1、項目背景

            順豐速運（集團）有限公司（以下簡稱順豐）1993年誕生于廣東順德。經過十幾年的發(fā)展，順豐已經擁有6萬多名員工和4000多臺自有營運車輛，30多家一級分公司，2000多個自建的營業(yè)網點，服務網絡覆蓋20多個省、直轄市和香港、臺灣地區(qū)，100多個地級市。2016年2月24日電，順豐控股在深交所舉行重組更名暨上市。

            隨著全國速遞物流業(yè)務的高速發(fā)展，順豐速運每年都有不少于100個處理場地和倉儲中心項目的建設，但是，順豐速運網絡全部采用自建、自營的方式；因此，在推進這些項目的建設和工程管理中，順豐工程建設管理部門遇到了一些急需解決的問題：

            一是集團公司現有的固定資產投資管理為紙張卡片式管理方式，查詢較為繁瑣，很多數據由于長時間無人更新，無法動態(tài)掌握現實情況，給項目管理帶來很多不便。

            二是目前固定資產投資管理都是在省公司和集團公司的層面，速遞物流以前作為專業(yè)部門，僅僅是被動提一些業(yè)務需求和建議，并沒有實質性的參與項目全過程的管理，對建設項目的掌控能力不強。

            三是在工程項目建設中，很多文件沒有電子版，各省公司也只留存復印版本，而集團公司對此類批文大多都不掌握，這給今后的股份制公司的管理也將帶來很多不便。

            四是由于各省暫無專業(yè)部門和人員，因此有關工程項目上報的資料標準不統(tǒng)一，數據不規(guī)范，亟待公司總部有一個標準規(guī)范的綜合管理系統(tǒng)，對工程項目進行規(guī)范管理。

            2、需求分析

            隨著順豐速遞物流專業(yè)化改革逐步到位，速遞物流專業(yè)固定資產和工程項目的自主管理不斷加強，順豐工建部建議開發(fā)一套速遞物流工程建設綜合管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的功能主要實現：全國速遞物流專業(yè)工程項目的電子化閉環(huán)管理，固定資產的信息化檔案管理，投資計劃的網上申報等等，旨在通過信息化手段，加強專業(yè)的管理力度。

            長期以來，多數工程，由于戰(zhàn)線長，項目駐地分散、交通不便等原因，造成信息上傳下達不暢、不及時，嚴重影響管理行為的落實，業(yè)主、總監(jiān)辦對現場情況的掌握受到了限制，從而制約了決策的及時性和正確性；隨著信息技術的發(fā)展，計算機作為一種新的工具，已經對社會產生了巨大的影響。新的工具產生新的方法，計算機輔助工程項目管理已經成為一種先進、可行的新方法。利用計算機網絡系統(tǒng)，可以大大提高信息溝通和數據采集的效率，可以把大量紛雜的信息進行有序的組織。新的工具也帶來了新的思想。建立在計算機網絡世界基礎上的過程重建、學習型組織、知識管理等新思想紛紛被應用到實踐中。

            3、 設計思路

            工建管理系統(tǒng)的目標是徹底解決順豐全網絡的項目繁多、駐地分散信息收集困難的問題，使全網的工建管理走向規(guī)范化。

            目前，順豐工建的流程目前通過OA處理，無法對項目進行進度、成本、質量的監(jiān)控、無法分類查詢、匯總、數據分析等，目前在OA中各工程的數據是雜亂的，分散的。我們將通過與OA的結合，將這些信息分門別類的管理起來，并具備領導查詢的功能，系統(tǒng)將各數據匯總、歸類、分析、預警，使領導能及時、真實地了解項目的執(zhí)行情況；對于順豐工建綜合系統(tǒng)具體的設計思路是：

            1、通過工作平臺，將各部門領導、各崗位（角色）關心的內容按照權限提取到平臺上，如：進度、成本、質量、安全的預警信息；各類匯總報表與圖表信息，及時動態(tài)的展現在工作平臺上，使各位領導已登錄，就能看到自己權限內所關心的問題，這也叫做推式信息服務，把各類業(yè)務情況推送到您的面前；

            2、數據的采集，以任務驅動、流程導航，分散在各地的業(yè)務人員只需在系統(tǒng)內按照要求填空即可，系統(tǒng)的流程為自動將這些信息編排、匯總、對比分析、形成各類預警信息與分析數據。也就是說，將順豐分散在各地的項目管理行為抽象提煉成“任務（指標）、角色、流程、結果”4個要素，建立以“角色”為中心的任務驅動機制，以表單為信息載體，以工作流為導航的數據傳輸、加工過程。

            對于任務的分類上，也叫做業(yè)務的分類上，我們初步設計是：

            1）通過立項管理、報建管理來完成項目的前期工作；

            2）通過設計管理完成各個項目設計圖紙的審批、會審、設計任務安排這個過程，來完成圖紙分門別類的管理；

            3）通過概預算，合同款的結算、支付來實現對成本的控制，建立結算不能大于支付、支付不能大于合同額、合同不能大約概預算額這么一條環(huán)環(huán)相扣的資金控制體系。任何環(huán)節(jié)如果出現異常，系統(tǒng)將在相應領導的工作評上發(fā)出預警信息。

            4）通過對招投標的比質比價、合同與預算的對比、合格供應商的評審、建立材料品牌等手段，實現商務管理的一體化，做到由項目查供應商、承包商，由承包商、供應商查品牌與資質，由品牌與資質確定是否邀標或者簽訂合同的依據。完善順豐整個商務生態(tài)鏈。

            5）通過施工現場的管理，將工程進度、各節(jié)點的報審驗收通過互聯(lián)網控制起來，各管理人員通過互聯(lián)網可隨時監(jiān)察各工地目前的進度、施工現場圖片、視頻等形象信息。

            6）通過以上五大方面，以流程為導航，系統(tǒng)將自動收集項目過程的各類文檔與資料，匯總形成企業(yè)的工程檔案。

            完成各個工建項目對管控的需求。

            4、 解決方案

            4.1.項目魚骨圖總覽法

            順豐工程建設指揮的決策中心，采用的是魚骨圖法，或者叫做 “因果圖”法。其特點是簡捷實用，深入直觀。它看上去有些像魚骨，問題或缺陷（即后果）標在“魚頭”外。在魚骨上長出魚刺，上面按出現機會多寡列出產生問題的可能原因，有助于說明各個原因之間是如何相互影響的。

            工程項目魚骨圖從不同角度和維度全面、快速、及時、正確的反映工程項目情況，以報表圖表和直觀圖形界面展示，為項目管理人員和領導決策提供分析決策的第一手資料，輔助各級預警提示功能，將延期的項目、超概算的項目、合同價超付的項目等異常情況均進行分級預警。

            4.2.項目立項

            為了便于項目的管理，順豐速運工建管理系統(tǒng)按照不同的性質把項目類型分為總部辦公、區(qū)部辦公、綜合服務中心、培訓基地、一級中轉場等類型等；每個類型又有不同的獲取方式如：自建、租賃、代建回購、BTO等。每個類型的獲取方式下的設計階段又不同，這個由管理員統(tǒng)一設置。

            （1）在投資計劃內的項目或需要納入項目管理信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理的項目，需進行項目立項登記，建立項目的基本信息庫。

            （2）項目立項有三個來源：年度投資計劃表中列入計劃的項目、“投標管理”模塊中中標的項目、沒有經過招投標的項目。

            （3）項目立項模塊記錄當前項目的基本信息，包括項目名稱、項目類型、建設性質、建設起止年限、計劃總投資、合同造價、工程地點、合同開工日期、合同竣工日期、實際開工日期、實際竣工日期、項目負責人等，由項目負責人錄入。

            （4）項目負責人和相關成員必須經集團公司審批才生效，審批通過的項目小組成員可以由系統(tǒng)授權操作、查閱、管理該項目及其相關信息。

            4.3.前期管理

            （1）實現對項目建議書、可行性研究報告、項目立項批文等項目立項文件和信息的集中管理，相關批復的項目概況、批復投資、建設內容、建設標準和各類建設指標、批復機構、日期等信息通過表單錄入，建立項目立項信息庫，進行分類管理，實現多維度查詢；可研報告與批文等資料文件通過附件上傳方式納入工程電子檔案分類管理和查詢利用。

            （2）按上述項目立項的信息管理方式，對土地招拍掛、環(huán)評、能評、地災、壓覆礦、水土保持許可、選址意見、規(guī)劃條件、紅線圖、方案和初步設計施工圖審查、消防人防及防雷審查、“四證一書”、質監(jiān)安監(jiān)備案、開工報告、驗收申請、各專項驗收報告、交竣工驗收證書、預售許可證、產權證等等所有前期工作主要環(huán)節(jié)的各種項目報批報建與審查驗收文件、證書等，按立項的項目進行分類管理，包括建立每個環(huán)節(jié)的關鍵數據信息供匯總查詢利用、建立批件電子檔案等，并與項目綜合信息數據庫、土地信息數據庫等建立關聯(lián)和數據共享、主動推送和更新。

            （3）根據項目類型，建立項目報批程序的模板計劃，能夠在模板計劃的基礎上進行節(jié)點的維護和刪選，以及維護節(jié)點任務的開始、完成時間、責任人，形成完整的列表式工作任務計劃，支持工作任務計劃推送給責任人，責任人隨時上報報批完成情況并錄入報批信息、上傳批件附件，要求上傳批件的同時必須填寫批復信息表單，或填寫表單后必須同步上傳批件，做到項目報批過程可監(jiān)控、可預警、可查詢、可追溯。

            （4）系統(tǒng)能自動匯總形成項目報建信息一覽表，展示項目各環(huán)節(jié)的批復完成情況，在各環(huán)節(jié)點擊鏈接或右鍵實時顯示或調取相關批復信息和批件，供各管理層級及時了解、查詢項目報建情況。

            4.4.設計管理

            （1）建立設計單位管理信息庫（包括專業(yè)資質、設計力量投入、服務態(tài)度、履約情況、考核評價等信息），能關聯(lián)設計單位參與設計項目的概況信息，為設計單位選擇決策提供依據；

            （2）實現項目設計管理功能，記錄項目設計的主要內容，以項目為單位集中管理相關設計計劃、任務書、設計合同、設計文件、設計單位信息、設計負責人、主要設計參數、設計概算預算、圖紙審查意見（會審、防雷消防人防等專項審查、專家審查等）、設計往來文件、設計交底記錄紀要、設計變更、圖紙分發(fā)記錄、電子圖紙等文件。

            （3）管理設計進度和設計質量，對完成時間節(jié)點和概算限額提出要求，提供設計進度一覽，自動統(tǒng)計和分析計劃與完成時間、滯后天數、原因等。

            （4）與項目綜合信息庫相結合，設計部門錄入和管理規(guī)劃設計方面相關的基本信息，如道路規(guī)劃長度、紅線寬度、房建設計參數信息等。

            （5）各類設計請示和任務書的線上送審送簽、與設計單位和業(yè)主代表相互間的實時溝通并自動記錄溝通信息，實現在線審查、會審并記錄和生成審查意見，審查合格的設計文件自動歸檔、分發(fā)，提供查詢和利用。

            4.5.投資管理

            投資控制是建設項目管理信息系統(tǒng)要實現的主要目標之一，系統(tǒng)通過建立從項目的投資估算、設計概算、項目預算、合同清單、計量金額、實際支付金額、審計確認額直至項目結算決算等涵蓋工程建設投資全過程的投資控制關鍵數據點，對投資進行嚴格的控制與管理。

            （1）能夠按照投資費用類別進行設置，費用類別能夠按照層級關系展開及匯總。

            （2）投資概算管理中，能夠按照項目投資估算要求，錄入各項費用，并形成項目投資概算表。并能根據年度進行分解，形成年度計劃投資表。

            （3）施工圖預算管理中，系統(tǒng)能夠記錄預算詳細信息和數據，與投資概算生成對應關系，既可導入已編制的施工圖預算，又可手工填寫預算數據，且能夠將投資概算與各級進度計劃實現動態(tài)關聯(lián)，建立與費用科目體系的分攤對應關系。

            （4）項目投資分析方面，系統(tǒng)能夠將項目投資概算、年度計劃投資、施工圖預算、招投標控制價（標底）、合同價、變更價、決算價、實際支付、結算及相關記錄關聯(lián)起來進行合同執(zhí)行過程查詢和數據分析，實現按照投資由大到小層層控制的原則自動提示和預警。

            （5）涉及費用控制的投資估算、設計概算等支持分解為工程量清單，收支計劃關聯(lián)資金流入、支出合同，動態(tài)生成項目各期資金收支計劃，包括年度、季度、月度等。

            （6）提供各階段各類型的單位工程造價指標的統(tǒng)計分析，提供四算分析表，為投資測算、施工圖設計的經濟合理性、投資決策分析等提供參考。

            4.6.招標（采購）管理

            （1）系統(tǒng)對招投標過程實行流程化和標準化管理，規(guī)范整個招標的業(yè)務流程和審批流程，實現網上招標功能，支持公開招標、競爭性談判（磋商）、詢價比價、直接采購等各種采購方式的線上和手工操作，支持招標計劃、項目招標申請表及招標相關的內部審批流程實現線上審批。

            （2）系統(tǒng)招標管理功能包括招標計劃、招標準備、招標請示審批、評標方法及組織、招標文件和任務書審批、投標供應商信息管理及分配用戶賬號、發(fā)布招標公告、投標人發(fā)送投標意向或報名、資格預審或后審、投標、開標、評標、定標、發(fā)布中標公告、發(fā)中標通知、查詢各招標項目招標工作進展情況、監(jiān)控投標人行為、監(jiān)察監(jiān)督等。

            （3）系統(tǒng)可以發(fā)布招標公告，招標公告可在集團網站、信息化平臺網站、管委會管網和其它指定的外部招標網站同步發(fā)布。投標方可在線報名并上傳資格審查資料（保密），支持網上投標和商務報價（保密）。

            （4）集團對投標單位實行準入制度，系統(tǒng)統(tǒng)一管理項目供方評估標準、統(tǒng)一審核承包商供應商資質，投標方必須先通過相關信息審查，并納入系統(tǒng)供應商名單管理，方可授權分配其賬戶，通知其登陸本系統(tǒng)，查看相關招標信息、報名、下載招標文件和投標。

            （5）建立代理公司和評委專家信息庫，記錄相關基礎信息，通過系統(tǒng)抽取代理公司、評委等，實現網上資格審查、網上評標工作，記錄和保留相關評審意見和評分表、推薦表。

            （6）報名和投標截止時間到點，系統(tǒng)自動停止接受報名和接收投標文件，開標截止時間到點系統(tǒng)自動開標，保證公平公正公開，支持投標保證金、履約保證金的統(tǒng)計、查詢、轉換及退還等管理。

            （7）建立資審、招標文件、采購文件、合同等文件的范本，以供編制時引用。

            （8）支持自動推送或手工錄入上傳登記相關招標信息、投標文件、報價信息和中標結果等，記錄并反映從招標計劃到定標、中標通知整個招標實際發(fā)生的每個過程詳細情況，可按權限查詢項目招標申請表審批情況、報名情況、招標進展情況、中標候選人情況、中標公示、中標通知書下發(fā)等相關信息，對正在招標的項目進展和招標信息提供一覽式快速查詢。

            （9）建立承包商（供應商）信息庫與合格供方名單，對承包商和供應商實行動態(tài)評估、分級認證，能夠查詢供應商的歷史投標、中標或交易記錄、考察評價記錄、在建或已完工項目、相關履約評價等，為招標和供應商評級提供信息支持，方便采購方根據采購項目的實際情況找到最佳供應商。

            （10）提供招標監(jiān)督功能，透視全集團的招標項目進程。

            （11）建立投標價格和清單價格信息庫，為類似項目提供參考。

            4.7.合同與計量支付管理

            通過系統(tǒng)應用能進行有效的合同管理，建立合同的分類標準、編號規(guī)則，實行分類管理，提供全面的合同范本，具備電子合同水印、條碼、加密等功能。支持日常合同履行相關事項的開展、支持各類型文檔的上傳下載功能，并能關聯(lián)業(yè)務過程相關記錄，便于檢索與追溯，實現對各類合同模板的管理、合同基本信息登記、合同支付及扣款、合同變更、合同結算等的管理。建立將概算、合同、支付、變更、結算等全面記錄和關聯(lián)管理的系統(tǒng)，使管理層能利用多種分析報表，實時掌握合同履行情況，便于投資、合同預算、工程、財務等各方管理人員查詢合同內容，處理變更、計量、支付、結算等合同管理方面的工作。能夠對打包合同金額進行拆分、合并、自動歸集等，對合同實現多維度統(tǒng)計分析和直觀圖表展示。

            4.8.進度管理

            （1）根據年度投資計劃表，系統(tǒng)可實現對項目總體目標計劃、年度目標計劃、項目階段進度計劃（節(jié)點目標或季度月度計劃）、分部分項進度計劃（施工計劃）的多級進度計劃的編制和管理。

            （2）提供計劃編制、計劃審批、計劃反饋、計劃與實際對比分析、計劃變更等功能。各級單位在系統(tǒng)中能根據項目建設各個責任主體進行目標分解并編制出針對各個責任主體的詳細進度計劃，在系統(tǒng)中定期反饋實際進度。

            （3）提供便捷的進度計劃編制或導入方式，在基準計劃編制審批完成后，工作周期內能自動提醒進度更新，能設置進度控制指標進行實際進度反饋。反饋方式多樣，包括百分比、實物工程量、里程碑狀態(tài)等，并可以通過手機端和電腦上傳形象進度照片、記錄未完成原因、需協(xié)調的問題等。根據進度層級由下向上自動匯總更新各級節(jié)點乃至整個項目的實際完成進度，支持進度計劃對比分色顯示，同時支持直接填報本層級計劃實際開始時間、完成時間、完成百分比等。

            （4）形成豐富直觀的實時進度分析報表、偏差分析報告、進度柱狀圖、分部分項柱狀圖，提供進度月報、總體進度報告等，及時對項目各級進度異常情況進行預警和滯后分析。

            （5）對不同的進度管理權限進行劃分和設置，實現不同角色查詢不同的WBS與進度計劃。

            （6）可支持連接現場視頻監(jiān)控和移動端照片上傳功能，便于實時動態(tài)了解現場整體進展進度情況。

            4.9.質量安全管理

            （1）按項目集中分類管理相關質量安全管理文件、檢查整改記錄、現場照片、會議紀要、會議臺賬、安全日志、檢查通報、事故臺賬和處理報告、安全考核、特殊過程、隱蔽工程、關鍵部位、主要材料質量、主要設備安裝、合格證書、質量安全檢查記錄和通報、整改反饋、第三方檢測結果等文件，對應到項目，實現質量安全記錄數字化、質量安全檔案信息化，做到“整齊全面、分類歸檔、查找方便、真實可靠”，方便各管理層隨時了解各項目質量和安全管理情況。

            （2）系統(tǒng)支持在線執(zhí)行質量、安全事故的處理程序，保留處理記錄并提供查詢，納入年度和履約考核，對相關處罰進行分類匯總，轉入合同計量支付扣款。

            （3）系統(tǒng)提供質量檢查和檢驗評定的相關規(guī)范規(guī)程，對相關分部分項進行質量檢查時自動調出相應檢查標準，系統(tǒng)提供第三方檢查檢測結果的上傳、錄入等，可對檢查點數和合格情況進行統(tǒng)計，生成質量檢查報告。

            （4）建立危險源點控制和責任臺賬、“三違”臺賬、安全隱患整改臺賬等，下發(fā)安全隱患整改通知單，提出整改措施限期整改；重大安全隱患部位和危險源實現照片或視頻上傳、動態(tài)監(jiān)控、定期跟蹤反饋現場預防措施和整改、處置情況；

            （5）提供“安全檢查”和“安全教育培訓”子功能，記錄和管理檢查時間、地點、檢查內容、存在問題和處理意見、要求整改時間、實際整改時間等，記錄和管理安全教育培訓時間、教育培訓內容、相關人員信息、持證信息、以及相關考試考核數據進行電子化錄入、統(tǒng)計、存檔。

            （6）集中管理施工方特種作業(yè)人員和特種設備的相關證書，檢驗情況、進出場情況、教育記錄情況，證書到期提醒，實現證書動態(tài)管理。

            （7）建立安全事故報告功能，支持短信、提示方式等告知相關人。

            （8）相關聯(lián)系單、處罰通知、安全教育、檢查整改、安全會議紀要等建立標準模版，實行在線填報和簽批、分發(fā)。

            （9）系統(tǒng)支持對施工現場的視頻監(jiān)控、照片拍攝現場上傳等功能，實現對現場安全隱患或質量問題照片的實時實地拍攝上傳，及時發(fā)現和糾正違規(guī)違章行為，防治重大事故發(fā)生。

            4.10.檔案管理

            對日常辦公形成的文書檔案和項目建設實施過程中的文件資料按照《檔案法》的有關規(guī)定進行收集積累、加工整理和檢索利用，資料管理實現對項目檔案的分類、收集、整理、處理、儲存、傳遞與應用等一系列工作，工程資料以項目為單位，根據項目的特點和歸檔資料要求清單，有計劃的組織文檔。系統(tǒng)支持通過項目化的方法對項目相關文檔進行半結構化的文檔全生命周期的管理，集中管理電子文檔。主要功能如下：

            （1）建立文檔資料庫，實現工程建設前、中、后期的資料管理，從項目建議書、可研、立項、招投標、勘察、設計、施工等直到竣工驗收投入使用等全過程中項目內外部往來形成的文件，包括規(guī)則性文件、信息類文件、書函類文件、計劃類文件、要約和承諾類文件、紀要性文件、審批文件、技術資料等，集中存儲，并分權限共享、接收、傳遞、檢索查詢、歸檔、借閱。

            （2）文檔管理包括基礎設置、文檔編制、記錄、收發(fā)、流轉、歸檔、借閱、查詢、追蹤等功能，系統(tǒng)嚴格按照權限進行管理，不能傳閱的文件不能被借閱，能夠借閱的文檔，對其借閱和歸還要有嚴格的審批和登記。

            （3）建立企業(yè)統(tǒng)一的文檔模板，保證企業(yè)內文檔格式的統(tǒng)一性，提高文檔管理的規(guī)范性。

            （4）制定統(tǒng)一的編號規(guī)則，建立統(tǒng)一的企業(yè)文檔框架體系，實現企業(yè)和項目文檔的集中分類管理。

            （5）按照項目化管理方式，實現多單位、跨部門、多項目有權限控制的文檔記錄集中共享。

            （6）進行文檔在線流轉審批，并能夠查閱歷史審批記錄，實現文檔流程跟蹤和追溯。

            （7）文檔查詢具備文檔綜合查詢功能，能實現多條件文檔檢索功能。

            （8）系統(tǒng)能登記文檔基本信息，定義文檔目錄、文件夾設置、文檔存放位置、文

            （9）文檔管理體現模板的重要性，包括制度標準，模板管理，檔案查詢。制度標準定義企業(yè)中相關管理的制度體系，進行分類管理。模板管理分為文檔模板、文檔目錄模板。其中文檔模板、文檔目錄模板建立企業(yè)文檔管理體系目錄，便于各個模塊中文檔的掛接。

            （10）文檔管理能夠支持多種圖形、圖像、文本和電子表格等文件的顯示，實現在瀏覽實物文件時不再受文件格式的約束。

            （11）歸檔登記可以手工完成，也可由文件管理流程自動轉入，系統(tǒng)記錄所有的歸檔活動并要求歸檔單位和檔案室確認移交憑單。

            （12）對歸檔文檔由其密級決定一般用戶是否可見，用戶可通過檔案號、標題等進行查詢，找到所需檔案后可向檔案管理員發(fā)出借閱申請，由檔案管理員審批并設定其借閱期限，對已到借閱期限的檔案系統(tǒng)將自動收回。

            4.11.項目驗收移交

            （1）建立驗收移交應用模塊，發(fā)起人在線填報驗收申請和移交申請，上傳附件，按流程審批，審核工作電子辦公。

            （2）在線填寫和生成交工驗收證書，上傳現場相關照片、驗收紀要、問題記錄及整改要求、竣工圖、檔案驗收合格證書等，在線會簽驗收意見和簽發(fā)驗收證書，驗收移交的前置條件必須滿足，如檔案已移交并驗收合格。

            （3）可查閱各部門驗收評價結果，跟蹤問題處理情況。

            5. 實施效果

            1.實現了順豐速運集團各個層面及時查閱工程進展情況

            物流建設工程，公司領導需要做出的正確、及時的決策，其決策的依據就是基于準確、及時的情報。如果項目的各種數據和信息，既不準確、又不及時，高層領導則無法做出及時的科學決策。在面臨這種問題的時候， 高層領導只能要么將問題擱置一下——等待情況更清楚后再決定如何做。要么，高層領導就必須事必躬親，親自深入到問題的細節(jié)，只有真正掌握問題的實質后，高層領導才能夠正確的決策。項目數據做到既正確又及時，是非常困難的。數據來源眾多，彼此相互關聯(lián)。項目的進度數據可能從項目經理得到，項目的成本費用數據需要從財務部門獲得，其他的數據也許又有其他來源。更重要的是，如果原始數據采集后，經過多道人工處理加工后，就會出現非常嚴重的失真。我們必須認識到，到達高層領導的項目信息，未必是真實的，甚至是嚴重失真的。

            采用信息化手段將工程建設中每個主要環(huán)節(jié)的電子化，有利于各個層面及時查閱工程進度。

            2.實時動態(tài)了解信息

            很顯然，各省市、集團公司對于項目的關注角度是不同的，因而對于項目管理軟件也有完全不同的需求。下圖表示企業(yè)不同的管理層次對于項目管理軟件的不同需求：

            在作業(yè)層，項目管理軟件是項目經理和項目團隊執(zhí)行項目的工具。

            在各地方公司，項目管理軟件是固化各省項目管理體系的工具。

            在集團公司，項目管理軟件是項目執(zhí)行透明化、掌握數據科學決策的支撐工具。

            3.統(tǒng)一成本效益標準，為工程項目投資控制提供數據支撐

            正如戰(zhàn)場指揮官必須隨時了解下屬部隊的狀況，高層領導需要掌控項目進展與績效。但往往很多項目是“一團迷霧” ，項目在如何進展？項目是否完成了某項關鍵工作？項目是否達到了某個重要里程碑？項目現在存在什么問題？有沒有影響巨大的風險？顯然， 如果項目實施不能夠做到“透明化” ，而是“一團迷霧” ，高層領導將無法掌握項目進展與績效，無法預見到問題，只能被動接受項目的結果。

            由于各省地市暫無專業(yè)部門和人員，因此有關工程項目上報的資料標準不統(tǒng)一，數據不規(guī)范，亟待公司總部有一個標準規(guī)范的綜合管理系統(tǒng)，對工程項目進行規(guī)范管理；通過業(yè)務、財務指標評判工程項目的效益分析，有利于統(tǒng)一成本效益標準，為工程項目盈虧分析提供數據支撐。

            4.規(guī)范檔案整理，沉淀歷史數據

            沒有積累就沒有進步，但是項目經驗的積累相當困難。PM軟件遵循 PMI 的項目級和組織級管理的理論模型，覆蓋項目－項目群－項目組合的管理，項目管理不是在真空中進行的，項目級管理需要組織內部環(huán)境的支持，即組織級管理的支持。通過綜合項目管理系統(tǒng)，最終形成每個速遞物流工程項目的電子化檔案存檔，有利于規(guī)范檔案整理，沉淀歷史數據，為今后的工程項目建設提供基礎。