理后再將信息反饋給有限總部。第一期工作需要關(guān)注以下事項(xiàng)： 重點(diǎn)：公文流轉(zhuǎn)、文檔管理、工作流
• 難點(diǎn)：公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中，公文電子化審批、下發(fā)與紙質(zhì)版并行，如何打消管理人員的疑慮和改變用戶的習(xí)慣。
• 解釋：（1）電子工作流不但不影響書(shū)面作業(yè)的工作流流轉(zhuǎn)，還是相互配套、同步流轉(zhuǎn)的方式，電子流運(yùn)轉(zhuǎn)是輔助手段；通常企業(yè)都是兩者并存，某些流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)是需要看紙質(zhì)的內(nèi)容，某些流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)是不需要看紙質(zhì)的內(nèi)容。（2）需注意部分機(jī)密公文有不上網(wǎng)的要求。
• 建議：（1）公司日常經(jīng)營(yíng)類公文在系統(tǒng)上線后強(qiáng)制使用電子流流轉(zhuǎn)；（2）通過(guò)培訓(xùn)、宣傳等多種手段，打消用戶疑慮，改變用戶習(xí)慣。
• 資源配合：辦公室專人負(fù)責(zé)，參與公文流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)的全過(guò)程，并制定公文上傳下達(dá)制度的OA使用補(bǔ)充說(shuō)明文件；在項(xiàng)目實(shí)施的詳細(xì)需求報(bào)告交付、UAT測(cè)試、上線推行等三個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，召集主要職能部門接口人、有限總部分子公司接口人參與項(xiàng)目。

• 5.3.2.項(xiàng)目第二期：平臺(tái)遷移階段

  第二期工作時(shí)間：2014年3月-2014年8月第二期工作內(nèi)容：（1）個(gè)人辦公、資源管理（包括但不限于會(huì)議室管理、車輛管理、辦公用品管理、印章管理及外部資源管理）、集體生活等行政辦公方面的功能。（2）實(shí)現(xiàn)文檔管理的基礎(chǔ)功能，包括但不限于文檔分類管理、文檔的上傳、更新、瀏覽等功能。（3）實(shí)現(xiàn)流程管理，包括但不限于人力資源類、行政辦公類、財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷類和項(xiàng)目協(xié)作類等流程。（4）實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目協(xié)作管理。（5）實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公功能。（6）實(shí)現(xiàn)與郵件系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等集成。（7）實(shí)現(xiàn)分子公司門戶建設(shè)。第二期系統(tǒng)覆蓋范圍：

  深圳、上海、天津、湛江分公司和研究總院完全使用新的OA平臺(tái)

  第二期主要覆蓋的五個(gè)分子公司，都是目前在LotusDomino實(shí)現(xiàn)了部分OA功能，要對(duì)已有功能進(jìn)行分析，使用良好的部分遷移到新的平臺(tái)，使用不足的部分重新進(jìn)行流程梳理然后在新平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)。第二期工作需要關(guān)注以下事項(xiàng)： 重點(diǎn)：現(xiàn)有平臺(tái)功能的平穩(wěn)遷移
  • 難點(diǎn)：如何在新的平臺(tái)上，打消管理用戶的疑慮和改變用戶的習(xí)慣。
  • 解釋：新的平臺(tái)上遷移的原業(yè)務(wù)功能，在結(jié)果上雖然可以完全滿足業(yè)務(wù)需求，但是由于平臺(tái)的差別，在操作習(xí)慣或查詢習(xí)慣上肯定或多或少會(huì)有些差異。
  • 建議：（1）在現(xiàn)狀調(diào)研的時(shí)候更加關(guān)注用戶在目前平臺(tái)上的喜好，并能從目前用戶不滿意的部分做一些工作；（2）通過(guò)培訓(xùn)、宣傳等多種手段，打消用戶疑慮，改變用戶習(xí)慣。
  • 資源配合：分子公司信息部門OA管理員以及分子公司各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干。

  • 5.3.4.項(xiàng)目第三期：深化推廣階段

    第三期工作時(shí)間：2014年10月-2015年9月第三期工作內(nèi)容：（1）建設(shè)企業(yè)內(nèi)部門戶，并利用門戶進(jìn)行信息整合的集中展示，與集團(tuán)總部的商業(yè)智能（BI）系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)系統(tǒng)、審計(jì)系統(tǒng)等其它應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行全面整合，實(shí)現(xiàn)決策分析信息、人力資源信息、審計(jì)信息、行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)信息的集中訪問(wèn)和展示。（2）為用戶提供統(tǒng)一的訪問(wèn)界面和實(shí)現(xiàn)多套應(yīng)用系統(tǒng)之間的單點(diǎn)登陸。（3）實(shí)現(xiàn)信息和文檔的多維、跨庫(kù)搜索等。（5）實(shí)現(xiàn)的信息化支撐。（6）實(shí)現(xiàn)與虛擬會(huì)議（視頻會(huì)議、電話會(huì)議）等多種媒介的集成。（7）完善高層門戶建設(shè)。第三期建設(shè)策略：中海油有限公司的門戶建設(shè)是一個(gè)持續(xù)建設(shè)的過(guò)程，在項(xiàng)目一期和二期建設(shè)時(shí)優(yōu)先考慮實(shí)現(xiàn)外部門戶網(wǎng)站信息發(fā)布的審核和集團(tuán)總部高層門戶的建設(shè)，其次再考慮總部各職能部門的門戶建設(shè)及門戶與總部其他系統(tǒng)的鏈接，最后考慮實(shí)現(xiàn)各分子公司及部門的門戶，即實(shí)現(xiàn)各分子公司經(jīng)營(yíng)信息在門戶上的自動(dòng)發(fā)布。另外還要考慮知識(shí)管理的應(yīng)用。第三期工作需要關(guān)注以下事項(xiàng)： 重點(diǎn)一：（1）建設(shè)成為全集團(tuán)的門戶；（2）與有限總部其他信息系統(tǒng)的集成。

    重點(diǎn)二：（1）知識(shí)分類體系的搭建：中海油有限公司的知識(shí)內(nèi)容龐雜，且分散在不同部門、不同員工的電腦中，查找起來(lái)非常不便。面對(duì)海量的知識(shí)文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到這些內(nèi)容呢？必須以合理有效的目錄體系分類知識(shí)文檔，提供便捷的查找方式。（2）知識(shí)文檔屬性的梳理：文檔屬性是為了查找文檔方便，而設(shè)置的文檔標(biāo)簽，用來(lái)標(biāo)識(shí)文檔的某些特性，以利于通過(guò)這些標(biāo)簽方便快捷地查找文檔。企業(yè)可以通過(guò)不同維度的分類方式把文檔按照多個(gè)維度來(lái)進(jìn)行分類，需要查找時(shí)可以通過(guò)一個(gè)標(biāo)簽，把所有帶有這個(gè)標(biāo)簽的文檔查找出來(lái)。如某個(gè)文檔要跟哪個(gè)組織結(jié)構(gòu)、哪個(gè)項(xiàng)目階段、哪個(gè)外部機(jī)構(gòu)、哪個(gè)時(shí)間、屬于什么文檔類別等相關(guān)。（3）知識(shí)權(quán)限體系的梳理：當(dāng)所有的知識(shí)已經(jīng)放在系統(tǒng)上統(tǒng)一管理起來(lái)后，在企業(yè)對(duì)文檔充分共享、核心知識(shí)和文化不流失的同時(shí)，要確保這些知識(shí)的安全性，就必須對(duì)企業(yè)的知識(shí)權(quán)限體系進(jìn)行梳理，讓不該看到某文檔的員工一定看不到這個(gè)文檔。（4）知識(shí)管理工具的應(yīng)用：對(duì)于企業(yè)不同類型的知識(shí)，需要利用不同的管理工具來(lái)進(jìn)行管理。如為了方便新員工快速了解企業(yè)，可以利用新員工知識(shí)地圖梳理新員工需要學(xué)習(xí)和了解的知識(shí)。

    難點(diǎn)：如何促進(jìn)有限總部分子公司使用門戶，使門戶成為傳播企業(yè)文化、品牌的工具；

    應(yīng)對(duì)建議：設(shè)置靈活的方式，例如手機(jī)、郵件提醒、信息推送等，促使用戶及時(shí)獲取門戶信息。

    難點(diǎn)：如何滿足門戶的個(gè)性化化要求

    應(yīng)對(duì)建議：門戶應(yīng)能滿足個(gè)性化定制服務(wù)，提供門戶個(gè)性化和頁(yè)面定制功能，支持用戶使用基于瀏覽器的操作界面來(lái)進(jìn)行界面的個(gè)性化操作，定制內(nèi)容和外觀以及頁(yè)面的布局，提供創(chuàng)建定制導(dǎo)航模型的能力，包括如下功能：多級(jí)導(dǎo)航、定制主題和外表、定制導(dǎo)航導(dǎo)航樹(shù)、定制頁(yè)面的排列。

    難點(diǎn)：對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)知度和重視程度

    建議：由辦公室或人力資源部專門成立知識(shí)管理項(xiàng)目小組，全面推進(jìn)知識(shí)管理工作。

    資源配合：有限總部分子公司有專人兼職負(fù)責(zé)，參與全集團(tuán)門戶建設(shè)的過(guò)程。領(lǐng)導(dǎo)層面時(shí)刻強(qiáng)調(diào)知識(shí)管理的主要性，并鼓勵(lì)大家共享，使共享成為企業(yè)文化的一部分；部門主管層面落實(shí)知識(shí)管理。推進(jìn)知識(shí)管理制度，用好學(xué)習(xí)型員工；自己以身作則，帶領(lǐng)部門員工共享知識(shí)；信任員工的專業(yè)知識(shí)，讓員工樂(lè)在工作，盡心盡力貢獻(xiàn)工作經(jīng)驗(yàn)。員工認(rèn)同集團(tuán)的共享文化，積極主動(dòng)地貢獻(xiàn)自己的知識(shí)。

    前提條件：總部系統(tǒng)建設(shè)完后后方能開(kāi)展與門戶的集成。在知識(shí)管理建設(shè)階段：

    （1）知識(shí)管理理念的宣導(dǎo)。集團(tuán)內(nèi)部不同部門和團(tuán)隊(duì)，可能對(duì)于知識(shí)管理的理解、看法都不同。有些部門對(duì)此感到恐懼，擔(dān)心部門利益受損。這與大家對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)識(shí)程度差異密切相關(guān)。企業(yè)必須考慮如何讓知識(shí)管理在企業(yè)內(nèi)部達(dá)成共識(shí)，讓所有人理解知識(shí)管理對(duì)于他們的意義和價(jià)值。

    （1）總結(jié)集團(tuán)成功的核心要素，判斷知識(shí)管理的支撐點(diǎn)。企業(yè)的知識(shí)是海量，哪些知識(shí)是需要共享的，需要在前期就進(jìn)行梳理。知識(shí)只有在復(fù)用的過(guò)程中才會(huì)創(chuàng)造價(jià)值，若梳理的知識(shí)為非核心知識(shí)，則知識(shí)管理無(wú)助于企業(yè)業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)的順利開(kāi)展，能為其他人所用，將導(dǎo)致企業(yè)員工對(duì)知識(shí)管理的不信任感增強(qiáng)。

    （1）知識(shí)管理組織的搭建。知識(shí)管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期的工作，不是上一個(gè)知識(shí)管理系統(tǒng)就能解決企業(yè)的知識(shí)管理問(wèn)題，必須要有專門的知識(shí)管理組織來(lái)推進(jìn)知識(shí)管理工作。負(fù)責(zé)對(duì)知識(shí)的獲取、存儲(chǔ)、共享，轉(zhuǎn)換過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)和管理，并發(fā)布知識(shí)管理的制度和流程，包括如何進(jìn)行知識(shí)的采集，上傳知識(shí)到系統(tǒng)時(shí)有哪些要求，對(duì)知識(shí)共享程度高的人如何激勵(lì)等等。經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，知識(shí)管理是有閾值效應(yīng)的，系統(tǒng)里的知識(shí)必須達(dá)到一定的閾值，才能吸引更多員工的知識(shí)共享和知識(shí)應(yīng)用，因此在系統(tǒng)的應(yīng)用前期，一定要有專門的組織和人員來(lái)監(jiān)督員工對(duì)系統(tǒng)的知識(shí)貢獻(xiàn)程度。

    （1）知識(shí)管理制度的形成。如果只是技術(shù)上對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行支撐，而沒(méi)有通過(guò)制度來(lái)保證企業(yè)知識(shí)管理活動(dòng)的進(jìn)行，進(jìn)而塑造新的企業(yè)文化，那企業(yè)知識(shí)管理活動(dòng)就存在失敗的風(fēng)險(xiǎn)。知識(shí)管理項(xiàng)目的最終用戶是全體員工，讓如此眾多的最終用戶改變?nèi)粘５墓ぷ髁?xí)慣是一件工作很大而且困難的事情。如何讓員工能夠在工作中自覺(jué)地使用知識(shí)管理系統(tǒng)來(lái)貢獻(xiàn)和共享知識(shí)呢？除了系統(tǒng)使用方便、簡(jiǎn)單、有效，并且能夠滿足公司業(yè)務(wù)在知識(shí)管理方面的要求等技術(shù)因素之外，更為重要的是建立一套嚴(yán)格的管理制度進(jìn)行保證。

    （1）知識(shí)共享文化氛圍的形成、阿吉里斯的學(xué)習(xí)型組織理論中，組織內(nèi)存在習(xí)慣性防衛(wèi)，其出發(fā)點(diǎn)是保護(hù)自己、使自己立于不敗之地。因?yàn)閼峙卤┞蹲陨砣秉c(diǎn)、共享會(huì)使自己?jiǎn)适Ц?jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。要突破習(xí)慣性防衛(wèi)，必須從改進(jìn)組織成員的行為模式入手，鼓勵(lì)分享所有相關(guān)的資料，在采取一項(xiàng)行動(dòng)的時(shí)候解釋意圖和理由，要求所有參與者可以共同分享設(shè)計(jì)與執(zhí)行的權(quán)力，鼓勵(lì)彼此暴露出與對(duì)方相沖突的觀點(diǎn)，最終形成相互信任、公開(kāi)想法、鼓勵(lì)不同意見(jiàn)的組織文化氛圍。因此，領(lǐng)導(dǎo)一定要重視知識(shí)共享文化氛圍的形成，鼓勵(lì)大家共享知識(shí)的自己，創(chuàng)造良好學(xué)習(xí)環(huán)境，尊重專業(yè)人士，分享所得，獎(jiǎng)勵(lì)與鼓勵(lì)員工創(chuàng)新工作，讓員工能發(fā)揮最大潛能。

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