OA系統(tǒng)選型的誤區(qū)

隨著OA系統(tǒng)實施的成本降低，實施難度降低，產(chǎn)品更加成熟，眾多企業(yè)根據(jù)自身對于提高管理效率的需求而紛紛對OA系統(tǒng)開始關注并擬定建設計劃。國內OA系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)歷了十幾年的發(fā)展，出現(xiàn)了很多服務商，但是并沒有形成有主導地位的產(chǎn)品。因此，企業(yè)在OA系統(tǒng)選型的時候，面對眾多選擇，往往比較困惑而不知所措。本文將圍繞OA系統(tǒng)選型時容易陷入的誤區(qū)進行闡述，希望能夠幫助企業(yè)在OA系統(tǒng)選型時更加明確方向，盡量避免不必要的彎路。

誤區(qū)一、認為OA就是行政辦公，就是收發(fā)文。針對政府機關來說，這有一定的價值，但是對企業(yè)來說價值不是很大。

在OA剛剛出現(xiàn)的時候，政府和事業(yè)單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進入企業(yè)。所以人們認為OA并不能解決層關心和控制企業(yè)運營過程中關鍵業(yè)務過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA應用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統(tǒng)的收發(fā)文系統(tǒng)或行政，OA發(fā)生了質的變化。所以OA作為辦公系統(tǒng)，它需要結合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化的辦公系統(tǒng)才有生命力。對于管理層來說，辦公審批（不僅指公文，更多的管理流程和業(yè)務流程的審批）以及員工輸入的數(shù)據(jù)匯總為不同權限的報表就是他們的辦公系統(tǒng)。對于其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業(yè)務流程的審批（如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批），這些資源與信息的協(xié)同運作，才能構建適合現(xiàn)代企業(yè)運作和應用的協(xié)同辦公OA產(chǎn)品。

誤區(qū)二：認為OA只是文件的審批和管理。

目前市面上的很多的OA是采用非關系性型數(shù)據(jù)庫，主要是基于lotus平臺，該平臺是封閉式的平臺，是文檔型數(shù)據(jù)庫，在技術上存在很多先天性缺陷，一般應用于早期政府的收發(fā)文，目前政府信息化招投標也基本上是向j2ee平臺架構過渡。在國外lotus主要是應用于郵件服務器。OA不僅僅是文件的審批和管理，關鍵是作為企業(yè)管理軟件進行企業(yè)管理最終一定要跟財務發(fā)生關聯(lián)，才能最大化發(fā)生作用。比如：在OA的應用企業(yè)中，很少企業(yè)拋棄報銷，借款，付款等審批流程。因為報銷與手工實現(xiàn)的方式有根本性的變革。手工審批各審批環(huán)節(jié)都需要手工簽字才能逐步走到下一個環(huán)節(jié)。而電子化報銷流程的好處是把管理和財務的職能進行了區(qū)分，作為審批層主要是關心該事務允不允許發(fā)生，允許發(fā)生多少。而財務的職能是判斷該事務發(fā)生的憑證（發(fā)票）是真的還是假的，是不是超過財務報銷的標準。所以電子化流程是電子單據(jù)和憑證分別走，憑證只需要財務審核就可以，管理層通過電子單據(jù)填入的數(shù)據(jù)作為審批依據(jù)進行快速審批，不用在憑證上審批，這樣可以支持領導遠程報銷審批，當然電子化審批流程需要從技術上能提供方便的報銷依據(jù)供領導判斷和審批，這樣可以快速解決員工財務費用報銷流程處理復雜困難的問題，很多企業(yè)是通過首先應用財務報銷流程推動公司整個流程的應用。

誤區(qū)三：認為OA是ERP的一部分，認為OA很簡單，是從屬于其他系統(tǒng)。

OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結果為導向。OA與ERP的發(fā)展思路和管理思想完全不一樣，OA注重對人和過程的管理，通過管人來管理具體的事務，這些事務每天都可能在變化，所以OA強調靈活性和協(xié)同性。因為企業(yè)人與人之間的協(xié)同是需要流程來規(guī)范。所以OA的核心是以人力資源為核心（人力資源主要是進行權限和安全體系的控制），以工作流為血脈的核心平臺，在該平臺上再搭建其他的應用功能模塊，同時OA的牽涉的范圍比ERP要廣得多，涉及到各個部門的應用，所以OA需要門戶，不同用戶，不同權限的人進入系統(tǒng)看到的都是與他們工作相關的信息，沒有權限的信息都看不到。作為管理層門戶是匯總員工平時工作信息生成統(tǒng)計報表為管理提供決策支持，以及所有審批的信息都匯總到管理層門戶。同時管理層也可以通過宏觀數(shù)據(jù)監(jiān)控和查詢到微觀數(shù)據(jù)。所以OA現(xiàn)在的發(fā)展趨勢是成為平臺，作為管控內部資源和外部信息交流的平臺與ERP構成了化的基石。