文檔管理的一些名詞的解釋

　　文件管理系統(tǒng)什么是檔案工作?答：管理檔案和檔案事業(yè)的活動。

　　3、什么是檔案統(tǒng)計?答：對反映和說明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進行搜集、整理和分析的活動。4、什么是歸檔?答：辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。

　　5、什么是案卷?答：由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

　　6、什么是檔案整理?答：按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。什么是檔案立卷?答：將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。

　　什么是檔案實體分類?答：根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進行的分類。

　　什么是檔號?答：以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

　　10、什么是文件?答：國家機構(gòu)、社會組織或個人履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。

　　什么是文本?答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

　　12、什么是歸檔文件?

　　答：在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

　　13、什么是歸檔文件管理?

　　答：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

　　14、什么是全宗號?

　　答：全宗號是指檔案館給立檔單位編制的代號。

　　15、什么是全宗指南?

　　答：介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報道全宗構(gòu)成者(立檔單位)及其所形成檔案情況的工具書。

　　16、什么是專題指南?

　　答：介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

　　17、什么是檢索工具?

　　答：檢索工具是用于存儲、查找和報道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。

　　18、什么是索引?

　　答：索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具。

　　19、什么是編目?

　　答：按照一定的規(guī)則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。

　　20、什么是案卷目錄?

　　答：案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。

　　21、什么是全引目錄?

　　答：全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　22、什么是分類目錄?

　　答：分類目錄是依所分類表按照分類標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　23、什么是專題目錄?

　　答：專題目錄是按照特定專題以一定次序編制而成的一種檔案目錄。

　　24、什么是卷內(nèi)目錄?

　　答：登記卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。

　　25、什么是電子文件?

　　答：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

　　26、什么是歸檔電子文件?答：指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。

　　27、什么是電子文件邏輯歸檔?答：在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

　　28、什么是電子文件物理歸檔?答：把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

　　29、什么是磁性載體文件?

　　答：磁性載體文件系指以磁性材料(如磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶)為信息載體的文件。

　　30、什么是紙質(zhì)檔案數(shù)字化?答：利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成計算機可閱讀使用的數(shù)字信息的過程。存儲格式一般為：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。

　　31、什么是音像檔案?答：記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

　　32、什么是照片檔案?

　　答：國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式和具有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。

　　33、什么是檔案編纂?

　　答：按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻的活動。

　　34、什么是檔案編研工作?答：以保存的檔案資料為主要對象，以主動提供或報道檔案信息內(nèi)容為主要目的，在深入研究的基礎(chǔ)上，圍繞一定的題目范圍，對檔案文獻進行篩選和不同性質(zhì)、不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為不同形式的出版物，供有關(guān)方面利用。