一、為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部流程關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制訂本規(guī)定。

        二、本規(guī)定指行政管理事務(wù)包過檔案管理，印章管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理。

        三、檔案管理范圍：

        企業(yè)規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決策、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通知通告等具體參考價值的文件材料。

        四、檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，機密級檔案必須保證安全保管。

        五、檔案的借閱與索?。?/p>

        1、總裁辦借閱非機密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。

        2、借閱檔案必須保持檔案的整潔、嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬機密級檔案，必須由總裁批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因綜合部經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

        第六、檔案的銷毀：

        1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；

        2、若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬機密級檔案須經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

        3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

        七、公司印章由綜合部制定專人負(fù)責(zé)保管。

        八、公司印章的使用一律由主管部門副總經(jīng)理簽字許可后管理印章人方可印章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任專員負(fù)責(zé)。

        九、公司所有需要蓋章的介紹信、說明及對外開出任何公文、應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存檔。

        十、公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須

        向公司匯報其介紹信用途，未使用的必須交回。

        十一、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。

        十二、公司公文的打印工作由綜合部負(fù)責(zé)辦理。

        1、總裁、總經(jīng)理、各部門主管交由助理打印之文函、廣告，需填寫《文書委派單》，并標(biāo)明文書性質(zhì)，如：傳真、公函、內(nèi)部文件及機密級別文案，急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。

        2、打印完畢后該助理先行校核并于《文書委派單》上簽字，轉(zhuǎn)交委辦部門及經(jīng)辦人校正核對、簽字

        3、對外傳真、公函該助理須復(fù)印存檔。

        4、文書處理過程中，未經(jīng)同意該助理不得將受托文書傳閱他人。

        5、復(fù)印：

        1）公司復(fù)印作業(yè)由綜合部行政助理統(tǒng)一執(zhí)行。

        2）一般文件由各部門委托人員口頭交予綜合部行政助理。

        3）客戶資料、服務(wù)文本、公司級文檔等特殊文件、機密級文檔，需填寫復(fù)印委托單（文件名、機密級、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級主管批準(zhǔn)后執(zhí)行。

        4）行政助理、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復(fù)印機碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識等）

        十三條、各部門打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交綜合部打印。十四條、公司各部門、辦公室所有打印公文、文件，必須一式三份，交綜合部和總裁辦留底存檔。

        十五條、收發(fā)文件：

        1）文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任和義務(wù)。

        2）本公司對外文件收發(fā)責(zé)任者制定專人—綜合部行政專員辦理，她是各級文件管理的直接承擔(dān)者。

        3）該行政專員在收文后必須根據(jù)文件的分類及編號、登記，并在公文上附”公文處理單“，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在”收文簽收登記薄“上簽收，專員對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。

        4）公司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件，該行政專員不得截留、泄露和私自外帶，違者給予警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究其法律責(zé)任。屬于一般業(yè)務(wù)便函，只要在”收文登記薄“上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。

        5）文件傳真的發(fā)文工作亦由公司指定專員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交綜合部登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人，凡對外報送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。

        6）對一些機密文件，需在文件首頁加蓋印章，以防隨意傳播。

        7）每月末，行政專員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的無使用價值的文、報刊可作一次銷毀，報綜合管理部備查，在每次銷毀后都要在其后附上《檔案資本銷毀情況記錄表》。

        8）公司所有訂閱的報刊由專項負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交行政專員分類歸檔，該專員必須做好登記造冊工作。每月末，該專員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。9）每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的無用文檔、報刊可作一次銷毀，行政綜合部定期檢查檔案保管狀況，對破損的檔案進(jìn)行修補、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。

        十六、用印

        1）本公司以公司名義對外的行文由行政綜合部負(fù)責(zé)蓋印。

        2）公司各部申請簽章及總經(jīng)理和董事長章印，應(yīng)提出申請（匯簽）經(jīng)上級核準(zhǔn)后交行政助理，由行政助理登記記錄。

        十七、客戶檔案

        1）客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域

        2）客戶檔案包過客戶提供的各類資料，及公司在訪問服務(wù)過程中制作的各類文檔。

        3）客戶檔案只可于公司內(nèi)部借閱，當(dāng)天歸還，不得攜帶外出。

        4）特殊情況需要復(fù)印時，必須填寫復(fù)印申請報批。

        5）服務(wù)結(jié)案前，由制定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任。

        十八、訪客接待

        1）來本公司的賓客由行政助理負(fù)責(zé)接待。

        2）接待來訪賓客必須熱情，大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。

        3）行政助理做畢接待需做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約

        定等事項并向有關(guān)主管匯報。

        十九、辦公用品

        1）文具：由行政綜合部負(fù)責(zé)辦公文具的采購和簽領(lǐng)登記，行政綜合部必須注意隨時檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的政正常進(jìn)行。

        2）茶水：由行政部負(fù)責(zé)茶水等日用品的采購和使用登記，定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序。

        3）公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動時，行政部應(yīng)該及時了解情況，備足茶水杯用品，以保證活動的正常進(jìn)行。

        二十、固定資產(chǎn)管理

        1）行政綜合部對公司所有的固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊

        2）固定資產(chǎn)因價值減損以報廢或閑置而無再使用價值物品，由使用部門或填制關(guān)于固定資產(chǎn)的廢舊物資處理申請單，一式二份，注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財務(wù)部填入購買金額、累計折舊、殘值后，以核實權(quán)限送至簽辦。

        3）固定資產(chǎn)申請單都要一式二份，經(jīng)核準(zhǔn)后，由使用部門分送入如下：第一份送至財務(wù)部；第二份送至行政部。

        4）財務(wù)部收到“公司廢舊物資處理申請單”后如處分方式為報廢或遺失時，應(yīng)備有報廢或損失清單及有關(guān)單位核準(zhǔn)或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)賬及更改財產(chǎn)目錄，如果為出售則暫時存檔。

        5）行政綜合部收到“公司廢舊物資處理申請單”后，應(yīng)依核準(zhǔn)程序處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產(chǎn)管理卡”后抽出并“公司廢舊物資處理申請單”存檔。

        6）固定資產(chǎn)如遭盜竊或破損，行政綜合部門應(yīng)該提出損失清單及向公安機關(guān)單位報案辦理。

        二十一、公司福利

        1）公司員工福利事項由行政綜合部進(jìn)行執(zhí)行和管理。

        2）公司員工有遇生日、婚假等喜慶日子，行政綜合部應(yīng)該以公司名義安排祝賀。3）行政綜合部主管參與福利基金管理及各項獎金分配和討論。

        4）公司員工本人及家庭如遭遇重大經(jīng)濟困難，得向行政綜合部申請補助和救濟。5）辦理補助程序：申請人填具申請書并經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后呈現(xiàn)匯報與行政綜合部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)知財務(wù)部支付。

        二十二、禮儀紀(jì)律

        1）行政綜合部對公司全體員工的禮儀、辦公紀(jì)律、出勤、外出等事項必須全面責(zé)任監(jiān)督；

        2）行政綜合部主管發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象，可簽發(fā)“警告處分單”以提示警告，并報備于有關(guān)部門主管；

        3）行政綜合部確認(rèn)獎懲事實，可提請有關(guān)主管研究提出獎懲申請；

        4）對公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出建議。

        二十三、工作計劃與報告

        沒有計劃的工作是無效率的，公司強調(diào)對公司、部門、員工、分公司的工作行為要求有計劃性的安排，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計劃體系的流程和計劃表格的制作，來呈現(xiàn)和實踐工作計劃的確立、執(zhí)行和考核評估。

        二十四、會議

        會議是公司決議的產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式和場合，公司會有區(qū)分為定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時到場參與，制定人員做好會議記錄，與人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。

        二十五、會議安排

        1）公司內(nèi)會議由行政助理安排，部門內(nèi)部會議由各部門自行安排；

        2）會議主持人前一天需向行政助理告知會議安排、會議紀(jì)要內(nèi)容

        3）行政助理必須提前八個小時工作時間以上書面通知與會議參與人地址、時間、內(nèi)容

        4）行政助理負(fù)責(zé)安排與整理

        5）開會期間，行政助理負(fù)責(zé)記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案

        二十六、辦公設(shè)備

        1）行政部根據(jù)公司文件類別監(jiān)理完整清晰的目錄及子目錄系列；

        2）根據(jù)保密原則需要，由行政綜合部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼；

        3）員工在所屬部門目錄下設(shè)立個人子目錄

        4）員工不得私設(shè)電腦密碼。

        二十七、辦公用品的夠發(fā)

        1）每月月底前，各部負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制度計劃提交總經(jīng)辦；2）總經(jīng)辦制定專人制定每月辦公用品計劃及預(yù)算；經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要由計劃的分發(fā)給各部門，由部門主管簽領(lǐng)；3）除正常配給的辦公用品外，若還需用其他用品需要經(jīng)得總經(jīng)辦核準(zhǔn)后方可領(lǐng)用；

        4）公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部門負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；

        5）負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員必須建立賬本，辦好入庫、出庫簽領(lǐng)手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字；

        6）負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好；

        7）辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦理，不允許非工作人員進(jìn)入庫房。

        二十八、勞保用品的購發(fā)：勞保用品的配給，由總經(jīng)辦根據(jù)各部的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。

        二十九、庫房管理：

        1）庫房物資的存放必須按跟分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。

        2）采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當(dāng)面點清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符合，庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。

        3）物資入庫后，應(yīng)當(dāng)日填寫帳卡。

        4）嚴(yán)格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫清單，經(jīng)公司綜合行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)。

        5）嚴(yán)格管理賬單資料，所有賬冊、賬單需要填寫整潔、清楚、計算準(zhǔn)確，不得

        隨意涂改。

        6）庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。

        三十、公司行政綜合部負(fù)責(zé)各部門郵件，信件發(fā)送。

        1）私人信件，一律實行自費，交行政綜合部或自己發(fā)送。

        2）所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)；3）控制各類掛號信件凡因公需要掛號者，必須經(jīng)得總部門主管批準(zhǔn)，總經(jīng)辦登記后方可郵發(fā)。

        三十一、本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見或交由總經(jīng)辦研究并提至總經(jīng)理批復(fù)。

        三十二、本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)辦所有。