利用系統(tǒng)進行

作者:石運偉王莉梅

一、知識管理
　　
知識管理就是為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享尋找新的途徑。知識管理型企業(yè)能夠迅速對外部需求作出反應、精明地運用內部資源預測外部市場的發(fā)展方向及其變化。雖然要做到這一點需要從根本上改變企業(yè)的經營方向和領導方式，但是它具有巨大的潛在效益。弗拉保羅說：“知識管理就是運用集體的指揮提高應變和創(chuàng)新能力”。
　　
知識的積累與運用是企業(yè)面臨的最大難題，實現(xiàn)知識共享必須得到企業(yè)領導和全體員工的認同，把學習確定為公司的重點，以促進員工彼此合作來創(chuàng)造性的建設企業(yè)。許多成功的知識型的企業(yè)都建立了可以實現(xiàn)知識共享的信息平臺，都建立了對積極參與知識共享的員工予以獎勵的激勵機制。
　　
目前有一些企業(yè)已經實施了辦公，不要認為知識管理是IT行業(yè)的新概念，利用辦公自動化系統(tǒng)就可以很好地開展知識管理。
　　
二、辦公自動化系統(tǒng)中進行知識管理的內容
　　
目前辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展已經到了第三代，即基于知識管理的辦公自動化。系統(tǒng)建立在企業(yè)Intranet平臺之上，能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)動態(tài)的內容顯示和知識的實際管理，使企業(yè)的每一個員工能夠在協(xié)作中不斷獲得學習的機會和進步。
　　
知識管理是一個動態(tài)的發(fā)展過程，需要員工不斷貢獻所獲得的信息。按照Spencer的經驗，進行知識管理，通常需要三個步驟：
　　
1.建立一套功能齊備的系統(tǒng)，使知識管理成為可能；
　　
2.把知識以合適的方式貯存起來，使應用方便；
　　
3.使人（員工）有意識地把自己的知識提供共享，使“貨源充足”。
　　
電子郵件
　　
電子郵件是辦公自動化系統(tǒng)中最基本的功能，通過電子郵件可以方便地起草、發(fā)送、瀏覽電子郵件并分類歸檔，實現(xiàn)各類信息在企業(yè)各部門及個人之間快速的傳遞。電子郵件的應用已成為一種協(xié)同工作的機制。更多的辦公自動化系統(tǒng)可以依據不同工作流的處理流程，自動地將文檔以電子郵件的方式傳遞給下一處理人，通過文檔的自動傳遞，實現(xiàn)復雜的工作流應用。電子郵件成為用戶間交流知識，達到知識互通有無的良好工具。
　　
論壇
　　
一些辦公自動化系統(tǒng)中都有電子論壇，即BBS。大家可以暢所欲言，對技術、生活、合理化建議等問題進行交流，和網上的人可以展開辯論，在與有不同思想的員工交談過程中，就會產生碰撞的火花，達到雙方（可能多方）都受益的目的。
　　
網上發(fā)布信息　　
　　
有的辦公自動化系統(tǒng)提供了每個部門進行網上發(fā)布信息的模塊，大家可以發(fā)布本部門的工作情況，也可發(fā)布對別人有用的信息、知識。
　　
當然最重要也是最難的，就是使員工樹立知識管理思想，認識到企業(yè)知識在市場競爭中的決定性作用。只有充分認識到企業(yè)知識與企業(yè)命運乃至個人利益的密切關系，員工才會自覺地維護企業(yè)知識，促進知識管理的順利進行。當然，要成功地進行知識管理，一個資源豐富的知識庫是不可缺少的。辦公自動化系統(tǒng)就可以提供這樣的數(shù)據庫，提供這樣的環(huán)境來促進知識管理。
　　
三、讓知識管理得以放大
　　
引進一套辦公自動化系統(tǒng)很簡單，你可以通過建立內聯(lián)網加上一套軟件就可以，但是達到知識管理的話，就必須讓所有的員工都認識到它的必要性和重要性，真正讓所有的員工爭先恐后的訪問系統(tǒng)，愿意把自己的知識奉獻出來共享。
　　
首先，建立企業(yè)的內聯(lián)網和系統(tǒng)平臺，能夠完善地實現(xiàn)交流與協(xié)作。一方面要求硬件平臺的構筑要合理，另一方面要求應用系統(tǒng)在設計、規(guī)劃、實施上將交流與協(xié)作作為應用的基礎進行考慮，能夠全面、完善的實現(xiàn)知識管理。內聯(lián)網建立以后，知識就可以在互相交流中發(fā)展。聯(lián)系越廣越有效，信息就能得到越來越多和越好的共享。
　　
其次，就應建立企業(yè)內部知識庫。知識庫建立在企業(yè)的內聯(lián)網上，可以包括公司的人力資源狀況、員工需要的技能和評價方法、各部門的內部資料、公司的發(fā)展歷史、客戶的所有信息、競爭對手的材料、合作伙伴的材料、公司內部研究資料等，只要您認為可以包括的都可以規(guī)劃在知識庫中。當然知識庫必須有基本的安全措施和網絡訪問權限控制。
　　
再次，還應當建立知識總監(jiān)制度，組織知識的創(chuàng)造、發(fā)明和傳播的最大化。知識是具有競爭優(yōu)勢的可持續(xù)的來源，對企業(yè)的發(fā)展起到至關重要的作用。知識總監(jiān)的主要任務是將企業(yè)的知識變成企業(yè)的效益。具體地說就是：建立和造就一個能夠促進學習、積累知識和信息共享的環(huán)境，使每個人都認識到知識共享的好處，并為企業(yè)的知識庫做貢獻；監(jiān)督保證知識庫內容的質量和深度；保證知識庫與企業(yè)的發(fā)展一致；保證知識庫設施的正常運行；加強知識集成，產生新的知識，促進知識共享的進程。
　　
最后，為了調動員工對知識管理的積極性，就應創(chuàng)造一種企業(yè)文化，促使員工為自己的績效負責，并且能夠發(fā)展新知識和新技能。配合這種制度，企業(yè)必須改變績效評估體系的標準，建立知識管理獎勵機制。讓員工在知識管理的過程中由操作型員工向知識型員工轉變，提供給他們學習的環(huán)境和激勵，創(chuàng)造更大的價值。
　　
利用辦公自動化系統(tǒng)進行知識管理也要遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、先易后難、實效發(fā)展的原則。知識管理是一個長遠規(guī)劃的建設項目，不能只考慮現(xiàn)有用戶的辦公需求和系統(tǒng)框架，還必須考慮企業(yè)的長遠規(guī)劃。在實施過程中，首先要建立起郵件系統(tǒng)、公共信息系統(tǒng)，然后逐步深入，擴大實施范圍。讓員工在使用過程中體會到利用辦公自動化系統(tǒng)進行知識管理的動力和樂趣，這樣有利于整體系統(tǒng)的進行。
　　
當今的企業(yè)越來越重視無形資產，或者說越來越重視知識。企業(yè)利用辦公自動化系統(tǒng)進行知識管理可以達到對知識的識別、獲取和充分發(fā)揮知識的作用，從而提高企業(yè)的競爭力。