1.1.1名易軟件對(duì)的理解

　　n名易軟件協(xié)同管理思想

　　名易軟件的協(xié)同oa思想主要體現(xiàn)為三大方面：

　　信息網(wǎng)狀思想：建立一個(gè)立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環(huán)境，無(wú)論信息的來(lái)源、結(jié)構(gòu)是什么，都可以得到統(tǒng)一的管理;同時(shí)協(xié)同平臺(tái)為這些信息節(jié)點(diǎn)之間提供了立體化的網(wǎng)狀關(guān)聯(lián)通道，從任何一個(gè)信息節(jié)點(diǎn)都可以到達(dá)任意的相關(guān)信息節(jié)點(diǎn)，極大的方便獲取完整的、真實(shí)的信息。

　　業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想：提供對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合的方案，使得協(xié)同平臺(tái)可以面向整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程來(lái)進(jìn)行管理。表面上看在協(xié)同平臺(tái)中還是采用某個(gè)模塊或某個(gè)功能完成某個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的要求，但隨之這個(gè)應(yīng)用可以自動(dòng)啟動(dòng)其他的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，并完成相關(guān)數(shù)據(jù)的更新，使得用戶無(wú)需在不同應(yīng)用平臺(tái)之間切換便可以完成對(duì)業(yè)務(wù)鏈的管理。

　　隨需而應(yīng)思想：將內(nèi)部的人、財(cái)、物、信息和流程進(jìn)行充分的整合。在協(xié)同管理平臺(tái)中，這些資源可以實(shí)現(xiàn)各種關(guān)聯(lián)，由于某個(gè)目的觸發(fā)一個(gè)應(yīng)用的時(shí)候，相關(guān)的資源可以隨之被調(diào)動(dòng)并被自動(dòng)加入統(tǒng)一管理和協(xié)同工作的環(huán)境中，從而進(jìn)行緊密的協(xié)調(diào)和運(yùn)作。

　　總結(jié)而言，在協(xié)同管理平臺(tái)中，可以更有效的對(duì)各種分散存在或被分隔的資源進(jìn)行整合，并讓它們?cè)诮y(tǒng)一管理和調(diào)配下進(jìn)行優(yōu)化，從而發(fā)揮這些資源最大的價(jià)值。

　　n名易軟件協(xié)同管理的三大應(yīng)用特性

　　門(mén)戶以及協(xié)同管理具有信息協(xié)同、應(yīng)用協(xié)同、訪問(wèn)統(tǒng)一及個(gè)性化的特點(diǎn)：

　　(1).信息協(xié)同

　　對(duì)于XX財(cái)政局來(lái)說(shuō)，人員、流程的數(shù)據(jù)系統(tǒng)等逐步引入，如果每一個(gè)信息系統(tǒng)都是孤立的，這樣就使信息協(xié)同出現(xiàn)了很多新的問(wèn)題，例如信息膨脹、信息孤島、信息非結(jié)構(gòu)化等。因此，在設(shè)計(jì)產(chǎn)品的時(shí)候需要考慮協(xié)同的信息管理。

　　而名易軟件的解決方案則解決了上述問(wèn)題，它采用中央數(shù)據(jù)庫(kù)管理各類(lèi)信息，數(shù)據(jù)可以通過(guò)任何與其相關(guān)的應(yīng)用更新或被提取。從應(yīng)用層面上來(lái)看，它將所有的信息進(jìn)行全面的整合，信息與信息之間無(wú)阻礙鏈接，用戶可以從信息歸結(jié)的友好界面入口，進(jìn)行大范圍和深度的信息提取，而完全無(wú)需在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用平臺(tái)之間切換。從管理層面上看，它基于資源網(wǎng)狀管理體系的思想，從任何一個(gè)信息點(diǎn)都可以非常方便地提取出所有與其相關(guān)的信息，所有的信息和應(yīng)用都是多維的、立體化的，強(qiáng)相關(guān)聯(lián)的。所以XX財(cái)政局所有的知識(shí)和應(yīng)用在系統(tǒng)中都不是孤立，而是強(qiáng)相關(guān)聯(lián)的，用戶可以通過(guò)某個(gè)知識(shí)信息點(diǎn)到達(dá)與其相關(guān)的任意一個(gè)知識(shí)信息點(diǎn)或提取整張知識(shí)信息網(wǎng)，而無(wú)論其來(lái)源、結(jié)構(gòu)和存儲(chǔ)方式。如下圖示：協(xié)同矩陣模型：

　　(2).應(yīng)用協(xié)同

　　名易軟件為XX財(cái)政局門(mén)戶以及協(xié)同管理的系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn)上的協(xié)同，從應(yīng)用的層面看，它以跨部門(mén)以及內(nèi)部與外部的工作流程帶動(dòng)知識(shí)信息流、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流等在內(nèi)外的無(wú)障礙流動(dòng)，并完成相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的更新。對(duì)于系統(tǒng)本身，任何一個(gè)模塊都可以看作是系統(tǒng)應(yīng)用層面上的核心，其他所有的模塊都圍繞它工作，共同完成它所要求的相關(guān)應(yīng)用。從管理的層面上看，由于它基于資源協(xié)同的思想設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)的是以點(diǎn)帶面和協(xié)同運(yùn)作，任何一個(gè)因素的變化都會(huì)在系統(tǒng)中的相關(guān)點(diǎn)反應(yīng)出來(lái)，并通過(guò)協(xié)同平臺(tái)提供給各部門(mén)、以及外部資源，從而使業(yè)務(wù)過(guò)程達(dá)到高效、協(xié)作的目的。因而用戶只需要在統(tǒng)一的平臺(tái)和界面中便可獲得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用系統(tǒng)之間切換。

　　(3).訪問(wèn)統(tǒng)一及個(gè)性化

　　名易軟件以信息門(mén)戶的形式，提供給XX財(cái)政局一個(gè)集成了內(nèi)、外部的信息、資源和應(yīng)用的窗口，使內(nèi)部辦公人員、公眾能夠從單一的WEB渠道訪問(wèn)其所需的個(gè)性化信息，以及個(gè)性化的應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)信息的高度集成和業(yè)務(wù)的快速響應(yīng)。

　　它滿足不同用戶群的需求，用戶群可以分級(jí)別、分權(quán)限，從任何地方、任何時(shí)間進(jìn)入系統(tǒng)。通過(guò)信息門(mén)戶給予其進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限，內(nèi)部人員可以查看工作計(jì)劃和實(shí)施情況，跟蹤客戶和情況、流程處理情況、文件資料傳輸情況等信息狀態(tài);各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以不同視角查看組織，管理人力資源，分析各類(lèi)工作績(jī)效，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在。

　　1.1.2總體解決方案概述

　　根據(jù)XX財(cái)政局單位的需求，名易軟件提供出的整體解決方案如下圖：

　　整個(gè)系統(tǒng)以組織用戶和工作流程為基礎(chǔ)應(yīng)用模塊。組織用戶主要是對(duì)組織機(jī)構(gòu)、人事結(jié)構(gòu)、角色、權(quán)限的維護(hù)，從而作為用戶在系統(tǒng)中進(jìn)行信息讀取和應(yīng)用操作，以及整個(gè)工作流程定義的基礎(chǔ);工作主要根據(jù)用戶的實(shí)際情況設(shè)定各種工作流程，同時(shí)作為獨(dú)立的引擎承載信息到各個(gè)功能模塊，保證信息的協(xié)同性和關(guān)聯(lián)性。組織用戶和工作流程的高度可定義性保證了整個(gè)協(xié)同政務(wù)辦公平臺(tái)的靈活性。

　　同時(shí)，基于此協(xié)同政務(wù)辦公平臺(tái)，為XX財(cái)政局打造單位內(nèi)部(包括員工與員工之間、部門(mén)內(nèi)部、部門(mén)與部門(mén)之間)的應(yīng)用協(xié)同、與外部單位之間的應(yīng)用協(xié)同，便于XX財(cái)政局涉及到的價(jià)值鏈的每部分都可以充分享用相應(yīng)的資源：

　　應(yīng)用名易軟件解決方案，以及功能強(qiáng)大的協(xié)同辦公系統(tǒng)---名易OA辦公系統(tǒng)，總體上為按照XX財(cái)政局的實(shí)際需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促進(jìn)信息化建設(shè)，吸收當(dāng)今先進(jìn)的管理系統(tǒng)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，分階段實(shí)施，穩(wěn)步建設(shè)，有效保護(hù)并擴(kuò)展系統(tǒng)的投資。在此解決方案中主要為XX財(cái)政局實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：

　　1.利用名易OA系統(tǒng)OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公

　　公文自動(dòng)流轉(zhuǎn)，節(jié)省時(shí)間、提高效率、減少人為失誤;方便地查詢(xún)流程執(zhí)行情況，以及流程的責(zé)任人、相關(guān)文檔等信息;根據(jù)執(zhí)行狀態(tài)，自動(dòng)進(jìn)行下一步操作及決定工作的執(zhí)行者。實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，單位中的所有文檔進(jìn)行集中的電子化管理，包括檔案、財(cái)務(wù)文檔、工程文件、技術(shù)文檔、報(bào)告、合同等;

　　l實(shí)現(xiàn)辦公流程規(guī)范化，包括公文文件流轉(zhuǎn)、報(bào)告的審批流程、通知公告、人事任免流程、年(月)度計(jì)劃報(bào)批流程等，通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn);

　　l內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)自動(dòng)化，可根據(jù)文檔的不同狀態(tài)自動(dòng)進(jìn)行下步操作，并決定誰(shuí)是相關(guān)責(zé)任人;

　　l實(shí)現(xiàn)工作的執(zhí)行透明化，任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)查詢(xún)方便，實(shí)現(xiàn)管理者與員工之間的互動(dòng);實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部的協(xié)同工作;

　　l個(gè)人工作的有效組織，便于領(lǐng)導(dǎo)有效組織部門(mén)計(jì)劃;

　　l會(huì)議全過(guò)程管理：會(huì)議建立，召集，議程管理，會(huì)議結(jié)束等;

　　2.構(gòu)建統(tǒng)一的內(nèi)外協(xié)同的政務(wù)信息門(mén)戶：

　　構(gòu)建一個(gè)內(nèi)部部信息門(mén)戶網(wǎng)站，建立統(tǒng)一的信息入口，為用戶提供一個(gè)服務(wù)平臺(tái)。

　　l構(gòu)建個(gè)性化的政務(wù)門(mén)戶、公文門(mén)戶、部門(mén)門(mén)戶、個(gè)人門(mén)戶、領(lǐng)導(dǎo)門(mén)戶、關(guān)聯(lián)單位門(mén)戶、黨工會(huì)門(mén)戶等，實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息快速主動(dòng)推送到所需要的人員上。

　　l通過(guò)不同門(mén)戶的管理，外部資源可以在信息門(mén)戶中查看最新的資料，并與單位內(nèi)部人員即時(shí)溝通。通過(guò)不同門(mén)戶，針對(duì)不同服務(wù)對(duì)象將信息進(jìn)行分門(mén)戶個(gè)性化管理：對(duì)普通員工來(lái)說(shuō)，可以及時(shí)為他們提供與工作相關(guān)的信息，為其日常辦公提供一個(gè)高效協(xié)同的工作平臺(tái);對(duì)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，可以提供部門(mén)的相關(guān)信息，并可實(shí)時(shí)收集客戶的意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋。

　　3.有效地組織和管理職員及其工作

　　在系統(tǒng)中為每個(gè)職員建立信息檔案，需要時(shí)可快速地了解相關(guān)職員的信息;您可以確切地知道您的每一個(gè)職員的特點(diǎn)、專(zhuān)長(zhǎng)、工作業(yè)績(jī)等;深入了解到每個(gè)職員所進(jìn)行的工作，所完成的工作以及完成情況;根據(jù)需要在系統(tǒng)中為相關(guān)員工分配和去除權(quán)限和工作職責(zé)，增強(qiáng)組織的柔性;根據(jù)業(yè)務(wù)需要以及職員的工作安排情況，將他們組織到不同的任務(wù)中;總之，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與職員、職員之間的互動(dòng)。建立XX財(cái)政局的組織架構(gòu)，方便管理層對(duì)整個(gè)單位的掌控并提供一定的決策支持;

　　l人事公告、通知和發(fā)文的發(fā)布平臺(tái);

　　l建立職員卡片，職員資料集中管理，查詢(xún)方便;

　　l任務(wù)的下達(dá)、執(zhí)行自動(dòng)化，提高工作效率;

　　l勞資、培訓(xùn)、黨務(wù)等的管理流程化、規(guī)范化;

　　l工會(huì)、婦女、員工關(guān)懷的建設(shè)和運(yùn)行;

　　4.建立流程審批管理平臺(tái)

　　自定義工作流引擎：通過(guò)IT技術(shù)，基于先進(jìn)的工作流引擎，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化，通過(guò)流程的建立和規(guī)范，通過(guò)系統(tǒng)的流程數(shù)據(jù)分析，最終達(dá)到優(yōu)化流程。通過(guò)流程優(yōu)化，減少XX財(cái)政局辦公業(yè)務(wù)中的非增值活動(dòng)、等待時(shí)間、重復(fù)和協(xié)調(diào)的工作量，在解決協(xié)同工作和信息共享的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)在線業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和管理，真正提高辦公效率，挖掘和發(fā)揮員工價(jià)值;基于今后全局工作流應(yīng)用推廣的需要，需要從安全和部署方面能滿足XX財(cái)政局今后需求擴(kuò)展的要求，做到行業(yè)領(lǐng)先。

　　5.建立文檔管理和共享體系

　　有關(guān)的所有內(nèi)部資料信息需要時(shí)可快速查詢(xún)相關(guān)信息，再不會(huì)發(fā)生信息丟失的現(xiàn)象;實(shí)時(shí)地了解到單位內(nèi)外所發(fā)生的任何事情;知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)記錄在系統(tǒng)中，避免單位的知識(shí)流失;方便地追蹤相關(guān)文檔的狀態(tài)、責(zé)任人等信息，提高管理效率。將現(xiàn)有電子郵件系統(tǒng)整合到系統(tǒng)當(dāng)中。

　　實(shí)現(xiàn)對(duì)單位范圍內(nèi)的文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理、按照權(quán)限共享的同時(shí)，促進(jìn)文檔在單位范圍內(nèi)的利用、創(chuàng)新和信息發(fā)布，從而促進(jìn)單位范圍內(nèi)資源的整合。

　　l將單位的所有文檔進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的存儲(chǔ)，并提供各種途徑的查詢(xún)功能;

　　l建立統(tǒng)一的文檔庫(kù)，并且將管理權(quán)限細(xì)化到不同類(lèi)別的資料文檔;

　　l分門(mén)戶、分權(quán)限、個(gè)性化管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部所有文檔;

　　l建立內(nèi)部信息發(fā)布體系，使得新聞公告、人事任免、重大規(guī)章制度調(diào)整等做到及時(shí)有效的傳達(dá)給單位所有相關(guān)職員;

　　6.綜合事務(wù)辦公平臺(tái)

　　實(shí)現(xiàn)單位范圍內(nèi)的行政辦公流程(如：公文管理平臺(tái)、行政審批類(lèi)通知公告、信息、文件審批發(fā)布)、代辦事宜的動(dòng)態(tài)管理等。

　　7.系統(tǒng)權(quán)限管理基礎(chǔ)架構(gòu)

　　系統(tǒng)權(quán)限管理：作為一個(gè)集團(tuán)，不同的級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)需要有不同的系統(tǒng)信息進(jìn)行相關(guān)權(quán)限文檔的支撐和信息數(shù)據(jù)管理，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的信息需求。XX財(cái)政局的一般員工可以通過(guò)權(quán)限控制只能了解與自己相關(guān)的信息,部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)權(quán)限控制了解到的是整個(gè)部門(mén)所有員工的信息,單位決策層通過(guò)權(quán)限的控制了解到的不僅是整體業(yè)務(wù)的信息,還包括研發(fā),人事行政,財(cái)務(wù)等.系統(tǒng)通過(guò)一般用戶輸入的信息源,按照系統(tǒng)的權(quán)限,自動(dòng)統(tǒng)計(jì)相關(guān)的信息,將數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總以報(bào)表的形式分別呈現(xiàn)給不同權(quán)限和角色的人,從而使單位不同權(quán)限的管理層對(duì)單位當(dāng)前的現(xiàn)狀快速作出基于客觀事實(shí)的反應(yīng),滿足不同權(quán)限的人對(duì)信息個(gè)性化的需求.同時(shí)作為系統(tǒng)維護(hù)而言，系統(tǒng)管理員可以通過(guò)授權(quán)給相應(yīng)的子系統(tǒng)管理員和相應(yīng)的模塊管理管理員，由他們來(lái)維護(hù)各自組織架構(gòu)里面的功能需求，系統(tǒng)管理員只要維護(hù)單位與下屬機(jī)構(gòu)的流程就可以。

　　系統(tǒng)分級(jí)管理：

　　針對(duì)單位多級(jí)、多層、多地辦公的特征，系統(tǒng)今后擴(kuò)展要求能做到分級(jí)系統(tǒng)管理員、流程分權(quán)、知識(shí)文檔分權(quán)、門(mén)戶分權(quán)、崗位角色分權(quán)、報(bào)表分權(quán)管理。