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辦公自動化支持文檔的讀鎖定和寫鎖定等鎖定機制
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以各種形式共享所有的用戶都可在系統(tǒng)中進行知識文檔的高度共享，有價值的信息被迅速的傳遞和利用。通過文檔目錄查看通過內外網站查看通過最新文檔查看最新創(chuàng)建的文檔通過快速搜索或高級搜索查看通過知識地圖迅速獲得需要的知識文檔通過與即時通訊、工作流程等文檔推送機制獲得知識文檔文檔的批量共享通過文檔訂閱查看簽入簽出鎖定機制支持文檔的讀鎖定和寫鎖定等鎖定機制，確保文檔的獨占性編輯過程；支持自動簽入簽出，強制簽入簽出；文件痕跡保留 系統(tǒng)全程記錄質量文件版本以及每次修改的變更內容，即痕跡，讓用戶可隨時跟蹤修改的記錄：簽入簽出鎖定機制支持文檔的讀鎖定和寫鎖定等鎖定機制，確保文檔的獨占性編輯過程；文件版本管理當文檔再次審批通過、發(fā)布后，將形成新的文檔版本，如圖所示，此時，用戶能查看到文檔版本二的內容，版本一自動變?yōu)槭顟B(tài)。文件可靈活定義出體系審批流程：名易提供的流程管理功能可以根據(jù)實際業(yè)務需求自由定義流程的管理模式和質量文件審批流程，而并非固定的功能列表。通過流程帶動質量文件數(shù)據(jù)自動更新，避免了二次手工錄入帶來的工作效率低下和失誤的情況，真正實現(xiàn)和運營的電子化。在這里我們要新建生效審批流程和質量管理體系失效審批流程，具體的設置過程請參見《工作流系統(tǒng)維護手冊》，這里不再詳細介紹。設置質量體系文檔生效審批流程具體的設置過程請參見《工作流系統(tǒng)維護手冊》，這里不再詳細介紹。文檔以各種形式發(fā)布OA提供多個發(fā)布出口方便用戶根據(jù)實際情況進行選擇。提交、草稿、預覽、待審核等多種發(fā)布方式選擇將文檔保存在合適的目錄下，或者以標題主頁形式發(fā)布到內部或者外部網站上，或者發(fā)布到特定的信息門戶中去可建立個人文檔庫，并設定文檔被訪問的權限在個人門戶、部門門戶、公司門戶等門戶上發(fā)布；在公司虛擬目錄上發(fā)布2.8.10知識地圖知識的展現(xiàn)不是一維的展現(xiàn),而是呈多維的描述.知識的特別是分散的,我們需要將離散的信息與知識根據(jù)不同的事務邏輯,不同的知識結構用不同的方式共享或者分享出去。新員工的快速成長新員工通過崗位知識地圖，能夠快速地進入角色；同時由于知識地圖不斷更新，每個人都需要經常溫習和回顧，無形中增加知識增進了交流。知識專家網絡的體現(xiàn)我們工作中會不斷遇到問題，遇到問題不可怕，可怕的只有你個人面對！當面對問題的時候需要知道誰能夠幫助我，通過知識專家地圖能夠快速定位幫助我的人。每個人的背后都有一支強大的無形協(xié)作團隊！同時,我們也需要知識專家將他們腦海中隱性的信息與數(shù)據(jù)轉換成知識。24小時開課的知識培訓自助平臺 提供員工不斷學習的機會與場所，讓員工自我快速成長。文檔搜索(包含附件)OA出色的信息檢索功能使用戶可以迅速地獲得需要查找的信息。它的特性包括：支持標題模糊查詢；支持分類目錄查詢；支持多種信息的綜合查詢；支持文檔屬性的多條件查詢；支持正文的全文檢索查詢；支持正文多個關鍵字的分詞檢索查詢；名易軟件支持工作流程中的附件查詢，包括word、excel、pfd等格式的附件。支持多種文檔排序方式的查詢；支持常用條件的模板查詢；自動偵測和抓取OA自動化辦公系統(tǒng)可在信息門戶中定義多個自動偵測的元素，包括行業(yè)網站，網站的指定位置或按網絡關鍵詞(可分處于標題中和內容中)實時偵測并抓取重要的行業(yè)和技術信息。虛擬目錄虛擬目錄為用戶提供了一種除文檔目錄以外的文檔組織形式，用戶可以按照自己的習慣從多維度創(chuàng)建、管理和使用知識文檔。用戶可以在權限允許的情況下，將文檔列表中的部分或全部文檔直接導入自己的虛擬目錄下。借閱管理名易OA軟件建立公司的檔案分類，并設定所有檔案的默認授權范圍和可申請借閱的檔案。可由員在后臺管理定義基礎數(shù)據(jù)并自定義各種檔案屬性字段，如名稱、作者、出版日期、主題詞、檔案密級、物理地址等，便于在線查詢。通過嚴格的系統(tǒng)權限管理體系實現(xiàn)對檔案借閱審請和借閱審批授權的功能。實時記錄檔案的相關狀態(tài)，從創(chuàng)建到歸檔，包括修改痕跡、不同版本、瀏覽次數(shù)、下載次數(shù)等全部歷史記錄。通過專業(yè)的圖書掃描儀，系統(tǒng)通過檔案自帶的條碼能夠自動匹配檔案的屬性，便于快速借出或入庫。
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