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OA系統(tǒng)，超脫無紙化辦公的管理軟件
作為繼、之后的第三大管理軟件，協(xié)同作戰(zhàn)的理念已經(jīng)深入人心，越來越得到更多集團(tuán)、企事業(yè)單位以及政府部門的認(rèn)可，積極昂揚(yáng)向上發(fā)展的趨勢(shì)不容阻擋，在化建設(shè)中的作用不容小覷。第一：提升企業(yè)辦公效率同時(shí)，重在執(zhí)行力的提升手工的審批在速度和效率上跟不上時(shí)代的發(fā)展，更重要的是領(lǐng)導(dǎo)者無法有效監(jiān)控到員工日常的工作。對(duì)流程的審批不知道停滯在那個(gè)環(huán)節(jié)、那個(gè)部門、原因在那里。很多管理制度的確立，到底員工是否關(guān)心，執(zhí)行沒有，執(zhí)行花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間并沒有得到有效反饋，也就沒有辦法改進(jìn)和提升，所以造成管理層的政令很難有效執(zhí)行。第二：OA的終極目的最終是為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務(wù)OA的整個(gè)管理思想是以人為核心，以管控企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程為目的，通過管人來實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)規(guī)范運(yùn)營(yíng)。所以它區(qū)別于以物料為核心的ERP系統(tǒng)，以資金為核心的財(cái)務(wù)，以物流為核心的。這些業(yè)務(wù)軟件的核心特點(diǎn)都是以結(jié)果為導(dǎo)向，精細(xì)化管理為主，對(duì)過程的管控比較缺乏。而OA，更進(jìn)一步說協(xié)同OA，面對(duì)的是組織行為，強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)資源的整體運(yùn)作。所以O(shè)A與這些業(yè)務(wù)軟件是相得益彰的。那么OA軟件的終極目標(biāo)是什么呢?最終把OA作為一個(gè)不同部門，不同崗位員工日常業(yè)務(wù)辦公的平臺(tái)，員工每天辦公的數(shù)據(jù)按照權(quán)限自動(dòng)匯總給相關(guān)權(quán)限的管理層生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表從而給公司的管理提供決策支持。如果員工辦公的數(shù)據(jù)不能沉淀為管理層需要的報(bào)表，我們認(rèn)為OA軟件以人為核心的軟件是無法做到進(jìn)行有效對(duì)管理過程進(jìn)行控制的。第三：規(guī)范公司的管理，避免人為的因素手工審批受人為因素影響較大，所以企業(yè)很多的管理制度和法規(guī)不能有效執(zhí)行，中國(guó)很多企業(yè)初具規(guī)模就提出法制。所以軟件是法制最好的執(zhí)行手段。對(duì)于剛剛進(jìn)行信息化的企業(yè)，前期需要一個(gè)過渡期進(jìn)行緩沖，但是最終公司的管理是需要規(guī)范的，當(dāng)然規(guī)范需要允許進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。所以企業(yè)的流程是需要沉淀以后最終會(huì)被固化下來。所以企業(yè)的流程關(guān)鍵是經(jīng)過梳理、沉淀進(jìn)行優(yōu)化最終找到管理的規(guī)律。當(dāng)然對(duì)于不斷規(guī)范的企業(yè)前期OA軟件是需要支持一些人為因素，經(jīng)過不斷規(guī)范，最終找到適合企業(yè)的管理規(guī)律。所以強(qiáng)調(diào)OA流程既需要很強(qiáng)的自主判斷能力，又要非常靈活以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程和組織架構(gòu)的變更。因?yàn)槠髽I(yè)員工每天的工作都很忙，不能指望通過員工記住很多的管理制度來進(jìn)行人為判斷，比較現(xiàn)實(shí)的是員工提交流程，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)員工填入的內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)判斷進(jìn)行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，以此來規(guī)范整體的管理過程。第四：部門與部門，員工與員工之間信息的溝通和共享在手工時(shí)代，部門與部門之間無法進(jìn)行充分的信息共享與傳遞，所以導(dǎo)致很多重復(fù)性的工作。同時(shí)企業(yè)很多事務(wù)是需要跨部門運(yùn)作，員工與員工之間工作的協(xié)同迫切需要一個(gè)平臺(tái)來支撐。而OA軟件是很高的工具，借助這一平臺(tái)，將跨地區(qū)、組織、部門的員工緊密地聯(lián)系在一起。第五：知識(shí)的沉淀和痕跡的保留對(duì)任何企業(yè)來說，都會(huì)有員工流失，都會(huì)有新的員工進(jìn)來。流失的員工對(duì)于企業(yè)來說，等同于資源的流失，特別是對(duì)于關(guān)鍵業(yè)務(wù)崗位的員工。企業(yè)需要有一個(gè)平臺(tái)來記錄員工日常的核心工作和他掌握的公司的核心資源，以方便后續(xù)員工快速交接和跟進(jìn)，避免企業(yè)造成損失。同時(shí)對(duì)于新員工培養(yǎng)成一個(gè)適崗的員工，企業(yè)需要花費(fèi)很大的代價(jià)，如果通過把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經(jīng)驗(yàn)共享給新員工，這會(huì)大大縮短新員工的培訓(xùn)時(shí)間，并節(jié)省公司的培訓(xùn)費(fèi)用。第六：加強(qiáng)對(duì)員工日常行為的考核很多企業(yè)對(duì)員工的考核都停留在印象打分上，這樣不利于留住優(yōu)秀的人才。通過OA系統(tǒng)，可以把員工日常工作情況所產(chǎn)生的成績(jī)作為考核的部分依據(jù)來對(duì)員工進(jìn)行動(dòng)態(tài)的績(jī)效考核。來充分調(diào)動(dòng)員工積極性，使企業(yè)在快速發(fā)展中快速積累所需要的人才。所以O(shè)A軟件不是一個(gè)無紙化的軟件，而是一個(gè)管理工具，通過它來貫徹制度的執(zhí)行，傳播企業(yè)文化，通過流程的規(guī)范、知識(shí)的沉淀、員工的配合和協(xié)作來促進(jìn)企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展。名易軟件-OA，是國(guó)內(nèi)重量級(jí)全方位協(xié)同辦公平臺(tái)和中小企業(yè)云優(yōu)質(zhì)基礎(chǔ)產(chǎn)品，覆蓋30人-3000人的企業(yè)級(jí)用戶，提供數(shù)字辦公全面解決方案，是目前功能最完整技術(shù)最先進(jìn)的協(xié)同辦公平臺(tái)之一。