摘要：目前中小學(xué)校舍檔案管理工作仍然是一個(gè)十分薄弱的環(huán)節(jié)，主管部門、學(xué)校重視程度不高、管理職能分散、管理力量薄弱、管理基礎(chǔ)不夠規(guī)范、歷史資料缺失、管理手段落后，已經(jīng)影響到了中小學(xué)校舍的合理有效使用、校舍的安全保障，甚至影響到了中小學(xué)校合法權(quán)益的維護(hù)。山東省教育廳、濱州市教育局合作開發(fā)中小學(xué)校舍檔案管理系統(tǒng)，綜合運(yùn)用各種信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)中小學(xué)校舍檔案的規(guī)范、動(dòng)態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)校舍檔案管理工作效能和管理水平的全面提高。　　

　　一、中小學(xué)校舍檔案管理現(xiàn)狀

　　中小學(xué)校舍檔案，是指中小學(xué)校舍建設(shè)工程在實(shí)施過程和各項(xiàng)目在使用、排查鑒定、規(guī)劃、加固改造、處置等各個(gè)階段以及其他正在實(shí)施或?qū)⒁獙?shí)施的所有中小學(xué)校舍建設(shè)工程所形成的、與校舍有關(guān)的、具有保存價(jià)值的各種形式的記錄。校舍檔案是維護(hù)學(xué)校權(quán)益，查勘維修房屋，合理使用校舍，反映學(xué)校建設(shè)歷史的重要資料。校舍檔案分為確權(quán)、基建、管理三類。確權(quán)檔案包括房屋、土地的確權(quán)證書及證明權(quán)屬來源的一切報(bào)告、批文、協(xié)議、合同等；基建檔案包括房屋建設(shè)、維修、查勘的一切文書、財(cái)務(wù)、技術(shù)資料；管理檔案包括房屋、場地的使用、維修及權(quán)屬變更等情況的一切記錄。

　　中小學(xué)校舍是廣大中小學(xué)教師、學(xué)生日常教學(xué)、生活的場所，其安全直接關(guān)系到廣大師生的生命安全，關(guān)系到人民群眾的切身利益，關(guān)系到社會(huì)的和諧與穩(wěn)定。黨中央、國務(wù)院歷來高度重視中小學(xué)校舍建設(shè)、安全工作。國務(wù)院辦公廳印發(fā)《全國中小學(xué)校舍安全工程實(shí)施方案》（國辦發(fā)〔2009〕34號(hào)）文件明確提出，“市、縣級(jí)人民政府負(fù)責(zé)校舍安全工程的具體實(shí)施，……建立健全所有中小學(xué)校、所有校舍的安全檔案?！苯逃窟M(jìn)一步要求“縣級(jí)及以上教育行政部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立中小學(xué)校舍安全檔案室，指定專人、劃定專門場所管理所屬學(xué)校的檔案，按要求建立完整的紙質(zhì)檔案和電子檔案系統(tǒng)。”

　　但是，目前中小學(xué)校舍檔案管理工作仍然是一個(gè)十分薄弱環(huán)節(jié)，學(xué)校、主管部門重視程度不高，管理職能分散，管理力量薄弱，管理基礎(chǔ)不夠規(guī)范，歷史資料缺失，管理手段落后。校舍檔案管理工作的缺失和不規(guī)范，已經(jīng)影響到了中小學(xué)校舍的合理有效使用，影響到了中小學(xué)校舍的安全保障，甚至影響到了中小學(xué)校的合法權(quán)益的維護(hù)。

　　二、利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建設(shè)中小學(xué)校舍檔案管理平臺(tái)

　　中小學(xué)校舍檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)開發(fā)過程中，充分考慮到全國中小學(xué)校舍檔案管理工作實(shí)際情況，設(shè)計(jì)了科學(xué)合理的系統(tǒng)安裝部署、運(yùn)行維護(hù)、操作使用模式。采用教育主管部門大集中部署的模式，在山東省教育廳或地市區(qū)縣教育局安裝部署SAAS模式的校舍檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，每一所中小學(xué)校只要開通賬號(hào)、設(shè)置權(quán)限，不需要額外購置服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等軟硬件設(shè)備，不需要安裝客戶端程序，不需要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)設(shè)置等維護(hù)工作。

　　每一所中小學(xué)校賬號(hào)開通后，相當(dāng)于在每個(gè)學(xué)校建立起一個(gè)網(wǎng)絡(luò)版的、多部門多級(jí)管理的、有完整的內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和權(quán)限控制的校舍檔案管理系統(tǒng)。學(xué)校各級(jí)檔案管理員都可登錄系統(tǒng)進(jìn)行校舍檔案管理和查詢，學(xué)校里錄入的每一條檔案信息都實(shí)時(shí)進(jìn)入中心數(shù)據(jù)庫。

　　三、完全滿足中小學(xué)校舍檔案管理需求，開發(fā)規(guī)范化動(dòng)態(tài)化管理系統(tǒng)

　　作為長期致力于電子文件和數(shù)字檔案管理研究、因與山東省教育廳合作開發(fā)《山東省中小學(xué)校舍管理系統(tǒng)》、《山東省中小學(xué)校舍安全工程管理系統(tǒng)》，在中小學(xué)校舍管理、校舍建設(shè)、排查鑒定、維修改造、項(xiàng)目管理等方面積累了豐富經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)軟件公司，山東省教育廳、濱州市教育局合作開發(fā)了中小學(xué)校舍檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)按照數(shù)字檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范和制定系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，對(duì)校舍檔案信息進(jìn)行收集、分類、編目、立卷、編號(hào)，進(jìn)行高質(zhì)量的保存和管理。系統(tǒng)應(yīng)用當(dāng)前國際上成熟穩(wěn)定的系統(tǒng)架構(gòu)、數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)與開發(fā)，建立一站式數(shù)字檔案查詢、檢索、借閱服務(wù)；建立與其他相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享、交換服務(wù)。系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)采用大集中模式存儲(chǔ)和管理，對(duì)檔案實(shí)物可采用單個(gè)庫房集中管理，或者多個(gè)庫房集中管理，也可各中小學(xué)校分別保存管理，建立檔案實(shí)物和電子數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)。

　　中小學(xué)校舍檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)SAAS模式的網(wǎng)上管理系統(tǒng)，由教育主管部門建設(shè)和管理，各學(xué)校根據(jù)需要開通各自的校舍檔案管理業(yè)務(wù)。每一所學(xué)校都形成一個(gè)獨(dú)立的、完整的校舍檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)；學(xué)校校舍、校園管理人員、檔案管理人員在網(wǎng)上施行各項(xiàng)管理活動(dòng)，傳遞管理信息；管理功能涵蓋了檔案的收集、歸檔、整理、鑒定、保管、移交、查閱、保密、清銷、查詢、統(tǒng)計(jì)、預(yù)警等；省教育廳、地市區(qū)縣教育局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)教管辦管理人員可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上動(dòng)態(tài)監(jiān)管；充分發(fā)揮檔案資料在校舍建設(shè)、管理、使用、維修、改造中的作用。

　　1.校舍檔案鑒定和銷毀。檔案將要達(dá)到保管期限時(shí)，用戶可以借助系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定結(jié)果會(huì)生成檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)生成后，移交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)銷毀的檔案會(huì)由檔案管理人員銷毀實(shí)體檔案，也會(huì)在“檔案管理”中銷毀電子檔案。銷毀記錄將自動(dòng)保存在系統(tǒng)中。

　　2.校舍檔案歸檔、檔案信息調(diào)整及檔案缺項(xiàng)預(yù)警。檔案管理員對(duì)提交的校舍檔案進(jìn)行審核操作。審核不通過的，說明原因，打回檔案著錄處修正和完善；審核通過后，相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行入庫操作。在檔案生命周期中，某些屬性信息，如檔案名稱、存放位置、密級(jí)、保管期限、檔案編號(hào)等，可能會(huì)發(fā)生變動(dòng)。檔案管理員可以通過此功能來對(duì)這些檔案屬性信息進(jìn)行調(diào)整，對(duì)調(diào)整情況保存記錄。校舍檔案缺項(xiàng)統(tǒng)計(jì)是對(duì)當(dāng)前系統(tǒng)中各學(xué)校錄入的校舍檔案按照基建檔案、確權(quán)檔案及管理檔案的分類進(jìn)行必要種類的缺失統(tǒng)計(jì)，對(duì)缺失種類的檔案，系統(tǒng)可對(duì)學(xué)校進(jìn)行缺項(xiàng)預(yù)警，學(xué)校針對(duì)缺項(xiàng)提醒進(jìn)行檔案補(bǔ)錄或進(jìn)行檔案缺失原因的填寫與上報(bào)。

　　3.校舍檔案開發(fā)利用。檔案開發(fā)利用功能分為檔案檢索、檔案瀏覽和借閱管理。檢索出的檔案信息，有權(quán)限的用戶可以直接在線瀏覽，無權(quán)限的用戶可以對(duì)檔案發(fā)出借閱申請(qǐng)，相關(guān)人員審核后，可對(duì)借閱的檔案進(jìn)行瀏覽。用戶可以根據(jù)自身需求，將館藏的靜態(tài)信息通過查找、篩選、加工和編輯等手段變?yōu)閯?dòng)態(tài)信息，充分發(fā)掘檔案的信息價(jià)值和知識(shí)價(jià)值，為進(jìn)一步的檔案信息公開做好充分的準(zhǔn)備。

　　4.校舍檔案保管。校舍檔案保管主要包括檔案借閱管理、原件管理及庫房管理。借閱管理不但能夠?qū)﹄娮訖n案借閱進(jìn)行管理，而且能夠?qū)?shí)體檔案借閱進(jìn)行管理，包含借閱登記、借閱審核、電子檔案歸還、實(shí)體檔案歸還等。原件管理借助于信息技術(shù)，對(duì)檔案原件資料內(nèi)容進(jìn)行上傳、下載、在線預(yù)覽等操作，減少原件的查閱、借出，保證原件安全，提高對(duì)原件的利用及管理，方便用戶查找與使用。庫房管理是對(duì)保存實(shí)體檔案的庫房進(jìn)行形象化、條理性管理?？梢越⒁粋€(gè)集中式管理的庫房，可以建立多個(gè)集中式管理的庫房，也可以每一個(gè)學(xué)校都建立庫房。庫房內(nèi)建立存放檔案位置的樹形結(jié)構(gòu)，對(duì)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)與庫房的實(shí)體建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。

　　5.校舍檔案著錄。校舍檔案著錄分為文件上傳、接口錄入和掃描上傳等方式。文件上傳是將已經(jīng)存在的文件上傳加載到系統(tǒng)中，對(duì)屬性信息進(jìn)行編輯。接口錄入是與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過軟件接口接收文件數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄，編輯各屬性信息。掃描上傳是將紙質(zhì)檔案通過掃描、拍照等方式錄入系統(tǒng)，進(jìn)行數(shù)字化處理，并對(duì)屬性信息進(jìn)行編輯。系統(tǒng)支持圖像掃描儀、高拍儀，將掃描或拍照的文件圖像經(jīng)過OCR等技術(shù)進(jìn)行智能加工處理，將識(shí)別后的文本文件和圖像文件保存到系統(tǒng)中，圖片符合國家檔案主管部門規(guī)定的技術(shù)參數(shù)；系統(tǒng)支持文檔（包括領(lǐng)導(dǎo)簽字）、視頻、音頻等不同格式檔案的錄入與儲(chǔ)存；系統(tǒng)支持OA或其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)檔案類文件通過接口歸檔到校舍檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的無縫對(duì)接以及共享共用?！　?.校舍檔案編研。在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，可以在系統(tǒng)中編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著，完成檔案編研工作。用戶可以根據(jù)需要，在系統(tǒng)中組建專題庫，對(duì)入庫檔案進(jìn)行登記、歸類和整理。

　　四、高質(zhì)量的管理系統(tǒng)，提高工作效能和管理水平

　　中小學(xué)校舍檔案管理系統(tǒng)綜合運(yùn)用各種信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)中小學(xué)檔案的全面、動(dòng)態(tài)、精細(xì)監(jiān)管，促進(jìn)校舍檔案的長期保存和有效利用，保障校舍檔案的完全完整，同時(shí)全面提高校舍檔案管理的工作效能和管理水平。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　1.健全了校舍檔案，為校舍管理提供了從勘測設(shè)計(jì)到施工驗(yàn)收等各階段的完整的文書資料、技術(shù)參數(shù)、賬冊(cè)圖表的原始憑證，幫助學(xué)校清晰地了解了校舍建設(shè)的歷史和現(xiàn)狀，為日后的校舍管理與維修提供便利。同時(shí)，也加強(qiáng)了對(duì)學(xué)校校舍檔案的統(tǒng)籌管理，全面掌控了校舍基本建設(shè)狀況，為教育主管部門科學(xué)管理和決策提供了準(zhǔn)確、客觀、實(shí)時(shí)的依據(jù)和服務(wù)，促進(jìn)了校舍的規(guī)范化建設(shè)，改善育人環(huán)境，增強(qiáng)預(yù)警能力。

　　2.將校舍檔案按照確權(quán)、基建和管理三大類整理，將各學(xué)校校舍管理過程中形成的文字、圖紙、聲像等各種資料收集、組織和規(guī)范化再加工并進(jìn)行高質(zhì)量的保存和管理，大大提高了檔案工作的效率和水平，很大程度上避免了傳統(tǒng)檔案管理存在的缺陷。

　　3.系統(tǒng)按照國家現(xiàn)行檔案、電子文件管理規(guī)范設(shè)計(jì)，滿足了各級(jí)檔案局關(guān)于檔案管理、移交的要求，能夠與檔案局的工作對(duì)接。同時(shí)，系統(tǒng)還能夠與OA系統(tǒng)進(jìn)行無縫對(duì)接，與中小學(xué)校舍管理系統(tǒng)、中小學(xué)校舍安全工程管理系統(tǒng)、中小學(xué)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)管理系統(tǒng)等系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享共用。

　　4.通過嚴(yán)格的程序和嚴(yán)密的管理手段，將校舍檔案管理責(zé)任逐層逐級(jí)落實(shí)到具體部門和人員身上，學(xué)校各級(jí)檔案管理員在網(wǎng)上施行各項(xiàng)檔案管理活動(dòng)，各級(jí)教育主管部門實(shí)行網(wǎng)上同步動(dòng)態(tài)監(jiān)管，滿足了學(xué)校-區(qū)縣教育主管部門-省教育主管部門三級(jí)部門校舍檔案管理的需求，方便了學(xué)校對(duì)本校校舍檔案的管理，促進(jìn)了教育主管部門全面了解本轄屬所有學(xué)校檔案情況，實(shí)現(xiàn)了對(duì)校舍檔案的安全有效監(jiān)控。

　　5.以網(wǎng)絡(luò)和其他信息技術(shù)為支撐，實(shí)現(xiàn)檔案的全省或全地市區(qū)縣同步管理。一臺(tái)服務(wù)器通過教育網(wǎng)、公域網(wǎng)連接上百臺(tái)計(jì)算機(jī)，各種身份的管理人員和決策者借助管理系統(tǒng)同時(shí)實(shí)施不同的管理活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了信息的實(shí)時(shí)溝通和交換、提高了工作效率，降低了系統(tǒng)建設(shè)成本、維護(hù)成本和學(xué)校使用難度。