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名易軟件OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目交付實施交付之上線階段
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一、項目啟動階段1.1、交接①核心工作②項目文檔③問題、風險、對策核心目的成果交付文檔要求模版樣例1此階段工作未進行或無效，可能帶來的后果。方向和目標不清晰，思路沒有，關(guān)鍵干系人未分析，風險未預(yù)估，項目怎么能做的好？！1、了解客戶核心需求，項目目標和項目范圍，初步形成項目推進思路和推進策略；《A.1-名易軟件名易項目標準實施體系_項目立項內(nèi)部交接會議_模板2013V1.0》★2立項時的合同付款條件不是最終條件。與銷售溝通并確認潛在更改的可能。2、了解客戶關(guān)鍵人信息，以及關(guān)鍵人的關(guān)注點，形成關(guān)鍵干系人關(guān)系圖；3合同中對實施功能范圍表述不清。與客戶方項目經(jīng)理進行溝通明確實施范圍及實施功能范圍。3、分析項目總體風險，并給出應(yīng)對策略。4合同中對客戶組織的實施范圍表述不清。5合同中有系統(tǒng)集成要求，但是對于集成的內(nèi)容表述不清。引導客戶為主，盡量往標準功能或?qū)崿F(xiàn)成本的較低的方向引導。準備工作歸檔PMO文檔要求模版樣例6合同中明顯有系統(tǒng)無法實現(xiàn)的功能要求。1、項目啟動前必須有立項流程和內(nèi)部交接；7口頭承諾的內(nèi)容實現(xiàn)成本較高。2、提前邀約相關(guān)人員。會議前1天，至少再和相關(guān)人員確認一次時間；8無法得戶關(guān)鍵人的關(guān)鍵訴求。與客戶高層進行溝通，抓住高層及老板的關(guān)注點，合理利用客戶的內(nèi)部資源。3、如無法安排面對面的會議，電話溝通亦可，后期需要銷售和項目同事確認。4、參與人員：銷售經(jīng)理、項目經(jīng)理，必要時售前顧問共同參與。建議項目經(jīng)理上級參加項目交接會，共同探討項目策略工作要點管理工具文件要求模版樣例1、查看項目立項交接流程并仔細閱讀合同A.查看合同的金額、付款節(jié)點與對應(yīng)任務(wù)交付物B.查看合同規(guī)定的實施工作內(nèi)容和范圍C.合同約定的上線標準和交付物D.合同約定的驗收標準和交付物E.分析實施的總體風險并給出應(yīng)對策略在系統(tǒng)項目卡片中明確：1，總體風險和應(yīng)對策略；2，客戶方關(guān)鍵人信息；2、協(xié)調(diào)交接會議，并提交項目交接會議紀要A.明確并評估合同外的其他口頭承諾B.了解客戶方關(guān)鍵人信息和其關(guān)注點C.聽取銷售同事關(guān)于甲方項目背景的介紹D.聽取銷售同事關(guān)于實施及溝通注意點的建議3，上傳《項目立項內(nèi)部交接會議紀要》。1.2、郵件發(fā)送項目準備通知單①核心工作②項目文檔③問題、風險、對策核心目的成果交付文檔要求模版樣例1此階段工作未進行或無效，可能帶來的后果。進行1.4、項目啟動前現(xiàn)場溝通階段時，客戶無準備，達成的效果有限。在項目實施人員進場前，將前期能溝通、準備的內(nèi)容都準備充分。要讓客戶方清楚了解需要事先做哪些工作、并做了準備，才能保證啟動前溝通的質(zhì)量?！栋l(fā)送項目實施準備通知單的郵件內(nèi)容》★2客戶方項目負責人及成員客戶方無法明確。需要和客戶溝通并讓其認識到項目成員對項目實施的重要性。《附件1、名易軟件項目實施準備通知單》★3初次溝通并且是電話或郵件溝通非見面溝通，比較生疏，不容易給客戶留下深刻印象。需要表現(xiàn)得特別專業(yè)，已增加客戶對我們的信任?！陡郊?、名易軟件項目實施計劃書模版文檔》★4實施計劃擬定與實際情況將有差異。我們提供的實施計劃只是供客戶了解和參考，具體的計劃還有待和客戶的商榷。《附件3、各模塊調(diào)研模板》★5軟件，硬件環(huán)境準備；對環(huán)境的要求，需要和客戶充分溝通：客戶有小、中、大型客戶的區(qū)別，有時候小型客戶連管理員都沒有，外網(wǎng)IP也沒有等等情況都會發(fā)生，中大客戶可能會出現(xiàn)采購周期較長情況。針對不同客戶采取不同的溝通內(nèi)容和方式。準備工作歸檔PMO文檔要求模版樣例明確客戶方項目負責人，并拿到以下有效的聯(lián)系方式：1、辦公室電話；4調(diào)研模板的發(fā)放。內(nèi)容較專業(yè)，各個模塊資料需要整理內(nèi)容較多，客戶難理解。根據(jù)客戶情況分別對待。2、手機號碼；3、常用郵箱地址。工作要點管理工具文件要求模版樣例郵件或者書面告知對方項目啟動的工作重點：1、郵件發(fā)送客戶、抄送直接上級；1、組建項目組；2、聯(lián)系結(jié)果反饋到PMI對應(yīng)的項目卡片上。2、準備軟硬件環(huán)境；3、項目實施計劃的制定；4、調(diào)研模板的發(fā)放。1.3、電話溝通項目準備通知單①核心工作②項目文檔③問題、風險、對策核心目的成果交付文檔要求模版樣例1此階段工作未進行或無效，可能帶來的后果。進行1.4、項目啟動前現(xiàn)場溝通階段時，客戶無準備，達成的效果有限。1、郵件發(fā)送后，若無電話確認，對能沒有收或沒有看郵件；2客戶高層不參與，不重視。多次與客戶項目負責人電話溝通，明確項目啟動前現(xiàn)場溝通和高層參與的重要性。2、對方查看郵件后，可能會有疑問，解答疑問。若疑問沒有答案，對方的工作可能不會推進；3會議時間不斷變。必要時請銷售經(jīng)理協(xié)調(diào)客戶方的安排。3、約現(xiàn)場溝通的時間。4會議議程不明確。我方的項目經(jīng)理首先要清楚要到達的目的，以及必要的議程，然后和對方項目經(jīng)理溝通。準備工作歸檔PMO文檔要求模版樣例完成上個步驟的工作。工作要點管理工具文件要求模版樣例電話與項目負責人溝通：1、將電話溝通的結(jié)果反饋到PMI門戶的項目卡片上；1、確認對方收到并查看郵件，根據(jù)郵件的內(nèi)容，逐一電話溝通并講解啟動階段的工作要點；2、將項目啟動前現(xiàn)場溝通的時間、地點、參與人反饋到PM門戶的項目卡片上。2、約定啟動前現(xiàn)場溝通的時間、地點、參與人。1.4、項目啟動前現(xiàn)場溝通①核心工作②項目文檔③問題、風險、對策核心目的成果交付文檔要求模版樣例1此階段工作未進行或無效，可能帶來的后果。A：我們內(nèi)部交接和溝通的內(nèi)容與實際情況有偏差，但未得到修正。錯誤或不完整的方向、思路、策略，只會把項目引向深淵。B：雙方未達成一致，過程中反反復復，滿意度不高，工作無效而返工。C：該明確的未明確，項目遲遲不能驗收。D：項目啟動會的細節(jié)未溝通或準備，導致項目啟動會不成功：該參加的未參加，該講的未講，會議上雙方僵持。。。一個不好的開始，客戶怎樣才能信任我們？E：項目組未成立、項目計劃未確認，這樣能開項目啟動會嗎？1、項目經(jīng)理修項目的推進思路、實施策略，以及客戶方關(guān)鍵干系人關(guān)系圖。此工作結(jié)束后，這三個關(guān)鍵要素最好不要有方向性問題；會議結(jié)束后，需提交：1、《項目啟動前現(xiàn)場溝通會議紀要_版本_日期》★2、推進思路、實施策略，以及客戶方關(guān)鍵干系人關(guān)系圖要清晰和明確，否則項目就不要開工，知道確認為止！2、《項目實施計劃書_V1.0_日期》★3、讓雙方核心項目組非常清楚要做什么，要怎么做才能達成目標。3、《項目啟動會議程_V1.0_日期》★3若為集團公司，項目實施的組織范圍不明確。盡量往實施總部+試點公司，剩余部分我們指導的方式引導。準備工作歸檔PMO文檔要求模版樣例4客戶實際需求的重心和范圍和合同功能范圍差異較大。若實際需求的實現(xiàn)與合同范圍的實現(xiàn)雖然內(nèi)容不同，但工作量差異不大，可以雙方以項目備忘的方式進行置換。若差異較大，則需根據(jù)情況應(yīng)對。1、提前約相關(guān)人員：客戶方：項目領(lǐng)導、項目負責人、系統(tǒng)管理員我方：簽單經(jīng)理（必須參加）、項目經(jīng)理、項目經(jīng)理上級5項目重心不明確、項目目標太大。爭取和項目領(lǐng)導或客戶高層溝通，確定重心。若目標較大，則整體規(guī)劃、分步實施。2、會議前1天，至少再確認一次。6客戶項目組過于單薄。反復溝通，不同層級的溝通，項目組一定要完整并發(fā)揮作用。必要時發(fā)風險函。7IT沒有系統(tǒng)管理員。最遲系統(tǒng)搭建前一定要到位，否則項目在搭建前暫停，直到管理員到位。工作要點管理工具文件要求模版樣例8雙方工作職責不明確。先明確共同點，差異點視情況分析，但此問題一定要妥善處理并達成共識。溝通要點：1、項目實施的核心關(guān)注點；2、項目實施的組織架構(gòu)范圍和功能范圍；3、明確項目實施的方向和思路；4、明確項目組構(gòu)成和成員；5、明確項目實施計劃的階段時間節(jié)點；6、溝通項目啟動會的細節(jié)。1、會議紀要不需客戶簽字，但需上傳項目門戶、直接上級確認；2、計劃書和議程的初稿先上傳到項目門戶，直接上級確認后，再需發(fā)送客戶、抄送直接上級。1.5、項目啟動會①核心工作②項目文檔③問題、風險、對策核心目的成果交付文檔要求模版樣例1此階段工作未進行或無效，可能帶來的后果。A：未通過啟動會的方式統(tǒng)一認識和方法，過程中需大量的溝通和協(xié)調(diào)；B：業(yè)務(wù)部門在過程中不重視；說明：快速實施型項目可以不進行，可以放在系統(tǒng)上線前帶著處理。啟動會的重點是會議前的準備工作。我們要達到的目的是：1、雙方就項目目標、范圍、組織保障和推進工作方法達成共識；2、通過客戶領(lǐng)導的重視，客戶方項目組每個人都能清楚自己的角色，及在項目中需發(fā)揮的作用和承擔的責任；3、特別是，一般情況下項目實施的風險和誤區(qū)，提前在會議上告訴大家，在項目過程中省去很多力氣1、《項目實施計劃書_版本_日期》；★2、《項目啟動會議程_確認稿_日期》；★2高層不重視，未參加會議；或只有IT和用戶部門參加務(wù)必能請到領(lǐng)導參加，否則可以不開啟動會議；啟動會議本身就是希望能得到很多領(lǐng)導的資源。3、《項目啟動會PPT_日期》★3參與會議的人和具體做事情人是兩撥人。問題等于沒開，讓這兩撥人同時參加會議。準備工作歸檔PMO文檔要求模版樣例啟動會前需確定的文件：1、《項目實施計劃書_版本_日期》需簽字確認；2、《項目啟動會議程_確認稿_日期》；3、《項目啟動會PPT_日期》。《項目啟動開工確認單》啟動會后，電子文檔上傳項目門戶，直接上級確認，發(fā)客戶簽字。簽字后紙質(zhì)文檔快遞上海。★工作要點管理工具文件要求模版樣例啟動會主要議程：1、雙方與會人員介紹主持人2、項目背景、目標、實施范圍、組織保障甲方項目經(jīng)理3、項目實施方法論、項目主體計劃、工作模板、項目風險提示、下一步工作安排、理念導入培訓（根據(jù)客戶會議情況安排，可選）；名易軟件方項目經(jīng)理4、名易軟件方項目領(lǐng)導講話；5、客戶方項目領(lǐng)導講話；6、雙方合影1、實施計劃需啟動會前雙方確認，確認前先上傳項目門戶，直接上級確認后，郵件發(fā)送客戶負責人、抄送直接上級2、會議議程和PPT啟動會前，雙方確認完畢。
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